21-40 Reglement van orde Gemeenteraad 2021 - bijlage 7 Raadsvoorstel 20-83 Invoering nieuwe vergaderwijze

Raadsvoorstel Onderwerp: Voorstel invoering nieuwe vergaderwijze gemeenteraad Raadsvergadering d.d. 1 oktober 2020 Afdeling Griffie

Zaaknummer: 91105

Raadsvoorstelnr: 20-83 Contactpersoon/email Griffie@oisterwijk.nl

Voorstel De raadswerkgroep Oisterwijk aan Z stelt u voor 1. de nieuwe vergaderwijze, volgens de beschrijving in de notitie “nieuwe vergaderwijze gemeenteraad Oisterwijk”, in te voeren; 2. de raadswerkgroep Oisterwijk aan Z en de griffier de opdracht te geven een raadsvoorstel voor te bereiden voor een aangepast reglement van orde en deze ter vaststelling aan de raad voor te leggen; 3. totdat het nieuwe reglement is vastgesteld, het huidige “reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Oisterwijk 2015” en de “Verordening op de raadscommissies gemeente Oisterwijk 2015” te handhaven, en daarbij a. de punten buiten beschouwing te laten die in de nieuwe vergaderwijze zoals beschreven in de notitie “nieuwe vergaderwijze gemeenteraad Oisterwijk” niet van toepassing zijn; b. het raadsplein en de raadsontmoeting in te stellen, met de status van een commissie als bedoeld in artikel 82 Gemeentewet; c. de commissieleden te benoemen tot algemene commissieleden en hen, op basis van artikel 3.4.1. van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, een vergoeding per avond toe te kennen voor het bijwonen van het raadsplein en de raadsontmoeting. d. de samenstelling en werkwijze van de agendacommissie als volgt te wijzigen: i. De agendacommissie laten bestaan uit 1 lid per fractie (raadslid of commissielid) en de raadsvoorzitter; ii.

De werkwijze te wijzigen zoals beschreven in de notitie “pilot “nieuwe vergaderwijze gemeenteraad Oisterwijk” e. bij onduidelijkheden of in situaties waarin het reglement en/ of de verordening niet voorziet de raad dan wel het presidium te laten beslissen. 4. de volgende aanbevelingen van de raadswerkgroep Oisterwijk aan Z over te nemen en de nieuwe vergaderwijze in de volgende raadsperiode door te ontwikkelen; a. aanbeveling 1 - bij aanvang van de nieuwe raadsperiode krijgen de sessievoorzitters een voorzitterstraining aangeboden met bijbehorend ontwikkeltraject (actie griffie); b. aanbeveling 2 – ga in gesprek met de commissieleden om hun rol en positie binnen de fractie en tijdens het raadsplein en de raadsontmoeting te bespreken (actie fracties); c. aanbeveling 3 – verminder de werkdruk (hoeveelheid raadsvoorstellen en te bespreken onderwerpen) voor de raad door minder onderwerpen te behandelen, kritisch te kijken naar de raadsplanning, keuzes te maken in onderwerpen en prioriteiten te bepalen (actie agendacommissie); d. aanbeveling 4 – experimenteer in de volgende raadsperiode verder met het werken met majeure thema’s en ontwikkel daarbij een goede en efficiënte werkwijze (actie raadswerkgroep Oisterwijk aan Z / Oisterwijk Bouwt);

1

e. aanbeveling 5 – maak werk van de ontwikkelpunten op het gebied van inwonersparticipatie aan de hand van de in de notitie genoemde aandachtspunten (actie raadswerkgroep Oisterwijk aan Z / Oisterwijk Bouwt). Inleiding Op 27 juni 2019 heeft de raad – op voorstel van de werkgroep Oisterwijk aan Z - besloten tot de invoering van een pilot voor een nieuwe vergaderwijze. Bij de invoering van de pilot is aan de werkgroep verzocht om begin 2020 de nieuwe werkwijze te evalueren en een voorstel voor het invoeren van een nieuwe vergaderwijze ter besluitvorming voor te leggen aan de raad. De werkgroep Oisterwijk aan Z1 stelt de raad voor om de nieuwe vergaderwijze in te voeren, waarbij op basis van de evaluaties aanpassingen zijn doorgevoerd en de nieuwe vergaderwijze aan de hand van de aanbevelingen verder door te ontwikkelen. Argumenten 1.1. de nieuwe vergaderwijze versterkt de participatie van de samenleving en past bij de ambities van de raad met betrekking tot bestuurlijke vernieuwing en inwonersparticipatie Belangrijke uitgangspunten van de nieuwe vergaderwijze zijn meer betekenisvolle verbinding met de samenleving, versterking van de lokale democratie, meer flexibiliteit en maatwerk en verbetering van de werkinvulling van raadsleden.

Voor een uitgebreide beschrijving van deze uitgangspunten en de nieuwe vergaderwijze wordt verwezen naar de notitie “nieuwe vergaderwijze gemeenteraad Oisterwijk”. 1.2. uit de evaluatie blijkt dat er draagvlak is voor het invoeren van de nieuwe vergaderwijze, maar dat het doorvoeren van enkele aanpassingen en ruimte voor doorontwikkeling gewenst zijn Uit de evaluatie blijkt dat de raad over het algemeen positief is over de nieuwe vergaderwijze. De betrokkenheid van inwoners is vergroot. De raadspleinen en raadsontmoetingen worden door meer inwoners en organisaties dan voorheen bezocht en inwoners leveren actief hun bijdrage aan de bespreektafels. De verschillende werkvormen, zoals het forum, podium en werkbezoeken, worden gewaardeerd. Er is meer ruimte voor informeel contact tussen raads-en commissieleden onderling en met de samenleving. De dossiers zijn nu leidend in plaats van de vergaderingen, waardoor er maatwerk geleverd kan worden. Er meer ruimte voor andere onderwerpen dan de raadsvoorstellen en de raad voert meer regie op de eigen agenda. Daarnaast biedt de nieuwe vergaderwijze meer flexibiliteit voor de raad en voor individuele raadsleden. Ten slotte geeft een groot deel van de raads- en commissieleden, collegeleden en MT aan meer werkplezier te beleven. Er is meer dynamiek en de avonden zijn levendiger en meer gericht op ontmoeten.

Uit de evaluatie kwamen in grote lijnen de volgende aanbevelingen / verbeterpunten voren:  de raad moet meer focus aanbrengen en beter prioriteren. De raad behandelt teveel onderwerpen, waardoor er te weinig tijd is en de werkdruk te hoog is.  de vergroting van de betrokkenheid van inwoners is positief, maar de raad moet meer gaan investeren in groepen die nu niet bereikt worden.  met name tijdens het raadsplein wordt een vaste structuur gemist. Het geheel oogt soms rommelig.  het onderdeel oordeelsvorming mag sterker ontwikkelen. 2.1. het huidige reglement van orde en de verordening op de raadscommissies zijn gebaseerd op het vorige vergadermodel en moeten geactualiseerd worden voor nieuwe werkwijze Als de raad besluit tot definitieve invoering van de nieuwe vergaderwijze wordt dit verwerkt in een aangepast reglement van orde van de gemeenteraad. De notitie “nieuwe vergaderwijze gemeenteraad Oisterwijk” vormt de basis voor dit nieuwe reglement. De werkgroep Oisterwijk aan Z en de griffier bereiden hiervoor een voorstel voor de raad voor.

1

Samenstelling raadswerkgroep Oisterwijk aan Z: Geertje Mink – voorzitter (CDA), Marieke Moorman (PGB), Stefanie Vulders (fractie Vulders), Inge van Beers (AB) en Patrick Simons (VVD)

2

3.1. bestaande afspraken blijven tijdelijk deels van kracht om belangrijke uitgangspunten en randvoorwaarden te blijven waarborgen Totdat het nieuwe reglement van orde is vastgesteld, blijven het huidige “reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Oisterwijk 2015” en de “Verordening op de raadscommissies gemeente Oisterwijk 2015” van kracht, met uitzondering van de onderdelen die niet van toepassing zijn. Dit betreft bijvoorbeeld de instelling van de raadscommissies Algemene Zaken, Ruimtelijke zaken en Inwonerszaken. Door het raadsplein en de raadsontmoeting de status van een commissie als bedoeld in artikel 82 Gemeentewet te geven zijn zaken als openbaarheid en beslotenheid, aankondiging en deelname conform de Gemeentewet geregeld. Tevens kunnen de commissieleden een vergoeding ontvangen voor het bijwonen van het raadsplein en de raadsontmoeting. 3.2. commissieleden zijn door hun ondersteuning en rol van grote waarde voor de raadsleden In de pilot is besloten om - ondanks het afschaffen van de raadscommissie – de mogelijkheid tot het benoemen van commissieleden te handhaven. De commissieleden zijn, door hun ondersteuning en rol, van grote waarde voor de raadsleden. De werkgroep Oisterwijk aan Z stelt voor om de mogelijkheid om commissieleden te benoemen te handhaven in de nieuwe vergaderwijze.

De commissieleden blijven dezelfde ondersteuning en facilitering ontvangen van de griffie. De commissieleden ontvangen een presentievergoeding voor hun aanwezigheid op het raadsplein en bij de raadsontmoeting. Nieuwe commissieleden worden benoemd in de raadsvergadering en leggen in de raadsvergadering ook de eed of belofte af. Per fractie worden maximaal 5 commissieleden benoemd. 4.1. de nieuwe vergaderwijze is nog niet af en zal op basis van ervaringen én de ambities in de volgende raadsperiode verder doorontwikkeld worden; Tijdens de pilot heeft de nieuwe vergaderwijze vorm gekregen. Na de evaluatie zijn enkele aanpassingen doorgevoerd. De praktijk leert dat een nieuwe vergaderwijze langer de tijd nodig heeft om verder te ontwikkelen. Bovendien heeft de raad vanaf 1 januari 2021 een andere samenstelling en is het ook in de nieuwe raadsperiode gewenst dat ervaring wordt opgedaan met de nieuwe werkwijze en dat deze al naar gelang de ervaringen en ambities in de nieuwe raadsperiode wordt bijgesteld. De werkgroep Oisterwijk aan heeft naast de aanpassingen in de nieuwe vergaderwijze ook enkele aanbevelingen gedaan om verbeterpunten uit de evaluatie op te pakken.

Geadviseerd wordt om de raadswerkgroep Oisterwijk aan Z en de griffier gedurende de komende jaren de taak te geven om tussentijds te evalueren, aanbevelingen te doen en waar nodig voorstellen te doen om de nieuwe vergaderwijze bij te stellen. Kanttekeningen 1.1 de nieuwe vergaderwijze vereist tijd en inzet van alle betrokkenen en passend verandergedrag Veel moois dat mensen creëren komt voort uit doen. De nieuwe vergaderwijze komt tot stand door experimenteren, proberen, durven, dromen en bouwen met alles wat erbij hoort. Dat betekent ook dat soms iets niet werkt en dat er tegenslagen zijn. In de pilotperiode heeft dat soms ook geleid tot tegenslagen en frustratie. Een nieuwe werkwijze kost tijd, ook in de volgende raadsperiode. De inzet en ambitie van de raads- en commissieleden is daarbij blijvend van groot belang. 1.2 een deel van de raads- en commissieleden heeft bedenkingen bij de nieuwe vergaderwijze Aandachtspunt is dat een klein deel van de raads- en commissieleden de voorkeur geeft aan het oude commissiestelsel. De werkgroep Oisterwijk aan Z heeft dit meegewogen in haar voorstel. Dit heeft geleid tot aanpassingen in de nieuwe vergaderwijze, waarbij enkele onderdelen van het oude commissiestelsel die nu gemist worden, zoals o.a. meer structuur, verwerkt zijn in het nieuwe voorstel.

3

Financiën Het totaal aantal commissieleden gaat in de toekomst mogelijk stijgen. Het uitgangspunt is dat dit budget-neutraal gebeurt. Door het stellen van een maximum aantal deelnemers per sessie op een raadsplein en raadsontmoeting, kan het budget voor de presentiegelden gelijk blijven. Communicatie Het raadsbesluit wordt op de gebruikelijke wijze gepubliceerd. Daarnaast zal er gecommuniceerd worden over de vergaderwijze van de raad. In algemene zin is het voor inwoners en organisaties bij deelname aan het raadsplein en raadsontmoeting van belang om te weten wat er op de agenda staat en waar het over gaat. Het is een randvoorwaarde dat de communicatie naar onze inwoners en organisaties tijdig, juist en in begrijpelijke taal is. In samenwerking met de afdeling communicatie wordt de communicatie over het raadsplein en raadsontmoeting binnen de beperkte beschikbare middelen en capaciteit opgepakt. Uitvoering De nieuwe werkwijze (met aanpassingen ten opzichte van de pilot) gaat direct na dit raadsbesluit van start. Bijlagen 1. Bijlage 1 - Notitie “nieuwe vergaderwijze gemeenteraad Oisterwijk” Ter inzage gelegde stukken Niet van toepassing

Oisterwijk 3 september 2020, De raadswerkgroep Oisterwijk aan Z, de griffier,

de voorzitter,

Daniëlle Robijns

Geertje Mink

4

Raadsbesluit Voorstel tot invoering van een nieuwe vergaderwijze

De raad van de gemeente Oisterwijk, gelezen het voorstel van de raadswerkgroep Oisterwijk aan Z d.d. 3 september 2020, afdeling Griffie, raadsvoorstel nr. 20-83; gelet op de Gemeentewet besluit : 1. de nieuwe vergaderwijze, volgens de beschrijving in de notitie “nieuwe vergaderwijze gemeenteraad Oisterwijk”, in te voeren; 2. de raadswerkgroep Oisterwijk aan Z en de griffier de opdracht te geven een raadsvoorstel voor te bereiden voor een aangepast reglement van orde en deze ter vaststelling aan de raad voor te leggen; 3. totdat het nieuwe reglement is vastgesteld, het huidige “reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Oisterwijk 2015” en de “Verordening op de raadscommissies gemeente Oisterwijk 2015” te handhaven, en daarbij a. de punten buiten beschouwing te laten die in de nieuwe vergaderwijze zoals beschreven in de notitie “nieuwe vergaderwijze gemeenteraad Oisterwijk” niet van toepassing zijn; b. het raadsplein en de raadsontmoeting in te stellen, met de status van een commissie als bedoeld in artikel 82 Gemeentewet; c. de commissieleden te benoemen tot algemene commissieleden en hen, op basis van artikel 3.4.1. van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, een vergoeding per avond toe te kennen voor het bijwonen van het raadsplein en de raadsontmoeting. d.

de samenstelling en werkwijze van de agendacommissie als volgt te wijzigen: i. De agendacommissie laten bestaan uit 1 lid per fractie (raadslid of commissielid) en de raadsvoorzitter; ii. De werkwijze te wijzigen zoals beschreven in de notitie “pilot “nieuwe vergaderwijze gemeenteraad Oisterwijk” e. bij onduidelijkheden of in situaties waarin het reglement en/ of de verordening niet voorziet de raad dan wel het presidium te laten beslissen. 4. de volgende aanbevelingen van de raadswerkgroep Oisterwijk aan Z over te nemen en de nieuwe vergaderwijze in de volgende raadsperiode door te ontwikkelen; a. aanbeveling 1 - bij aanvang van de nieuwe raadsperiode krijgen de sessievoorzitters een voorzitterstraining aangeboden met bijbehorend ontwikkeltraject (actie griffie); b. aanbeveling 2 – ga in gesprek met de commissieleden om hun rol en positie binnen de fractie en tijdens het raadsplein en de raadsontmoeting te bespreken (actie fracties); c. aanbeveling 3 – verminder de werkdruk (hoeveelheid raadsvoorstellen en te bespreken onderwerpen) voor de raad door minder onderwerpen te behandelen, kritisch te kijken naar de raadsplanning, keuzes te maken in onderwerpen en prioriteiten te bepalen (actie agendacommissie);

5

d. aanbeveling 4 – experimenteer in de volgende raadsperiode verder met het werken met majeure thema’s en ontwikkel daarbij een goede en efficiënte werkwijze (actie raadswerkgroep Oisterwijk aan Z / Oisterwijk Bouwt); e. aanbeveling 5 – maak werk van de ontwikkelpunten op het gebied van inwonersparticipatie aan de hand van de in de notitie genoemde aandachtspunten (actie raadswerkgroep Oisterwijk aan Z / Oisterwijk Bouwt). Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Oisterwijk op 1 oktober 2020 de griffier,

de voorzitter,

Daniëlle Robijns

Hans Janssen

6