Bijlage 3 Afdoening toezegging 318 Mogelijke vereenvoudiging vergunningaanvragen

Bijlage 3 bij raadsvoorstel Actualisatie Algemene plaatselijke verordening gemeente Oisterwijk 2021 Toezegging 318: Mogelijke vereenvoudiging vergunningaanvragen Toezegging Burgemeester zegt toe te kijken naar de mogelijkheden om in de volgende aanpassing van de APV, de eenvoudige evenementen waar alleen een eenvoudige vergunning voor nodig is, deze te laten vallen onder het melden van een evenement. Bekeken zal worden of bij grote evenementen waarbij maar een beperkte aanpassing nodig is ten opzichte van de eerdere vergunning een simpele aanpassing voldoende kan zijn. Inleiding De burgemeester is verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid binnen de gemeente. Vanuit die rol is de burgemeester onder meer belast met de vergunningverlening van evenementen. Het in zijn geheel uitsluiten van risico’s bij evenementen is niet mogelijk, maar door middel van veiligheidsplannen, adviezen van hulpdiensten en het opnemen van voorschriften in een vergunning, worden risico’s zoveel mogelijk uitgesloten. Het is begrijpelijk dat de wens bestaat om het vergunningproces zo soepel en eenvoudig mogelijk te maken. Aanvraagprocedure vereenvoudigd en format veiligheidsplan gemaakt Om het proces makkelijker te maken, is het aanvraagproces doorlopen en zijn daar waar mogelijk aanpassingen gedaan. Het aanvraagformulier is onder de loep genomen, ingekort en vereenvoudigd.

Gegevens die moeten worden aangeleverd, kunnen nu in een keer aan het einde van het aanvraagproces worden geüpload, waar dit voorheen op meerdere momenten moesten worden gedaan. Bij de aanvraag voor een evenementenvergunning moet een veiligheidsplan worden ingediend. Hiervoor is een format gemaakt dat op aanvraag beschikbaar is voor organisatoren van evenementen. Hoe omvangrijker het evenement, hoe meer risico’s er bestaan. Om deze risico’s in beeld te hebben, is het wenselijk om ieder jaar een nieuwe vergunning aan te vragen, ook al wordt het evenement jaarlijks georganiseerd. Er kunnen namelijk veel wijzigingen zijn ten opzichte van het jaar daarvoor, zoals wijziging van wet- en regelgeving, van onderdelen van de organisatie (zoals andere contactpersonen, andere contactgegevens), van de plaats of omgeving van het evenement, geluid, etc. De actuele gegevens zijn nu eenmaal nodig om een goede toets te kunnen doen, maar met de vereenvoudiging van de aanvraagprocedure en het opgestelde format van het veiligheidsplan, wordt het vergunningproces zo eenvoudig mogelijk gemaakt. Kleine evenementen Voor veel kleine evenementen is het niet nodig om vooraf een vergunning aan te vragen, maar volstaat het vooraf doen van een melding. Het evenement moet dan aan de volgende voorwaarden voldoen: a. het aantal aanwezigen mag niet meer bedragen dan 250 personen;

1

b. de activiteiten vinden plaats op maandag tot en met donderdag tussen 09.00 en 23.00 uur, op vrijdag en zaterdag tussen 09.00 en 01.00 uur en op zondag tussen 13.00 en 23.00 uur; c. er wordt geen muziek ten gehore gebracht op maandag tot en met donderdag voor 09.00 uur en na 23.00 uur, op vrijdag en zaterdag voor 09.00 en na 01.00 uur en op zondag voor 13.00 uur en na 23.00 uur en de maximaal toelaatbare gevelbelasting op het dichtstbijzijnde gevoelige gebouw niet meer bedraagt dan: 70 dB(A) en 83 dB(C) tussen 9.00 en 19.00 uur; 70 dB(A) en 80 dB(C) tussen 19.00 en 23.00 uur; 65 dB(A) en 75 dB(C) tussen 23.00 en 01.00 uur; d. de activiteiten vinden niet plaats op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of vormen ook anderszins geen belemmering voor het verkeer en de hulpdiensten; en e. er worden slechts kleine objecten geplaatst met een oppervlakte van minder dan 20 vierkante meter per object. Onderzocht is of het mogelijk is om meer evenementen die nu vergunningplichtig zijn, onder de meldingsplicht kunnen vallen. Het gaat dan bijvoorbeeld om buurtbarbecues of kleine buurtfeesten. Deze zijn vergunningplichtig op het moment dat ze op de rijbaan, het fietspad op parkeerplaatsen worden georganiseerd, omdat er dan een tijdelijke verkeersmaatregel moet worden genomen voor het afsluiten van de weg1.

Uit dit onderzoek is gebleken dat het vereenvoudigen van het proces voor kleine evenementen niet ziet op het aanpassen van de regelgeving, maar op het vereenvoudigen van het aanvraagproces. Zoals al aangegeven, is het proces al aangepast en vereenvoudigd, maar er wordt op dit moment gewerkt om nog meer aanpassingen door te voeren. Voor de kleine evenementen die niet kunnen volstaan met een melding enkel door het feit dat er een verkeersmaatregel moet worden getroffen, wordt gewerkt aan een aanpassing in de aanvraagprocedure. Na die aanpassing is het niet meer nodig om een volledig veiligheidsplan in te dienen, maar worden alleen de hoogst noodzakelijke gegevens opgevraagd die nodig zijn om te beoordelen of een tijdelijke maatregel voor een wegafsluiting kan worden genomen. Dit betekent dat deze kleine evenementen wel vergunningplichtig blijven, maar voor wat betreft het aanleveren van de benodigde informatie er nagenoeg geen verschil meer is met de procedure voor een meldingplichtig evenement. Alleen de noodzakelijke gegevens voor de wegafsluiting moeten extra worden aangeleverd. Maar hierbij is sprake van maatwerk. Wanneer bijvoorbeeld sprake is van open vuur tijdens een evenement, kan het wenselijk zijn dat advies wordt gevraagd onder andere aan de brandweer en is toch een (verkort) veiligheidsplan nodig.

Deze werkwijze zal worden gehanteerd vanaf inwerkingtreding van de Wijzigingsverordening Algemene plaatselijke verordening gemeente Oisterwijk 2021. Het aanvraagformulier voor een evenementenvergunning wordt hierop aangepast.

1

Voordat een weg kan worden afgesloten, moet integraal worden bekeken of er redenen zijn waarom

de afsluiting niet kan plaatsvinden. Zo kunnen er werkzaamheden gepland zijn aan het riool, aan kabels en leidingen en aan groenvoorzieningen. Maar ook werkzaamheden aan het spoor of bijvoorbeeld de A58, kunnen ervoor zorgen dat wegafzettingen op dat moment niet mogelijk zijn. De burgemeester kan binnen 7 dagen na een melding een evenement verbieden. Om integraal te kunnen bekijken of een wegafzetting mogelijk is, is 7 dagen kort, zeker als ook met externe partijen rekening moet worden gehouden. De vergunningprocedure biedt wel voldoende tijd voor deze integrale afweging.

2

Afdoening toezegging Om de aanvraagprocedure van een evenementenvergunning makkelijker te maken, is het aanvraagproces doorlopen en zijn daar waar mogelijk aanpassingen gedaan. Het aanvraagformulier is onder de loep genomen, ingekort en vereenvoudigd. Gegevens die moeten worden aangeleverd, kunnen nu in een keer aan het einde van het aanvraagproces worden geüpload, waar dit voorheen op meerdere momenten moest worden gedaan. Er is een format gemaakt van een veiligheidsplan, dat op aanvraag beschikbaar is voor organisatoren. Voor de kleine evenementen die niet kunnen volstaan met een melding enkel door het feit dat er een verkeersmaatregel moet worden getroffen, wordt nog een aanpassing doorgevoerd, zodat voor wat betreft het aanleveren van de benodigde informatie er nagenoeg geen verschil meer is met de procedure voor een meldingplichtig evenement. Alleen de noodzakelijke gegevens voor de wegafsluiting moeten extra worden aangeleverd. Hierbij is sprake van maatwerk. Onder omstandigheden kan extra informatie nodig zijn en worden opgevraagd, bijvoorbeeld wanneer sprake is van open vuur en de brandweer om advies moet worden gevraagd. De toezegging is hiermee afgedaan.

3