Presentatie rapport raadsontmoeting 14-03-2024

Onderzoek naar de communicatie tussen de gemeente en haar inwoners.

Een onderzoek van de Rekenkamer Oisterwijk

Toelichting onderzoeksresultaten aan de gemeenteraad. 14 maart 2024

Vraagstelling en scope

Wat is de kwaliteit van communicatie van de gemeente Oisterwijk met haar inwoners?

In het onderzoek zijn twee typen communicatie bestudeerd: ▪ ▪

Reactief: de gemeente reageert op een vraag, aanvraag, melding, klacht et cetera. Actief participatief: de gemeente neemt het initiatief om inwoners te betrekken bij beleids- of planontwikkeling. Het gaat om participatietrajecten.

Aanpak

Met welke bril is gekeken naar de communicatie? .

▪ ▪ ▪

Beleid Vertaling beleid naar uitvoering Rol van de raad

▪ ▪

Zeven casussen actief: fiximeldingen, bezwaren, klacht, subsidies, Jeugdhulp en Wmo. Drie casussen actief participatief: Arbeidsmigranten, Flexwonen en Visie Buitengebied.

Conclusies en aanbevelingen Algemene beeld: Inhoudelijke communicatie is van goede kwaliteit. De voorwaarden zijn met betrekking tot reactieve communicatie grotendeels ingevuld, voor actieve participatieve communicatie nog niet.

Voorwaarden reactief ▪ ▪ ▪ ▪

Meet de inwonerstevredenheid (kies een permanente vorm). Houdt regelmatig gestandaardiseerde brieven tegen het licht. Bespreek de ruimte voor maatwerk. Trainingen over omgaan met emoties.

Voorwaarden actief participatief Richten zich op het samenspel raad-college-ambtelijke organisatie! ▪ ▪ ▪

Ontwikkel een gezamenlijke werkwijze en gedeelde taal voor participatietrajecten (raad-college-ambtelijke organisatie) Bespreek participatieplannen voor majeure projecten in de raad: ➢ Doel, doelgroepen, kanalen, invloedsruimte participanten. Evalueer samen de participatietrajecten aan de hand van een gedeelde set van beoordelingscriteria.

Resultaat reactief Sterk punten: in geval van onduidelijkheid of onvolkomenheden wordt er persoonlijk contact opgenomen en wordt dat rechtgezet. Verbeterpunten: ▪ Meer aandacht voor laaggeschoolden en/of laaggeletterden. ▪ Gestandaardiseerde brieven en juridische teksten meer op maat snijden.

Resultaat actief participatief Sterke punten: luisteren, uitgebreid reageren op vragen, oplossingsgericht en erkennen als iets niet goed gaat. Verbeterpunten: ▪ Rol betrokkenen en wat precies is gedaan met bijdragen niet altijd duidelijk. ▪ Uitnodigen tot een actieve bijdrage. ▪ Soms jargon en vaktermen.

Eerste aanzet: hoe de communicatie in participatietrajecten te beoordelen? Kwaliteitsmaatstaf

Wat willen we zien?

I

Participatie draagt bij aan slagvaardige, snelle en efficiënte realisatie van maatschappelijke opgaven, bijvoorbeeld door het ontstaan van nieuwe ideeën en inzichten en het bundelen van krachten.

Realisatiekracht

Resultaat

Bijdrage communicatie: ▪ De (tussentijdse) resultaten zijn zichtbaar voor betrokkenen. ▪ Hun bijdrage aan resultaten is zichtbaar.

II

Democratie Bijdrage communicatie: ▪ Doelgroepen, hun rol en invloedsruimte is helder. ▪ De verschillende belangen die spelen zijn zichtbaar. ▪ Het is helder wie deze belangen tegen elkaar afweegt en hoe.

III

Kwaliteit van samenwerking

Voorwaarden

Bijdrage communicatie: ▪ Een gedeeld beeld over het doel van participatie en ieders rol. ▪ Stimuleren open en constructief samenspel en actieve bijdrage. ▪ Tijdige, volledige en juiste informatie. ▪ Verwachtingen over en weer zijn helder.

IV

Professionele vormgeving Bijdrage communicatie: ▪ Werkvormen op maat gesneden: passend bij de inhoud en doelgroepen. ▪ Goede keuze en inzet van kanalen om de doelgroepen te bereiken. ▪ Professioneel voorzitten en modereren bijeenkomsten. ▪ Resultaten op een toegankelijke wijze vastleggen.

Participatie versterkt het democratisch gehalte van de wijze waarop dat gebeurt door een zorgvuldige(re) afweging van belangen en grotere betrokkenheid, draagvlak, invloed en wederzijds begrip en vertrouwen.

Opgaven zoveel mogelijk vanuit ‘teamspel’ realiseren, onder andere door open en constructieve interactie, adequate en tijdige communicatie en goed verwachtingenmanagement over en weer.

Doordachte en passende inrichting van participatietrajecten vanuit overzicht met inzet van participatieve werkvormen op maat.