22-12 Nota reserves en voorzieningen 2022 - bijlage 1 Nota reserves en voorzieningen 2022

Nota reserves en voorzieningen 2022 Inleiding In de financiële verordening van de gemeente Oisterwijk is de bepaling opgenomen dat het college eens in de vier jaren een nota reserves en voorzieningen aanbiedt. De laatst vastgestelde nota dateert van 2017. De nota reserves en voorzieningen 2022 treft u hierbij aan. Deze vervangt de nota uit 2017 en treedt in werking 1 dag na publicatie en werkt terug tot 1 januari 2022. Deze nota geeft duidelijkheid in de verschillende soorten reserves en voorzieningen, welk doel hebben ze en hoe lang wij verwachten ze nodig te hebben. Het beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen is een bevoegdheid van de raad. In het vervolg van deze nota behandelen we: • A. Reserves ▪ Algemene reserves ▪ Bestemmingsreserves • B. Voorzieningen Jaarlijks wordt bij de begroting en jaarrekening verslag gedaan van de uitvoering van deze nota. Dan bieden wij inzicht in de stand van zaken van alle reserves, inclusief (verwachte) stortingen en onttrekkingen. Ook vindt in die stukken veelal de formele autorisatie van stortingen en onttrekkingen plaats.

1

A. RESERVES Reserves vormen het eigen vermogen van de gemeente. De begrotingsvoorschriften (BBV) maken in art. 43 onderscheid tussen de algemene reserve en bestemmingsreserves. Het artikel luidt: Artikel 43 1. In de balans worden de reserves onderscheiden naar: a. de algemene reserve; b.de bestemmingsreserves. 2. Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan de raad een bepaalde bestemming heeft gegeven. 1a. ALGEMENE RESERVES De algemene reserves zijn vrij besteedbaar. De gemeenteraad heeft er geen specifieke bestemming aan gegeven. De algemene reserves vormen het weerstandsvermogen van de gemeente. Hoogte algemene reserves De vraag naar de noodzakelijke dan wel gewenste omvang van het eigen vermogen wordt regelmatig opgeworpen. Zeker in economisch mindere tijden vragen we ons af hoeveel buffers we hebben om tegenvallers op te vangen. De noodzakelijke omvang van reserves is niet in absolute normen te vangen. Bij de algemene reserves speelt de aard en de omvang van de risico’s een belangrijke rol. Om een zinvolle uitspraak te kunnen doen over de omvang van de algemene reserves leggen we daarom een verbinding met de risico’s die we als gemeente lopen. Dat doen we twee keer per jaar, bij de begroting en bij de jaarrekening. Voor de beoordeling van de omvang van het vermogen hanteren we de normen die het Nederlands Adviesbureauvoor Risicomanagement (NAR) hanteert.

De minimale norm die we hanteren voor de verhouding tussen algemene reserves en risico’s wordt gesteld op 1,5 berekend volgens de norm van NAR. Kadernota risicomanagement Omdat de omvang van de risico’s een belangrijke rol spelen, is in 2018 de kadernota risicomanagement 2019-2022 opgesteld o.a. om het risicobewustzijn van de organisatie te vergroten en om de risico’s proactief te beheersen. In deze nota wordt o.a. geregeld: het opnemen van beheersmaatregelen bij college- en raadsvoorstellen, bij projecten en grondexploitaties als er risico’s zijn.

Algemene reserve Deze reserve is de algemene buffer voor de gemeente. Als regel worden jaarrekeningoverschotten ten gunste van deze reserve gebracht en worden jaarrekeningtekorten er aan onttrokken. De reserve dient om niet voorziene tegenvallers op te vangen. Algemene bedrijfsreserve grondbedrijf Binnen de bedrijfsvoering van de gemeente Oisterwijk neemt de grondexploitatie een aparte plaats in. Het gaat bij grondexploitatie om eenmalige projecten waarin veel geld omgaat en waarbij de risico’s groter zijn dan gemiddeld. Daarom hebben we een aparte algemene bedrijfsreserve voor dat doel. Twee keer per jaar, bij de begroting en de jaarrekening, wordt de risicopositie en de daaraan gerelateerde reserve geactualiseerd. Voor de bepaling van de hoogte van de reserve maken we onderscheid tussen enerzijds alle exploitatiegebieden KVL en anderzijds de overige exploitatiegebieden. De reden daarvoor is de 2

omvang van de risico’s van het KVL-gebied. De noodzakelijk omvang van de reservering van risico’s voor KVL wordt gerelateerd aan de risico’s die we in dat complex lopen. Die risico’s worden geïnventariseerd door een extern adviesbureau en vormen de basis voor het bepalen van de noodzakelijk geachte omvang van de reserve. Voor wat betreft de overige exploitatiegebieden maken we bij begroting en jaarrekening een globale analyse van de noodzakelijk geachte reserve, gebaseerd op de risico’s die we in dat verband lopen. De totale reserve van het grondbedrijf is de optelsom van het reservebestanddeel voor KVL en dat voor de overige exploitatiegebieden. Hoe vindt vorming en voeding plaats? Alleen de gemeenteraad vormt reserves. Zij besluit tot het storten in of het onttrekken van middelen aan een reserve. Dat is een logisch uitvloeisel van het budgetrecht van de raad. Het onttrekken van middelen uit een reserve kan alleen plaats vinden op basis van een raadsbesluit.

1b. BESTEMMINGSRESERVES Van bestemmingsreserves is sprake als de gemeenteraad een bestemming heeft gegeven aan een vermogensbestanddeel. De raad geeft zelf een bepaalde bestemming aan dat vermogensbestanddeel en kan die bestemming altijd wijzigen, dan wel de middelen laten vrijvallen of onderbrengen bij de algemene reserve. Omdat we transparant beleid belangrijk vinden is het van belang dat zo goed mogelijk wordt aangegeven welke bestemming of doel we met een reserve willen realiseren en wanneer we die bestemming willen realiseren. Dotaties aan en onttrekkingen uit reserves vereisen altijd goedkeuring van de raad. Randvoorwaarden bij het instellen van een bestemmingsreserve Bij het instellen van een bestemmingsreserve, wordt aangegeven wat het specifieke doel is, hoe de reserve financieel wordt gevoed, wat de maximale hoogte mag zijn en wat de maximale looptijd is. Aantallen (bestemmings)reserves In zijn algemeenheid houden wij het aantal reserves zo veel mogelijk beperkt. Een (te) groot aantal reserves betekent in totaliteit een te groot beslag op beschikbare gelden, waardoor de totale aanwendingsmogelijkheid wordt verkleind. Daarom is het belangrijk dat het instellen en in stand houden goed wordt onderbouwd en beargumenteerd. Hoogte bestemmingsreserves De hoogte van de reserve wordt afgestemd op het beoogde doel.

Maximale looptijd Voor het inzicht is het belangrijk dat bij bestemmingsreserves ook de maximale looptijd wordt aangegeven. De reserve investeringen met maatschappelijk nut vormt daarop een uitzondering. Qua karakter leent deze reserves zich minder voor begrenzing in de tijd. Bij de betreffende reserve geven we aan hoe we met de reserve in de tijd om denken te kunnen gaan.

3

Bestaande bestemmingsreserves per 1 januari 2022. Bij het begin van 2022 kennen we zes bestemmingsreserves, waarvan er drie overgekomen zijn uit de voormalige gemeente Haaren. Het aantal bestemmingsreserves is geen statisch gegeven. Op elk moment kan de raad nieuwe reserves instellen of bestaande reserves laten vervallen. Reserve kapitaallasten investeringen met maatschappelijk nut Specifiek doel

Het dekken van kapitaallasten van daarvoor aangewezen investeringen.

Voeding

Voor voeding van deze reserve zijn geen structurele posten nodig of beschikbaar. Als extra voeding nodig blijkt, worden daartoe over het algemeen overtollige vermogensbestanddelen voor aangewezen.

Maximale hoogte

Er is geen maximum. Er dient een relatie te zijn met investeringen waarvan de kapitaallasten gedekt worden uit deze reserve. Het uitgangspunt is dat de reserve de volledige kapitaalslasten van de looptijd omvat.

Maximale looptijd

Geen einddatum

Reserve spaarverlof Specifiek doel

Het betreft een bestemmingsreserve voor medewerkers die eerder met pensioen gaan door hun verlofdagen op te nemen. Jaarlijks wordt bij het opstellen van de jaarrekening bepaald wat de vrijval van de reserve wordt.

Voeding

Via de algemene reserve.

Maximale hoogte

Geen maximale hoogte. Hoogte is afhankelijk van het opgebouwde spaarverlof van medewerkers. Bij het instellen van deze reserve zijn de medewerkers geselecteerd die 6 jaar voor hun pensioenleeftijd zaten. Het bedrag in de reserve loopt naar nul af.

Maximale looptijd

Er is geen eindtijd afgesproken. De insteek was 6 jaar. In de nieuwe landelijke CAO 2022 krijgt elke medewerker recht op spaarverlof. Daarmee kan deze reserve een structureel karakter krijgen. De voeding kan dan worden begroot of via het jaarrekeningresultaat lopen.

Reserve voormalige voetbalkantines Specifiek doel

Deze reserve is conform het raadsbesluit bij de jaarrekening 2019 gevormd voor een bedrag van €1.800.000 voor drie voormalige voetbalkantines.

Voeding

Algemene reserve

Maximale hoogte

€ 1.800.000

Maximale looptijd

De reserve loopt tot dat alle verplichtingen die bij de overname van de voetbalkantines horen, volledig zijn afgewikkeld.

4

Brede school en sporthal Haaren Specifiek doel

Brede school en sporthal Haaren. De brede school en de sporthal zijn in eigendom van een externe organisatie. Deze reserve is ingesteld om extra lasten te dekken voor de huur van de sportzaal in Haaren.

Voeding

Algemene reserve

Maximale hoogte

€ 1.237.000, conform overname restantbedrag van de voormalige gemeente Haaren

Maximale looptijd

De looptijd is gelijk aan de afschrijvingstermijn van de sporthal, 40 jaar na nieuwbouw.

Erfpacht grond brede school Haaren Specifiek doel

Erfpacht grond brede school Haaren. De ondergrond voor de Brede School Haaren is in erfpacht uitgegeven voor een periode van 50 jaar. Daarvoor is een bedrag van € 516.000 ontvangen van de woningcorporatie. De rentelasten worden gedekt uit deze bestemmingsreserve.

Voeding

Indien nodig, via de Algemene reserve

Maximale hoogte

€ 248.000, conform gemeente Haaren

Maximale looptijd

De periode van de erfpacht, dat is maximaal 50 jaar

overname

restantbedrag

van

de

voormalige

Roonsestraat Specifiek doel

Roonsestraat. Deze reserve wordt gebruikt ter dekking van de kapitaallasten voor de reconstructie van de Roonsestraat.

Voeding

Indien nodig, via de Algemene reserve

Maximale hoogte

€ 496.000, conform gemeente Haaren

Maximale looptijd

Afschrijvingstermijn van de reconstructie van de Roonsestraat

overname

restantbedrag

van

de

voormalige

Rente toevoeging Aan de reserves wordt geen rente toegevoegd.

5

B. VOORZIENINGEN Het relevante artikel 42 van het BBV luidt: 1. Voorzieningen worden gevormd wegens: a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten; b. op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten; c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren; d. de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b. 2. Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49, onderdeel b. 3. Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Instellen voorzieningen Voorzieningen zijn gekoppeld aan voorzienbare en kwantificeerbare risico’s en worden door het college ingesteld. De gemeenteraad besluit daarvoor uiterlijk bij de vaststelling van de jaarrekening budget beschikbaar te stellen.

Dezelfde gedragslijn wordt gevolgd bij noodzakelijke extra dotaties of lagere dotaties. Een storting in een voorziening is een kostenpost die de exploitatie negatief beïnvloedt. Een eventuele vrijval heeft het tegenovergestelde effect. Uit de aard van voorzieningen blijkt dat de vorming ervan dwingender is dan bij reserves. Het dwingende karakter geeft ook minder ruimte voor marges zoals bij reserves. In tegenstelling tot de reserves behoren de voorzieningen niet tot het eigen vermogen van de gemeente, maar worden ze onder het vreemd vermogen gerangschikt.

OISTERWIJK KENT DE VOLGENDE VOORZIENINGEN Voorziening riolering (art. 44 lid 2 of art. 44 lid 1) Opbrengsten uit de rioolheffing die niet nodig zijn ter dekking van exploitatielasten worden ingezet om investeringen die in de loop van het jaar worden gedaan af te schrijven. Als daarna de opbrengsten nog hoger zijn dan de kosten dan wordt het restant gebruikt om extra af te schrijven. Lukt dat niet in het lopende jaar dan wordt het restantbedrag bij de jaarrekening voorlopig in de voorziening gestort en in het nieuwe jaar gebruikt voor extra afschrijvingen. Het is een voorziening op basis van art. 44 lid 2 (van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden). Door gewijzigde BBV voorschriften in 2022, kan de voorziening ook volgens art. 44 lid 1d worden verwerkt. Het verschil is zit hem meer in een boekhoudkundige verwerking. Stimuleringsfonds goedkope koopwoningen (art. 44 lid 2) Onder deze voorziening zijn opgenomen de middelen die we van de provincie hebben ontvangen om het realiseren van goedkope koopwoningen te stimuleren. Aangezien op deze gelden een bestedingsverplichting rust zijn de niet uitgegeven gelden ondergebracht in een voorziening op basis van art. 44, lid 2 (van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden). Voorziening sportaccommodatie Den Donk - Voorziening gebouwen (art. 44 lid 1c) 6

De voorziening ingesteld voor het jaarlijks onderhoud van sportaccommodatie Den Donk. Voorziening pensioenen voormalig wethouders (APPA) (Art. 44, lid 1b) Deze voorziening is ingericht met het oog op toekomstige pensioenaanspraken van (voormalige) wethouders. Voorziening personeel algemeen en voormalig personeel (Art. 44, lid 1b) Deze voorziening dient ter dekking van o.a. de kosten van werkloosheidsuitkeringen aan ontslagen medewerkers. Voorziening uittredingskosten GR – voormalige gemeente Haaren Deze voorziening is gevormd voor de uittredingskosten van de gemeenschappelijke regelingen waarin de voormalige gemeente Haaren deelnam. Deze voorziening is overgedragen en wordt verder afgewikkeld door de gemeente Oisterwijk. Voorziening wachtgeld bestuur - voormalige gemeente Haaren Deze voorziening is gevormd voor de wachtgelden voor de ex-wethouders van voormalige gemeente Haaren die per 1 januari 2021 uit dienst zijn getreden. De voorziening is berekend op basis van een wachtgeld met een duur van 2 jaar en 9 maanden. Conform eerder gemaakte afspraken kan op deze wachtgeldvoorziening een beroep worden gedaan indien sprake is van ontslag dan wel - binnen de looptijd van het sociaal plan - alsnog een van werk-naar-werktraject wordt aangegaan in de vorm van een mobiliteitsdienstverband.

De verdeling van de wachtgeldvoorziening is niet meegenomen in de eindafrekening gemeente Haaren die in het eerste halve jaar na de herindeling is opgemaakt. De voorziening is bij de splitsing van de balans overgegaan naar de gemeente Oisterwijk als rechtsopvolger van de gemeente Haaren. Verder geldt onverkort dat na vrijval van de wachtgeldvoorziening het (resterende) bedrag op basis van de algemene verdeelsleutel wordt verdeeld tussen de ontvangende gemeenten. Voorziening dubieuze debiteuren Deze voorziening is bedoeld om oninbare vorderingen af te boeken. Deze voorziening wordt in de balans in mindering gebracht op het debiteurensaldo. En is daarmee niet zichtbaar onder de post voorzieningen. Voorzieningen grondexploitatie Als op grondexploitatiegebieden verliezen worden verwacht dan wordt een voorziening ingesteld ter grootte van het geraamde verlies. Deze voorziening wordt in de balans in mindering gebracht op het onderhanden werk grondexploitatie. En is daarmee niet zichtbaar onder de post voorzieningen. Rente Aan voorzieningen wordt geen rente toegevoegd, tenzij de hoogte van de voorziening is berekend met de zogenaamde contante waarde-methode. In dat geval is rentetoevoeging toegestaan. Dit is in lijn met de BBV-voorschriften.

7