22-137 - Aanbesteding Bestuursinformatie systeem - Raadsvoorstel - aanvaard

Raadsvoorstel Onderwerp: Aanbesteding integraal bestuurs (vervanging Notubiz+Ibabs)

Zaaknummer: 135980

informatiesysteem

Raadsvergadering d.d. 11 juli 2022

Raadsvoorstelnr: 22-137

Afdeling: Kwaliteit, Administratie en Informatie (KAI)

Voorstel Wij stellen u voor; 1. Een aanbesteding te starten voor de aanschaf van een integraal bestuurs informatiesysteem en daarbij horend de vervanging van huidige systemen; 2. Het programma van eisen inzake BIS vast te stellen.

Inleiding 1 januari 2023 loopt het huidige contract met Notubiz af. Daarnaast heeft Ibabs welke in gebruik is bij het college geen actief contract heeft en de kosten voor dit pakket erg hoog zijn vergeleken met de huidige marktprijzen. Een mooie kans om beide pakketten samen te bundelen in een integraal bestuurs informatiesysteem (BIS). We hebben daarop in gezamenlijkheid besloten een (markt) verkenning uit te voeren waarin van iedere partij een afvaardiging heeft plaatsgehad. Uit deze verkenning is een programma van eisen voortgekomen. Argumenten

1.1 Optimaler systeem met lagere kosten Op dit moment betaald de gemeente Oisterwijk 130.000 euro per jaar voor Ibabs en Notubiz samen. Deze kosten zijn erg hoog vergeleken bij de markt op dit moment. We zien daarnaast dat onze systemen niet op elkaar zijn afgestemd en geen onderlinge connectie hebben waardoor de optimalisatie en uitwisselbaarheid te wensen overlaat. De huidige marktverkenning laat ons zien dat dit maximaal 50000 euro mag kosten waarin tevens implementatiekosten zijn opgenomen, na dit eerste jaar nemen de kosten dus verder af. 1.2

De huidige inrichting is inmiddels technisch achterhaald en toe aan vervanging.

De huidige systemen zijn inmiddels verouderd, hebben aflopende contracten en maken bovendien gebruik van een achterhaalde architectuur qua programmatuur. Des te meer reden om nu integraal te gaan kijken naar 1 systeem.

2.1

Functionaliteiten huidige systemen niet meer toereikend.

Het programma van eisen laat ons zien dat het systeem functioneel niet meer voldoet aan de vraag vanuit de raad en griffie, hierin zit bijvoorbeeld heel veel handmatige actie om zaken geregeld te krijgen, dat is niet meer van deze tijd. 1

1.3

Een integraal gebruiksvriendelijk systeem om klaar te zijn voor de toekomst.

Door de combinatie te leggen met zowel raad als college krijgen we een integraal overzicht van besluitvorming en zijn we dus efficiënter en effectiever en hebben we een compleet overzicht van het besluitvormingsproces. Door middel van een integraal besluitvormingssysteem zijn we beter in staat de burger op de hoogte te houden van het besluitvormingsproces en te voldoen aan de nieuwe Woo wetgeving. Kanttekeningen 1.1 Mogelijk zijn de A/V middelen niet toereikend. De huidige A/V installatie (audio en video middelen) kan nog voor (beperkte) additionele kosten zorgen, hoewel gecheckt door meerdere leveranciers hebben niet alle leveranciers geparticipeerd in de verkenning. Het is dus niet met 100% zekerheid te zeggen dat alle systemen met elkaar compatibel zijn. Financiën Op dit moment betalen we 60.000 euro voor Ibabs en 40.000 euro voor Notubiz en voor beide systemen bijkomende overhead kosten van 30.000 euro per jaar. De verwachting is dat door aanschaf van 1 pakket voor beide bestuursorganen dat we op maximaal 50.000 euro uitkomen.

Communicatie Additionele communicatie zal via projectleider en griffie naar de raad geschieden. Ook zien we training en voortgangsrapportages onder deze noemer, vanzelfsprekend borgen we dit in het projectplan. De afdeling Communicatie zal op tijd betrokken worden om externe communicatie te verzorgen.

Uitvoering De interne projectleider fungeert tijdens dit project samen met de afvaardiging van uw raad, inkoop, CISO, Facilitair, Equalit en uiteindelijke leverancier voor uitvoering en planning. Op basis van programma van eisen neemt de projectgroep het besluit tot aanschaf van een passende tool. Het streven is om medio Juli aan te besteden, de implementatie in oktober te starten en 1-3 2023 in productie te kunnen gaan.

Bijlagen Programma van Eisen

Ter inzage gelegde stukken N.V.T.

2

Oisterwijk 11 juli 2022, Het college, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

Coen Boode

Hans Janssen

3

Raadsbesluit Voorstel tot starten van een aanbesteding van een integraal bestuurs informatiesysteem.

De raad van de gemeente Oisterwijk, gelezen het voorstel van het college d.d. 7 juni 2022, afdeling Kwaliteit, Administratie en Informatie (KAI), raadsvoorstel nr. 22-137;

gelet op de gemeentewet artikel 155, 160, 169, 180 besluit : 1. een aanbesteding te starten voor de aanschaf van een integraal bestuurs informatiesysteem en daarbij horend de vervanging van huidige systemen 2. Het programma van eisen inzake raadssysteem vast te stellen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Oisterwijk op 11 juli 2022 de griffier,

de voorzitter,

Daniëlle Robijns

Hans Janssen

4