Rechtmatigheidsverantwoording 2023 - bijlage 1 - Notitie Rechtmatigheid Oisterwijk 2023

Notitie Rechtmatigheidsverantwoording Oisterwijk 2023

Datum: februari 2023 Versie: 1.4

Inhoudsopgave

Inleiding

...........................................................................................................3

Rechtmatigheidscriteria ...................................................................................................4 Materialiteit

...........................................................................................................5

Verantwoordingsgrens .....................................................................................................6 Paragraaf Bedrijfsvoering.................................................................................................7 Implementatie

...........................................................................................................8

BIJLAGE 1 Modelverantwoording (verplichte tekst in de jaarrekening) ....................................9 BIJLAGE 2 Mogelijke doorgroei naar In Control Statement (ICS) .......................................... 10

2

Inleiding Vanaf begrotingsjaar 2023 zal er een belangrijke verandering worden doorgevoerd ten aanzien van de verantwoordelijkheden met betrekking tot de rechtmatigheid. Waar het op dit moment nog gebruikelijk is dat de accountant een rechtmatigheidsoordeel afgeeft zal het college vanaf het boekjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording verstrekken. Op deze wijze legt het college verantwoording af over de naleving van de regels voor het financiële reilen en zeilen in de organisatie. Bijvoorbeeld over naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese aanbestedingen of van regels met betrekking tot lasten waarvoor geen voorafgaande dekking was opgenomen in de begroting. Nu is het nog de accountant die hierover verslag uitbrengt aan de raad en het gesprek voert met de raad. Vanaf 2023 dient het college zelf een verantwoording op te stellen en die op te nemen in de jaarrekening. Doordat het college hierover in gesprek gaat met de raad, is het college zich meer bewust van haar verantwoordelijkheid en wordt de rol van de raad versterkt. Wat gaat er veranderen? De accountant geeft nu een controleverklaring af over de getrouwheid én de rechtmatigheid. Straks alleen nog maar over de getrouwheid, waarbij hij de rechtmatigheid wel meeneemt in zijn oordeel.

Concreet houdt dat in dat vanaf 2023 het college een rechtmatigheidsverantwoording opneemt in de jaarrekening en in de paragraaf Bedrijfsvoering een nadere toelichting hierop geeft. De accountant controleert de jaarrekening en geeft een controleverklaring over de jaarrekening. En daarmee dus ook over de door het college opgenomen rechtmatigheidsverantwoording.

Tot en met 2022

Stap 3

Stap 3

- De raad spreekt met de accountant over de rechtmatigheid

Stap 2

Stap 2

- De accountant rapporteert over de rechtmatigheid en het getrouwe beeld afzonderlijk - Rechtmatigheidsfouten en onzekerheden zijn ook bepalend voor de controleverklaring

Stap 1

Stap 1

- Het college stelt normenkader vast - De accountant toetst aan normenkader

Vanaf 2023

3

- De raad stelt normenkader vast - Het college toetst aan normenkader *) Het normenkader is een opsomming van interne en externe regels waaraan wordt getoetst

- Het college neemt een eigen rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening - De accountant controleert de jaarrekening, incl. de rechtmatigheidsverantwoording van het college, en geeft een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening - Goed toegelichte rechtmatigheidsfouten of – onduidelijkheden hebben geen invloed op de controleverklaring

- De raad spreekt met het college over de rechtmatigheid

Rechtmatigheidscriteria De Rechtmatigheidsverantwoording is in de basis een schriftelijke verklaring die het college vanaf begrotingsjaar 2023 afgeeft bij de jaarrekening. Middels de rechtmatigheidsverantwoording verklaart het college dat zij rechtmatig heeft gehandeld. Dit rechtmatig handelen bestaat uit drie deelaspecten: - Het voorwaardencriterium: alle financiële beheerhandelingen zijn verricht in overeenstemming met wet- en regelgeving. - Het begrotingscriterium: Alle lasten in het begrotingsjaar vallen binnen de begroting (incl. wijzigingen) zoals door de gemeenteraad is goedgekeurd. Eventuele begrotingsoverschrijdingen zijn niet verwijtbaar aan het college, bijvoorbeeld omdat ze niet voorzienbaar waren. - Het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium: het college heeft voldoende waarborgen genomen om te voorkomen dat als gevolg van misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen zijn verleend of een te laag dan wel geen bedrag aan heffingen aan de gemeente is betaald. Deze criteria blijven ongewijzigd, maar het is met ingang van begrotingsjaar 2023 dan niet meer de accountant die een oordeel geeft over de naleving hiervan, maar het college zelf. Dit zal in de vorm van een standaardtekst zijn, die een onderdeel vormt van de jaarrekening (zie bijlage 1).

In deze rechtmatigheidsverantwoording neemt het college ook de afwijkingen op die gemeld moeten worden. Afwijkingen op de rechtmatigheid bestaan uit: - Fouten. Dit zijn posten die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen. - Onduidelijkheden. Over een post is wel voldoende informatie bekend, maar het gaat over de interpretatie hiervan. Naast het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording zal het college in de paragraaf Bedrijfsvoering een toelichting opnemen voor de raad over de kwaliteit van de interne beheersing en de leer- en verbeterpunten. Dit biedt een goede basis voor het gesprek dat de raad en het college over het verantwoorden over rechtmatigheid kunnen hebben.

4

Materialiteit Materialiteit speelt op verschillende manieren een rol bij het opstellen van een jaarrekening en de controle daarvan. Informatie is materieel of heeft een materieel belang, als deze informatie invloed kan hebben op de besluitvorming van de gebruiker van die informatie. Materialiteit is direct gekoppeld aan de gebruikers en het doel van de verstrekte informatie. Gebruikers zijn bijvoorbeeld raadsleden. Materialiteit is een maatstaf van hoe de jaarrekening precies moet zijn opgesteld. Daarbij spelen de kaders en grenzen die de raad met het college afspreekt een rol. Deze kaders en grenzen worden ook meegegeven aan de accountant in het controleprotocol. Voor de controle van een gemeente is het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) leidend. De grenzen voor de bepaling van de materialiteit zijn weergegeven in de onderstaande tabel en zijn gebaseerd op het thans geldende Bado. Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Fouten jaarrekening (% lasten)

≤ 1%

> 1% ≤ 3%

Onzekerheden jaarrekening

≤ 3%

> 3% ≤ 10%

Oordeelonthouding

Afkeuring > 3%

> 10%

De goedkeuringstolerantie heeft betrekking op het totaalbedrag aan fouten en onzekerheden dat in de jaarrekening mag voorkomen. Deze tolerantie vormt de basis voor de oordeelsvorming en de verklaring van de accountant. De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten van de gemeente. De accountant hanteert nu, maar ook zo dadelijk voor de getrouwheid de percentages zo als opgenomen in bovenstaande tabel. Rapporteringtolerantie In het controleprotocol wordt ook gesproken over de rapporteringstolerantie voor de accountant. Voor zover er fouten of onzekerheden worden geconstateerd die deze tolerantiegrens te boven gaan dan worden die opgenomen in het rapport van bevindingen bij de jaarrekening. Voor gemeente Oisterwijk is de rapporteringstolerantie gelijk aan de goedkeuringstolerantie.

5

Verantwoordingsgrens De raad bepaalt een grens, waarboven het college afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording: de verantwoordingsgrens. De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld percentage (vertaald naar een bedrag). Deze grens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van onze gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De raad is vrij om binnen de genoemde bandbreedte het percentage voor de verantwoordingsgrens vast te stellen. Omdat de raad op hoofdlijnen wil sturen en dit een groeiproces is, stelt het college de raad voor de verantwoordingsgrens op 2% te zetten. De lasten zoals opgenomen in de programmabegroting van gemeente Oisterwijk bedragen jaarlijks rond de € 85 mln. Met deze grens betekent dit dat de geconstateerde fouten en onduidelijkheden in de jaarrekening groter dan € 1.700.000 worden opgenomen in de verantwoording door het college. Dit is overigens een indicatieve berekening, omdat de percentages niet worden toegepast op de lasten in de begroting, maar van de jaarrekening. Als de raad er behoefte aan heeft, kan het percentage worden aangepast. Door de grens lager vast te stellen zal het college eerder moeten rapporteren over fouten en onduidelijkheden. Hierdoor krijgt de gemeenteraad meer informatie.

Bij een hogere grens zullen er minder afwijkingen aan de raad verantwoord en toegelicht worden. Let op, een lagere verantwoordingsgrens kan wel tot significant meer werk (en kosten) resulteren voor de ambtelijke organisatie, doordat met een hogere mate van detail gecontroleerd moet worden. Hieronder wordt in een tabel aangegeven hoe de situatie nu is en vanaf 2023 wordt. Vanaf 2023 geldt voor fouten en onduidelijkheden hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden mogen niet bij elkaar worden geteld. Verantwoordingsgrens Getrouwheid accountant

Fouten

t/m 2022 max 1%

vanaf 2023 max 1%

Onzekerheden

max 3%

max 3%

Rechtmatigheid 2022 accountant

Fouten

max 1%

Onzekerheden

max 3%

Rechtmatigheid 2023 College

Fouten en Onduidelijkheden *)

Voorstel college 2%

*) Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage.

Onduidelijkheden:

is de terminologie die het college gaat gebruiken

Onzekerheden:

is de terminologie door de accountant, die een accountantscontrole uitvoert.

6

Paragraaf Bedrijfsvoering Het college legt via het verplichte model (zie bijlage 1) verantwoording af in de jaarrekening. In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt een nadere toelichting gegeven van onderwerpen die de rechtmatigheid raken en hoe de beheersing is vormgegeven. In deze paragraaf wordt toegelicht: - de visie op rechtmatigheid; - de visie op de ontwikkeling en kwaliteit van bedrijfsvoering; - wordt verplicht een nadere toelichting gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen. Aspecten die hierbij aan de orde komen zijn: • de tussentijdse communicatie met de raad; • de maatregelen die zijn genomen om verbeteringen aan te brengen. Rapporteringsgrens In de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) boven de rapporteringsgrens nader toegelicht. Hierbij wordt van de opgenomen afwijkingen toegelicht wat de oorzaak is en welke verbetermaatregelen getroffen worden om deze in de toekomst te voorkomen. Wanneer de rapporteringsgrens gelijk is aan de verantwoordingsgrens worden in de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag alleen die afwijkingen toegelicht, die ook in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen. Dit vinden wij onwenselijk.

Om de raad de gelegenheid te geven om een goed gesprek te kunnen voeren met het college, is het belangrijk dat de raad op de hoogte is van de bevindingen uit de interne controle. Om die reden wordt voorgesteld om een lager bedrag vast te stellen voor de rapporteringsgrens. Het college stelt de raad voor om de rapporteringsgrens vast te stellen op € 50.000. Dit bedrag komt ongeveer overeen met het bedrag dat de accountant hanteert voor het verslag van bevindingen. In de paragraaf Bedrijfsvoering kan daarnaast verder ingegaan worden op onderwerpen die de raad specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de interne controle zelf beïnvloedt. Intern Beheersplan Oisterwijk Het (voltallige) college dient een goede onderbouwing op te stellen voor de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij zal zij steunen op interne processen en beheersing. Door het omarmen van procesmanagement tezamen met het jaarlijks opgestelde Intern Beheersplan (IBP) heeft de gemeente hier al op geanticipeerd. De belangrijkste processen die in ieder geval bij de controle aan de orde dienen te komen: -

Inkoop & aanbesteding Staatssteun Subsidies Inkomensoverdrachten WMO en jeugd Belastingen Salarissen Misbruik en oneigenlijk gebruik Begrotingsrechtmatigheid

7

Implementatie Om te komen tot een goede implementatie wordt een plan van aanpak opgesteld, Daarbij is een heldere verantwoordelijkheids- en rolverdeling noodzakelijk. Het besef dat alle organisatieonderdelen verantwoordelijk zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording is cruciaal voor het realiseren van de noodzakelijke veranderingen in de organisatie. Het voltallige college is verantwoordelijk voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording – het behoort niet tot de portefeuille van een enkele wethouder. Voor de ambtelijke organisatie geldt dit evenzeer, de rechtmatigheidsverantwoording is niet alleen de verantwoordelijkheid van de concerncontroller en het team Financiën. Het ‘three lines of defence’-model wordt gebruikt om de rolverdeling nader in te vullen. Voor 2023 zetten we in op de Variant 1 (bijlage 2), zijnde de Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid en hantering van wettelijke normen. Financiële verordeningen en controleprotocol Als gevolg van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college moeten ook de financiële verordeningen en het controleprotocol worden aangepast. Aan de hand van de modelverordeningen van het VNG zullen in GHO verband de verordeningen worden aangepast aan de nieuwe situatie.

Intern Beheersplan Oisterwijk De gemeente gaat begin 2023 in gesprek met de accountant om hun mening over onze opzet te horen, wat hun bevindingen zijn, welke aanvullingen zij verwachten en welke visie zij hebben op het afgeven van een eigen rechtmatigheidsverantwoording door het college. Het is zoeken voor het college en de accountant. Daarom verwachten wij dat wij in dit jaar doorlopend in overleg met de accountant zullen zijn. Overige aandachtspunten Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zal ook de frauderisico analyse verder worden verankerd in de interne beheersing van de organisatie en zal er Misbruik & Oneigenlijkbeleid worden opgesteld.

8

BIJLAGE 1 Modelverantwoording (verplichte tekst in de jaarrekening) Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het college aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium bij de desbetreffende financiële beheershandeling en transacties. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op <datum> vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt x % (maximaal 3%) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € x. Conclusie Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties <niet> rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.

De geconstateerde afwijkingen betreffen: In de paragraaf Bedrijfsvoering heeft het college beschreven welke actie zij onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

9

BIJLAGE 2 Mogelijke doorgroei naar In Control Statement (ICS) In de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de commissie BADO 1 wordt ook een doorkijk gegeven naar verdergaande vormen van de rechtmatigheidsverantwoording. In de notitie worden drie varianten onderscheiden: 1. Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid en hantering van wettelijke normen 2. Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid en aantal relevante processen/thema's 3. Verantwoording gericht op bredere bedrijfsvoering, zogenaamde In Control Statement

Variant 1: Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid en hantering wettelijke normen (keuze die Oisterwijk maakt) In deze variant wordt een rechtmatigheidsverantwoording opgesteld door het college. Deze zegt iets over het naleven van wet- en regelgeving, die betrekking heeft op financiële beheerhandelingen. Dit is gelijk aan de huidige situatie, waar de accountant nu een oordeel over rechtmatigheid geeft. Verdergaande vormen van rechtmatigheid Als deze variant in de organisatie is geïmplementeerd, gaat het college graag in gesprek met de raad over een verdergaande vorm van verantwoording. Een goede afweging tussen de extra werkzaamheden (kosten) en de extra inzichten voor de raad (baten) zal hiervan een onderdeel zijn. Van belang hierbij is een goede afweging te maken tussen de ambitie (de overweging waarom het college of de raad dit zouden willen), de extra uitvoeringskosten die daar bij horen en al dan niet de extra verkregen informatie. Een vervolgstap kan zijn om door te groeien naar een In Control Statement (ICS). Dat is variant 3 hieronder. Een tussenstap kan zijn variant 2, die hieronder ook wordt toegelicht. 1

De BADO notitie rechtmatigheid is opgesteld door de commissie BADO. Dit is een commissie die bestaat uit deskundigen die onder meer werkzaam zijn bij gemeenten, provincies, de VNG, de beroepsorganisatie van accountants (NBA), accountantskantoren en het Rijk.

10

Variant 2: Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid + aantal relevante processen/thema’s benoemen die aandacht krijgen De gemeenteraad kan ook vragen andere elementen toe te voegen aan de rechtmatigheidsverantwoording. In het gesprek tussen raad en college zal vooraf stil gestaan moeten worden, waarover het college zich wil verantwoorden richting de gemeenteraad. De gemeenteraad kan ook zelf het initiatief nemen en vragen om verantwoording over specifieke rechtmatigheidsonderwerpen, die van belang zijn binnen de gemeente. Denk hierbij aan de naleving Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), fiscale regelgeving of Sociaal Domein (zoals de levering van zorg).

Variant 3: Verantwoording gericht op de bredere bedrijfsvoering, zogenaamde In Control Statement In de gedachte van een verdere optimalisatie van de bedrijfsvoering en interne beheersing kan het een vervolg stap zijn om over het gehele functioneren van de organisatie een “In Control Statement” af te geven. Dit gaat (veel) verder dan de rechtmatigheidsverantwoording en zegt ook iets over het functioneren van de interne bedrijfsvoering en betrouwbaarheid van (risicomanagement) processen en ICT-systemen.

11