RM d.d. 27 oktober 2020 Plan van aanpak evenementenbeleid Z-20-136998 Oegstgeest

Gemee nte:$oegstgeest i $ u-

raadsmededeling

- U ê

o

onderwerp zaaknummer portefeu il lehouder team

Plan van Aanpak evenementenbeleid

z/20/136998/272770 M. Huizing

Ruimte

opgesteld door

N. Heuver/S. Engelen

datum voorstel

27 oktober2O2O

Mededeling

- m

Geachte raad, Evenementen dragen op veel manieren bij aan de aantrekkingskracht van ons dorp, net als aan de werkgelegenheid, het leefklimaat en economische vitaliteit. Evenementen verbinden bewoners, omwonenden, ondernemers en bezoekers met elkaar en zorgen voor de georganiseerde ontspanningvoor burgers en bezoekers.

Hei huidige evenementenbeleid is grotendeels in 2011 geformuleerd. Sindsdien zijn hierop verschillende aanpassingen geweest. ln2OI9 is geconstateerd dat het beleid weer toe is aan een beperkte aanpassing. lnmiddels vraagt het beleid om aanpassingen op basís van nieuwe inzichten en ontwikkelingen. Zo waren de grootschalige evenementen in 2011 nauwelijks aan de orde. Ook zijn onder andere de Klinkenbergerplas en Park Landskroon nieuwe locaties die voor evenementenorganisaties interessant zijn. Dat vraagt om een afwegingskader (hoeveel, waar, wanneer en wíe?). De ontwikkelingen in de regio, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid en het evenementenbeleid van de ons omringende gemeenten, vragen om het doorlichten van ons evenementenbeleid. Maar ook de ontwikkelingen en opgaven op het gebied van duurzaamheid en circulariteit behoeven een verankering in het evenementenbeleid. Tevens doet deze corona-periode ons beseffen dat wij niet alles kunnen voorzien en een pandemíe ons kan overkomen. Zo zalhet ontmoeten op 1,5 m naar verwachting nog een geruime tijd in het systeem moeten zitten. Het beleid dient hier met betrekking tot de vergunningverlening rekening mee te houden. Doelstel ling Evenementenbeleid Met het evenementenbeleid scheppen wij een samenhangend beleidskader voor het toetsen van vergunningaanvragen voor evenementen.

Een kader dat enerzijds ruimte en mogelijkheden biedt voor de (verdere) ontwikkeling van evenementen in Oegstgeest, maar anderzijds ook de openbare orde en veiligheid waarborgt en de belangen van omwonenden en omgeving beschermt, zodat overlast redelijkerwijs beperkt kan worden.

lnzet Evenementenbeleid als pilot Leidraad voor participatie 25 juni 2020 heeft uw raad de 'Leidraad voor participatie in Oegstgeest' vastgesteld. Met de Leidraad heeft u duidelijkheid gegeven over de wijze waarop we invulling moeten geven aan overheidsinitiatieven, namelijk: inwoners en organisaties zoveel mogelijk mee laten denken en praten bij beslissíngen die hen direct raken, waarbij de beslissingsbevoegdheid bij de gemeente blijft. Burgers kunnen participeren volgens vooraf opgestelde kaders, die op basis van de Leidraad doordacht zijn.

Om te leren en innoveren binnen de participatie-praktijk in Oegstgeest, en om de Leidraad te verrijken, worden er drie pilots gekozen die dienen als leertrajecten. Mede gelet op de verschillende belangen en wijze waarop mensen kunnen meedoen, is het opstellen van een nieuwe Evenementenbeleid uitermate geschikt als pilot.

--

N N U N

*

Hoewel er naar een zo groot mogelijk draagvlak gestreefd wordt, is de verwachting dat er niet tegemoet kan worden gekomen aan alle wensen en behoeften. De belangen van diverse stakeholders lopen in sommige gevallen te ver uit elkaar.Zo ervaren sommigen overlast van evenementen, terwijl dit voor anderen geen rol speelt. Een aantal standpunten kan onoverbrugbaar blijven. Het nieuwe evenementenbeleid betekent dan ook keuzes maken en daarmee duidelijkheid scheppen. Daarom vinden wij het belangrijk om het proces transparant te laten verlopen en daarover goed te communiceren. Voor het opstellen van het evenementenbeleid nemen we de uitgangspunten, het oude beleid, de APV en de huidige wet- en regelgeving als basis.

Planning Hieronder treft u een planning voor het project. Voor nadere informatie over het aanpak van dit project verwijzen wij u graag naar de bijlage. Fase

Voorbereiding

Uitvoering participatie

Wanneer oktober 2020

Wat

. r a

Opstellen Plan van Aanpak

Versturen Raadsmededeling Fase 1:

fase 1:

- wensen en behoeften stakeholders

maart2027

- uitvoeren enquête - opstel len contouren evenementenbeleid

- afstemming college a

Fase 2 - beeldvormende avond met vertegenwoordiging

fase2: van

mei2O27

stakeholders en bespreken eerste contouren - opstellen eerste concept evenementenbeleid - vaststelling concept beleid door het college Extra stap: (optioneel) - extra gesprek vertegenwoordígers stakeholders fase 3:

Fase 3

juli2027

- terugkoppel ing concept evenementenbeleid

Tussenevaluatie uitvoering Collegebesluit

I

nspraak

Raadsbesluit

Bijlage

Col legebesl uit concept evenementenbeleid

juli2O2t-

Eventuele nog te beantwoorden vragen

september 2021

nspraakperiode concept evenementenbeleid

september oktober 2027 december 2021

a

I

. r r

Definitieve besluitvorming door het college Definitieve besluitvorming door de raad Eindevaluatie

Plan van Aanpak Evenementenbeleid

Burgemeester en wethouders van Oegstgeest

</de secretaris J. Versluis

E.R. Jaen

h

2