Bijlage 3 - Werkwijze cq stappenplan ISNV-proces aanbestedingsfase

Bijlage 2 Werkwijze c.q. stappenplan ISNV-proces aanbestedingsfase incl. toelichting mandaten en bevoegdheden (B&W’s stemming in per aanbestedingstraject)

Aanbestedingsfase Stap 1. Opdracht tot aanbesteding

2.

3.

4.

Uitdelen opdracht tot het realiseren van de aanbesteding

De inkoopcoördinator of de voorzitter projectgroep roept de projectgroep bij elkaar en deelt namens de stuurgroep de opdracht uit tot het uitvoeren van de aanbesteding (E.). Samen met de projectgroep wordt een planning opgesteld. Opstellen Specificeren De projectgroep stelt samen met de aanbestedingsdocumenten van de vakdeskundige/aanbestedingsexpert inkoopbehoeft de aanbestedingsdocumenten op en e stelt deze vast. Collegebesluit tot Bestuurlijke De colleges van de gemeenten die deelname besluitvorming deelnemen aan de aanbesteding tot besluiten in te stemmen met de instemming minimum-eisen en selectie- en met de gunningcriteria en raming. In dit aanbestedings collegebesluit wordt tevens mandaat uitgangspunte verleend aan de penvoerder voor n het verrichten van alle correspondentie en handelingen als noodzakelijk voor het aanbestedingsproces (F.). Ondertekening van het contract namens de penvoerende gemeente, wordt gemandateerd aan de voorzitter van de stuurgroep (G.). Aan de centrale (ISNV) contractmanager wordt mandaat verleend voor alle werkzaamheden die nodig zijn voor het centraal managen van het afgesloten contract. ( zie D) Controle voor publicatie Controle Indien van toepassing wordt een van de aanbesteding juridische toets door de externe aanbestedingsjurist van de ISNV uitgevoerd (zie B).

De voorzitter van de projectgroep of inkoopcoördinator beoordeelt de afgeronde documenten en geeft toestemming voor publicatie (zie E en F).

5.

Publicatie van de aanbesteding via aanbestedingstool

Uitvragen van de markt, toelichten van de aanbesteding Keuze

6. 7.

Beoordeling van de inschrijvingen Voorlopige gunning

8.

Definitieve gunning

Gunning

9.

Contract ondertekenen

Contracteren

10.

Registratie van het contract

Contractbehee r

11.

Contract-management

Monitoring prestaties

12.

‘Fysieke’ archivering

Archiefvormin g ten behoeve van o.a. accountant

Besluitvormin g

Marktpartijen krijgen de kans om vragen te stellen, welke in een nota van inlichtingen worden beantwoord. De marktpartij kan inschrijven op de aanbesteding. De projectgroep beoordeelt de inschrijvingen. Inkoopcoördinator stelt voorlopig gunningsbesluit op en toetst of deze voldoet aan de kaders zoals gesteld in collegebesluit. Indien dit in lijn ligt met collegebesluit geeft voorzitter stuurgroep akkoord voor voorlopige gunning (zie E) . Alleen indien de uitkomst afwijkt van de kaders zoals genoemd bij punt 3, zal akkoord gevraagd moeten worden voor voorlopige gunning bij college van deelnemende gemeenten a.d.h.v. collegevoorstel, opgesteld door inkoopcoördinator Na de Opschortende Termijn (Alcatel) van 20 dagen kan de aanbesteding definitief worden gegund (zie E). Het contract wordt ondertekend door de inschrijver en de ISNVdeelnemer, namens deze de gemachtigde voorzitter van de stuurgroep (zie E). Het contract wordt na ondertekening opgenomen in de ISNV-contractendatabase. Indien een contract is geselecteerd voor voortgangsmonitoring, zal door de centrale (ISNV) contractmanager de parameters / kpi’s worden aangereikt aan Contractbeheer. Contractbeheer zal deze informatie toevoegen aan de contractmanagementmodule.

Alle deelnemende gemeenten ontvangen via de trekkende inkoopcoördinator het volledige dossier van de aanbesteding.

Contractmanagement

Bevoegdheden en/of Mandaten A. Bevoegdheid van de inkoopcoördinator tot het doen uitgaan van offerteaanvraag namens ISNV B. Mandaat voor de inkoopcoördinator (penvoerende gemeente) tot het namens de ISNV aangaan van verplichting externe inkoopadviesdienst en externe ISNV jurist C. Bevoegdheid voor gemeentesecretaris tot wel/niet deelname aan ISNV aanbesteding D. Mandaat voor de centrale contractmanager (ISNV) tot interventie, evalueren, wijzigen, verlengen en/of beëindigen en alles wat nodig is voor een optimale monitoring van een ISNV overeenkomst waar meerdere ISNV gemeenten aan deelnemen E. Mandaat voor de Voorzitter Stuurgroep tot het laten uitvoeren van een ISNV aanbesteding door een inkoopcoördinator (penvoerende gemeente), incl. alle bijbehorende correspondentie en handelingen als noodzakelijk voor het aanbestedingsproces F. Mandaat aan de inkoopcoördinator (penvoerende gemeente) voor het verrichten van alle correspondentie en handelingen als noodzakelijk voor het aanbestedingsproces / ISNV aanbesteding G. Mandaat voor de Voorzitter van Stuurgroep voor het ondertekenen van alle overeenkomsten die voortkomen uit de ISNV aanbesteding, e.g. de overeenkomst voor elke aan de ISNV aanbesteding deelnemende gemeente