21-40 Reglement van orde Gemeenteraad 2021 - bijlage 1 Verordening Reglement van Orde raad 2021 (OUDE VERSIE)

Leden van de raad kunnen aan het college inlichtingen vragen over het door hem gevoerde bestuur, voor zover dat niet bij geagendeerde onderwerpen aan de orde komt. Het uitspreken van een oordeel (in een motie) is bij het vragenhalfuur niet aan de orde. In het tweede lid is een aanmeldingstermijn voor vragen opgenomen vanwege het feit dat de wethouders moeten worden uitgenodigd om antwoord te kunnen geven op de vragen van de raadsleden. Hoofdstuk 5: Raadsplein en Raadsontmoeting Artikel 46 Instellingsbesluit Uit artikel 1 van deze verordening wordt duidelijk dat Raadsplein en Raadsontmoeting commissies zijn in de zin van artikel 82 van de wet. Hierdoor zijn ook de in de wet opgenomen passages over geheimhouding van toepassing op sessies van beide gremia. De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies komt gemeenten vrijheid toe. ‘Klassieke’ raadscommissies hebben de taken vaak verdeeld op basis van inhoudelijke portefeuilles (bijvoorbeeld Ruimtelijke Zaken, Inwonerszaken en Algemene Zaken). Het onderscheid tussen Raadsplein en Raadsontmoeting is meer gestoeld op het soort taken dat beide gremia hebben.

Artikel 47 Vergadercyclus en agenda In dit artikel wordt een principe neergelegd. De agendacommissie kan hiervan telkens afwijken als ze dat nodig acht. Artikel 48 Ondersteuning door commissieleden De inzet van commissieleden als ondersteuning voor de raadsleden is in het vergadermodel waarvoor deze verordening als reglement van orde geldt niet beperkt tot één (sectorale) commissie. Commissieleden zijn na benoeming inzetbaar in alle bijeenkomsten van Raadsplein en Raadsontmoeting. Vandaar de aanduiding ‘Algemene’ in het eerste lid. Op grond van het vijfde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de Gemeentewet, ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek (lid 6-8). Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk.

Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden benoemd worden. Hoewel commissieleden, anders dan raadsleden, geen daadwerkelijke stem hebben in de besluitvorming, is het passend dat ook zij een eed of verklaring en belofte afleggen. De tekst is afgeleid van de tekst voor de eed en verklaring en belofte voor raadsleden uit artikel 14 van de wet. Artikel 49 Zittingsduur commissieleden De zittingsperiode van de commissieleden is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Het commissielidmaatschap eindigt eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 48, vijfde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad. De raad kan een commissielid op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan de mogelijkheid om zelf commissieleden te laten benoemen. Artikel 50 Samenstelling bijeenkomsten Raadsplein en Raadsontmoeting Anders dan bij een klassieke raadscommissie wordt hier niet gesproken van ‘vergaderingen’, maar van bijeenkomsten en sessies.

Een bijeenkomst kan daarbij uit meerdere sessies bestaan. De term ‘bijeenkomsten’ duidt erop dat deze ook een andere vorm kunnen hebben dan een gesprek of debat dat zich zittend achter een tafel met stukken voltrekt. De agendacommissie bepaalt (lid 3) hoe sessies eruit zien en haar komt daarbij grote vrijheid toe. De beslissingen van de agendacommissie over de opzet van sessies zijn tevens een opdracht aan de sessievoorzitters die door de agendacommissie worden toegewezen aan de verschillende sessies. Het sessieformulier stelt de sessievoorzitter in staat de orde te handhaven. Met het vierde lid wordt beoogd de bespreking van raadsvoorstellen op het Raadsplein in beginsel van een vaste vorm te voorzien (bespreektafel). De agendacommissie kan van deze stelregel afwijken. De bevoegdheden die de agendacommissie in lid 5 en 6 krijgt dienen voornamelijk om te garanderen dat zowel belanghebbende inwoners als in de raad vertegenwoordigde partijen gelegenheid hebben om aan te zitten bij bespreking van onderwerpen waarvoor aanzienlijke belangstelling verwacht wordt. Ook kan de bevoegdheid worden aangewend in situaties waarin onvoldoende ruimte beschikbaar is om meer dan een bepaald aantal aanwezigen toe te laten. Het sluiten van de deuren bij een sessie tijdens het Raadsplein of de Raadsontmoeting (lid 7) gebeurt altijd na goedkeuring door de aanwezige raads- en commissieleden.

Als voor het besprokene geheimhouding zou moeten gelden, dienen de aanwezigen overeenkomstig artikel 86, eerste lid van de wet een geheimhoudingsbesluit te nemen.

Artikel 51 Actualiteiten college en Podium De actualiteitensessie geeft mede invulling aan dezelfde rechten van raadsleden als de instrumenten beschreven in de artikelen 42, 43, 44, en 45 van deze verordening. De lage drempel die geldt voor het vragenhalfuur (artikel 45), is nog lager voor het stellen van vragen tijdens de actualiteitensessie, omdat aanmelding niet nodig is. Als een onderwerp als ‘vast’ punt wordt toegevoegd aan het onderdeel inlichtingen van het college, ligt het in de rede dat het college (of de burgemeester) daartoe telkens een schrijven voorbereidt. Het Podium (lid 5 t/m 9) is een instrument voor inwoners om invloed uit te oefenen op de agenda van de raadsontmoeting. Het is een laagdrempelige manier om in gesprek te komen met de volksvertegenwoordiging. Het akkoord van de agendacommissie (achtste lid) dient dan ook niet te worden opgevat als filter om vooral politiek welgevallige aanvragen te kunnen honoreren. Het is een marginale toets of de aanvraag over een onderwerp gaat dat tot de bevoegdheid van de raad behoort en dat bijvoorbeeld niet recent nog onderwerp van gesprek is geweest. Los van het Podium hebben raads- en commissieleden middelen tot hun beschikking om een gesprek te initiëren over het onderwerp van hun keuze, al dan niet naar aanleiding van een door inwoners ingezonden stuk.

Artikel 52 Vergaderstukken Bij klassieke raadscommissies is het beschikbaar stellen van agenda en vergaderstukken een verantwoordelijkheid van de voorzitter van de betreffende commissie. Omdat voor het Raadsplein en de Raadsontmoeting meerdere sessievoorzitters verantwoordelijk (kunnen) zijn én de initiële agenda door de agendacommissie wordt vastgesteld – er vindt aan het begin van bijeenkomsten van Raadsplein en Raadsontmoeting geen ‘vaststelling van de agenda’ plaats – berust de verantwoordelijkheid voor het publiceren van de agenda en stukken ook bij de voorzitter van de agendacommissie (eerste en tweede lid). Ook hier wordt het raadsinformatiesysteem, dus digitale publicatie, tot standaard verheven. Verzending van aanvullende stukken kan ingrijpen op de vergaderorde van Raadsplein- en Raadsontmoetingsessies. Omdat een sessievoorzitter verantwoordelijk is voor de orde in de sessies die hij leidt, is het ook aan hem ter beoordeling of na initiële vaststelling van de agenda en stukken door de agendacommissie, nog materiaal kan worden toegevoegd (derde lid). Hij beoordeelt daarbij of de aanvullende stukken passend zijn bij het doel en de opzet van de bijeenkomst die de agendacommissie heeft vastgesteld. Zo ja, dan kan hij de stukken aanvullend beschikbaar stellen.

Artikel 53 Oproep en openbare kennisgeving Omdat tijdens bijeenkomsten van het Raadsplein en de Raadsontmoeting meerdere sessievoorzitters aan het werk kunnen zijn, gaat de uitnodiging voor sessies tijdens beide evenementen uit namens alle voorzitters. Ingevolge de artikelen 46 en 48 van deze verordening hebben alle raads- en commissieleden immers toegang tot alle sessies van Raadsplein en Raadsontmoeting. Het ligt daarom niet voor de hand om specifieke uitnodigingen voor iedere sessie te verzenden. Artikel 54 Sessiegriffier De griffier verzorgt primair de ondersteuning van de gemeenteraad en is dus ook belast met ondersteuning van sessies tijdens bijeenkomsten van het Raadsplein en de Raadsontmoeting. Hij kan daarbij overige griffiepersoneel inzetten of, in geval dat niet mogelijk is, hiervoor ook een andere ambtenaar aanwijzen. Dit laatste zal altijd in overleg met de secretaris verlopen. Het derde en vierde lid zijn overeenkomstig het bepaalde in artikel 5 van deze verordening. Artikel 55 Quorum In artikel 20 van de wet is bepaald dat raadsvergaderingen niet geopend kunnen worden als niet ten minste de helft van het aantal leden zitting hebbende leden van de raad aanwezig is. Voor commissies in de zin van artikel 82 van de wet ontbreekt een dergelijke bepaling. Alleen in deze verordening zijn er dus regels over opgenomen.

Dat er geen quorum is, betekent niet dat een sessie altijd door zou moeten gaan. Indien voor een sessie aanmelding vereist is en deze blijven uit, kan een sessievoorzitter altijd besluiten dat het beoogde vergaderdoel waarschijnlijk niet gehaald wordt en een sessie annuleren. Artikel 56 Stemmingen Dit artikel regelt hoe een besluit over geheimhouding wordt genomen. De basis hiervoor is artikel 86 van de wet. Besluiten worden genomen bij gewone meerderheid en de sessievoorzitter stemt niet mee (tweede lid). Het is van belang op te merken dat het aantal benodigde stemmen voor een besluit afhangt van het aantal aanwezige raads- en commissieleden. De agendacommissie kan het aantal uit te brengen stemmen reguleren door een maximum aantal deelnemers per fractie in te stellen (zie artikel 50), maar dit hoeft niet. Zeker als in een niet-openbare bijeenkomst informatie gedeeld wordt die voor een groot deel van de zitting hebbende raadsleden en benoemde commissieleden van belang is, kan het gaan om bijeenkomsten met een grote opkomst. De stemverhoudingen tussen fracties kunnen dan sterk afwijken van de verhoudingen in de raad. Artikel 57 Advies Het voorstel van de voorzitter (eerste lid) is feitelijk de conclusie die hij verbindt aan een gesprek, bijvoorbeeld tijdens een bespreektafel.

Als in een bespreking slechts marginale opmerkingen naar voren komen of een portefeuillehouder bijvoorbeeld alleen een korte toezegging doet, zal de conclusie van een sessievoorzitter (en dus het advies van de sessie aan de raad) inhouden het stuk als hamerstuk te agenderen voor de raadsvergadering. Als een advies minder eensluidend is, worden afwijkende standpunten opgenomen in de verslaglegging (tweede lid). Het is daarbij belangrijk dat uit de verslaglegging duidelijk wordt dát er een afwijkend standpunt is en door wie het wordt ingenomen. Wát het standpunt precies is, is niet noodzakelijkerwijs onderdeel van de verslaglegging, daar deze ingevolge artikel 60 verschillende vormen aan kan nemen. Inwoners kunnen in de meeste gevallen meepraten tijdens sessies, maar besluiten dus niet mee over het advies aan de raad. Artikel 58 Meepraten inwoners De agendacommissie (zie artikel 50, derde lid) bepaalt hoe sessies zijn opgezet. Daarbij is ook aandacht voor de wijze waarop inwoners zich in een sessie kunnen roeren. De vergaderwijze waarop deze verordening gestoeld is gaat uit van veel ruimte voor inbreng van inwoners en het opwerpen van zo weinig mogelijk drempels daarvoor. Desalniettemin is het denkbaar dat de agendacommissie voor (delen van) sessies besluit dat inwoners niet mee kunnen praten.

Het belang is evident als een sessie niet openbaar is, maar ook voor openbare sessies kan de agendacommissie omwille van de orde bepalen dat in (een deel van een) sessie meespreken niet mogelijk is. De agendacommissie maakt daarbij altijd een afweging tussen de toegevoegde democratische waarde van meespreken en het te behalen doel van de sessie. Pas als meespreken het doel van de sessie in de weg staat, kan worden overwogen het te beperken. De bepalingen in het tweede en derde lid dienen enerzijds een goede voorbereiding van sessies door deelnemers en de sessievoorzitter, maar kan ook worden gebruikt om te voorkomen dat sessies door meer mensen bezocht worden dan gezien omstandigheden mogelijk is. Artikel 59 Orde en handhaving Anders dan in artikel 21 over de orde in de raadsvergadering, is over de orde tijdens sessies van het Raadsplein en de Raadsontmoeting weinig in deze verordening geregeld, anders dan dat de orde de verantwoordelijkheid van de voorzitter is. Deze verantwoordelijkheid van de sessievoorzitter wordt ingekaderd door wat de agendacommissie over doel en opzet van de sessie heeft besloten (zie artikel 50, derde lid). De sessievoorzitter handelt in het belang van het door de agendacommissie omschreven doel van de sessie en zet de bevoegdheden uit dit artikel dienovereenkomstig in.

In artikel 22 van deze verordening is een recht opgenomen voor raadsleden om voorstellen van orde te doen in de raadsvergadering. Tijdens sessies van Raadsplein en Raadsontmoeting ontbreekt dit recht. Een sessievoorzitter hoeft ordevoorstellen dus niet in behandeling te nemen.

Artikel 60 Verslaglegging De verslaglegging van een sessie kan bestaan uit meerdere modaliteiten. Er kan bijvoorbeeld zowel een audioverslag zijn als een overzicht van besproken punten. Uit het derde lid volgt dat verslaglegging van bijeenkomsten van Raadsplein en Raadsontmoeting per sessie plaatsvindt. In dit lid wordt daarnaast online publicatie tot standaard gemaakt, evenals openbaarmaking van verslaglegging. De hierop geldende uitzonderingen komen terug in artikel 63. Een bespreektafel tijdens het Raadsplein kent altijd een raadsvoorstel als onderwerp. Om deze reden is aan de verslaglegging daarvan een aantal minimumeisen verbonden. De agendacommissie kan besluiten dat voor specifieke sessies andere (hogere) eisen aan de verslaglegging worden gesteld. Voor besluitenlijsten van raadsvergaderingen en (klassieke) commissievergaderingen is het gebruikelijk dat deze worden vastgesteld in de een volgende vergadering. Nu de verslaglegging van bijeenkomsten per sessie gebeurt, is dat in deze opzet niet mogelijk. Het is namelijk goed denkbaar dat bij een volgende sessie, waarin het verslag van een vorige sessie moet worden vastgesteld, andere raads- en commissieleden aanwezig zijn. De kwaliteit van de verslaglegging berust dus in handen van de sessiegriffier. Aan hem komt de verantwoordelijkheid toe het te publiceren.

Dit laat onverlet dat zowel inwoners als raads- en commissieleden en portefeuillehouders zich tot de griffier kunnen wenden als zij van mening zijn dat een (deel van een) verslag een onjuiste weergave is van hetgeen gezegd is. Artikel 61 Toepassing hoofdstuk op besloten bijeenkomsten en sessies Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken en het vergaderquorum. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de bijeenkomst of sessie. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten sessie en het behandelde zal een sessie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven (zie artikel 62). Artikel 62 Geheimhouding Met dit artikel wordt uitvoering gegeven aan artikel 86 van de wet. Dat betekent dat deelnemers aan een sessie zichzelf geheimhouding kunnen opleggen, maar dat deze geheimhouding ook kan worden opgelegd door de commissievoorzitter (de sessievoorzitter dus), het college en de burgemeester (zie Gemeentewet artikel 86, tweede lid).

NB: de geheimhouding kan worden opgeheven door het orgaan dat de geheimhouding oplegt, maar ook de raad kan dat in alle gevallen doen. In alle gevallen waarin met gebruik van dit artikel geheimhouding wordt opgelegd, moet sprake zijn van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid bestuur (Wob). Het tweede lid van dit artikel voorkomt dat in latere instantie nog besloten kan worden dat hetgeen tijdens een sessie gezegd is geheim is. Artikel 63 Verslaglegging besloten bijeenkomsten en sessies Met dit artikel wordt voorkomen dat exemplaren van een geheim verslag online of op papier rondslingeren. Door het ter inzage te leggen bij de griffier kan hij registreren wie zich inzage heeft verschaft in het betreffende verslag. In het tweede lid van dit artikel is geregeld dat het Raadsplein zich met het verslag van een besloten sessie altijd ‘tot de raad richt’, zoals bedoeld in artikel 86, derde lid van de wet. Hiermee treedt de situatie in werking dat geheimhouding altijd in stand blijft tot het moment dat de raad haar opheft. Artikel 64 Toehoorders en pers De handhaving van orde is in artikel 59 belegd bij de sessievoorzitters. Ten aanzien van anderen dan deelnemers aan de sessie ontberen hem echter instrumenten om dit te doen. Daarom hebben sessievoorzitters ingevolge het derde lid de bevoegdheid om toehoorders die de orde verstoren te doen vertrekken (derde lid).

Artikel 65 Geluid- en beeldregistraties Dit artikel spreekt voor zich. Artikel 66 Uitleg verordening Dit artikel heeft met name betrekking op situaties die zich voordoen tijdens een raadsvergadering. In dat geval ligt het aan de raad voor zich uit te spreken. Als onduidelijkheid bestaat over de uitleg van deze verordening zonder dat het een vergadersituatie betreft, ligt het ingevolge artikel 14 aan het presidium voor om hierover het gesprek aan te gaan en hiertoe voorstellen te doen. Artikel 67 Intrekken oude reglement Dit artikel spreekt voor zich. Artikel 68 Inwerkingtreding en citeertitel Dit artikel spreekt voor zich.