RV d.d. 16 februari 2021 Verbetering van de P&C cyclus Z-21-141070 Oegstgeest

*Z02460264 61*

raadsvoorstel onderwerp zaaknummer portefeuillehouder team opgesteld door datum voorstel datum raad

Verbetering van de P&C-cyclus Z/21/141070/278554 M. Huizing Bestuur, strategie en bedrijfsvoering R. de Visser 16 februari 2021 25 maart 2021

B&W stelt de raad voor het volgende te besluiten: voorstel

Voor de Planning- en controlcyclus vanaf 2021 de volgende uitgangspunten te hanteren: 1. De Perspectiefnota ter vaststelling door de raad te laten vervallen en deze te vervangen door de Kaderbrief ter kennisgeving; 2. Voor het zomerreces van de raad de Voorjaarsnota vast te stellen waarin de voortgang van het lopende jaar is opgenomen tot en met maart; 3. Na het zomerreces van de raad de Najaarsnota vast te stellen waarin de voortgang van het lopende jaar is opgenomen tot en met augustus; 4. De P&C-kalender zoals opgenomen in bijlage 1 als uitgangspunt te nemen voor de planningen controlcyclus 2021.

Burgemeester en wethouders van Oegstgeest

de secretaris J. Versluis

de burgemeester E.R. Jaensch

toelichting voorstel inleiding

In Oegstgeest bestaat een brede wens om beter in control te komen. Een organisatie ‘in control’ levert op het juiste moment betrouwbare en relevante informatie die nodig is om de doelstellingen van de organisatie te realiseren. Op basis van deze informatie kunnen eventueel besluiten tot bijsturing genomen worden. Concreet betekent dit voor de P&C-producten van Oegstgeest: -

-

P&C-product is actueel; Het bevat juiste en relevante informatie; Het P&C-product draagt bij aan de sturing; Financiële processen en kaders zijn beschreven en actueel.

Om dit te bereiken is er een plan opgesteld voor verbetering van de planning- en controlcyclus. In de verslaglegging aan de raad zal een aantal zaken veranderen. Deze veranderingen zijn erop gericht de raad van betere en tijdiger informatie voorzien. De raad kan daardoor zijn kaderstellende en controlerende rol beter invullen. Deze veranderingen zijn besproken met de commissie Audit op 26 januari 2021. Met dit voorstel wordt beoogd om steun te krijgen van de raad voor de wijzigingen. De beoogde verbeteringen in de P&C-cyclus vragen aanpassing van de financiële verordening. De gewijzigde verordening wordt tegelijk met de voorjaarsnota, kadernota en jaarrekening aan uw raad aangeboden.

beoogd effect

Door invoering van deze verbeteringen komt Oegstgeest beter in control en kan de raad zijn kaderstellende en controlerende taken beter uitoefenen.

argumenten

1.1 Met een kaderbrief is de raad beter in staat de sturen bij het vaststellen van de begroting De perspectiefnota komt te vervallen en wordt vervangen door een kaderbrief vóór de zomer. De kaderbrief krijgt een globaler karakter dan de perspectiefnota. In de kaderbrief komen de grote lijnen van de financiële ontwikkelingen aan bod en worden keuzes voorgelegd voor nieuw beleid en de richting waarin eventuele bezuinigingen gevonden kunnen worden. In tegenstelling tot de perspectiefnota stelt de raad de kaderbrief niet vast. Daardoor is de raad bij de begrotingsbehandeling beter in staat om te reageren op actuele ontwikkelingen en om prioriteiten aan te geven. Gezien het tijdstip van opstellen van de kaderbrief (april/ en begin mei) ontbreken nog de uitkomsten van de Meicirculaire van het gemeentefonds. Deze cijfers worden nagezonden in een aparte raadsmededeling en kunnen vervolgens betrokken worden bij de raadsbehandeling van de kaderbrief. 1.2 Met een voorjaarsnota en een najaarsnota is de raad beter in staat om tijdig bij te sturen op beleid en budget De huidige voortgangsrapportage loopt over de periode tot 1 mei, wordt voor de zomer opgesteld en wordt pas (vanwege het zomerreces) in september in de raad behandeld. De raad kan met dit middel niet tijdig bijsturen.

De voortgangsrapportage wordt daarom vervangen door een voorjaarsnota, met daarin een meer beleidsmatige verantwoording en niet alleen een overzicht van financiële afwijkingen. De voorjaarsnota wordt in juli vastgesteld en loopt tot en met maart. De voorjaarsnota krijgt het karakter van een stoplichtrapportage. Gerapporteerd wordt op afwijkingen per beleidsthema op de onderdelen budget, planning en beleidsuitvoering. De begrotingswijziging blijft gehandhaafd omdat dit noodzakelijk is voor de rechtmatigheid van de uitgaven gedurende het jaar.

2

Er komt een najaarsnota als tweede voortgangsrapportage, met een inhoudelijke en financiële verantwoording én met een begrotingswijziging. Ook de najaarsnota is vormgegeven als stoplichtrapportage op afwijkingen per beleidsterrein. Voor het beoordelen van de afwijkingen is een aantal normen opgesteld zoals verwoord in onderstaande tabel.

Op dit moment zijn de voortgangsrapportages vooral gericht op het signaleren van financiële afwijkingen en het doen van correcties. Vanaf 2021 zal steeds meer de verbinding gelegd gaan worden met verantwoording op beleid. Deze twee sporen (budget- en beleidsverantwoording) kunnen niet los van elkaar gezien worden. Daarom is het ook logisch om ze in de P&C-cyclus samen te brengen. 1.3 De najaarsnota zal de decemberwijzing op termijn kunnen vervangen Op termijn zal de najaarsnota de decemberwijziging gaan vervangen, die de afgelopen jaren een omvangrijk karakter gekregen heeft. De decemberwijziging blijft dan alleen bestaan als terugvaloptie, als er belangrijke aanpassingen in de budgetten moeten plaatsvinden in verband met de rechtmatigheid. Het streven is er op gericht om de decemberwijziging binnen twee jaar overbodig te maken. 1.4 De P&C-producten zullen meer in samenhang behandeld worden in de raad. Om uw raad in staat te stellen integraal overzicht te krijgen van de financiële stand van zaken komen de kaderbrief, voorjaarsnota en jaarrekening tegelijk in de raad in voor de zomer op één financiële avond (of dag). Uw raad heeft dan inzicht in verleden (jaarrekening), heden (voortgangsrapportage) en toekomst (kaderbrief) en kunt de effecten van deze P&C-producten in samenhang zien.

Voor de najaarsnota en de begroting geldt hetzelfde: de najaarsnota komt dan aan bod bij de begrotingsraad. Wat dat betekent aan verandering in de planning van de raadsbehandeling van de P&C-stukken is opgenomen in de bijlage. 1.5 Goede aansluiting tussen budgetgesprekken en P&C-producten is noodzakelijk We willen uiteraard dat de P&C-producten met actuele en relevante informatie gevuld zijn. Daarom laten wij de maandelijkse budgetgesprekken van de teams goed aansluiten op de planning van deze P&C-producten. Hierbij zitten niet alleen budgethouders en financieel adviseurs aan tafel, ook nemen de budgetbeheerders aan deze gesprekken deel. Financieel in control zijn is immers een verantwoordelijkheid van alle betrokkenen.

1.6 De informatie in de begroting en jaarrekening wordt beter toegankelijk De informatie in de begroting en de jaarrekening kan beter toegankelijk zijn. Daarom werken we aan verbeteringen op de volgende punten: - Teksten meer to the point; - Duidelijker relatie tussen doelen en inspanningen en de doelen duidelijker formuleren. De indeling van de jaarrekening volgt die van de begroting. De wijzigingen van de begroting gelden dus ook voor de jaarrekening.

kanttekeningen

financiën

De P&C-kalender is gereed tot en met behandeling van de kadernota, voorjaarsnota en jaarrekening op 1 juli in uw raad. Voor begroting en najaarsnota zijn alleen de momenten van bestuurlijke besluitvorming vastgelegd. De meer gedetailleerde invulling van deze processen volgt vóór de zomer.

Het besluit heeft geen financiële effecten.

duurzaamheid

Het besluit kent geen duurzaamheidsaspecten.

communicatie of vervolg

De betrokken medewerkers van de gemeente worden geïnformeerd over de wijzigingen.

publiekssamenvatting

De gemeente Oegstgeest wil de informatie over de gemeentefinanciën verbeteren. Daarom komen er vanaf 2021 wat veranderingen in de stukken die de raad krijgt. De raad kan dan met betere informatie een besluit nemen. Wat de gemeente voor plannen heeft en wat die kosten wordt makkelijker te begrijpen. De gemeente gaat bijvoorbeeld twee keer per jaar met de kleuren van stoplichten aangeven wat er goed gaat en wat er beter kan. Deze stoplichten komen in de voorjaarsnota en de najaarsnota. De voor- en najaarsnota zijn in 2021 nieuw voor de gemeente Oegstgeest .

bijlage(n)

Bijlage 1

Planning- en controlkalender 2021

*Z024602646 1*

raadsbesluit onderwerp zaaknummer portefeuillehouder team opgesteld door datum voorstel datum besluit

Verbetering van de P&C-cyclus Z/21/141070/278554 M. Huizing Bestuur, strategie en bedrijfsvoering R. de Visser 16 februari 2021 25 maart 2021

De gemeenteraad van Oegstgeest; gelezen

het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 februari 2021;

gelet op

De financiële verordening 2020 Oegstgeest;

besluit

Voor de Planning- en controlcyclus vanaf 2021 de volgende uitgangspunten te hanteren: 1. De Perspectiefnota ter vaststelling door de raad te laten vervallen en deze te vervangen door de Kaderbrief ter kennisgeving; 2. Voor het zomerreces van de raad de Voorjaarsnota vast te stellen waarin de voortgang van het lopende jaar is opgenomen tot en met maart; 3. Na het zomerreces van de raad de Najaarsnota vast te stellen waarin de voortgang van het lopende jaar is opgenomen tot en met augustus; 4. De P&C-kalender zoals opgenomen in bijlage 1 als uitgangspunt te nemen voor de planningen controlcyclus 2021.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van Oegstgeest op 25 maart 2021. de griffier

de voorzitter

F. Kromhout

E.R. Jaensch