21-75 Actualisatie instructie griffier - bijlage 2 Instructie voor de griffier gemeente Haaren 2015

Instructie voor de griffier gemeente Haaren 2015 De raad van de gemeente Haaren; in zijn vergadering van 26 maart 2015; gezien het voorstel van het presidium 12 maart 2015; gelet op artikel 107a, lid 2 Gemeentewet: “De raad stelt in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier”. BESLUIT: vast te stellen de Instructie voor de griffier gemeente Haaren 2015 INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER GEMEENTE HAAREN 2015 HOOFDSTUK 1 Begripsbepalingen Artikel 1.1 In deze instructie wordt verstaan onder: griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris; griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren; werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de functie werkgever van de griffie(r) is gedelegeerd; presidium: een door de raad ingesteld overleg ten behoeve van het voorbereiden van de agenda’s van de raad en voor zover van toepassing overige raadsbijeenkomsten; termijnagenda: planning- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen van de raad.

HOOFDSTUK 2 Instructie voor de griffier Artikel 2.1 TAAK EN BEVOEGDHEDEN 1.De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan. 2.De griffier staat de voorzitter ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergadering, dit geldt voor elke vergadering van de raad, dan wel van een commissie of andere bijeenkomst van de raad. 3.De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad. 4.De griffier draagt er, in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. De griffier bewaakt daarbij de kwaliteit van deze ambtelijke bijstand en adviseert zonodig daarbij. Artikel 2.2 LEIDINGGEVEN EN MANAGEMENT 1.De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan medewerker(s) van de griffie. 2.De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

3.De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren. 4.De griffier maakt in samenwerking met de werkgeverscommissie elk jaar een jaarplan voor de griffie en rapporteert jaarlijks aan de raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie. 5.De griffier beheert het budget van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee. Artikel 2.3 BESTUURLIJK EN AMBTELIJK OVERLEG 1.De griffier heeft minimaal twee keer per jaar overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad. 2.De griffier heeft wekelijks afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris in het driehoeksoverleg en daarnaast bilateraal. 3.De griffier en de secretaris hebben overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van toezeggingen en afspraken tussen raad en college. 4.De griffier regelt het overleg van de raad, dan wel een afvaardiging, met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening. 5.De griffier vertegenwoordigt in overleg de raad in externe overlegsituaties.

 

 

Artikel 2.4 AGENDERING 1.De griffier ondersteunt het presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de raad (en zijn commissies). 2. De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van de termijnagenda van de raad. 3. De griffier adviseert het presidium of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raad en controleert daartoe de voorstellen van de raad. 4.De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van het raadsvoorstel ter afhandeling van de ingekomen stukken. Artikel 2.5 BESTUURLIJKE BESLUITVORMING 1.De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen. 2.De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming. 3.De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad. 5. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester. 6. De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

Artikel 2.6 REKENKAMERCOMMISSIE en ONDERZOEKSCOMMISSIE 1.De griffier draagt de zorg voor de ondersteuning van de rekenkamercommissie, op grond van artikel 5 van de verordening op de rekenkamercommissie gemeente Haaren. 2.De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet. 3.De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.

   

Artikel 2.7 COMMUNICATIE EN VOORLICHTING 1. De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad. 2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en zijn commissies. 3. De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven. 4. De griffier draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie van informatiebijeenkomsten, hoorzittingen en inspraakavonden van de raad. Artikel 2.8 VERHINDERING EN VERVANGING 1.Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger. 2.Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie. 3.De griffier zorgt bij langdurige afwezigheid dat de werkzaamheden doorgang kunnen vinden o.a. middels een duidelijke overdracht van die werkzaamheden. HOOFDSTUK 3 Slotbepalingen Artikel 3.1 In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Artikel 3.2 Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Haaren 2015’ Artikel 3.3 Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Haaren, gehouden op 26 maart 2015, Els Boers, interim-Griffier Jeannette Zwijnenburg - Van der Vliet, burgemeester