Rechtmatigheidsverantwoording 2023 - raadsvoorstel - aanvaard

Raadsvoorstel Onderwerp: Rechtmatigheidsverantwoording 2023

Zaaknummer: 1002659

Raadsvergadering d.d. 13 april 2023 Afdeling

Bedrijfsvoering

Voorstel Wij stellen u voor 1. De verantwoordingsgrens van de rechtmatigheidsverantwoording door het college op 2% van de totale lasten van onze gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves, vast te stellen. 2. De rapporteringsgrens door het college op € 50.000 vast te stellen. Inleiding Vanaf begrotingsjaar 2023 zal er een belangrijke verandering worden doorgevoerd ten aanzien van de verantwoordelijkheden met betrekking tot de rechtmatigheid. Waar het op dit moment nog gebruikelijk is dat de accountant een rechtmatigheidsoordeel afgeeft bij de jaarrekening, zal het college vanaf het boekjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording verstrekken. Op deze wijze legt het college verantwoording af over de naleving van de regels voor het financiële reilen en zeilen in de organisatie. In de bijgevoegde notitie wordt verder ingegaan op de veranderingen als gevolg van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Argumenten 1.1 De gemeenteraad stelt de verantwoordingsgrens vast In de rechtmatigheidsverantwoording door het college moeten afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) worden opgenomen boven een bepaalde verantwoordingsgrens. De verantwoordingsgrens moet door de raad worden vastgesteld op een percentage tussen 0% en 3% van de totale lasten van onze gemeente (inclusief toevoegingen aan reserves).

Omdat de raad op hoofdlijnen wil sturen en dit een groeiproces is, stelt het college de raad voor de verantwoordingsgrens op 2% te zetten. De lasten zoals opgenomen in de programmabegroting van gemeente Oisterwijk bedragen jaarlijks rond de € 85 mln. Met deze grens betekent dit dat geconstateerde fouten en onduidelijkheden in de jaarrekening groter dan € 1.700.000 worden opgenomen in de verantwoording door het college. Dit is overigens een indicatieve berekening, omdat de percentages niet worden toegepast op de lasten in de begroting, maar van de jaarrekening. 1.2 De gemeenteraad stelt de rapporteringsgrens vast In de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) boven de rapporteringsgrens nader toegelicht. Hierbij wordt van de opgenomen afwijkingen toegelicht wat de oorzaak is en welke verbetermaatregelen getroffen worden om deze in de toekomst te voorkomen. Wanneer de rapporteringsgrens gelijk is aan de verantwoordingsgrens worden in de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag alleen die afwijkingen toegelicht, die ook in de

1

rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen. Dit vinden wij onwenselijk. Om de raad de gelegenheid te geven om een goed gesprek te kunnen voeren met het college, is het belangrijk dat de raad op de hoogte is van de bevindingen uit de interne controle. Om die reden wordt voorgesteld om een lager bedrag vast te stellen voor de rapporteringsgrens. Het college stelt de raad voor om de rapporteringsgrens vast te stellen op € 50.000. Dit bedrag komt ongeveer overeen met het bedrag dat de accountant hanteert voor het verslag van bevindingen. In de paragraaf Bedrijfsvoering kan daarnaast verder ingegaan worden op onderwerpen die de raad specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de interne controle zelf beïnvloedt. 1.3

De gemeenteraad kan ook een ander percentage vaststellen voor de verantwoordingsgrens Het is aan de raad om de grenzen vast te stellen. Als de raad er behoefte aan heeft, kan het percentage worden aangepast. Door de grens lager vast te stellen zal het college eerder moeten rapporteren over fouten en onduidelijkheden. Hierdoor krijgt de gemeenteraad meer informatie. Let op, een lagere verantwoordingsgrens kan wel tot significant meer werk (en kosten) resulteren voor de ambtelijke organisatie, doordat met een hogere mate van detail gecontroleerd moet worden. Zie ook argument 1.4 en kanttekening 1.1. Bij een hogere grens zullen er minder afwijkingen aan de raad verantwoord worden. Als de grens op 3% wordt vastgesteld, dan worden alleen afwijkingen boven € 2,6 mln verantwoord. De kans bestaat dat de raad dan onvoldoende inzicht krijgt in de interne beheersing op het gebied van rechtmatigheid. 1.4 Er is overleg met de accountant geweest Er heeft overleg plaatsgevonden met de accountant. De accountant heeft aangegeven dat de gemeente zelf de percentages kan bepalen en dat dit geen invloed heeft op de accountantscontrole. 1.5 Nauwkeurigheid van de interne controle Op dit moment sluit de uitvoering van de interne controle aan op de accountantscontrole. Dit betekent dat ook bij het uitvoeren van de interne controle dezelfde nauwkeurigheid wordt gehanteerd als door de accountant.

Deze nauwkeurigheid is in het controleprotocol vastgesteld op 1% van de lasten (= € 850.000). Kanttekeningen 1.1 De nauwkeurigheid van de accountantscontrole kan nog wijzigen De accountant controleert de jaarrekening nu met een nauwkeurigheid van 1% van de lasten (= € 850.000). Er is sprake van dat deze wettelijke eis aangepast gaat worden naar 2%. Dat betekent dat de accountant minder werkzaamheden hoeft uit te voeren bij de jaarrekeningcontrole. Zodra dit wettelijk geregeld is, zal de gemeente in overleg met de accountant bepalen in hoeverre ook de interne controle aangepast kan worden. Financiën Er zijn geen financiële effecten als gevolg van het vaststellen van de verantwoordings- en rapporteringsgrens. Communicatie

2

De notitie Rechtmatigheidsverantwoording Oisterwijk 2023 met daarbij de door de raad vastgestelde grenzen wordt gedeeld met de accountant. Uitvoering Om te komen tot een goede implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording wordt een plan van aanpak opgesteld. Ook zal er in 2023 veelvuldig overleg zijn met de accountant over hun visie op het afgeven van een eigen rechtmatigheidsverantwoording door het college. Bijlagen 1. Notitie Rechtmatigheidsverantwoording Oisterwijk 2023

Ter inzage gelegde stukken N.v.t.

Oisterwijk 7 maart 2023, Het college, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

Coen Boode

Hans Janssen

3

Raadsbesluit Voorstel Rechtmatigheidsverantwoording 2023

De raad van de gemeente Oisterwijk, gelezen het voorstel van het college d.d. 7 maart 2023, afdeling Bedrijfsvoering, gelet op Wet Versterking decentrale rekenkamers en Gemeentewet

besluit: 1. De verantwoordingsgrens van de rechtmatigheidsverantwoording door het college op 2% van de totale lasten van onze gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves, vast te stellen. 2. De rapporteringsgrens door het college op € 50.000 vast te stellen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Oisterwijk op 13 april 2023 de griffier,

de voorzitter,

Daniëlle Robijns

Hans Janssen

4