22-100 Aanwijzen lijst verplichte participatie bij een buitenplanse omgevingsplanactiviteit - Bijlage 2 Handreiking omgevingsdialoog voor ruimtelijke initiatieven in de fysieke leefomgeving

Handreiking omgevingsdialoog voor ruimtelijke initiatieven in de fysieke leefomgeving Inleiding De beoordeling van ruimtelijke initiatieven vraagt maatwerk waarbij initiatiefnemers en hun omgeving beide een belang hebben bij het onderhouden van een goede relatie. Dit kan bijvoorbeeld door samen te bespreken hoe vanuit ieders perspectief een goede invulling en/of uitvoering gegeven wordt aan het initiatief. Wat is het doel van een omgevingsdialoog? Het doel van de omgevingsdialoog is dat een initiatiefnemer de plannen in een zo vroeg mogelijk stadium bespreekt met de omgeving. De initiatiefnemer kan de input vanuit de omgeving gebruiken bij de verdere uitwerking ervan. De omgeving kan daarmee al in de voorbereidende fase haar stem laten horen. Ook is het voor de gemeente belangrijk om in een vroeg stadium de gevoelens en eventuele zorgen uit de buurt te kennen. Dat leidt tot een betere (belangen)afweging in de besluitvorming. We willen ten behoeve van de beoordeling van een ruimtelijke initiatief antwoorden op de volgende vragen: 1. Heeft de omgeving kennis genomen van de plannen? Aandachtspunten hierbij zijn: a. Op welke wijze heeft de omgeving kennis genomen van de plannen? b. Heeft de initiatiefnemer de omgeving actief op de hoogte gebracht van de plannen en op welke manier? c. Welke adressen in de omgeving zijn op de hoogte gebracht? 2.

Heeft de initiatiefnemer kennis genomen van wat er in de omgeving leeft? Aandachtspunten hierbij zijn: a. Op welke wijze is de initiatiefnemer op de hoogte gesteld van wat er in de omgeving leeft? b. Welke opmerkingen heeft de initiatiefnemer uit de omgeving gekregen? 3. Hoe houdt de initiatiefnemer rekening met de wensen en zorgen van de omgeving? Zijn de oorspronkelijke plannen aangepast aan de opmerkingen vanuit de omgeving en, zo ja, op welke wijze? En hoe is dit terug gecommuniceerd naar de omgeving? 4. Hoe houdt de omgeving rekening met de plannen van de initiatiefnemer? Uiteindelijk blijft de beoordeling of het ruimtelijk initiatief ook uit oogpunt van het algemeen belang gewenst is, en onder welke voorwaarden, een zaak van de politiek-bestuurlijke besluitvorming. De informatie die de initiatiefnemer aanlevert speelt bij deze belangenafweging een rol. Het is niet zo dat partijen het met elkaar eens moeten worden. Het gaat er om dat er inzicht bestaat in de wensen van de omgeving in relatie tot de mogelijkheden die de initiatiefnemer heeft. In welke situaties èn wanneer wordt een omgevingsdialoog gevraagd? Wij vragen initiatiefnemers om een omgevingsdialoog te organiseren vóórdat er vanuit de gemeente een besluit wordt genomen op het ruimtelijk initiatief. Zo stimuleren wij initiatiefnemers om e.e.a. al in een zo vroeg mogelijk stadium aan de omgeving voor te leggen.

Dit in ieder geval als één van de navolgende procedures of situaties van toepassing is op het betreffende initiatief: -

Vooroverleg, principeverzoek of conceptaanvraag als deze in strijd is met het omgevingsplan (nu nog bestemmingsplan);

-

Aanvraag om omgevingsvergunning als deze niet rechtstreeks past (buitenplanse omgevingsplanactiviteiten) in het omgevingsplan (nu nog bestemmingsplan)

-

Omgevingsplan (tot inwerkingtreding Omgevingswet: bestemmingsplan);

-

Wijzigingsplan;

-

Evenementenvergunning voor een B of C evenement op basis van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). Voor een A evenement is het voeren van een omgevingsdialoog afhankelijk van het soort evenement en de mate van overlast die daarbij wordt verwacht;

-

(Her)inrichting openbare ruimte; • bij inrichting van nieuwe openbare ruimte, als toekomstige bewoners of gebruikers al bekend zijn; • bij herinrichting bestaande openbare ruimte. Het moet dan gaan om wezenlijke aanpassingen, zoals herinrichtingen en reconstructies.

-

Indien in vastgesteld beleid specifiek aangegeven is hoe om te gaan met de omgevingsdialoog, geldt hetgeen in het betreffende beleid daarover is vastgelegd.

NB: De gemeenteraad heeft voor buitenplanse omgevingsplanactiviteiten een lijst met gevallen aangewezen waarbij participatie verplicht wordt gesteld. Deze verplichting gaat in wanneer de Omgevingswet in werking treedt. Hoe ziet de omgevingsdialoog eruit? De onderdelen van een goede dialoog zijn omschreven onder het kopje ‘wat zijn de onderdelen van een omgevingsdialoog”. Hoe de omgevingsdialoog er verder inhoudelijk uit moet zien, hebben we niet in regels vastgelegd. Ruimtelijke initiatieven zijn daarvoor te verschillend in soort en omvang. Het is de verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer om (een) vorm(en) te kiezen die aansluit(en) bij de aard en omvang van de activiteit en de impact die het op de omgeving kan hebben. Dat bepaalt immers ook de betrokken maatschappelijke belangen en belangen van derden. Eventueel kan op verzoek van de initiatiefnemer vooroverleg plaatsvinden, waarbij de gemeente samen met de initiatiefnemer verkent welke juridische en beleidsmatige randvoorwaarden/risico’s er zijn en hoe het participatieproces het beste kan worden ingericht.

Voor tips en ideeën voor het organiseren van een omgevingsdialoog over ruimtelijke initiatieven verwijzen we naar ons “menu Omgevingsdialoog”: https://www.oisterwijk.nl/fileadmin/files/oisterwijk/verhuizen-verbouwen/Menukaartomgevingswet-Oisterwijk.pdf Wie betrekken bij de omgevingsdialoog? De directe omgeving moet bij de dialoog worden betrokken. Dat kunnen omwonenden zijn, maar ook eigenaren van gronden of gebouwen, bedrijven en maatschappelijke organisaties. Hoe groot het bereik moet zijn, is afhankelijk van het soort en de omvang van het initiatief. Het betreft iedereen op wie het initiatief redelijkerwijs effect kan hebben. Heeft de gemeente ook een rol bij de omgevingsdialoog? Initiatiefnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het betrekken van belanghebbenden. De gemeente heeft hier geen rol in, tenzij de gemeente zelf initiatiefnemer is. Deze situatie verandert niet onder de Omgevingswet. De wet laat de verantwoordelijkheid bij initiatiefnemers en gaat daarbij ook uit van goed vertrouwen. Wat zijn de onderdelen van een omgevingsdialoog? Een omgevingsdialoog bestaat in elk geval uit de volgende onderdelen:

1. De initiatiefnemer organiseert een interactie tussen initiatiefnemer en de betrokkenen uit de omgeving (bijvoorbeeld omwonenden, eigenaren van percelen in de omgeving, bedrijven en/of maatschappelijke organisaties); 2. De betrokkenen uit de omgeving worden tijdig (schriftelijk of digitaal) uitgenodigd. Het is niet noodzakelijk dat ook alle genodigden bij de omgevingsdialoog aanwezig zijn of hieraan deelnemen. 3. De betrokkenen uit de omgeving krijgen tijdens de omgevingsdialoog informatie over het ruimtelijke initiatief. Hoe meer impact het plan op de omgeving heeft of kan hebben, hoe meer er van de omgevingsdialoog gevraagd mag worden. Anderzijds zijn er ruimtelijke initiatieven die nauwelijks belangen van betrokkenen zullen raken. In dat geval kan de omgevingsdialoog beperkt blijven tot bijvoorbeeld de directe buren. 4. De betrokkenen uit de omgeving krijgen de mogelijkheid om te reageren op het ruimtelijk initiatief. Het doel van de omgevingsdialoog is niet per se het bereiken van overeenstemming met de buurt, maar het verkrijgen van inzicht. Voor tips en ideeën voor het organiseren van een omgevingsdialoog over ruimtelijke initiatieven verwijzen we nogmaals naar ons “menu Omgevingsdialoog”. Hoe ziet de verslaglegging van de omgevingsdialoog eruit? De initiatiefnemer dient een verslag te overleggen van de gevoerde omgevingsdialoog.

Uit het verslag moet blijken: op welke wijze de omgevingsdialoog heeft plaatsgevonden; waar en wanneer de omgevingsdialoog heeft plaatsgevonden; wie zijn uitgenodigd; wie aanwezig waren of deelgenomen hebben; wat er naar voren is gebracht; wat de uitkomst van de omgevingsdialoog is; of de betrokkenen voldoende tijd is gegeven om te kunnen reageren op het plan (dat kan dus óók gaan om reacties en/of vragen die binnenkomen ná de gevoerde dialoog); hoe de initiatiefnemer omgaat met de opmerkingen, wensen en/of zorgen: • Indien het plan naar aanleiding van de omgevingsdialoog heeft geleid tot wijzigingen; welke wijzigingen zijn dat dan? • Indien het plan naar aanleiding van de omgevingsdialoog niet is aangepast; waarom is er voor gekozen niets met de resultaten uit de omgevingsdialoog te doen? of de resultaten van de dialoog nog voldoende actueel zijn (in het geval dat er veel tijd zit tussen het moment van de dialoog en het indienen van het plan bij de gemeente); welke antwoorden de initiatiefnemer heeft op de vragen zoals deze zijn geformuleerd onder de doelstelling van de omgevingsdialoog (voor zover nog niet beantwoord); of de aanwezigen of degene die deelgenomen hebben aan de dialoog het definitieve verslag gezien en gelezen hebben: • Indien het initiatief een buitenplanse omgevingsplanactiviteit betreft waarbij participatie verplicht is gesteld, geldt aanvullend dat alle

betrokken partijen gezamenlijk instemmen met de verslaglegging door een onafhankelijk notulist.