RV d.d. 13 juli 2021 Wensen en bedenkingen principebesluit wijziging structuur samenwerking bedrijfsvoering Leidse regio Z-20-136320 Oegstgeest
Tekst van het document
Gemee nte;floegstseest raadsvoorstel onderwerp
Wensen en bedenkingen principebesluit wijziging structuur samenwerking bedrijfsvoering leidse
-- o* \ E
m
regio zaaknummer porteÍeuillehouder team
z/20/136320/285482
O
M. Huizing Bestuur, strategie en bedrijfsvoering
tn
s
-
N
opgesteld door
B.J.M. Kock
datum voorstel
13 juli 2O2t
N
23 september 2027
*
datum raad
B&W stelt de raad voor het volgende te besluiten: voorstel
De volgende wensen en bedenkingen te uiten ten aanzien van het voorgenomen principebesluit van het college van de gemeente Oegstgeest om de gezamenlijke bedrijfsvoering van de Leidse regio, die nu is ondergebracht bij de bedrijfsvoeringsorganísatie ServicepuntTl, onder te brengen bij de gemeente Leiden, waarbij de gemeente Leiden bedrijfsvoeringsdiensten gaat leveren aan de gemeenten Zoeterwoude, Oegstgeest en Leiderdorp en aan de eigen organisatie. De raad van de gemeente Oegstgeest:
1. Ziet de noodzaak van samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering; 2. Ziet de gemeenten in de Leidse regio als logische partners om die samenwerking mee te organiseren;
3. Realiseert zich dat er alternatieven zijn voor het organiseren voor van de bedrijfsvoering, maar ziet vanuit het oogpunt van continuiteit dat voorzetting van de relatie met de ServicepuntTl-partners in ieder geval op dit moment wenselijk is;
4. Ziet in de analyse in de rapportage voldoende aanknopingspunten voor het vertrouwen dat het onderbrengen van de bedrijfsvoering bij de gemeente Leiden tot meer kwaliteit, minder kwetsbaarheid, meer flexibiliteit en lagere meerkosten leidt; 5. Ziet kansen in het benutten van de strategische bedrijfsvoeríngsagenda van de gemeente Leiden;
6. ls van mening dat om dat vertrouwen voldoende te stutten aanvullende afspraken of voorwaarden nodig zin om een definitief besluit te nemen over het samenwerkingsmodel;
7. Geeft het college de volgende wensen en bedenkingen mee ten behoeve van het
principebesluit om de gezamenlijke bedrijfsvoering van de Leidse regio, díe nu is ondergebracht bij de bedrijfsvoeringsorganisatie ServicepuntTT, onder te brengen bij de gemeente Leiden, en als voorwaarden ten behoeve van het definitieve besluit:
a. De nadrukkelijke wens uit te spreken de colleges van de deelnemers aan Servícepunt71 als bevoegde bestuursorganen in het kader van de Wet gemeenschappelijke regelingen voor zowel opheffen als oprichten van een bedrijfsvoeringsorganisatie opdrachtgever te laten zijn voor de volgende fase van
dit traject;
b. Een onafhankelijk begeleider aan te stellen ten behoeve van de voorbereidingsfase;
c. Afspraken met de centrumgemeente en partners te maken die tot doel hebben om
de bedrijfsvoeringstaken kostenneutraal over te dragen;
d. Afspraken te maken over de wijze waarop vanuit de centrumgemeente en de e.
f. g.
h.
i.
deelnemers gestuurd kan worden op dienstverlening, kwaliteit en kosten daarvan en op de goede relatie; Afspraken te maken op welke wijze de kwaliteit, kosten en omvang van
dienstverlening kunnen worden gemeten; Afspraken te maken over tussenevaluaties; Afspraken te maken over de reikwijdte, hoogte en verdeling van de transitiekosten van het onderbrengen van de bedrijfsvoeringstaken bij de gemeente Leiden, rekening houdend met de verdeelsleutel van ServicepuntTl en de (financiële) voordelen die gemeenten behalen; Afspraken te maken over de waardering van de risico's die de centrumgemeente neemt en bijbehorende risico-opslag; Afspraken te maken over incidentele maar met name structurele voordelen die behaald worden door het onderbrengen van de bedrdfsvoering bij de gemeente Leiden, zoals herinvesteren in bedrijfsvoering, gebruiken als risico-dekking, terugvloeien naar de deelnemers. Te denken valt aan voordelen uit het schrappen van de aparte P&C-cyclus van ServicepuntTl, synergievoordelen tussen het combineren van de bedrijfsvoeringstaken van de Concernstaf van de gemeente Leiden en van ServicepuntTl en vereenvoudiging van processen;
j. Afspraken te maken over (de noodzaak van) het inbrengen van alle activa en k.
reserves van ServicepuntTl in de nieuwe samenwerking. De raad gedurende de voorbereídingsfase en transitiefase te ínformeren over de voortgang, in ieder geval voorafgaand aan de start van het besluitvormingstraject
over het definitieve besluit;
Burgemeester en wethouders van Oegstgeest
IJL de secretaris
de burgemeester
Jeffrey Versluis
Emile Jaensch
toelichting voorstel inleiding
Wij hebben u in december 2O2O geïnformeerd over het onderzoek van het bestuur van ServicepuntTl naar de samenwerkingsvorm voor de regionale bedrijfsvoering. We gaven toen aan dit onderzoek als college te steunen omdat we deze samenwerking graag verder versterken, hoewel wij ook graag een tweede scenario onderzocht wilden hebben. Aanleiding voor de wens om de samenwerking te veranderen waren uiteenlopende behoeften van de deelnemende gemeenten, sturingsproblemen en toenemende verwevenheid van bedrijfsvoering met beleidsprocessen.
Het bestuur van ServicepuntTl heeft het onderzoek afgerond. Wij vragen u om op basis van het onderzoeksrapport en het advies van het bestuur van ServicepuntTl over de resultaten van het onderzoek uw wensen en bedenkingen kenbaar te maken over ons voorgenomen principebesluit om de gezamenlijke bedrijfsvoering van de Leidse regío, die nu is ondergebracht bij de bedrijfsvoeringsorganisatie ServicepuntTT, onder te brengen b'rj de gemeente Leiden, waarbij de gemeente Leiden bedrijfsvoeringsdiensten gaat leveren aan de gemeenten Zoeterwoude, Oegstgeest en Leiderdorp en aan de eigen organisatie. beoogd effect
De raad ín de gelegenheid stellen wensen en bedenkingen te uiten ten aanzien van het voorgenomen principebesluit om de gezamenl'rjke bedrijfsvoering van de Leidse regio, die nu is ondergebracht bij de bedrijfsvoeringsorganisatie Servícepunt71, onder te brengen bij de gemeente Leiden, waarbij de gemeente Leiden bedr'rjfsvoeringsdiensten gaat leveren aan de gemeenten Zoeterwoude, Oegstgeest en Leiderdorp en aan de eígen organisatie.
argumenten
7.7 Het is wenselijk om voorof gaand oon de voorbereiding van definitieve besluitvorming uw raod te horen over de toekomst van de gezamenlíjke bedrijfsvoering in de Leidse regio De raad moet op grond van artikel 1jo artikel 9, eerste lid, van de Wet gemeenschappelijke
regelingen toestemming geven voor het opheffen en het treffen van een gemeenschappel'ljke regeling door het college. De raad mag alleen toestemming onthouden vanwege strijd met 1. het recht of 2. het algemeen belang. Hoewel opheffing en treffen op dit moment nog niet aan de orde is achten wij het wenselijk om uw raad alvast wensen en bedenkingen kenbaar te laten maken. Wij passen hierbij de procedure van artikel 769,vierde lid, van de Gemeentewet toe.
Met uw wensen en bedenkíngen geeft u uw ínbreng mee aan de besluitvorming van het college, en daarmee aan het bestuur over de toekomst van de bedrijfsvoering. 1.2 Wij hebben de concept wensen en bedenkingen voor uw raad gebaseerd op de informatie uit het rapport, onze eerdere stondpunten en de criteria die het college en de raad voor samenwerkíng hanteren Sinds het najaar van 2020 hebben wij al enkele keren met u gesproken over het
Samenwerkingsmodel. Met twee moties heeft u richiing gegeven aan het gesprek over het samenwerkingsmodel en criteria voor het onderzoeken van scenarío's. Het regionale rapport over het samenwerkingsmodel naar scenario ó (bedríjfsvoering onderbrengen bij de gemeenten Leiden) is opgeleverd. Ook hebben wij een eigen onderzoek naar samenwerking uitgevoerd, waarvan u de resultaten tegelijk met dit raadsvoorstel in een geheim rapport ontvangt, begeleidt door een raadsmededeling. Al deze informatie is de basis voor de bijgevoegde concept wensen en bedenkingen die u naar bevinden kunt aanpassen.
1.3 ln bijlage 4 Beoordelingsdocument geven wij u ons beeld van de uitkomsten van het onderzoeksrapport en toetsen wij de uitkomsten aan de criteria die Oegstgeest hanteert voor samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering
Het Onderzoeksrapport is een lijvlg document. Wíj hebben ons beeld bij de uitkomsten vastgelegd
4 *)
in een eigen Beoordelingsdocument. Zo heeft u niet alleen de resultaten van het ondeÍzoek tot uw beschikking maar ook het standpunt dat het college over die resultaten inneemt. Daarnaast geven wij u inzicht in de uitkomsten van een toetsing aan de criteria die het college en de raad hanteren.
7.4 Toetsend oan de criteria voor somenwerking is het onderzochte scenario een reële mogelijkheid voor het organiseren van de bedrijfsvoering De criteria die wij als college hanteren zijn
1. Kwaliteit; 2. Kwetsbaarheid; 3. Kosten; 4. lnvloed op kwaliteit; 5. lnvloed op kosten; en 6. flexibiliteit. Deze komen inhoudelijk overeen met de criteria die u al raad in de motie van 29 oktober 2020 heeft neergelegd. ln het beoordelingsdocument dat is bijgevoegd komt een toets aan de criteria aan bod.
7.5 Met deze concept wensen en bedenkingen geeft u ons voor het vervolgtraject kaders mee die ons inziens recht aan de context en aan de belangen van Oegstgeest
Eerder hebben wij aangegeven dat samenwerken op het gebied van bedrijfsvoering nuttig en noodzakelijk is. Vanuít het hanteren van de criteria zijn wij van mening dat onderbrengen van de bedrijfsvoering bij de gemeente Leiden wenselijk is. Met de concept wensen en bedenkingen willen
wij het volgende duidelijk maken: 1. Wat het standpunt is van de gemeente Oegstgeest ten aanzien van het onderbrengen van de bedrijfsvoering bij de gemeente Leiden;
2. Aan welke aspecten de gemeente Oegstgeest belang hecht ín de periode van voorbereiding definitief besluÍt en implementatie; 3. Welke criteria de gemeente Oegstgeest hanteert voor het nemen van het definitieve besluit over het onderbrengen van de bedrijfsvoering bij de gemeente Leiden.
1.ó De wensen en bedenkingen en de beoordeling von de onderzoeksrapportoge vormen de basis voor een visie op sturing op bedrijfsvoering Onderdeel van de motie "sturen op geharmoniseerde samenwerking" d.d. 29 oktober 2020 was het ontwikkelingen van een visie op het sturen op bedrijfsvoering en harmonisatie. Met de uitgangspunten uit de wensen en bedenkingen en onze beoordelíng van de onderzoeksrapportage hebben we input om die visie vorm te geven. Die visie wordt neergelegd in de afspraken die wij maken met onze partners in het níeuwe samenwerkingsmodel. kanttekeningen
1,7 ln de voorbereidingsfase tussenprincipebesluit en definitieve besluitvorming moet meer duidelijkheid komen over exacte voorvvoarden rondom de samenwerking De exacte (financíële) voorwaarden voor samenwerking zijn nu nog niet bekend. Deze zijn wel van belang om een definitíef besluit te kunnen nemen over de toekomst van de bedrijfsvoering; hoe
worden transitiekosten verdeeld, wat betalen we voor de díenstverlening, hoe organiseren we de samenwerkíng, onder welke voorwaarden kunnen we stoppen met het afnemen van diensten, hoe zit het met risicoverdeling etc.? Tot het einde van 2027 zullen we hier samen met de servicepuntTl-gemeenten overeenstemming over moeten bereiken. financíën
Dit besluit heeft op zichzelÍ geen fínanciële consequenties. Het voorstel is om de bedrijfsvoering 'as is' over te dragen van ServicepuntTT aan de gemeente Leiden, inclusief het bestaand budget. Er kunnen gezamenlijke transitiekosten ontstaan, en transitiekosten voor Oegstgeest zelf . Deze zijn nu nog niet zeker.
duurzaamheid
participatie
communicatie of vervolg
Dit besluit kent geen duurzaamheidsaspecten.
Dit besluit kent geen participatie-aspecten
Wij zullen in september een bijeenkomst organiseren voor uw raad om het rapport en proces te kunnen bespreken. Na het principebesluit wordt er gestart met voorbereiding van onderbrengen van bedrijfsvoering bij de gemeente Leiden. Er volgt een definitief besluit waarin wordt besloten ServicepuntTl op te heffen en een nieuwe samenwerking te starten middels en centrumregeling op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Voor beide besluiten is uw instemming nodig (zie ook argument 7.7).
publieks-
Persbericht volgt.
samenvatting
bijlage(n)
t. Motie 1, 29 oktober 2020, onderzoek samenwerking ServicepuntTl 2. Motie 2, 29 oktober 2020, sturen op geharmoniseerde samenwerking 3. Raadsmededeling d.d. 1 december 2020 4. Beoordelingsdocument 5. Onderzoeksrapport 6. Voorgenomen principebesluit college Oegstgeest
Gemeen
rc#t Oegstgeest * d)
raadsbesluit onderwerp
o
Wensen en bedenkingen principebesluit wijziging structuur samenwerking bedrijfsvoering leidse regio
zaaknummer
poÉefeuillehouder team
$ 6 ê (J
zl20/736320/285482
ll1
- s
M. Huizing Bestuur, strategie en bedrijfsvoering
N
opgesteld door
B.J.M. Kock
o
datum voorstel
13 juti2O2I 23 september 2027
N
datum besluit
*
De gemeenteraad van Oegstgeest; gelezen
I het voorstel van burgemeester en wethouders van 73
geletop
Oe wet gemeenschappelijke regelingen; I I de Gemeentewet;
besluit
juli 2O27;
De volgende wensen en bedenkingen te uiten ten aanzien van het voorgenomen principebesluit van het college van de gemeente Oegstgeest om de gezamenlijke bedrijfsvoering van de Leidse regio, die nu is ondergebracht bij de bedrijfsvoeringsorganisatie ServicepuntTl, onder te brengen bij de gemeente Leiden, waarbij de gemeente Leiden bedrijfsvoeringsdiensten gaat leveren aan de
gemeenten Zoeterwoude, Oegstgeest en Leiderdorp en aan de eigen organisatie. De raad van de gemeente Oegstgeest:
7. Ziet de noodzaak van samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering; 2. Ziet de gemeenten in de Leidse regio als logische partners om die samenwerking mee te organiseren; 3. Realiseert zich dat er alternatieven zijn voor het organiseren voor van de bedrijfsvoering, maar ziet vanuit het oogpunt van continuïteit dat voorzetting van de relatie met de ServicepuntTl-partners in ieder geval op dit moment wenselijk is; 4. Ziet in de analyse in de rapportage voldoende aanknopingspunten voor het vertrouwen dat het onderbrengen van de bedrijfsvoering bij de gemeente Leiden tot meer kwaliteit, minder kwetsbaarheid, meer flexibiliteit en lagere meerkosten leidt; 5. Ziet kansen in het benutten van de strategische bedrijfsvoeringsagenda van de gemeente Leiden;
6. ls van mening dat om dat vertrouwen voldoende te stutten aanvullende afspraken of voorwaarden nodig zin om een definitief besluit te nemen over het samenwerkingsmodel;
7. Geeft het college de volgende wensen en bedenkingen mee ten behoeve van het principebesluit om de gezamenlijke bedrijfsvoering van de Leidse regio, die nu is ondergebracht bij de bedrijfsvoeringsorganisatie Servicepunt77, onder te brengen bij de gemeente Leiden, en als voorwaarden ten behoeve van het definitieve besluit: a. De nadrukkelijke wens uit te spreken de colleges van de deelnemers aan ServicepuntTl als bevoegde bestuursorganen in het kader van de Wet
gemeenschappelijke regelingen voor zowel opheffen als oprichten van een bedrijfsvoeringsorganisatie opdrachtgever te laten zijn voor de volgende fase van dit traject; b. Een onafhankelijk begeleider aan te stellen ten behoeve van de voorbereidingsfase; c. Afspraken met de centrumgemeente en partners te maken die tot doel hebben om de bedrijfsvoeringstaken kostenneutraal over te dragen; d. Afspraken te maken over de wijze waarop vanuit de centrumgemeente en de deelnemers gestuurd kan worden op dienstverlening, kwaliteit en kosten daarvan en op de goede relatie; e. Afspraken te maken op welke wijze de kwaliteit, kosten en omvang van dienstverlening kunnen worden gemeten; f. Afspraken te maken over tussenevaluaties; C. Afspraken te maken over de reikwijdte, hoogte en verdeling van de transitiekosten van het onderbrengen van de bedrijfsvoeringstaken bij de gemeente Leiden, rekening houdend met de verdeelsleutel van ServicepuntTl en de (financiële) voordelen die gemeenten behalen; h. Afspraken te maken over de waardering van de risico's die de centrumgemeente neemt en bijbehorende risico-opslag; i. Afspraken te maken over incidentele maar met name structurele voordelen die behaald worden door het onderbrengen van de bedrijfsvoering bij de gemeente Leiden, zoals herinvesteren in bedr'rjfsvoering, gebruiken als risico-dekking, terugvloeien naar de deelnemers.
Te denken valt aan voordelen uit het schrappen van de aparte P&C-cyclus van ServicepuntT1', synergievoordelen tussen het combineren van de bedr'rjfsvoeringstaken van de Concernstaf van de gemeente Leiden en van ServicepuntTl en vereenvoudiging van processen; j. Afspraken te maken over (de noodzaak van) het inbrengen van alle activa en reserves van ServicepuntTl in de nieuwe samenwerking. k. De raad gedurende de voorbereidingsfase en transitiefase te informeren over de voortgang, in ieder geval voorafgaand aan de start van het besluitvormingstraject over het definitieve besluit.
Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van Oegstgeest op 23 september 2O2L de griffier
de voorzitter
Fred Kromhout
Emile Jaensch