Raadsvoorstel Eindrapport rekenkameronderzoek 'Communicatie met inwoners'

Raadsvoorstel

Onderwerp: Aanbevelingen rekenkameronderzoek ‘Communicatie met inwoners’

Zaaknummer: 1001086

Raadsvergadering d.d. 11 april 2024 Afdeling: Griffie Voorstel Wij stellen u voor 1. De volgende aanbevelingen uit het rapport van het rekenkameronderzoek ‘Communicatie met inwoners’ over te nemen; Aanbevelingen voor de raad a. Vraag het college om frequent de tevredenheid van inwoners over de communicatie van de gemeente te meten en daarover te rapporteren naar de raad; b. Vraag het college om een gezamenlijke werkwijze te ontwikkelen, en vast te leggen, voor participatietrajecten, in het bijzonder met betrekking tot de communicatie binnen deze trajecten. Belicht in de werkwijze ook de rol van de raad, het college en ambtelijke organisatie; c.

Vraag het college om een set van beoordelingscriteria te ontwikkelen, en deze voor te leggen aan de raad, waarmee tussentijds en achteraf kan worden beoordeeld wat de kwaliteit van communicatie binnen participatietrajecten is. Hierdoor ontstaat een gedeeld beeld tussen raad en college over (a) hoe participatietrajecten, en de communicatie in deze trajecten, tussentijds en achteraf te beoordelen en (b) eventuele kritische signalen uit de samenleving op waarde te schatten;

d. Vraag de werkgroep van de raad om, in aansluiting op het programma Oisterwijk Bouwt, actieve betrokkenheid bij de ontwikkeling en monitoring van de werkwijze en beoordelingscriteria. Aanbevelingen voor het college e. Meet frequent de inwonerstevredenheid over de communicatie. Niet alleen één keer in de zoveel jaar maar werk toe naar een permante vorm van monitoren. Bijvoorbeeld door na het verlenen van een dienst steevast achteraf te vragen hoe de dienstverlening is ervaren en ervaringen van inwoners vast te leggen, analyses daarover te doen en resultaten binnen de ambtelijke organisatie en met de raad te bespreken; f.

Houdt regelmatig de standaardisatie van brieven en teksten van de backoffice tegen het licht. Het is begrijpelijk, vanuit het streven van de gemeente om doelmatig en rechtmatig

te handelen, dat er gebruik wordt gemaakt van standaard brieven en juridisch sluitende teksten. Tegelijkertijd is het nodig goed aan te sluiten bij het opleidingsniveau en persoonlijke omstandigheden van inwoners. Draag ook zorg dat het voor ambtelijk medewerkers helder is welke ruimte zij hebben om daarbij maatwerk te leveren. Maak dit regelmatig bespreekbaar aan de hand van concrete voorbeelden; g. Maak trainingen, over hoe om te gaan met emoties van inwoners, toegankelijk voor alle ambtelijk medewerkers in de organisatie. h. Leg participatieplannen voor majeure projecten voor aan de raad voor een zienswijze. Dit draagt bij aan een gedeeld beeld tussen raad en college over wat het doel is van participatie, welke doelgroepen worden betrokken, via welke kanalen en wat de invloedsruimte is van participanten; i.

Deel evaluaties van de kwaliteit van communicatie rondom participatietrajecten met de raad om daar vervolgens, vanuit ieders rol, lering uit trekken en voortdurend te verbeteren.

2. Het college te verzoeken om samen met de raadswerkgroep Oisterwijk Bouwt binnen 6 maanden een plan van aanpak aan de raad te presenteren hoe bovenstaande aanbevelingen en de aanbevelingen aan het college opgepakt kunnen worden. Inleiding De Rekenkamer Oisterwijk ondersteunt de raad in zijn kaderstellende en controlerende rol. Zij bepaalt zelf wat zij onderzoekt en hoe het onderzoek uitgevoerd wordt en brengt daarover advies uit aan de gemeenteraad. Op 14 maart 2024 licht de rekenkamer de conclusies en aanbevelingen uit het onderzoeksrapport ‘Communicatie met inwoners’ tijdens een raadsontmoeting toe. Argumenten 1.1 De gemeenteraad besluit over de opvolging van de aanbevelingen uit het onderzoeksrapport De Rekenkamer doet onafhankelijk onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het beleid en biedt naar aanleiding daarvan onafhankelijke onderzoeksrapporten aan. De gemeenteraad kan besluiten al dan niet uitvoering te geven aan de geformuleerde aanbevelingen. 2.1. De raad kan afspraken maken met het college over een plan van aanpak m.b.t. de aanbevelingen In de bestuurlijke reactie op het onderzoeksrapport geeft het college aan dat diverse aanbevelingen, in meer of mindere mate, al in werking zijn gezet.

Daarnaast wordt een kanttekening geplaatst bij de ambtelijke inzet die aanbeveling 2 uit het onderzoeksrapport (‘Meet frequent de inwonerstevredenheid over de communicatie’) met zich meebrengt. Aan het college en de raadswerkgroep Oisterwijk Bouwt wordt gevraagd om in een plan van aanpak aan te geven hoe en welke aanbevelingen wel aangepakt kunnen worden. Kanttekeningen 1.1 De Verordening bepaalt hoe het college verslag doet over door de raad overgenomen aanbevelingen

In de Verordening Rekenkamer gemeente Oisterwijk 2024 artikel 8 lid 2, is bepaald dat het college jaarlijks bij de jaarstukken verslag doet hoe er vervolg is gegevens aan aanbevelingen die door de raad zijn overgenomen. Met dit voorstel vraagt de raad om een tussenstap waarbij het college eerst de ruimte wordt geboden een plan van aanpak m.b.t. de aanbevelingen te presenteren. Financiën Dit raadsvoorstel heeft geen directe financiële consequenties. Communicatie Het raadsbesluit wordt op de gebruikelijke wijze gepubliceerd. Uitvoering In de Verordening Rekenkamer Oisterwijk 2024 is vastgelegd dat het college en de griffie de raad jaarlijks bij de jaarstukken een overzicht verstrekken van de overgenomen aanbeveling, vergezeld van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven. Bijlagen 1. 2. 3. 4.

Aanbiedingsbrief Rekenkamer Oisterwijk Eindrapport ‘Communicatie met inwoners’ Bestuurlijke reactie op het rekenkameronderzoek Nawoord van de Rekenkamer

Ter inzage gelegde stukken N.v.t.

Oisterwijk, 8 maart 2024, Technische aanbieding, de griffier,

de voorzitter,

Daniëlle Robijns

Hans Janssen

Raadsbesluit

Voorstel aanbevelingen rekenkameronderzoek ‘Communicatie met inwoners’

De raad van de gemeente Oisterwijk, gelezen het voorstel van de griffier en de voorzitter dd. 8 maart 2024, afdeling Griffie; gelet op de Gemeentewet, Besluit : 1. De volgende aanbevelingen uit het rapport van het rekenkameronderzoek ‘Communicatie met inwoners’ over te nemen; Aanbevelingen voor de raad a. Vraag het college om frequent de tevredenheid van inwoners over de communicatie van de gemeente te meten en daarover te rapporteren naar de raad; b. Vraag het college om een gezamenlijke werkwijze te ontwikkelen, en vast te leggen, voor participatietrajecten, in het bijzonder met betrekking tot de communicatie binnen deze trajecten. Belicht in de werkwijze ook de rol van de raad, het college en ambtelijke organisatie; c.

Vraag het college om een set van beoordelingscriteria te ontwikkelen, en deze voor te leggen aan de raad, waarmee tussentijds en achteraf kan worden beoordeeld wat de kwaliteit van communicatie binnen participatietrajecten is. Hierdoor ontstaat een gedeeld beeld tussen raad en college over (a) hoe participatietrajecten, en de communicatie in deze trajecten, tussentijds en achteraf te beoordelen en (b) eventuele kritische signalen uit de samenleving op waarde te schatten;

d. Vraag de werkgroep van de raad om, in aansluiting op het programma Oisterwijk Bouwt, actieve betrokkenheid bij de ontwikkeling en monitoring van de werkwijze en beoordelingscriteria. Aanbevelingen voor het college e. Meet frequent de inwonerstevredenheid over de communicatie. Niet alleen één keer in de zoveel jaar maar werk toe naar een permante vorm van monitoren. Bijvoorbeeld door na het verlenen van een dienst steevast achteraf te vragen hoe de dienstverlening is ervaren en ervaringen van inwoners vast te leggen, analyses daarover te doen en resultaten binnen de ambtelijke organisatie en met de raad te bespreken;

f.

Houdt regelmatig de standaardisatie van brieven en teksten van de backoffice tegen het licht. Het is begrijpelijk, vanuit het streven van de gemeente om doelmatig en rechtmatig te handelen, dat er gebruik wordt gemaakt van standaard brieven en juridisch sluitende teksten. Tegelijkertijd is het nodig goed aan te sluiten bij het opleidingsniveau en persoonlijke omstandigheden van inwoners. Draag ook zorg dat het voor ambtelijk medewerkers helder is welke ruimte zij hebben om daarbij maatwerk te leveren. Maak dit regelmatig bespreekbaar aan de hand van concrete voorbeelden;

g. Maak trainingen, over hoe om te gaan met emoties van inwoners, toegankelijk voor alle ambtelijk medewerkers in de organisatie. h. Leg participatieplannen voor majeure projecten voor aan de raad voor een zienswijze. Dit draagt bij aan een gedeeld beeld tussen raad en college over wat het doel is van participatie, welke doelgroepen worden betrokken, via welke kanalen en wat de invloedsruimte is van participanten; i.

Deel evaluaties van de kwaliteit van communicatie rondom participatietrajecten met de raad om daar vervolgens, vanuit ieders rol, lering uit trekken en voortdurend te verbeteren.

2. Het college te verzoeken om samen met de raadswerkgroep Oisterwijk Bouwt binnen 6 maanden een plan van aanpak aan de raad te presenteren hoe bovenstaande aanbevelingen en de aanbevelingen aan het college opgepakt kunnen worden. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Oisterwijk op 11 april 2024, de griffier,

de voorzitter,

Daniëlle Robijns

Hans Janssen