Raadsvoorstel Huisvesting Gemeentekantoor

Raadsvoorstel Huisvesting gemeentekantoor Onderwerp

Huisvesting gemeentekantoor

Zaaknummer

0001

Datum raadsvergadering

12 december 2024

Domein/Afdeling

Fysieke leefomgeving

Voorstel Wij stellen u voor: 1. In te stemmen met verwerving van het gebouw met ondergrond aan de Burgemeester Verwielstraat 6 te Oisterwijk (thans in gebruik als bankgebouw van de Rabobank). 2. Aan het college wensen en bedenkingen ter kennis te brengen ten aanzien van de concept koopovereenkomst die overeen is gekomen tussen de gemeente en verkopende partij Coöperatieve Rabobank U.A. inzake de overdracht van het gebouw met ondergrond aan de Burgemeester Verwielstraat 6 te Oisterwijk. 3. Een krediet beschikbaar te stellen van € 3.618.000 voor verwerving van het gebouw en ondergrond aan de Burgemeester Verwielstraat 6 en overname van inrichting. 4. Een krediet beschikbaar te stellen van € 3.500.000 voor het geschikt maken van het gebouw aan de Burgemeester Verwielstraat 6 als toekomstig gemeentekantoor. 5. Een budget beschikbaar te stellen van € 350.000 voor project begeleidingskosten en deze eenmalige kosten te onttrekken uit de algemene reserve. 6. De door het college opgelegde geheimhouding op raadsvoorstel, raadsbesluit en alle bijlagen op te heffen wanneer de definitieve koopovereenkomst is ondertekend, met uitzondering van bijlage 6 (taxatie rapport).

Inleiding De Rabobank heeft in juni 2024 de gemeente haar huidige bankfiliaal aan de Burgemeester Verwielstraat 6 ter overname aangeboden. In het voorjaar van 2025 verruilt de bank dit gebouw voor een nieuwe locatie aan de Balbian Versterlaan 4a. Het college heeft hierop haar interesse kenbaar gemaakt, met als wenkend perspectief het verplaatsen van het huidige gemeentekantoor aan De Lind naar het vrijkomende pand. Na dit aanbod van de Rabobank voerde de gemeente verdiepend onderzoek uit: •

Controle van technische staat en het onderhoudsplan van het Rabobank-gebouw

•

Analyse van ruimtelijke inpassing van gemeentelijke organisatie in Rabobank-gebouw

•

Onderzoek naar verduurzamingskansen van Rabobank-gebouw waaronder het tijdig voldoen aan wettelijke verplichtingen

•

Impactanalyse van een nieuwe kantoorlocatie op de gemeentelijke organisatie

•

Impactanalyse van verhuizing op financiële haalbaarheid en houdbaarheid

•

Taxatie van de marktwaarde van het Rabobank-gebouw

Het college is ervan overtuigd dat met verwerving van het Rabobank-gebouw de unieke kans ontstaat om daar een modern gemeentekantoor te realiseren, ter vervanging van de huidige huisvesting aan De Lind. Het college besloot tot start van onderhandelingen. Dat resulteerde in een onderhandelingsresultaat over de aankoopvoorwaarden. Dit is expliciet onder voorwaarde van instemming van de gemeenteraad. Met dit voorstel verzoekt het college in te stemmen met verwerving van het gebouw en ondergrond aan de Burgemeester Verwielstraat 6 om het vervolgens geschikt te maken als gemeentekantoor en daar de benodigde financiële middelen voor beschikbaar te stellen. Voorliggend voorstel geeft ook inzicht in de effecten van het voorstel voor de gemeentebegroting.

Argumenten 1.1

Verhuizing is aantrekkelijker dan in het huidige gemeentekantoor blijven Door verhuizing vallen per direct een aantal ervaren knelpunten van het huidige gemeentekantoor weg, waaronder de ervaren geslotenheid van de werkomgeving, het matige binnenklimaat, ontbreken van parkeergelegenheid voor bezoekers, publieksbalies die niet meer passend zijn en de beperkte representativiteit van de entree. Tot slot is verhuizen ook financieel aantrekkelijker (zie ook argument 1.6).

1.2

Het pand is geschikt te maken als gemeentekantoor Een aanpassing is nodig om meer werkplekken te creëren en het tot gemeentekantoor om te vormen. Dit biedt kansen voor een moderne dienstverlening aan inwoners. Bovendien is het pand uitermate geschikt om ontmoeting te faciliteren. Daarnaast biedt het een functionele, representatieve en aantrekkelijke werkomgeving, passend bij de behoeften van de gemeentelijke organisatie en het bestuur.

1.3

Het huidige gemeentekantoor vergt kostbaar onderhoud wat niet gedaan hoeft te worden bij verhuizing Het huidige gemeentekantoor vergt in de komende 15 jaar kostbaar onderhoud om te kunnen blijven voldoen aan wet- en regelgeving en om voor medewerkers een volwaardige en gezonde werkomgeving te behouden. De voorgenomen investering in de functionele en technische maatregelen in het huidige gemeentekantoor kunnen door verhuizing achterwege blijven.

1.4

Het pand draagt bij aan duurzaamheidsambities Het huidige gemeentekantoor vergt op termijn kostbare maatregelen om aan duurzaamheidswetgeving te voldoen en eigen/lokale ambities waar te maken. Bij het modernere Rabobank-gebouw is de verduurzamingsuitdaging een stuk kleiner.

1.5

Aankoop en verhuizing is aantrekkelijker dan alternatieven Bij de oriëntatie op voorliggend voorstel zijn – naast een vergelijking met behoud van De Lind - alternatieven afgewogen. Gekeken is naar de impact van vervangende nieuwbouw op de huidige locatie van het gemeentekantoor, renovatie of nieuwbouw elders. Een integrale afweging leidt tot de conclusie dat voorliggend voorstel een

aantrekkelijker perspectief biedt voor gebruikers. Ook financieel is voorliggend voorstel aantrekkelijker dan alternatieven. Zie bijlage 1 voor een nadere duiding en bijlage 2 voor een financieel vergelijk tussen verhuizen en blijven op De Lind. 3.1

Het onderhandelingsresultaat is in lijn met getaxeerde marktwaarde Vooraf aan de onderhandeling is een taxatie uitgevoerd. Het behaalde onderhandelingsresultaat is in lijn met de getaxeerde marktwaarde en inrichting.

3.2

De overname van inrichting is verstandig Onderdeel van het onderhandelingsresultaat is het gedeeltelijk overnemen van losse en vaste inrichting. De Rabobank neemt deze inrichting niet mee en is deels ‘nagelvast’ aan het gebouw. Vanuit zowel financieel als duurzaamheidsoogpunt heeft overname meerwaarde voor de gemeente.

4.1

Het gevraagde krediet voor aanpassing is noodzakelijk Het gebouw vergt op installatietechnisch vlak vervangingsmaatregelen en bouwkundig zijn enkele herstelmaatregelen aan het dak vereist. Functioneel zijn aanpassingen noodzakelijk, omdat de huidige indeling op een aantal plekken niet geschikt is voor de functie van gemeentekantoor. Zo vraagt het aanpassingen om meer werkplekken te creëren en zijn aanpassingen op de begane grond vereist om de publieke en bestuurlijke functie van de gemeente (o.a. balies en veiligheidszonering) te ondersteunen.

4.2

Het gevraagde krediet voor aanpassing is een maximumbedrag dat passend is voor een basis uitvoeringsniveau Op basis van analyse van de verdiepende onderzoeken, een schouw ter plaatse en door toepassing van kengetallen is een raming gemaakt voor aanpassing. Zie bijlage 3 voor de raming. Hierin zijn zowel installatietechnische, bouwkundige als functionele maatregelen opgenomen. De toegepaste kengetallen gaan uit van een basis uitvoeringsniveau. Het voorgestelde krediet is een maximumbedrag (plafond) waaronder de aanpassing plaatsvindt.

4.3

Het pand kent lagere exploitatiekosten dan het gemeentekantoor aan De Lind Door leeftijd, beperktere omvang én de fysieke aanpassingen kent het Rabobankgebouw lagere energielasten en minder onderhoud. Daarmee zal de nieuwe locatie lagere exploitatielasten kennen dan het gemeentekantoor aan De Lind.

5.1

Het gevraagde budget voor project begeleidingskosten is noodzakelijk Naast de kosten voor de verbouwing zijn er ook eenmalige kosten, zoals kosten voor de verhuizing zelf, communicatie hierover, de inhuur van een projectleider et cetera. Zie bijlage 4 voor de raming van deze kosten.

6.1

Geheimhouding beschermt de belangen van gemeente en verkopende partij College kan geheimhouding op stukken opleggen indien belangen van gemeente en/of verkopende partij beschermd moeten worden. De geheimhouding is neergelegd in Artikel 87 en 88 Gemeentewet. De belangen zijn neergelegd bij artikel 5.1 lid 2 onder i en f van Wet open overheid.

Kanttekeningen 1.1

Verhuizen kan voor de organisatie en inwoners overlast met zich meebrengen Verhuizen kan voor zowel medewerkers als inwoners overlast en hinder opleveren. Voor medewerkers betekent de verhuizing een periode van gewenning aan een nieuwe werklocatie met een meer open structuur en mogelijk een korte periode van verminderde beschikbaarheid van voorzieningen (eventuele kinderziektes). Voor inwoners geldt dat ze moeten wennen aan een andere locatie van de publieke balie. Voor zowel medewerkers als voor inwoners is hierbij goede communicatie essentieel.

1.2

De indeling van het nieuwe gebouw impliceert een andere manier van werken De overstap naar het Rabobank-gebouw zal een aanpassing van de werkstructuur en de werkomgeving betekenen. Verwacht wordt dat deze overgang organisatorische begeleiding en aanpassingen in het huidige werkconcept zal vergen, hetgeen zorgvuldig moet worden begeleid, gecommuniceerd en geregisseerd.

2.1

Eventuele wensen en bedenkingen kunnen leiden tot heronderhandeling De inhoud van de concept koopovereenkomst (zie bijlage 5) is volledig afgestemd met de verkopende partij. Het gelegenheid bieden aan uw raad voor het uiten van wensen en bedenkingen kan leiden tot de behoefte aan tekstuele aanpassingen. Daarvoor is heronderhandeling nodig met vertraging en een negatiever onderhandelingsresultaat tot mogelijk gevolg.

3.1

Verhuizen betekent het risico op dubbele lasten Het risico is zeer aannemelijk dat ook na verhuizing naar een ander gemeentekantoor het huidige gemeentekantoor aan De Lind afschrijvingslasten, instandhoudingsonderhoud en beheerlasten blijft vergen. Hoewel een functiewijziging van De Lind 44 op een gegeven moment voorstelbaar is, is het niet aannemelijk dat dat op hetzelfde moment is als de verhuizing. Op korte termijn volgt een procesvoorstel voor heroriëntatie van De Lind 44.

4.1

Overschrijding van het aanpassingskrediet is mogelijk als gevolg van onvoorziene prijsstijgingen De aanpassingskosten zijn geraamd op basis van kengetallen en geënt op een basis kwaliteitsniveau. In de raming is een post opgenomen voor reguliere projectmatig onvoorziene zaken. Ook is in de raming gecompenseerd voor prijspeilstijging tot einde werk. Het risico blijft echter bestaan dat zich onvoorziene omstandigheden voordoen, waarvoor de post onvoorzien onvoldoende toereikend blijkt en die leiden tot overschrijding van het krediet. Indien dit aan de orde is wordt u hier bij betrokken.

Financiën We nemen de kredieten voor aanschaf van het pand (€ 3.618.000) en verbouwing van het pand (€ 3.500.000) op in de begroting 2025. Dit leidt tot een jaarlijkse last van € 748.000. De kapitaallasten die voortkomen uit deze investeringen nemen we op de begroting van 2026 en verder. Vanaf 2026 nemen we ook de onderhoudskosten van het nieuwe pand op. Deze mutatie verwerken wij in de PPN 2026. De kosten voor het nieuwe pand zullen lager zijn dan de kosten voor het huidige pand aan De Lind. Zie hiervoor bijlage 2. Op dit moment zijn

echter nog niet alle kosten in de begroting verwerkt, zoals aangegeven in de PPN 2025. Herijking van het meerjaren onderhoudsplan en van de duurzaamheidsscan van gemeentelijk vastgoed moeten nog vertaald worden in de begroting. Doordat er voldoende middelen aanwezig zijn verandert de schuldpositie, zoals opgenomen in de begroting 2025, niet door deze investering.

Communicatie Dit voorstel heeft een vertrouwelijk karakter. Het aantal personen met kennis van deze casus is tot een minimum beperkt. In verband met mogelijke impact op de werkomgeving van de medewerkers zijn het MT en de Ondernemingsraad inmiddels betrokken. Een plan voor communicatie en participatie wordt op korte termijn opgesteld. In geval van positieve besluitvorming door uw raad, zal er communicatie plaatsvinden op 16 december 2024.

Uitvoering In het geval van verwerving van het gebouw aan de Burgemeester Verwielstraat 6, worden de volgende mijlpalen, inclusief concept-planning, geïdentificeerd: 1 2 3 4

Begin ‘25: Planvorming en selectie uitvoerende partij(en) April ‘25: Sleuteloverdracht Mei tot en met december ‘25: Aanpassen en inrichten Begin ‘26: Verhuizen en ingebruikname

Voor de uitvoering wordt een projectorganisatie ingericht waarin zowel bestuurlijk als ambtelijk opdrachtgever vertegenwoordigd zijn.

Bijlagen 1) Beschouwing alternatieven 2) Financieel vergelijk tussen verhuizen en De Lind 3) Aanpassingskosten 4) Project begeleidingskosten 5) Concept Koopovereenkomst 6) Taxatierapport

Ter inzage gelegde stukken Bijlage 1 t/m 6

Oisterwijk 5 december 2024, Het college, de gemeentesecretaris,

de burgemeester

Judith Koppers-van der Krabben

Hans Janssen