21-150 Protocol publicatie persoonsgegevens raad GHO - raadsvoorstel_NAGEKOMEN 5 okt 2021 - aanvaard

oorstel Onderwerp: Protocol publicatie persoonsgegevens raad

Zaaknummer: 116167

Raadsvergadering d.d. 14 oktober 2021

Raadsvoorstelnr: 21-150

Afdeling

Contactpersoon/email

Griffie

Peter de Zwart & griffie Griffie@oisterwijk.nl

Voorstel Wij stellen u voor 1. Het protocol publicatie persoonsgegevens raad gemeente Oisterwijk 2021 vast te stellen; 2. De functionaris gegevensbescherming (FG) die door het college van Burgemeester en Wethouders van Oisterwijk is aangewezen als functionaris gegevensbescherming, ook aan te wijzen als functionaris gegevensbescherming voor de gemeenteraad. Inleiding In 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming ingegaan. De gemeente Oisterwijk werkt sindsdien volgens de nieuwe privacyrichtlijnen. De werkwijze m.b.t. de werkzaamheden van de raad is niet eerder formeel vastgesteld in een protocol. Hier blijkt nu wel behoefte aan te zijn. Het protocol biedt helderheid en kan gebruikt worden om zowel intern als extern de werkwijze te communiceren. In het ‘Protocol publicatie persoonsgegevens raad Oisterwijk 2021' is inzichtelijk gemaakt hoe met privacygevoelige gegevens wordt omgegaan in relatie tot de werkzaamheden van de raad. Argumenten 1.1.

Met dit protocol wordt inzichtelijk gemaakt op welke wijze raad en griffie omgaan met het verwerken van persoonsgegevens

De raad is als zelfstandig bestuursorgaan verantwoordelijk voor verwerkingen van persoonsgegevens. Binnen de processen van de raad, zoals het publiceren van raadsstukken op het openbare raadsinformatiesysteem, worden persoonsgegevens verwerkt. Persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld iemands naam, adres of handtekening. De openbaarheid van bestuur is een essentieel onderdeel van de democratie. Raadsstukken zijn, tenzij geheimhouding is opgelegd, in principe openbaar en worden vaak openbaar gepubliceerd op het raadsinformatiesysteem. Bij de publicatie van deze raadsstukken en andere processen van de raad dient ook altijd rekening te worden gehouden met de privacy van inwoners. Inwoners moeten er op kunnen vertrouwen dat de gemeente zorgvuldig met hun persoonsgegevens omgaat. Daarbij dient een afweging gemaakt te worden tussen enerzijds het belang van openbaarheid en anderzijds de inbreuk op iemands privacy. Met het vaststellen van dit protocol bepaalt de raad de richtlijnen voor de raad en de griffie voor het omgaan met persoonsgegevens.

1

In het protocol wordt onderscheid gemaakt in de volgende categorieën. a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden b. Persoonsgegevens van ambtenaren c. Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten d. Gegevens van personen en vertegenwoordigers van instellingen die tijdens openbare raadsbijeenkomsten gebruik maken van het spreekrecht e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten f. Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad Het protocol is grotendeels in lijn met de huidige werkwijze van de raad en de griffie. 2.1.

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wijst de gemeenteraad een functionaris gegevensbescherming (FG) aan.

Volgens artikel 37 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wijst elk bestuursorgaan een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan. Heeft college heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld voor de gemeente Oisterwijk. Voorgesteld wordt om deze Functionaris Gegevensbescherming ook formeel door de raad te laten aanwijzen. Kanttekeningen Niet van toepassing Samenwerking met Goirle en Hilvarenbeek (GHO) Het ‘protocol publicatie persoonsgegevens raad Oisterwijk 2021' is in GHO-verband opgesteld door de Functionaris Gegevensbescherming in overleg met de griffiers van de drie gemeenten. Het protocol is in Oisterwijk tevens besproken met het managementteam en de bestuursondersteuner. Financiën Niet van toepassing Communicatie Het besluit en het protocol publicatie persoonsgegevens raad gemeente Oisterwijk 2021 worden op de reguliere manier bekend gemaakt. Het protocol wordt tevens openbaar op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad geplaatst. Uitvoering De Functionaris Gegevensbescherming houdt toezicht op de toepassing van de wet en het vastgestelde kader. Intern wordt gezorgd voor heldere processen en het creëren van bewustwording en training van de medewerkers. De inwoners worden onder andere via de website geïnformeerd over hoe wordt omgegaan met hun persoonsgegevens. Bijlagen  Protocol publicatie persoonsgegevens raad Oisterwijk 2021

2

Ter inzage gelegde stukken Niet van toepassing

Oisterwijk 20 september 2021, Het presidium, de griffier,

de burgemeester,

Daniëlle Robijns

Hans Janssen

3

Raadsbesluit Voorstel tot vaststelling van het protocol publicatie persoonsgegevens raad en aanwijzen functionaris gegevensbescherming raad

De raad van de gemeente Oisterwijk, gelezen het voorstel van het presidium d.d. 20 september 2021, afdeling Griffie, raadsvoorstel nr. 21-150;

gelet op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG); besluit : 1. Het protocol publicatie persoonsgegevens raad gemeente Oisterwijk 2021 vast te stellen; 2. De functionaris gegevensbescherming (FG) die door het college van Burgemeester en Wethouders van Oisterwijk is aangewezen als functionaris gegevensbescherming, ook aan te wijzen als functionaris gegevensbescherming voor de gemeenteraad. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Oisterwijk op 14 oktober 2021 de griffier,

de voorzitter,

Daniëlle Robijns

Hans Janssen

4