22-80 Plan van aanpak raadswerkgroep Oisterwijk Bouwt- bijlage 2 Doorontwikkeling vergaderstructuur, agendering en werkdruk

Doorontwikkeling vergaderstructuur, agendering en werkdruk Marieke Moorman Mark van Beurden Ontwikkelpunten: • Betere, inhoudelijke vergaderingen • Plannen en organiseren • Vergaderdiscipline • Ruimte om politieke discussie te voeren • Politiek waar het hoort (en de technische kant ook) • Minder is meer • Niet praten om te praten, durven kiezen! • Tijdsdruk aanpakken

Actiepunten: • Afbakening tussen inspraak en politieke discussie • Agendacommissie 2.0 – plannen en agenderen • Andere vergadervormen • Meer A-stukken • Onderscheid A – B – C – stukken (invoeren “complimenten”-stuk, wel 1e termijn, geen discussie) • Strakker voorzitterschap – training • Verbeteren vergaderstructuur; meer tijd, meer inhoud vergaderingen

Suggesties voor de uitwerking: •

Verminder de werkdruk (hoeveelheid raadsvoorstellen en te bespreken onderwerpen) voor de raad door minder onderwerpen te behandelen, kritisch te kijken naar de raadsplanning, keuzes te maken in onderwerpen en prioriteiten te bepalen (Aanbeveling 3 in raadsbesluit 1 oktober 2020): Meer uitleg bij deze aanbeveling lees je in de notitie over de nieuwe vergaderwijze. Deze aanbeveling wordt al deels opgepakt door de agendacommissie. Op 1 september bespreekt de agendacommissie o.a. een memo van de afdeling ruimte met enkele adviezen om de werkdruk op het terrein van ruimte te verminderen. Het memo is uiterlijk 27 augustus beschikbaar op de agenda van de agendacommissie. Ga in jullie uitwerking ook vooral in op de rol die de agendacommissie zou kunnen pakken en welke keuzes (criteria) de agendacommissie kan maken.

•

Bij aanvang van de nieuwe raadsperiode krijgen de sessievoorzitters een voorzitterstraining aangeboden met bijbehorend ontwikkeltraject (Aanbeveling 1 in raadsbesluit 1 oktober 2020): Deze aanbeveling, uit het raadsbesluit van 1 oktober, is opgepakt door de griffie. In het najaar van 2021 vinden de trainingen plaats. In jullie uitwerking kunnen jullie meenemen wat er zeker in de training aan de orde moet komen. Mark van Oosterwijk kan jullie informeren over de opzet van de training.

•

Experimenteer in de volgende raadsperiode verder met het werken met majeure thema’s en ontwikkel daarbij een goede en efficiënte werkwijze (Aanbeveling 4 in raadsbesluit 1 oktober 2020): Meer uitleg bij deze aanbeveling lees je in de notitie over de nieuwe vergaderwijze. Eén van de uitgangspunten van het huidige vergadermodel is het versterken van de rol van de raad en daarmee van de lokale democratie. De raad neemt meer tijd voor verkenning en beeldvorming, wordt bij majeure dossiers vroegtijdig door het college en de samenleving geïnformeerd en krijgt een nadrukkelijke rol door o.a. consultatie / kaderstellende discussies, waardoor de raad zich meer proactief in plaats van reactief kan opstellen. Bij deze majeure dossiers biedt het college voorstellen op basis van verschillende scenario’s aan. De praktijk is nog in ontwikkeling. In jullie uitwerking kunnen jullie de volgende vragen meenemen. Wanneer en door wie wordt bepaald welk dossier majeur is? Hoe maak je als raad en college goede procesafspraken? En hoe zorg je bij deze dossiers ervoor dat de raad een goede inhoudelijke discussie voert met elkaar? Wat is daarvoor nodig?

Meer informatie: • Themapagina Vereniging voor raadsleden – sterk in het gemeentehuis • VNG – thema versterking van de lokale democratie • Rapport maatwerkdemocratie • Website democratie in actie • Advies 15,9 uur. De verbindende rol van het raadslid in een vitale democratie • Adviezen over verminderen werkdruk