RV d.d. 30 november 2021 Meerjarenonderhoudsprogramma Openbare Ruimte 2022-2027 Z-21-149735 Oegstgeest

onderwerp zaaknummer portefeuillehouder team opgesteld door datum voorstel datum raad

MeerjarenOnderhoudsprogramma Openbare Ruimte 2022 - 2027 Z/2021/149735 P. Glasbeek Beheer & Onderhoud M. Bekkers / S. Hage 30 November 2021 27 januari 2022

B&W stelt de raad voor het volgende te besluiten: voorstel

De raad voor te stellen: 1. Kennis te nemen van het Meerjarenonderhoudsprogramma 2022 - 2027; 2.De prioriteitsvolgorde van de MJOP investeringsprojecten conform de Projectfaseringslijst vast te stellen; 3. Te besluiten welke projecten uit de Projectenfaseringslijst kunnen worden uitgevoerd en de daarvoor benodigde investeringskredieten per jaarschijf beschikbaar te stellen.

Burgemeester en wethouders van Oegstgeest

b.a.

de secretaris Jeffrey Versluis

de burgemeester Emile Jaensch

*Z027C4D3F6B*

raadsvoorstel

toelichting voorstel inleiding

Het openbaar gebied voldoet op dit moment niet aan de door de raad vastgestelde onderhouds- en beeldkwaliteitscriteria niveau B, sober en doelmatig). In de kaderbrief 2022 – 2025 is, op basis van de doorrekeningen van de opgeleverde beheerplannen, een benodigd bedrag van 29.7 miljoen aangegeven. Het betrof beheerplannen voor 6 van de 10 disciplines (groen, wegen, civiele kunstwerken etc.). Om het openbaar gebied te corrigeren naar de vastgestelde beleidskaders (op termijn de meest economische handelwijze) vergt dit, naast regulier onderhoud, ook groot onderhoud en herinrichting, waarin alle disciplines worden meegenomen. Dit vraagt omvangrijke investeringen van in totaal ca € 59 mln. voor de periode tot en met 2029. Het betreft hier meerdere (ca 40) projecten. De aanpak van de projecten is verdeeld in 3 fasen (zie bijlage 2). Vanuit de beheerplannen, waarin per monodiscipline is aangegeven welke onderhoudsactiviteiten noodzakelijk zijn, is een integrale, multidisciplinaire vertaling gemaakt naar een MeerjarenOnderhoudsprogramma (MJOP). In dit plan zijn alle groot onderhouds-, herinrichtingsen vervangingsmaatregelen opgenomen die nodig zijn voor het duurzaam op kwaliteitsniveau B brengen van de bestaande objecten en voorzieningen in de openbare ruimte. Hier zijn alle disciplines meegenomen.

Het resultaat is een hele en veilige leefomgeving die voldoet aan de vastgestelde kwaliteitsniveaus en functies zoals veiligheid, bereikbaarheid en toegankelijkheid. In het MJOP is voor wat betreft de operationele uitvoerbaarheid van de projecten: - de aanpak multidisciplinair geoptimaliseerd; - rekening gehouden met participatietrajecten daar waar dat van toepassing is; - waar bekend is rekening gehouden met de plannen van kabel- en leidingmaatschappijen, het Hoogheemraadschap en de overige nutsbedrijven; - expliciet is rekening gehouden met de beschikbare en te mobiliseren projectcapaciteit van de afdeling Beheer & Onderhoud; - is een prioriteitsstelling gehanteerd waarbij technische en economische factoren leidend waren en voorts rekening is gehouden met effecten op de omgeving (waaronder verkeer en leefbaarheid). De daaruit resulterende projecten betreffen alle projecten die hoe dan ook te eniger tijd zullen moeten worden uitgevoerd (noodzaak, geen luxe). Accorderen van uitvoering leidt tot overschrijding van tot dusverre als geldende niet te overschrijden financiële grenzen op het gebied van de schuldquote.

Voorts gaan van een verhoogd investeringsprogramma uiteraard effecten uit die van invloed zijn op de houdbaarheid op termijn van structurele dekking van de begroting Dat betekent dat keuzes moeten worden gemaakt en afwegingen dienen plaats te vinden die gelet op de mogelijke gevolgen zijn voorbehouden aan de raad. In de begroting 2022- 2025 is een stelpost opgenomen van € 10 mln. te investeren middelen voor de periode van deze begroting. Dit bedrag is ontoereikend om de projecten uit de projectenlijst uit te voeren. De omvang ervan is een resultante vanuit de inzet de schuldquote van Oegstgeest te maximeren op 130%. Indien geen additionele middelen beschikbaar zouden worden gesteld betekent dit dat uitsluitend een paar lopende projecten als Sluisbrug, Rijnsburgerweg, en Geverstraat kunnen worden uitgevoerd maar zullen projecten die net gestart zijn (voorbereiding) als Kwaakbrug incl. bruggetje Poelgeest, Leebrug, Sportveld 6, vervangen speeltoestellen etc. moeten worden stopgezet en kan van nieuwe projecten überhaupt geen sprake meer zijn.

2

In de projectenlijst zijn de investeringsprojecten gefaseerd opgenomen. Deze fasering is na weging van technische, financiële en operationele factoren tot stand gekomen. Wij stellen de raad voor de fasering van de projecten als voorgesteld te accorderen. Om de afweging te kunnen maken tussen accordering van projecten versus de financiële effecten in termen van schuldquote en structurele dekking van de begroting op termijn, zijn in de projectenlijst per hoofdgroep voor een deel van fase A de deeltotalen opgenomen van de benodigde investeringsbedragen. In de financiële scenario’s zijn de effecten op de schuldquote en begrotingsdekking opgenomen. beoogd effect

Het op veiligheid en kwaliteit brengen en houden van de openbare ruimte conform technische eisen en de vastgestelde beleidskaders (kwaliteitsniveau B, spelen A) en daarmee te voldoen aan de wettelijke zorgplicht.

argumenten

1.1 We moeten voldoen aan het beheerniveau dat de raad heeft vastgesteld. Op 24 september 2015 heeft de raad het kwaliteitsniveau van de openbare ruimte vastgesteld op het basiskwaliteitsniveau. Dit geldt als ondergrens voor alle onderdelen van de openbare ruimte en in heel Oegstgeest. Het basiskwaliteitsniveau laat zich vertalen tot sober en doelmatig oftewel CROW-niveau B en voor spelen op CROW-niveau A. Voor een groot deel van de openbare ruimte voldoen we hieraan, maar inmiddels voor een omvangrijk deel ook niet. 1.2 De voorgestelde aanpak sluit aan bij het vastgestelde beleid (kwaliteitsniveau B) en de wettelijke zorgplicht. Met dit MJOP draagt de gemeente zorg voor een onderhoud (inclusief groot onderhoud en vervanging) dat aansluit bij de het vastgesteld beleid. Wanneer van de fasering wordt afgeweken kan er niet meer voldaan worden aan onderhoudsniveau B (voor minimaal 90% van het areaal) of onderhoudsniveau A voor speelvoorzieningen 1.3 We moeten onveilige situaties voorkomen. Voor de onderdelen groen, civiele kunstwerken en wegen voldoet een deel van de gemeente nu niet aan de kwaliteitseisen (bron: inspecties). Hoewel dit soms visueel niet het geval lijkt, is dit technisch wel te merken. De gemeente is verantwoordelijk om gebruikers van de openbare ruimte de voorzieningen veilig te kunnen laten gebruiken.

In het MJOP zijn de projecten opgenomen die noodzakelijk zijn om aan deze eisen te voldoen. De financiële vertaling hiervan is opgenomen in dit voorstel. 1.4 Om de aanpak van herinrichting, groot onderhoud en vervanging te borgen zijn organisatiekosten meegenomen in de berekening van het werk. De organisatie was niet toegerust om de in het verleden toegekende middelen daadwerkelijk aan te wenden en in te zetten. Dit is voor de toekomst geborgd doordat de organisatiekosten zijn meegenomen in de berekeningen van projecten (op basis van de landelijke benchmark en door aanstelling van gekwalificeerde projectleiders). Zo zorgen we dat naast de benodigde middelen voor de uitvoering ook de vereiste menskracht voor handen is om de aanpak van herinrichting, groot onderhoud en vervanging te borgen. Binnen de organisatie moet, indien de middelen voor het onderhoud door de raad beschikbaar worden gesteld, ingezet worden op project-/programmacoördinatie om te zorgen dat de geplande werken ook daadwerkelijk gerealiseerd worden, de integraliteit gewaarborgd blijft en dat, bij wijzigingen in de planning, bijtijds op alle niveaus wordt gerapporteerd.

2.1 Uw raad neemt een besluit over de beschikbaar te stellen middelen. Uw raad neemt separaat een besluit over de uit te voeren projecten en het beschikbaar stellen van de benodigde middelen voor deze projecten als opgenomen in het MJOP. In de begroting 20222025 is een stelpost voor beheer & onderhoud opgenomen van totaal € 10 mln. 2.2 De doorrekening van de projecten is gedaan op de standaard systematiek kostenramingen projecten openbare ruimte. Alle projecten zijn doorgerekend op basis van de landelijke Standaard Systematiek Kostenraming (SSK) projecten en geven een raming van de kosten van het werk. Wanneer het projectproces wordt doorlopen, wordt de doorrekening van de kosten steeds specifieker en concreter. Bij het definitief ontwerp van een project – alvorens de marktverkenningen plaats gaan vinden – wordt het beste inzicht in de kosten voor het project gegeven. In de geraamde doorrekeningen is een behoorlijke risicomarge opgenomen. Een onzekere factor blijft het aanbestedingsresultaat. De markt trekt aan en materiaalprijzen vertonen een opwaartse trend. 2.3 Bij afwijking van voorgestelde programmering zal reeds gestarte voorbereiding van nieuwe projecten moeten worden gestopt. De in 2021 gemaakte kosten voor reeds gestarte projecten die bij de keuze voor een andere fasering moeten worden stopgezet, worden in de jaarrekening 2021 meegenomen.

In de zomer van 2021 zijn een aantal werkzaamheden, verkenningen gestart voor projecten die in de fasering zijn opgenomen. Bij afwijking van de voorgestelde fasering worden de bedragen van de gemaakte kosten van deze activiteiten en het afsluiten van investeringen wordt, verwerkt in de jaarrekening 2021. 3.1 De keuze voor de voorgestelde fasering is het technisch optimale scenario. Dit scenario is het technisch optimale scenario omdat alle urgente werken (opgehaald uit inspecties) in een periode van 6/7 jaar gerealiseerd worden. Hiermee voert de gemeente al het noodzakelijke onderhoud in de openbare ruimte uit en voldoet daarmee aan richtlijnen en kwaliteitseisen. Uiteraard geven de werkzaamheden ook overlast in de gemeente (afzettingen, omleidingen). Binnen de planning is gelet op het veilig, toegankelijk en voldoende bereikbaar blijven van de gemeente tijdens de uitvoering van deze projecten

kanttekeningen

1.1 Het onderhoud is noodzakelijk – uitstel van aanpak betekent dat onderdelen moeten worden weggehaald, afgesloten dan wel als gevaarlijk worden aangegeven; Zoals bij het aanbieden van de beheerplannen is aangegeven, is de situatie over bijna de gehele linie zorgwekkend te noemen. Dat de kwaliteit afneemt is vaak met het blote oog te zien, hetgeen door inspecties gestaafd wordt. De kosten voor herstel nemen toe naarmate langer wordt gewacht met het herstel van de openbare ruimte. Bij bruggen kunnen deze kosten exponentieel stijgen. Als we hierop geen actie ondernemen is er sprake van kapitaalsvernietiging. In het MJOP zijn alle benodigde onderhoudswerkzaamheden verzameld en vertaald naar integraal aan te pakken projecten om het benodigde onderhoud te verrichten. Wanneer gekozen wordt voor uitstel gaat steeds meer onderhoud plaatsvinden vanuit incidentmanagement. Hierin wordt gewerkt aan het zo lang mogelijk instandhouden van het object/de openbare ruimte op meldingen en/of constateringen in het werk. Op enig moment kan bepaald worden dat het object niet meer in stand te houden is/op is en:

   

wordt het object weggehaald (bijv. speelvoorzieningen, houten bruggen, bomen) zonder terugplaatsing, worden (delen) afgesloten (bijv. bruggen, wegen, speelvoorzieningen), wordt een extra aslastbeperking opgelegd bij bruggen, wordt middels bebording aangegeven dat het object niet volledig veilig is (wegen waar de riolering erg slecht is en er gaten in de weg kunnen vallen, waar het wegdek niet meer veilig is etc.).

1.2 Realisatie van de geplande werkzaamheden is ten dele afhankelijk van de onderhoudsplanningen van de kabels- en leidingbedrijven en beschikbaarheid van de markt/materialen. Bij diverse projecten is de gemeente mede afhankelijk van de inzet van kabel- en leidingbedrijven. In het MJOP zijn ruime doorlooptijden voor de projecten opgenomen. Hierbij is al rekening gehouden met de langere aanvraagtermijnen van deze bedrijven. De planning van werken uit dit MJOP wordt gedeeld met deze bedrijven en wij stemmen onze planningen zo goed als het kan op elkaar af. Evenzo kan het zijn dat er in de huidige markt sprake is van minder beschikbaarheid van materialen en een stijging van de kosten. 2.1 Uitstel in de programmering brengt risico’s met zich mee. Bij uitstel van projecten moet rekening gehouden worden met verschillende risico’s: 1. Technisch operationeel – denk hierbij aan uitvallen takken, bomen die omvallen, gaten en scheuren in de weg, bruggen die niet stabiel meer zijn etc. Het vastgestelde kwaliteitsbeeld kan niet gehandhaafd worden. 2. Financieel – kwaliteitsvernietiging van het beheerareaal. Door achter de feiten aan te blijven lopen wordt het onderhoud steeds duurder. Het object / de locatie die niet wordt vervangen raakt steeds verder in verval. De kosten voor onderhoud over de werken die niet worden uitgevoerd stijgen.

Zoals aangegeven kunnen deze bij bruggen exponentieel stijgen. Belangrijk te weten dat de projectenlijst in de komende jaren nog aangevuld gaat worden vanuit de (twee)jaarlijkse inspecties met nieuwe objecten en gebieden die dan in aanmerking komen voor groot onderhoud of vervanging. 3. Juridisch – het aantal claims zal de komende jaren alleen maar toenemen. Daarbij is de hoop dat het om kleinere schades blijft gaan. 2.2 Afwijking van de programmering/fasering leidt tot extra, hoge, reguliere /serviceonderhoudskosten. De noodzaak voor uitvoering bij eventueel doorschuiven van projecten komt niet te vervallen. De neergaande spiraal die hierbij ontstaat in de onderhoudsstaat van de openbare ruimte maakt, dat het steeds moeilijker wordt het onderhoud van de openbare ruimte op orde te krijgen. In de jaren komt er naast het huidige geïnventariseerde werk, nog extra onderhoud/vervanging bij als gevolg van de einde levensduur van objecten/buurten. Dit staat nog los van de werkzaamheden die in het kader van de warmte- en energietransitie gaan plaatsvinden waarin wij vanuit de openbare ruimte moeten deelnemen om deze te realiseren. Vertraging in de onderhoudsprogrammering heeft tot gevolg dat er gedurende het uitstel meer regulier/serviceonderhoud moet plaatsvinden. Jaarlijks zal tussen de € 450.000 tot € 750.000 aan extra kosten voor wegen, bruggen en groen gemaakt moeten worden.

3.1 De werken in het MJOP leiden tot hogere jaarlasten De financiële consequenties van het op orde brengen van de openbare ruimte zijn fors. Dit leidt tot hogere investeringslasten en benodigde onttrekkingen uit de voorzieningen. Alle aspecten van de beheerplannen zijn uitgewerkt in het MJOP en de financiële consequenties zijn toegelicht en onderbouwd. In dit plan zijn de projecten benoemd om Oegstgeest weer technisch veilig en op het juiste beheerniveau te brengen en te voorkomen dat het alternatief van een onveilige

leefomgeving en verlaagd onderhoudsniveau verder realiteit wordt. We werken hierbij conform de beleidskaders en regels zoals deze door de commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) zijn opgesteld. Na vaststelling van het MJOP worden de financiële gevolgen in de P&Cdocumenten verwerkt. 3.2 In de begroting 2022 - 2025 is een stelpost beheer & onderhoud van €10 miljoen opgenomen In de begroting zijn de benodigde middelen voor het realiseren van de projecten uit het MJOP niet opgenomen in verband met de ontwikkeling van de schuldquote. 3.2 De benodigde investeringen voor de vervangings- en herinrichtingsprojecten hebben gevolgen voor de schuldquote. Zoals in de bijlage aangegeven zijn er meerdere financiële scenario’s uitgewerkt voor projecten die onder fase A vallen. De totale investeringen binnen het MJOP bedragen ca. € 59 miljoen tot 2029, die van fase A bedragen in totaal € 26,9 miljoen. De in de begroting opgenomen stelpost beheer & onderhoud (€ 10 mln.) betekent dat de beschikbare middelen – een vermindering ten opzichte van het investeringsniveau 2021 – niet toereikend zijn om zelfs een aantal van de huidig lopende projecten voort te zetten en moeten deze worden stopgezet (Kwaakbrug/inclusief bruggetje Poelgeest, Leebrug, Eysingabrug, sportveld 6, vervanging speeltoestellen etc.) en de rest van het onderhoudsprogramma kan niet worden uitgevoerd.

Bij dit budget moet de vraag gesteld worden hoe, ook in de jaren na het bereiken van de maximale schuldquote, er middelen gevonden gaan worden voor het beheer van de openbare ruimte. De noodzaak voor realisatie van de projecten die niet worden opgepakt, ca € 48 mln., neemt niet af. Deze onderhoudswerken worden door de jaren steeds, zoals eerder aangegeven, duurder.

financiën

De financiële paragraaf is uitgewerkt in bijlage 3.

duurzaamheid

Duurzaamheid speelt een belangrijke rol bij de planvorming en realisatie van de projecten uit het projectenoverzicht. De gemeentelijke infrastructuur en het groen moeten voldoen aan / ondersteunend zijn aan de duurzaamheidsambities. Aspecten als hemelwaterafvoer, waterberging, CO2-opname, warmtetransitie, hittestress en hergebruik van materialen zijn belangrijk om aan deze ambities bij te dragen. Waar mogelijk letten wij op (technologische) innovaties op het gebied van beheer en onderhoud in de openbare ruimte. Wij gebruiken hierbij de expertise van onze inkoopafdeling op het gebied van maatschappelijke verantwoord inkopen.

participatie

Het MJOP is opgesteld aan de hand van inspectiegegevens en de daaruit voortkomende noodzaak om werkzaamheden uit te laten voeren. Bij het opstellen van het MJOP heeft geen participatie plaatsgevonden. Deze vindt plaats met omwonenden en belanghebbenden bij vervanging van speellocaties/speeltoestellen en bij herinrichtingen. De participanten worden vroeg betrokken in het ontwerpproces. Dit zal, met inachtneming van COVID-maatregelen, fysiek plaatsvinden, maar ook via het platform DoeMee Oegstgeest.

communicatie of vervolg

Na vaststelling van het MJOP zullen de werken worden uitgezet ter voorbereiding van de uitvoering. Tevens zal dan voor de desbetreffende projecten participatie opgestart worden.

publiekssamenvatting

Oegstgeest is een dorp waar het fijn wonen en leven is. Dat willen we graag zo houden. Het college heeft het Meerjarenonderhoudsprogramma (MJOP) vastgesteld en de financiële gevolgen verwerkt in de begroting. Hierin staat waar in de gemeente in de komende jaren onderhoud uitgevoerd moet en gaat worden en welke kosten daarmee gemoeid zijn. Hierbij zorgen we ervoor dat we zoveel mogelijk alle werkzaamheden op elkaar zijn afgestemd zodat de overlast voor de omgeving beperkt wordt.

bijlage(n)

1. MeerjarenOnderhoudsprogramma 2. BIJLAGE 2 – Overzicht projectfasering inclusief factsheets per project 3. BIJLAGE 3 – Financiële paragraaf + onderbouwing

raadsbesluit onderwerp zaaknummer portefeuillehouder team opgesteld door datum voorstel datum besluit

Vaststellen Meerjarenonderhoudsprogramma Z/2021/14973 P. Glasbeek Beheer & Onderhoud M. Bekkers 28 oktober 2021 27 januari 2022

De gemeenteraad van Oegstgeest; gelezen

het voorstel van burgemeester en wethouders van 30 november 2021;

gelet op

De Financiële verordening gemeente Oegstgeest; besluit

1. Kennis te nemen van het Meerjarenonderhoudsprogramma 2022 - 2027; 2. De prioriteitsvolgorde van de MJOP investeringsprojecten conform de Projectfaseringslijst vast te stellen; 3. Welke projecten uit de Projectenfaseringslijst kunnen worden uitgevoerd en besluit de daarvoor benodigde investeringskredieten per jaarschijf beschikbaar te stellen

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van Oegstgeest op 27 januari 2022. de griffier

de voorzitter

Fred Kromhout

Emile Jaensch