22-80 Plan van aanpak raadswerkgroep Oisterwijk Bouwt- bijlage Plan van aanpak raadswerkgroep Oisterwijk Bouwt

Plan van aanpak raadswerkgroep Oisterwijk Bouwt datum:

19 januari 2022

aan:

Gemeenteraad

van:

Raadswerkgroep Oisterwijk Bouwt

Inleiding De afgelopen jaren hebben raad, college, ambtelijke organisatie en griffie gewerkt aan democratische vernieuwing. Dit is gebeurd onder de noemer Oisterwijk Bouwt. Hiervoor is de voortrekkersgroep Oisterwijk Bouwt ingesteld, waarin leden van de gemeenteraad, het college, de ambtelijke organisatie en de griffie zijn vertegenwoordigd. Thema’s die centraal staan in Oisterwijk Bouwt zijn het verbeteren / versterken van: 1) 2) 3) 4) 5)

het functioneren van de raad intern samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie het democratisch proces (o.a. inwonersparticipatie) ondersteuning van burgerinitiatieven de doorontwikkeling van de organisatie.

Onder de paraplu van Oisterwijk Bouwt is ook een raadswerkgroep ingesteld. De raadswerkgroep houdt zich met name bezig met punt 1: het verbeteren en versterken van het functioneren van de raad. Daarnaast werkt de werkgroep, samen met onder andere de voortrekkersgroep Oisterwijk Bouwt, mee aan de andere thema’s. In de vorige raadsperiode is de werkgroep aan de slag gegaan met ambities, die verwoord waren in het raadsprogramma (2018 – 2021). Dit heeft o.a. geleid tot wijkbezoeken, dialoogbijeenkomsten en een nieuw vergadermodel. Ook heeft de raadswerkgroep enkele aanbevelingen voor de volgende raadsperiode meegegeven. Eind 2020 zijn deze door de raad als opdracht meegegeven aan de nieuwe werkgroep Oisterwijk Bouwt (zie raadsbesluit 1 oktober 2020). De nieuwe raadswerkgroep Oisterwijk Bouwt is in juni 2021 gestart met de werkzaamheden. De eerste periode is besteed aan verkenning van het onderwerp, mogelijke verbeterpunten voor de komende raadsperiode en prioriteiten. Het sluitstuk van deze verkenning is dit plan van aanpak, waarin de acties voor de komende raadsperiode zijn opgenomen.

Verkenning Tijdens het eerste overleg van de raadswerkgroep Oisterwijk Bouwt hebben de werkgroepleden gezamenlijk verkend met welke mogelijke ontwikkelpunten en acties de werkgroep in de komende periode aan de slag wil. De verkenning vond plaats in drie ronden: •

Verkennen “ideale” raad: welke toekomstbeelden (2026) hebben de werkgroepleden bij de ideale raad?

• •

Verkennen ontwikkelpunten: wat moet veranderen om in 2026 te voldoen aan het ideale toekomstbeeld. Welke verandering moet de raad in gang zetten? Verkennen mogelijke actiepunten: welke concrete acties zijn nodig om de gewenste verandering tot stand te brengen? Wat en wie heb je daarbij als raad nodig?

Het toekomstbeeld van de “ideale” raad voor 2026 (zie bijlage 1) is gebruikt als startpunt voor de verkenning. “Ideaal” staat daarbij bewust tussen aanhalingstekens, omdat dit beeld subjectief is en tevens gedurende de tijd aan wijzigingen onderhevig is. Het toekomstbeeld wordt gezien als een stip op de horizon, maar kan tussentijds aangepast worden. Het resultaat van de eerste bijeenkomst is gebundeld en samengevat in de volgende drie thema’s. 1. Doorontwikkeling vergaderstructuur, agendering en werkdruk 2. Verbeteren samenwerking, ondersteuning en informatievoorziening 3. Inwonersparticipatie Elke thema is vervolgens door een duo van 2 werkgroepleden uitgewerkt. De uitwerking is daarna werkgroep-breed besproken. Uit die bespreking zijn de actiepunten voor de komende periode heeft gedestilleerd.

Uitwerking thema’s en actiepunten Thema 1: doorontwikkeling vergaderstructuur, agendering en werkdruk Uit de eerste verkenning van dit thema kwamen verschillende ontwikkelpunten en mogelijke actiepunten. Tevens zijn de aanbevelingen 1, 3 en 4 (zie raadsbesluit 1 oktober 2020) bij de uitwerking meegenomen. Dit is samengevat in bijlage 2. Actiepunt raadswerkgroep De raadswerkgroep gaat voor dit thema de komende periode aan de slag met de doorontwikkeling van majeure thema’s. −

Werkwijze en proces majeure thema’s; o De werkgroep gaat een werkwijze ontwikkelen voor een standaard-proces voor majeure thema’s. Dit wordt vormgegeven in een proces dat is opgebouwd uit een keuzemenu met verschillende stappen. Per dossier kan een proces op maat worden ingericht. Dit moet aan de voorkant gaan zorgen voor duidelijkheid bij raad, college en inwoners over het proces en rolverdeling tussen raad en college. o Daarbij kan tevens een toolbox ontwikkeld worden. De toolbox biedt handvaten voor verschillende mogelijkheden om een proces op te pakken. Bijvoorbeeld bij inwonersparticipatie of een discussienotitie. o Belangrijk is dat – naast de raad – ook het college en de ambtelijke organisatie hierbij actief betrokken worden.

Overige actiepunten Tevens is geconcludeerd dat enkele actiepunten momenteel raadswerkgroep zal de ontwikkeling van de zijlijn blijven volgen.

al

worden opgepakt.

De

Pagina 2

− −

Verminder de werkdruk; geconstateerd wordt dat de agendacommissie dit momenteel oppakt. Dit is voor nu geen actiepunt voor de werkgroep Oisterwijk Bouwt. Training sessievoorzitters; ook dit is inmiddels opgepakt. De huidige sessievoorzitters hebben een training gehad en elkaar feedback gegeven. Daarnaast is afgesproken dat de training elk jaar herhaald wordt en dat de voorzitters elkaar regelmatig (2x per jaar) feedback geven.

Thema verbeteren samenwerking, ondersteuning en informatievoorziening Uit de eerste verkenning van dit thema kwamen verschillende ontwikkelpunten en mogelijke actiepunten. Tevens is aanbeveling 2 (zie raadsbesluit 1 oktober 2020) bij de uitwerking meegenomen. Dit is samengevat in bijlage 3. Actiepunten raadswerkgroep De raadswerkgroep gaat voor dit thema de komende periode aan de slag met het verbeteren van de samenwerking. −

Samenwerking; o De raadswerkgroep wil de onderlinge samenwerking tussen raads- en commissieleden gaan versterken. Hierbij is het uitgangspunt dat meer een beroep kan worden gedaan op ieders talent, kennis en vaardigheden. Dat gebeurt fractie-overstijgend. o De raad kan vaker onderling het werk verdelen. Taken worden bijvoorbeeld toebedeeld aan fracties of een groep raadsleden. Zij kunnen een onderwerp voorbereiden voor de raad (o.a. Duisenberg-methode). o Belangrijk om ieders talenten en interesses te weten en te gebruiken. De start van dit actiepunt is het inventariseren van de talenten en interesses van de raads- en commissieleden. o Met deze vorm van samenwerken kan bijvoorbeeld een majeur thema (zie hierboven) voorbereid worden. Enkele raadsleden bereiden dan bijvoorbeeld samen met de griffie een werkbezoek, informatiebijeenkomst of discussie voor. o Als voorbeeld worden hierbij de aanpak van de sociale dialoog (link) en de themabijeenkomst raad en regio (link) genoemd. o Aandachtspunt is dat de voorbereiding en uitvoering niet teveel een (eenzijdige) politieke kleur krijgen. Daar dient bij de samenstelling van de groep rekening te worden gehouden. De raadsleden en de griffie bewaken dit. o Het is belangrijk om elkaar beter te leren kennen en te werken aan onderlinge verbinding.

Als de coronamaatregelen het toelaten wordt een heidag voor de raad en / of een raadsuitje georganiseerd.

Overige actiepunten Tevens is geconcludeerd dat voor dit thema enkele actiepunten momenteel al worden opgepakt. De raadswerkgroep zal de ontwikkeling van de zijlijn blijven volgen. −

Ondersteuning; o Een goed introductieprogramma en scholing voor raadsleden zijn belangrijk. Het introductieprogramma na de verkiezingen in 2020 moest helaas noodgedwongen digitaal plaatsvinden. Normaal gesproken vindt dit plaats in fysieke bijeenkomsten, waardoor er meer ruimte is voor gesprek en diepgang. Op korte termijn wordt door de griffie bij de raads- en commissieleden geïnventariseerd aan welke scholing /

Pagina 3

o

introductie nog behoefte is. De raadswerkgroep adviseert om aan het einde van de raadsperiode een overdrachtsdocument op te stellen. Daarnaast is gesproken over (juridische) ondersteuning van de raadsleden. Geconstateerd wordt dat er nu voldoende instrumenten zijn om deze ondersteuning te krijgen. Bij de griffie kan hierbij altijd advies en ondersteuning gevraagd worden. Dit

thema wordt nu niet verder opgepakt door de werkgroep. −

Informatievoorziening; o Gesproken is over de huidige raadsinformatiesysteem. Wat gemist wordt is een platform waarop raads- en commissieleden onderling informatie kunnen uitwisselen. Dit wordt meegenomen in de verkenning / aanbesteding voor een (nieuw) raadsinformatiesysteem. Deze verkenning loopt momenteel. o Gesproken is over de verslaglegging van de raadspleinen en raadsontmoetingen. Centraal staat het audioverslag / videoverslag. Daarnaast wordt van het raadsplein en de raadsontmoeting een beknopt overzicht van bespreekpunten, afspraken en toezeggingen opgesteld. Voor uitgebreidere verslaglegging is structureel meer capaciteit van de griffie nodig. Geconstateerd wordt dat dat niet wenselijk is. Voor nu zijn er geen actiepunten. o De griffie gaat een aanvullende training voor raads- en commissieleden over het raadsinformatiesysteem aanbieden. Hierin wordt o.a. ingegaan op de zoekfunctie.

Thema inwonersparticipatie Uit de eerste verkenning van dit thema kwamen verschillende ontwikkelpunten en mogelijke actiepunten. Tevens is aanbeveling 5 (zie raadsbesluit 1 oktober 2020) bij de uitwerking meegenomen. Dit is samengevat in bijlage 4. Actiepunt raadswerkgroep De raadswerkgroep gaat voor dit thema de komende periode aan de slag met de volgende actiepunten. −

E-participatie; o De raadswerkgroep gaat de mogelijkheden voor e-participatie in Oisterwijk verder verkennen. o Vanwege de coronacrisis heeft het digitaal vergaderen en e-participatie zijn intrede gedaan in de wereld van de gemeenteraad. Er is ervaring opgedaan, waarbij we zowel te maken kregen met de mogelijkheden als met de valkuilen. Digitalisering biedt voor de toekomst ook voor de lokale democratie kansen en mogelijkheden. o Vragen die bij de uitwerking verkend kunnen worden: ▪ Welke kansen en mogelijkheden zijn er voor digitaal vergaderen; ▪ Welke kansen en mogelijkheden zijn er voor digitale participatie; ▪ Wanneer maak je gebruik van digitale participatie en wanneer niet? ▪ Welke instrumenten kun je daarvoor gebruiken? ▪ Welke doelgroepen bereikbaar je beter of juist minder goed? ▪ Welke lessen kunnen we leren van andere gemeenten?

Pagina 4

−

Verschillende doelgroepen o Het rapport “maatwerkdemocratie” (2016)1 van de VNG denktank waarschuwt voor de zogenaamde participatieparadox en beveelt aan gemeenteraden aan om voldoende diversiteit te waarborgen in participatieprocessen: “Een rol die de gemeenteraad heel goed op zich zou kunnen nemen, is het leveren van een waarborg van voldoende diversiteit in de doe-democratie. Dan gaat het erom oog te houden voor de toegang die verschillende groepen burgers hebben tot vormen van burgerparticipatie en burgerinitiatieven. Uit onderzoek blijkt dat G1000-initiatieven en andere vormen van participatie kwetsbaar zijn voor de zogenoemde participatieparadox (steeds dezelfde groepen of individuen die zich melden) en ook kwetsbaar zijn door het relatief grote aandeel van hoogopgeleiden die hun weg kennen naar dit soort vormen van burgeractie. Gemeenteraden moeten ervoor waken dat alle burgers uit alle geledingen van de gemeente worden gehoord en worden betrokken bij besluitvorming: niet alleen degenen die daar eenvoudiger dan anderen hun weg naar toe weten te vinden.” o De raadswerkgroep gaat verkennen welke groepen mogelijk onvoldoende vertegenwoordigd zijn en op welke wijze deze doelgroepen wel betrokken kunnen worden bij participatieprocessen.

−

Quick scan lokale democratie o De raadswerkgroep stelt voor om gebruik te maken van de (gratis) Quick Scan Lokale Democratie. o De Quick Scan Lokale Democratie wordt aangeboden door Democratie in Actie (DiA). Dit is een samenwerkingsprogramma van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en de beroeps- en belangenverenigingen van raadsleden, griffiers, wethouders, gemeentesecretarissen en burgemeesters. o Inwoners, raadsleden, collegeleden en ambtenaren werken samen bij de Quick Scan Lokale Democratie aan een nog beter lokaal samenspel. De Quick Scan is een kort zelfonderzoek waarbij gebruik wordt gemaakt van een online vragenlijst die door raadsleden, collegeleden, ambtenaren én inwoners wordt ingevuld. Vertegenwoordigers van deze vier groepen zitten samen om de tafel om de uitkomsten te bespreken en concrete verbeterpunten op te stellen om het lokale democratische samenspel nog beter te maken. Dit leidt uiteindelijk tot een verbeteragenda. o De Quick Scan Lokale Democratie gaat ook over de andere thema’s van Oisterwijk Bouwt.

Overige actiepunten Tevens is geconcludeerd dat het volgende actiepunt in samenwerking met het college en de ambtelijke organisatie moet worden opgepakt. De raadswerkgroep zal dit voorleggen aan de voortrekkersgroep Oisterwijk Bouwt. −

Verbeteren participatieproces; o De voormalige raadswerkgroep heeft de aanbeveling gedaan om in deze raadsperiode het verbeteren van het participatie verder op te pakken. Aandachtspunten daarbij zijn

Link naar het rapport: https://vng.nl/sites/default/files/nieuws_attachments/2016/2016_vng_denktank_web.pdf

1

Pagina 5

o

o.a. meer aansluiting zoeken bij het participatieproces vanuit het college / ambtelijke organisatie (doorlopende lijn) en terugkoppeling na de raadsbijeenkomsten over het vervolg (door college / ambtelijke organisatie). Deze doorontwikkeling wordt samen met de voortrekkersgroep Oisterwijk Bouwt verder opgepakt. In het bijzonder vraagt de raadswerkgroep daarbij aandacht voor de omgevingsdialoog. In april 2021 heeft de agendacommissie aan de voortrekkersgroep Oisterwijk Bouwt gevraagd of zij een raadssessie over het instrument van de omgevingsdialoog willen voorbereiden. De voorstrekkersgroep heeft de handschoen opgepakt. De bespreking stond gepland voor oktober 2021, maar is vanwege de coronamaatregelen uitgesteld naar maart 2022. Bij de (voorbereiding van de) besluitvorming over de omgevingswet wordt dit ook meegenomen. De raadswerkgroep houdt hierover vinger aan de pols.

Vervolg en uitvoering Bij het uitvoeren van de actiepunten maakt de raadswerkgroep gebruik van de Oisterwijk Bouwtmethode (zie illustratie). Er is geen tot in detail uitgewerkt plan met meetbare eindresultaten, maar een gewenst toekomstbeeld waar stap voor stap naartoe gewerkt wordt. Het voordeel daarvan is dat geëxperimenteerd kan worden en bijstelling plaatsvindt op basis van de praktijk. Niet het maken van plannen, maar het doen en ervaren staat daarbij centraal 2.

Het oppakken van de actiepunten gebeurt in een logische volgordelijkheid en in samenhang met de andere actiepunten. Bijlage 5 bevat de planning voor de komende periode. De planning wordt tussentijds bijgewerkt en aangevuld met nieuwe acties en stappen.

Geïnspireerd door spreker Daan Quakernaat: “Ga kathedralen bouwen. Ga doen en ga bouwen! Blijf niet te lang steken bij alle beren op de weg. Veel moois dat mensen creëren komt voort uit doen. Ga experimenteren, proberen, durven, dromen en bouwen met alles wat erbij hoort. Tegenslagen scherpen creativiteit. Eigen verantwoordelijkheid, elkaar aanspreken. Gewoon beginnen, fouten maken en leren. Stap voor stap iets bouwen waar je trots op kan zijn.” (https://www.quakernaat.nl) 2

Pagina 6

De gemeenteraad wordt jaarlijks (via de P&C-cyclus) geïnformeerd over de uitvoering van het plan van aanpak. Via de werkgroepleden en het raadsinformatiesysteem worden de raads- en commissieleden tussentijds geïnformeerd over de stand van zaken. Oisterwijk 19 januari 2022 Raadswerkgroep Oisterwijk Bouwt Vincent van den Dungen (VVD), voorzitter Sharon Kroon (D66) Marieke Moorman (PGB) Geertje Mink (CDA) Eric ten Brink (AB) Mark van Beurden (PRO) Daniëlle Robijns, griffier

Pagina 7