Verbeteragenda Quick Scan Lokale Democratie - bijlage 3 - Verbeteragenda 2023 inclusief acties

Verbeteragenda Quick Scan Lokale Democratie 2023 Voor u ligt de verbeteragenda Quick Scan Lokale Democratie inclusief de beloofde acties per verbeterpunt om in 2023 tot de verbeteringen te komen. Aanleiding

In 2022 gaf de gemeenteraad opdracht om deel te nemen aan de Quick Scan Lokale Democratie van Democratie in Actie. De Quick Scan is een instrument dat inzicht geeft in de werking van de lokale democratie van de gemeente. Dit proces is uitgevoerd door de begeleidingscommissie: een samenwerking tussen inwoners uit Oisterwijk, Moergestel, Haaren en Heukelom en afgevaardigden van de raad, het college en ambtelijke organisatie. De uitkomsten van deze vragenlijst zijn misschien niet representatief, maar wel ontzettend waardevol. De reacties geven namelijk inzicht in de werking van de lokale democratie van onze gemeente en zijn een startpunt om hierover het gesprek te voeren en zo het democratische samenspel in de gemeente Oisterwijk te verbeteren. Te beginnen met de deze punten die zijn opgenomen in de verbeteragenda. De verbeteragenda De resultaten van de vragenlijst en daarmee het beeld van de lokale democratie in Oisterwijk, werden herkend door de begeleidingscommissie. Oisterwijk is actief: inwoners willen kansen om zelf te werken aan de leefbaarheid in hun buurt. Denk daarbij aan thema’s zoals duurzaamheid, de energietransitie en (verkeers)veiligheid. Aan de andere kant bestaat een gedeeld beeld dat de gemeente een belangrijke regierol heeft op verschillende thema’s. Communicatie over deze thema’s is ontzettend belangrijk voor de legitimiteit.

Uit de hoofdrapportage blijkt dat er behoefte is aan betere informatievoorziening en aan ‘luisteren’. Inwoners moeten weten wanneer en hoe ze invloed kunnen uitoefenen, bij wie ze terecht kunnen en een terugkoppeling ontvangen over hun inbreng. We hebben vier verbeterpunten geformuleerd op basis van de Quick Scan Lokale Democratie. Deze verbeterpunten hangen samen met de thema’s: 1) burgerparticipatie 2) overheidsparticipatie 3) communicatie 4) samenwerking raad, college en ambtelijke organisatie. De begeleidingscommissie heeft verbeterpunten gekozen en gevraagd om deze verbeterpunten naar concrete acties te vertalen, zodat we hiermee ook snel aan de slag kunnen. Door focus aan te brengen op deze acties hopen we een vliegwieleffect te bereiken. Er is blijvend aandacht en actie nodig om elkaar op te blijven zoeken, elkaar te versterken en op elkaar te bouwen.

1

De rapportage van de Quick Scan bevat uiteraard nog veel meer belangrijke informatie. Een volgend jaar kunnen mogelijk nieuwe acties worden geformuleerd op basis van bijgaande hoofdrapportage. Vier acties waar we in het jaar 2023 mee aan de slag gaan: 1. Inwoners weten hoe zij een inwonersinitiatief kunnen starten. We bieden een duidelijk handvat dat inwoners of organisaties de nodige uitleg geeft en enthousiasmeert bij het opstarten van een maatschappelijk initiatief. Er komt één duidelijk aanspreekpunt binnen de gemeente Oisterwijk voor maatschappelijke initiatieven. Acties • We breiden de al gestarte campagne voor inwoners met nieuwe ideeën voor maatschappelijk initiatieven uit; • Inwoners vinden alle informatie over ‘inwoners met een idee’ op een speciale pagina op de www.oisterwijk.nl; • Bij het opstellen van de nieuwe subsidieverordening (2023) hebben we nadrukkelijk aandacht voor nieuwe maatschappelijke initiatieven; • We gebruiken de participatiemodule op de aanwezige inwonersplatforms voor het promoten van ideeën; • Er is één aanspreekpunt nodig voor de inwoners. Dit is nu de Participatiegroep. In de nabije toekomst worden dat ook de wijkregisseurs, wanneer vacatures zijn ingevuld. • Organisatie, college en raad verkondigen dezelfde boodschap hoe het werkt, waar ze terecht kunnen en waar info te vinden is.

2. We geven een terugkoppeling aan inwoners of andere stakeholders die zijn betrokken bij een participatietraject voor nieuw beleid. Voordat we voorgesteld beleid aanbieden voor besluitvorming, koppelen we het resultaat van het participatietraject terug aan betrokkenen. Op deze manier zijn betrokkenen op de hoogte of en hoe hun inbreng in het beleid is verwerkt en krijgen zij de gelegenheid om hierover eventuele vragen te stellen aan de ambtenaar. Acties • Het team Communicatie/participatie heeft nu al een begeleidende rol bij participatietrajecten vanuit de gemeente, waarbij we inwoners/stakeholders betrekken. Als aanvulling hierop maken we procesafspraken, met een ‘menukaart’ of checklist om ook de terugkoppeling in hun planning op te nemen, voorafgaand aan besluitvorming in college en raad. Ook na besluitvorming laten we inwoners weten wat het besluit geworden is. • Terugkoppeling kan op diverse manieren plaatsvinden. Het moet passen bij het gevolgde participatietraject. • We geven de raad de mogelijkheid om als toehoorder bij participatietrajecten en terugkoppeling aanwezig te zijn; Zij kunnen waardevolle informatie ophalen en horen rechtstreeks wat inwoners en andere betrokkenen vinden. Daarnaast kan de raad bij

2

•

bepaalde dossiers ook een actieve rol hebben bij participatietrajecten. Voor die trajecten is een toolbox opgesteld met inspirerende ideeën, zoals open podium, motiemarkt, raadslid te gast, burgertop, jongerenavond et. Aan de inwonersplatforms koppelen we een participatiemodule, zodat inwoners ook daar projecten kunnen volgen. Deze zijn al actief op www.haareneen.nl en www.wegwijsinoisterwijk.nl. Moergestel volgt in kwartaal 2 van 2023 (voorbereidingen starten in kwartaal 1 2023). Ook komen er meer mogelijkheden op de vernieuwde website van onze gemeente.

3. Inwoners en andere geïnteresseerden weten wat de gemeente Oisterwijk doet en waar zij de nodige informatie kunnen vinden. We verbeteren de vindbaarheid van informatie over de bestuurlijke besluitvorming van de gemeente en de mogelijkheden die inwoners hebben om hierop invloed uit te oefenen. Acties • We informeren richting inwoners al over belangrijke thema’s en ontwikkelingen; We zetten nu vooral in op inwoners regelmatig te wijzen via welke kanalen welke informatie altijd te vinden is. • Met de invoering van de Wet elektronische publicaties (WEP) in 2021 zijn alle officiële publicaties online te vinden via de website www.officielebekendmakingen.nl. Vanaf 1 juli 2023 komen hier ook stukken bij die ter inzage liggen. Via de e-mailservice “berichten over uw buurt’ kunnen inwoners zelf kiezen welke berichten zij automatisch in hun mailbox ontvangen. Ook op de digitale platforms van de dorpen worden de nieuwe bekendmakingen automatisch per week getoond, zoals nu al op gebeurt op https://haareneen.nl/bekendmakingen (en ontvangen deze ook via wekelijkse nieuwsbrief). • Via acties bij verbeterpunt 2 maken we het voor inwoners en raad ook eenvoudiger grote projecten te volgen.

4. Samenwerking raad, college en ambtelijke organisatie: gebruik de resultaten van de enquête om het gesprek te voeren over onderlinge samenwerking, structuur en werkprocessen en kom met verbeteracties. We agenderen het gesprek over de uitkomsten van thema ‘Raad, college en ambtelijke organisatie’ voor een gezamenlijke Heidag van raad, college en ambtelijke organisatie. Acties De gemeenteraad, college en organisatie hadden op 9 februari een gezamenlijke bijeenkomst met als thema de onderlinge samenwerking. Hieruit zijn de volgende verbeteracties gekomen: : • We bekijken samen de informatievoorziening tussen raad en college, waarbij we aandacht hebben voor: o het stimuleren van rechtstreeks contact tussen raad en ambtenaar voor informatie- en technische vragen; o het proces rondom artikel 42-vragen.

3

•

•

Uitleg over het gemeentebestuur krijgt een plek in het onboardingsprogramma. Daarnaast organiseren we verdiepende trainingen / webinars voor medewerkers. Iedere medewerker (dit dat wil) is een keer bij de raadsvergadering aanwezig; Ambtenaren, college en raad komen meer met elkaar in contact tijdens formele en informele momenten; o We gaan samen op werkbezoek en dorps-/wijkbezoek. o Raads- en commissieleden kunnen een dag meelopen met wethouder, manager en/of ambtenaar. o De ambtenaar is aanwezig in de raadscyclus bij eigen voorstel, waar nodig. o We creëren meer informele contacten tussen raad, college en organisatie (speeddaten, samen eten (raadsbuffet) en digitaal smoelenboek).

Daarnaast is er een nieuwe werkwijze ingevoerd, waarbij raad en college bij belangrijke dossiers vooraf afspraken maken over rol en proces. De raad kan plus- of top-dossiers aanwijzen, waarin de raad vroegtijdig de kaders bepaalt en / of een actieve rol heeft in de verkenning of in participatietrajecten. (zie ook actie 3 bij verbeterpunt 2)

4