RV d.d. 18 januari 2022 Toestemming centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse regio Z-21-148659 Oegstgeest

uult*.

Gemeente

Oegstgeest * tn

- oul

raadsvoorstel

$ onderwerp zaaknummer poÉefeuillehouder team

+ o

Toestemming centrumregeling bedrijfsvoering leidse regio

z/21/148659 /295957 M. Huizing

o

Bestuur, strategie en bedrijfsvoering

N

opgesteld door

B.J.M. Kock

o

datum voorstel

78 januari 2022

N

t7 februari 2O22

*

datum raad

B&W stelt de raad voor het volgende te besluiten: voorstel

Toestemming te verlenen aan het college om de gemeenschappelijke regeling Bedr'rjfsvoering Leidse regio te treffen.

Burgemeester en wethouders van Oegstgeest

l^lN) d-de secretaris

de

Jeffrey Versluis

Emile J

toelichting voorstel inleiding

De colleges van Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude hebben, gehoord de raden, in oktober 2O27het principebesluit genomen om Leiden de bedrijfsvoeringsdíenstverlening te gaan laten verzorgen voor de partnergemeenten. Oegstgeest heeft bij dat besluit een aantal criteria gehanteerdl. Met deze transitie willen partijen niet alleen de samenwerking, maar ook de bedrijfsvoering versterken. Voor het realiseren van de transitie is het nodig dat een centrumregeling wordt opgesteld met daaronder drie dienstverleningsovereenkomsten (DVO's) met de drie partnergemeenten. Daarnaast is aandacht nodig voor de

cultuuraspecten van de nieuwe samenwerking. Na het nemen van dit principebesluit is gestart met de uitwerking. De uitgangspunten díe zijn geformuleerd gedurende het onderzoek vormen hierbij het fundament. Ook wordt er gewerkt aan een implementatieplan waarin op uitvoerend niveau afspraken over de samenwerking worden gemaakt En bij het opbouwen van iets nieuws hoort ook het afscheid nemen van hetgeen er al is, in dit geval het opheffen van de bedrijfsvoeringsorganisatie ServicepuntTl. Het bestuur van ServicepuntTl heeft opdracht gegeven tot het opstellen van een liquidatieplan waarin uiteen wordt gezet wat nodig is om deze organisatie oo zorgvuldige wijze op te heffen.

Met dit voorstel vragen wij u toestemmíng te geven voor het aangaan van de centrumregeling. Omdat de onderliggende dienstverleningsovereenkomst een nadere invulling geeft aan de nieuwe samenwerking leggen wij de dienstverleningsovereenkomst ter kennisname aan u voor. beoogd effect

argumenten

Fiat van de raad, zodat het college kan overgaan tot het treffen van de centrumregeling.

7.7 Met de centrumregeling wordt invulling gegeven aan de redenen om voor een andere vorm van samenwerking te kiezen op het gebied van bedríjfsvoeringsdienstverlening De deelnemers aan ServicepuntTl wilden allen een eenvoudigere sturing, meer ruimte voor flexíbiliieit in de dienstverlening en versterkíng van de kwaliteít. Deze centrumregeling geeft het kadervoor het invullen van deze wensen. Kort samengevat: door de koers in de handen van één

gemeente te leggen, door lumpsumfinanciering en het afdekken van risico's, door te sturen op kwaliteit en door samenwerking te vereenvoudigen kunnen de gestelde doelen behaald worden. Wij worden flexibeler in het afnemen van de dienstverlening en de kosten en sturing daarop worden meer voorspelbaar. ln de volgende argumenten gaan wij híer nader op in.

1.2 lJw road heeft aangegeven voor besluitvorming de uitonderhandelde centrumregelíng en dienstverleningsovereenkomst te will en ontv a ngen

Met dit voorstel geven we u inzicht ln de centrumregeling en DVO. 7.3 Met de overgang naar de centrumregeling per 1 januari 2023 geven we invulling aan de urgentie van verondering, met de tronsitiefase zorgen we voor voldoende tijd voor verandering De behoefte aan verandering is groot. De keuze is gemaakt om op korte termijn de nieuwe

samenwerkingsvorm te realiseren. Er is daarom voor een "as is-overgang" gekozen: de dienstverlening die ServicepuntTl nu uitvoert zal de gemeente Leiden vanat 2023 uitvoeren. Tegelijkertijd moet er een verandering plaatsvinden die zorgvuldig moet worden voorbereid. Dit heeft ti.id nodig. Niet alleen omdat partnergemeenten en de centrumgemeente moeten wennen

1 Kwaliteit, kwetsbaarheid, kosten, invloed op kosten, invloed op kwaliteit en kwetsbaarheid

2

aan andere verhoudingen (we zijn niet allen meer eigenaar, wijziging in governance etc.) en dus anders in onze relatíe en gedrag moeten samenwerken. Maar ook omdat we ons moeten

voorbereiden op het meer en beter sturen op kwaliteit, kosten en flexibiliteit. De transitiefase geeft ons hier de tijd voor, zodal na afloop van de DVO's (per L januari 2025) we goede nieuwe afspraken hebben die invulling geven aan de doelen van de andere vorm van samenwerking.

7.4 De benodigde voorbereidingstijd vraogt om tijdige duidelijkheid over de nieuwe samenwerking Zoals in argument 1.3 al aangegeven moet de verandering zorgvuldig worden vormgegeven. Dit gaat onder meer over het omzetten van contracten, applicaties, aanstellingen etc. Daarnaast is het ook voor medewerkers van ServicepuntTl wenselijk om zo snel mogelijk duidelijkheid te geven over de overgang naar een nieuwe werkgever. Het vastgestelde proces is nu zorgvuldig doorlopen waardoor de tïd rijp is voor besluitvorming.

1.5 Een kwartiermqkersfqse, vanaf besluítvorming tot aan overgang per 7 jonuari 2023, zorgt voor een goede landing

ln deze kwartiermakersfase worden de voorbereidingen getroffen om 1. de samenwerking op basis van de afspraken in de centrumregeling en de DVO in de dagelijkse praktijk verder vorm te geven,

2.Yanaf t juli 2022 alvast ín de geest van de nieuwe samenwerking werken, dat wil zeggen dat we langs de nieuwe overlegstructuren regionaal gaan werken en Leiden ook qua cultuur van (samen)werken de ServicepuntTl-collega's gaat verwelkomen en aansturen, en 3. bereidt Leiden de ontvangst van het nieuwe organisatieonderdeel voor inclusief overgang van personeel. Deze aanpak heeft goed gewerkt bij de overgang van de VRIS/lV-taken naar ServicepuntTl. Het

helpt bij het laten landen van de medewerkers van ServicepuntTl bij hun nieuwe werkgever. Het vergroot daarmee de continuïteít van díenstverlening. Tegel'rjkertijd vraagt het van de deelnemers aan ServicepuntTl steeds een scherpe blik op enerzijds de nog bestaande formele verhoudingen en verantwoordelijkheden {zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling ServicepuntTl} en anderzijds de wijzigíng in de manier van samenwerken.

7.ó Wij hebben als bevoegd bestuursorgoon uw toestemming nodig. Op grond van artikel 7,lid I en lid 2, van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) mogen colleges een gemeenschappelÍk regeling zoals onderhavige centrumregeling treffen onder voorbehoud van toestemming van de gemeenteraad. De toestemmíng kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

7.7 ln de Centrumregeling zijn ofspraken gemaakt en koders vostgelegd die zekerheid geven over de omgang met veronderingen

De Centrumregelíng zien wij als de huwelijkse voorwaarden: in een goede relatie gebruikt men ze niet, maar het is een prettige gedachte dat een en ander goed geregeld is. De Centrumregeling heeft afspraken over uíttreden, wijzigen, geschíllen en kwaliteit. Onze externe adviseur heeft hier ook aandacht voor gevraagd, in lijn met onze eigen standpunten. De afspraken geven ons zekerheid voor flexibiliteit ín de toekomst, terwijl ook de continurteit geborgd is. Zie hiervoor ook bíjlage 5. Toelichting Centrumregeling en DVO.

7.8 Uw wensen en bedenkingen bij het principebesluit zíjn goed verwerkt in de Centrumregeling en in de DVO

Wij verwijzen hierbij allereerst naar bijlagen 1 en ó waarin een uitgebreide toelichting wordt gegeven op de Centrumregeling en de DVO en inzicht wordt gegeven in de wijze van verwerking van uw wensen en bedenkingen. Wij noemen hieronder de belangrijkste punten. Co nti n uït eit v a n di e n stv e rl e ni n g

De Centrumregeling geldt voor onbepaalde tijd, Er zijn in de Centrumregeling afspraken gemaakt over opheffing, wijziging, uittreding en toetreding van de centrumregeling. Voor de centrumgemeente gelden strengere regels om uit te treden of om dienstverlening te wijzigen. Dit

om de continuiteit te waarborgen, en partnergemeenten in staat te stellen om zich voor te bereiden op eventuele wijzigingen. Tegelijkertijd is het mogelijk om voor alle deelnemers dienstverlening aan te passen. Uiteraard zijnhier voorwaarden aan verbonden, zowel qua financiën als termijnen. De afspraken op dit thema geven goede invulling aan zekerheid én flexibiliteit. Financiering De financiering voor standaarddienstverleníng en voor businesspartner in advisering is lumpsum, op basis van de bijdrage die volgt uít de jaarrekening 2O22, nog overeen te komen begrotingswijzigingen, de risicob'rjdrage (zie de volgende alinea) en de meer- en maatwerkafspraken die wij hebben gemaakt. Zowel nadelen als voordelen t.o.v. de lumpsum komen voor rekening van de centrumgemeente. Voordelen worden geïnvesteerd in verbetering van de kwaliteit van de

dienstverlening. Er zijn een aantal open einderegelingen zoals voor opleidingen, bedrijfsartsen en onkosten

bezwaarschriftencommissie zoals deze ook al voor ServicepuntTl gelden. De jaarlijkse bijdrage wordt aangepast aan de hand van loon- en príjsontwikkeling, toename van omvang van dienstverlening, impact van wettelijke verplichtingen en afspraken tussen partijen.

Voor busínesspartner in ontwikkeling geldt dat projecten die onder deze noemer vallen en waaíaan een partnergemeente deelneemt via aparte projectovereenkomsten door de gemeenten worden gefinancierd, m.u.v. bijvoorbeeld applicatiebudgetten en vervangingsbudgetten díe al aan ServicepuntTl zijn overgedragen. Dat geldt nu ook al voor lV-projecten, die in de nieuwe situatie nog steeds via aparte afspraken (en waar nodig) vanuit de gemeentelijke begroting worden gefinancierd. We onderzoekenin 2O22 of er een keuze kan worden gemaakt voor deels vaste financíering van lV-projecten (zoals voor vervangingen of wettelíjke verplichtingen) om ook hier de voorspelbaarheid te vergroten. De opzet van de bijdrage van Oegstgeest aan bedrijfsvoering blijft daarmee hetzelfde, met uitzondering van de risico-opslag (zie hierna). De lumpsum-methode voorkomt de discussies die in

ServicepuntTl-verband regelmatig plaatsvonden over meerkosten en tekorten en wie de drager daarvan moest zijn. Risico-opslag

Onderdeel van de lumpsum is een risico-opslag van2,60/o, díe alle bedrijfsvoeringsrisico's afdekt. Denk hierbij aan kosten voor uitval van personeel, onvoldoende capaciteít om afgesproken dienstverlening uit te voeren en gevolgen van vertragingen van projecten. Uitzonderingen z'rjn grote en niet te voorziene risico's zoals bijvoorbeeld een brand in het Tweelingshuis, of een crisis. Over dergelijke risico's zullen partijen dan met inachtneming van de afspraken in de Centrumregeling en DVO onderling overeenstemming moeten bereiken. De risicoreserve van ServicepuntTl gaat over naar Leiden en wordt verrekend met de risicobijdrage . Zowel nadelen als voordelen ten opzichte van de door de partnergemeente ingebrachte risicobijdrage komen voor rekeníng van de centrumgemeente. Voordelen worden

geïnvesteerd in verbeteríng van de kwaliteit van de díenstverlening. Sturing op kosten en kwaliteit en flexibiliteit

Onderdeel van de DVO is de "Module bedrijfsvoering" met daarin een feitelijke opsomming van de dienstverlening (taken), inclusief kwaliteit en servicenormen die as is overgaan van ServicepuntTl naar Leiden. De centrumregeling biedt ruimte om gedurende maar ook na aíloop van de DVO de dienstverlening bij te stellen. ln de DVO en Centrumregeling zijn afspraken gemaakt over het sturen op de kwaliteit via overlegafspraken maar ook via tussentijdse evaluaties en afspraken over de dienstverlening na de transitiefase. Er is een inspanningsverplichting om tot nieuwe DVO's te komen. Dit geeft voldoende handvatten om in de transitiefase te werken aan betere dienstverlening en het vergroot de flexibiliteit. Onze externe adviseur heeft aangegeven dat in de bij de DVO gevoegde module bedrijfsvoering goede concrete afspraken over kwaliteit, en dat er geen sprake is van open voorwaarden. Samenwerking

ln de DVO en in de Centrumregeling zijn afspraken opgenomen over samenwerking. Het betreft formele afspraken over afstemming tussen alle deelnemers aan de centrumregeling en tussen de centrumgemeente en de individuele partnergemeenten en over escalatie. Ook zijn er afspraken gemaakt over cultuur en omgang met elkaar als samenwerkingspartners. Verder zijn er afspraken over de wijze waarop Leiden de partnergemeenten betreft bij wijzigingen of nieuwe ontwikkelingen. ln het implementatieplan dat nu wordt voorbereid worden de afspraken verder geconcretiseerd, met name op het gebied van accountmanagement en onderlinge afstemming over dienstverlening en kwaliteit.

7.9 De adviezen van onze externe advíseur hebben wij gewogen en meegenomen in de onderhondelingen over de Centrumregeling en de DVO. Samen met Leiderdorp en Zoeterwoude hebben wij als partnergemeenten een externe juridisch adviseur geraadpleegd, advocatenkantoor AKD. Deze specialist heeft ons ínput gegeven voor de

onderhandelingen over de Centrumregeling en de DVO. Deze kritische blík heeft op diverse punten tot aanscherping van afspraken geleid.

7.70 Omdat uw eerdere wensen en bedenkingen bij het principebesluit ook zíjn verwerkt in de DVO is het wenselijk die DVO aan u voor te leggen

De Centrumregeling en de DVO bevatten gezamenlijk het pakket aan afspraken tussen centrumgemeente en partnergemeente. De wensen en bedenkingen zijn deels in de Centrumregeling en deels in de DVO verwerkt. ln die zin is het logisch om u de DVO ter kennisname voor te leggen. Voor de verwerking van de wensen en bedenkingen verw'rjzen wij naar argument 7.7 en de bijlagen 1. lnhoudelijke toelichting op de belangrijkste onderdelen van de centrumregeling en dienstverleningsovereenkomst en ó. Overzicht verwerking wensen en bedenkingen. kanttekeningen

2.7 Sommige ospecten kunnen pos uitgewerkt worden tijdens de transitiefose, in aonloop naar nieuwe DVO's

Afspraken over kwaliteit en dienstverlening staan in de Module bedrijfsvoering die hoort bij de DVO. Hoewel hierin concrete afspraken over de dienstverlening, servícenormen etc staan is het de ambítie van de deelnemers om beter te kunnen sturen op kwaliteít en om meer flexibiliteit te realiseren. Hiervoor worden op basis van ervaringen, evaluaties en wensen in de transitiefase aan nieuwe DVO's gewerkt die hier beter invulling aan geven. Er zijn híerover concrete afspraken en termijnen verwerk in de DVO.

2.2 Er komen mogelíjk wijzigingen in bijdragen oan ServicepuntT 1 in 2022 Uitgangspunt bij het principebesluit van de colleges is dat kosten die al zijn voorzien worden meegenomen in de nieuwe regeling. Begrotingswijzigíngen waartoe het bestuur van ServicepuntTl komend jaar nog besluit, worden daarom verwerkt in de meerjarenraming nadat ze voor zienswijze

zijn voorgelegd aan de gemeenteraden. Concreet zijn er nu twee onderdelen die tot een extra bijdrage kunnen leiden: 1. de deelnemers van ServicepuntTl financieren lV-projecten nu nog ad hoc vanuit de

gemeentelijke begroting. Wij willen toewerken naar een grotere voorspelbaarheid van lVinvesteringskosten. Hiertoe wordt nu een projectportfolio opgesteld dat meerjarig inzícht geeft in vervanging van applicaties, ontwikkelingen als gevolg van wettelijke verplichtíngen en - door een of meer deelnemers - gewenste innovaties. Voor lV-projecten waaraan wij moeten en/of willen deelnemen kan de bijdrage nog wijzigen. 2. Er is voor een aantal activiteiten binnen ServicepuntTl te weinig budget. Het betreft met name voor de financiële administratie en de activiteiten ten behoeve van de jaarrekeningcontroles. De exacte omvang van het knelpunt wordt in kaart gebracht, evenals mogelijke oplossingen en dekking. Het betreft activiteiten waarvoor in de deelnemers voor bij de voorjaarsnota 2O27 voor de jaren 2027 en 2022 extra budget hebben vrijgemaakt, maar die ookin 2O23 nog om extra bijdragen vragen. Íinanciën

Onze begrotingsbijdrage over 2O22is € 4,49 miljoen. De lumpsum vanaf 2O23 bedraagÍ € 4,5t miljoen, exclusief de onder het kopje financiering genoemde maatstaven voor verhoging van de bijdrage. Deze maatstaven zijn ook van toepassing indien wij ServicepuntTl zouden voortzetten Dít is inclusief de netto risicob'rjdrage van € 105.000 zoals genoemd in argument 1.4. De transitiekosten worden geraamd op € 1,15 miljoen euro. De kosten houden verband met overgang personeel, applicaties, contracten, infrastructuur en projectleiding voor líquídatie van ServicepuntTl en voor projectleíding voor implementatie van ServicepuntTl in LeÍden.

De kosten worden gedekt uit het verwachtte jaarrekeningresultaat van ServicepuntTl, een bijdrage van € 500.000 van de gemeente Leiden en bijdragen van Leiderdorp (€ 2ó.000), Oegstgeest (€ 21.000) en Zoeterwoude (€ 9.000). De bijdrage van Oegstgeest zullen wij verwerken in de Voorjaarsnota.

duurzaamheid

particípatie

communicatie of vervolg

Dit besluit kent geen duurzaamheidsaspecten.

Er is bíj dit bedrijfsvoeringsonderwerp geen participatie toegepast.

Na uw besluit en dat van de overige gemeenten zullen de colleges een definitief besluit nemen over het treffen van de centrumregeling, over de DVO's en over het opheffen van ServicepuntTl De gemeentelijke organisaties worden uiteraard geïnformeerd . Ook zal een persbericht worden

verspreid. publiekssamenvatting

De gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude werken samen op het gebied van bedrdfsvoering binnen de organisatie ServicepuntTt.De gemeenten hebben besloten dat zij de

bedrijfsvoeringstaken van ServicepuntTlper l januari willen laten uitvoeren door de gemeente Leiden. Met dit voorstel vraagt het college van de gemeente Oegstgeest toestemming aan de raad om die stap daadwerkelijk te gaan zetten.

roÀo*t

Gemeente$ryoegstgeest * n o u \ï

raadsbesluit onderwerp zaaknummer portefeuillehouder team

Toestemming centrumregeling bedrijfsvoering leidse regio

{

zl2t/148659/295957

L)

M. Huizing

o

Bestuur, strategie en bedrijfsvoering

N

opgesteld door

B.J.M. Kock

o

datum voorstel

TSianuari 2022 t7 februari 2022

N

datum besluit

*

De gemeenteraad van Oegstgeest; eelezen

I het voorstel van burgemeester en wethouders van 18 janua ri 2022;

gelet op

I ae Wet gemeenschappelijke regelingen en de Gemeentewet;

besluit

Toestemrning te verlenen aan het college om de gemeenschappeldke regeling Bedrijfsvoering Leídse regio te treffen;

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van Oegstgeest op !7 tebruari 2022. de griffier

de voorzitter

Fred Kromhout

Emile Jaensch

bijlage(nl

7. lnhoudelijke toelichting op de belangr'ljkste onderdelen van de centrumregeling en d ienstverleningsovereenkomst

2. Concept centrumregeling inclusief toelichting 3. Concept dienstverleningsovereenkomst 4. Module dienstverlening 5. Memo aanbestedingsrecht 6. Raadsbesluit wensen en bedenkingen 7, Overzicht verwerking wensen en bedenkingen 8. Adviezen externe adviseur