22-131 Aanbesteding accountantsdiensten - Ter informatie: Conceptovereenkomst accountantdiensten GHO gemeenten

CONCEPT OVEREENKOMST ACCOUNTANTDIENSTEN

Ondergetekenden: a.

De gemeente <nader in te vullen>, gevestigd en kantoorhoudende te <nader in te vullen>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester <nader in te vullen>, handelend ter uitvoering van het besluit van de gemeenteraad, hierna te noemen: ‘De Opdrachtgever’, of ‘Gemeente’,

en b.

<naam opdrachtnemer>, gevestigd aan <nader in te vullen> te <nader in te vullen>, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar, <nader in te vullen>, <nader in te vullen>, hierna te noemen: “Opdrachtnemer”,

Gezamenlijk te noemen: “Partijen”

Overwegende dat: a.

b.

Opdrachtgever een overeenkomst wenst aan te gaan voor Accountantdiensten conform het bepaalde in het Beschrijvend document Accountantdiensten vanaf boekjaar 2023 inclusief bijlage met kenmerk “siw009475 - 2021-010422” (hierna te noemen: Beschrijvend document) (aangehecht als bijlage 1); Opdrachtgever op d.d. <dd/mm/jjjj> op basis van het Beschrijvend document inclusief bijlagen, alsmede op basis van de Nota van inlichtingen d.d. <dd/mm/jjjj> behorende bij het Beschrijvend document, een openbare Europese aanbesteding heeft gehouden;

c.

Opdrachtnemer op deze aanbesteding heeft ingeschreven door middel van de Inschrijving, welke aangehecht als bijlage 3 (hierna te noemen: Inschrijving);

d.

Opdrachtnemer door het doen van de Inschrijving alle ter zake van de aanbesteding geldende voorwaarde en bedingen heeft geaccepteerd, waaronder begrepen de tekst van deze overeenkomst;

e.

Opdrachtgever de Inschrijving van Opdrachtnemer als de beste prijs kwaliteit verhouding heeft beoordeeld;

f.

Opdrachtgever heeft besloten de uitvoering van de dienst conform het bepaalde in deze overeenkomst (inclusief bijlagen, de Nota van inlichtingen, het Beschrijvend document, de algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten), alsmede de Inschrijving, definitief te gunnen aan Opdrachtnemer (hierna te noemen: Opdracht)

g.

Op deze overeenkomst en de daaruit voortvloeiende opdracht zijn de algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van gemeente Oisterwijk van toepassing.

h.

Partijen door middel van ondertekening van deze Overeenkomst de verstrekking van de Opdracht bevestigen.

Verklaren het volgende te zijn overeengekomen:

Artikel 1 Onderwerp van de Overeenkomst / uitvoering 1.1

Deze overeenkomst heeft tot doel het vastleggen van de voorwaarden en prijs van de Opdracht. Opdrachtnemer garandeert uitvoering van de Opdracht conform het bepaalde in deze overeenkomst, de Nota van inlichtingen, het Beschrijvend document inclusief bijlagen, de algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten en de Inschrijving. Uitvoering geschiedt stipt binnen de overeengekomen tijdstippen of termijnen.

Artikel 2 Duur van de Overeenkomst /opzegging/ verlenging 2.1

De ingangsdatum van de overeenkomst is 1-1-2023. De overeenkomst heeft een vaste looptijd van vier jaar en 7 maanden. De vaste looptijd van de overeenkomst eindigt van rechtswege op 15-07-2027 waarbij de controle toeziet over de boekjaren 2023 – 2026. De overeenkomst kan één keer worden verlengd voor de duur van twee jaar. De overeenkomst eindigt van rechtswege na de laatste verlenging. Een eventuele verlenging dient schriftelijk te worden bevestigd. Opdrachtgever geeft tenminste 6 maanden voor het aflopen van de overeenkomst schriftelijk aan dat de overeenkomst wel of niet wordt verlengd. Eventuele verlenging geschiedt onder gelijkblijvende condities en voorwaarden. De opdrachtgevers kunnen elk individueel besluiten om al dan niet tot verlenging van de overeenkomst over te gaan zonder dat dit consequenties heeft in welke vorm dan ook voor de overige individuele opdrachtgevers.

Artikel 3 Prijzen en indexering 3.1

Ingediende tarief per 1-1-2023 voor een boekjaar: € xxxx

3.2

De aangeboden prijzen voor de accountantscontrole zijn gedurende de eerste 2 jaren van de meerjarenovereenkomst vast, tijdens deze periode gelden de tarieven zoals vermeld op het inschrijvingsbiljet. Voor de daarop volgende jaren, vanaf de werkzaamheden voor boekjaar 2025 heeft de opdrachtnemer het recht om jaarlijks de tarieven aan te passen tot een maximum conform het afgeleide CBS-prijsindexcijfer reeks ‘ alle bestedingen (2015 = 100)’. De basis hiervoor vormt de stijging van dit prijsindexcijfer over 12 maanden voorafgaand aan de maand juli van het voorgaande kalenderjaar. Zoals gepubliceerd op de website van het Centraal Bureau voor de Statistiek. De prijsindexering dient uiterlijk op 1 oktober daaraan voorafgaand aan de opdrachtgever schriftelijk kenbaar gemaakt te worden. Na akkoord van opdrachtgever kan opdrachtnemer factureren tegen de nieuwe tarieven. Inhaalslagen voor niet toegepaste prijsaanpassingen zijn niet mogelijk. Indien van overheidswege de (uitvoering van) de opdracht gewijzigd dient te worden, zullen opdrachtnemer en opdrachtgever in overleg treden om te bepalen of en zo ja in welke vorm de prijzen aangepast moeten worden. NB: -

Indexeringsvoorstellen waar de verkeerde index wordt toegepast of niet conform bovenstaande berekening zijn worden afgewezen; Indien een correct indexeringsvoorstel niet tijdig is ontvangen door opdrachtgever, kan

-

-

dat jaar geen indexering worden toegepast. Inhaalslagen hierop zijn niet mogelijk. De verantwoordelijkheid voor het tijdig insturen van het indexeringsvoorstel berust bij opdrachtnemer; Indien toepassing van de indexering zou leiden tot een prijsverlaging dient opdrachtnemer de tarieven overeenkomstig te verlagen en van eventueel te hoog gefactureerde diensten het verschil te crediteren; Standaardbrieven van inschrijver waarin “algemene” indexeringen worden aangekondigd worden terzijde gelegd. Indien daarin is opgenomen dat opdrachtgever zich akkoord verklaart indien niet voor een bepaalde datum is gereageerd, zal dit geen gelding hebben op de overeenkomst die naar aanleiding van deze aanbesteding is gesloten.

Artikel 4 Declaratie en betaling 4.1

Opdrachtnemer dient een factuur in volgens onderstaande verdeling: • 30% van de kosten van het te controleren boekjaar na de interim controle uiterlijk 15 december te factureren; • 50% van het jaarbedrag te factureren voor het begin van de jaarrekeningcontrole, niet eerder dan 1 februari van het jaar waarin de controle plaatsvindt; • 20% na oplevering controleverklaring. Op deze factuur dienen de zoals in de inkoopvoorwaarden genoemde gegevens te worden vermeld. Elke factuur dient digitaal te worden verzonden naar: Gemeente Goirle: facturen@goirle.nl Gemeente Hilvarenbeek: crediteuren@hilvarenbeek.nl Gemeente Oisterwijk: facturen@oisterwijk.nl

Artikel 5 Slotbepalingen 5.1

Het in de considerans vermelde maakt onderdeel uit van deze overeenkomst.

5.2

Eventuele wijzigingen en/of aanvullingen van het in deze overeenkomst met bijlagen bepaalde zullen slechts tussen Partijen van kracht zijn wanneer die wijzigingen en/of aanvullingen zijn vastgelegd in een door Partijen getekend document dat als bijlage aan deze overeenkomst wordt toegevoegd.

5.3

Indien onderdelen van de overeenkomst tegenstrijdig zijn met de bijlagen, geldt de volgende rangorde: ● ● ● ● ●

De overeenkomst; De Nota(‘s) van inlichtingen d.d. XX 2022 inclusief bijlagen; Het beschrijvend document Accountantsdiensten 2023- 2026 met kenmerk siw009475 2021-010422 d.d. xxx 2022 inclusief bijlagen; De Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gemeente Oisterwijk; De inschrijving van de opdrachtnemer inclusief bijlagen.

Binnen deze rangorde gelden bij verdere strijdigheid de volgende voorrangsregels: -

een nieuw geschreven of getekend document gaat voor een oud geschreven of getekend document;

5.4

een beschrijving gaat voor een tekening.

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Aldus opgemaakt en getekend, te <nader in te vullen> op d.d. <nader in te vullen>

Opdrachtgever

Opdrachtnemer

……………………

……………………

<nader in te vullen>

<nader in te vullen>

Bijlagen: - Bijlage 1:

Beschrijvend document Accountantdiensten vanaf boekjaar 2023 gemeenten Goirle, Hilvarenbeek en Oisterwijk met kenmerk siw009475 - 2021-010422 inclusief bijlagen;

- Bijlage 2:

Nota van inlichtingen;

- Bijlage 3:

Inschrijving Opdrachtnemer;