21-75 Actualisatie instructie griffier - bijlage 1 Instructie voor de griffier gemeente Oisterwijk 2014

Raadsvoorstel Raadsvergadering d.d. 6 februari 2014

Raadsvoorstel nr.: 14/07

Afdeling

Commissie

Contactpersoon/email adres

Griffie

Algemene Zaken

Voorstel tot vaststellen van de Instructie voor de griffier.

1. Aanleiding De huidige Instructie voor de griffier is vastgesteld in 2003. De raad heeft nagedacht over de rol van de raad en wat hierbij van de griffie verwacht wordt. Dit proces heeft geleid tot de voorliggende Instructie voor de griffier.

2. Bestuurlijk kader / beoogd effect Met de nieuwe Instructie voor de griffier geeft de raad een duidelijke visie op de positie van de griffier en de griffie en heeft de griffie een duidelijk kader. 3. Voorstel Voorgesteld wordt om de Instructie voor de griffier vast te stellen. 4. Argumenten In het kader van het traject Samen bouwen aan vertrouwen bleek dat een heroriëntering op de rol van de raad en de positie aan de griffie gewenst was. De heroriëntering van de raad heeft geleid tot een nieuwe Instructie voor de griffier. Met deze instructie heeft de griffier een duidelijke omschrijving van de opdracht van de raad aan de griffie en is voor de raadsleden duidelijk wat zij van de griffie mogen verwachten. 5. Risico's Niet van toepassing. 6. Financiën Niet van toepassing. 7. Communicatie / Burgerparticipatie Niet van toepassing. 8. Referendabel Het voorstel is referendabel: ja

nee

9. Gewijzigd besluit na behandeling in de commissie

1

10a. Bijlagen: 1. Instructie voor de griffier

Oisterwijk 22 januari 2014, Technische aanbieding, de griffier,

de waarnemend burgemeester,

Nelleke van Wijk

Henk Willems

2

Raadsbesluit

Voorstel tot vaststellen van de Instructie voor de griffier De raad van de gemeente Oisterwijk, gelezen het voorstel van de griffie d.d. 19 december 2014, raadsvoorstel nr. 14/07; gelet op de Gemeentewet, artikel 100, 101, 107, 107a, 107b, 107c, 107d en 107e, besluit : vast te stellen de Instructie voor de griffier Artikel 1 – Algemene bepaling De gemeenteraad vindt het van groot belang dat de raad zowel de externe rol richting samenleving als de interne rol richting college van B&W goed op kan pakken. Daarbij moet de tijd en gelegenheid om de externe rol goed te kunnen spelen vooral komen uit een goed verloop van de interne processen. Kort gezegd: de raad wil “buiten” actief zijn. Dan moet het proces “binnen” wel soepel verlopen. Daar ziet de raad dan ook de belangrijkste rol van de griffier: het de raad in staat stellen te sturen op hoofdlijnen, vervat in goede stukken waarin duidelijk is wat van de raad wordt gevraagd, gegoten in heldere processen en procedures. Om dat mogelijk te maken moet besluitvorming inhoudelijk, procedureel en procesmatig goed voorbereid zijn. Voor de inhoudelijke kwaliteit is het college van B&W verantwoordelijk. Voor de procedurele en procesmatige kwaliteit is de griffier (mede-)verantwoordelijk. In de navolgende artikelen is beschreven welke specifieke taken en bevoegdheden de raad daarbij voor de griffier ziet.

Artikel 2 – Rol griffier richting raad, voorzitter van de raad en individuele raadsleden 1. De griffier draagt zorg voor de procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van bijeenkomsten van de raad en van door de raad ingestelde commissies en werkgroepen. 2. De griffier adviseert de raad, individuele raadsleden en de voorzitter van de raad over het gebruik van instrumenten ten behoeve van de kwaliteit van de besluitvorming. 3. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle bij het besluitvormingsproces betrokken actoren en spreekt betrokkenen hierop aan. 4. De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitters van door de raad ingestelde commissies en werkgroepen bij in het zorgen voor scherpte in de vergadering en de besluitvorming: wordt de agenda goed gevolgd, zijn stukken volledig, worden procesmatige afspraken nagekomen en is duidelijk wat precies afgesproken of besloten is? 5. De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van de besluitvorming door de raad en het overleg met het college. Tevens draagt de griffier zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste procedures of processen. 6. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raads- en commissieleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming en een goed functioneren van de raad.

De griffier

3

doet dit door raads- en commissieleden die daarom vragen te spiegelen op hun functioneren en eventueel te verwijzen naar passende opleidingen of coaching. De griffier is zelf geen coach of trainer en treedt ook niet als zodanig op. 7. De griffier vervult bovenstaande rollen waar passend buiten vergaderingen en tijdens vergaderingen. Artikel 3 – Rol griffier in de aansluiting van de raad op het college en de ambtelijke organisatie 1. De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de voorzitter van de raad en de gemeentesecretaris (driehoeksoverleg). 2. De griffier en de gemeentesecretaris hebben overleg over de planning en uitvoering van het besluitvormingsproces en de kwaliteit daarvan, en over het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college. 3. De griffier draagt naar vermogen bij aan het tijdig informatie verstrekken door het college en de burgemeester aan de raad. Dit doet de griffier door het bewaken en signaleren of afspraken en toezeggingen worden nagekomen. Hier hoort ook bij het bijhouden van de afspraken en toezeggingen. 4. De griffier informeert de werkgeverscommissie proactief en geregeld over de kwaliteit van de bovenstaande overleggen.

Toelichting bij artikel 3 Besluitvorming in de raad kan alleen soepel verlopen met een adequate inhoudelijke, procedurele en procesmatige voorbereiding van die besluitvorming. Het college van B&W is met de organisatie verantwoordelijk voor de inhoudelijke kwaliteit. Op de overige punten hebben college van B&W, organisatie, raad en griffie een gedeelde verantwoordelijkheid. Voor een soepele besluitvorming is het van essentieel belang dat deze gedeelde verantwoordelijkheid goed wordt vormgegeven. Die staat of valt met de kwaliteit van de in dit artikel genoemde bovenstaande overleggen. Artikel 4 – Rol griffier in presidium 1. De griffier ondersteunt het presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda’s van raad, de raadscommissies en andere bijeenkomsten ten behoeve van de raad. 2. De griffier adviseert het presidium of een ingediend voorstel procesrijp is voor agendering in de raadscommissie en raad en controleert daartoe de voorstellen aan de raad. Toelichting bij artikel 4 De griffier is onafhankelijk adviseur van de raad, die zorgt voor een soepel verloop van de besluitvorming. In het kader van de agendering hoort hier nadrukkelijk bij, dat de griffier aan het presidium kan adviseren een stuk (nog) niet te agenderen in de raad omdat de juiste procedures niet gevolgd zijn of omdat onduidelijk is wat precies aan de raad wordt gevraagd.

Ook kan door de griffier juist geadviseerd worden een stuk wel te agenderen dat niet op de concept-agenda staat. Artikel 5 - Onderzoek 1. De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet. 2. De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet.

4

Artikel 6 – Aanwezigheid griffier bij vergaderingen 1. De griffier is aanwezig bij: de bijeenkomsten van de raad 2. de vergaderingen van het presidium 3. een overleg van de fractievoorzitters 4. enquêtecommissies 5. expliciet door de raad daartoe aangewezen commissies/groepen/organen. Bij afwezigheid van de griffier zorgt de griffier voor vervanging. Artikel 7 – Rol griffier bij externe communicatie en voorlichting 1. De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad. 2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie van de agenda’s en verslagen van vergadering van de raad en de raadscommissies. 3. De griffier geeft voorlichting aan burgers over alle regels en procedures omtrent het functioneren van de raad en de raadscommissies, in het bijzonder voor inspraak, referendum en burgerinitiatief. Onderdeel hiervan is het meedenken met de burger over welk instrument in het kader van wat de burger wil bereiken het meest effectief is. 4. De griffier draagt zorg voor de organisatie van bijeenkomsten en hoorzittingen die de raad nodig acht. 5. Op verzoek van de raad representeert de griffier de raad bij externe overlegsituaties. Artikel 8 – Leidinggevende rol griffier 1. De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie. 2.

De griffier kan op verzoek van de raad namens de raad het opdrachtgeverschap vervullen aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitoefenen. 3. De griffier rapporteert aan de raad over de activiteiten van de griffie en de uitvoering daarvan. 4. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de manier van omgaan hiermee. Artikel 9 – Slotbepalingen 1. In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie. 2. Deze instructie kan worden aangehaald als “Instructie voor de griffier van de gemeente Oisterwijk”. 3. De “Instructie voor de griffier van de gemeente Oisterwijk”, door de raad vastgesteld op 27 maart 2003, vervalt. 4. Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling daarvan door de raad. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Oisterwijk op 6 februari 2014, de griffier,

de voorzitter,

Nelleke van Wijk

Henk Willems

5