RM d.d. 23 maart 2021 Stavaza Samenwerkingsmodel Servicepunt71 Z-20-136320 Oegstgeest

Gemee *"#Oegstgeest raadsmededeling onderwerp

lnformeren raad over stand van zaken samenwerkingsmodel ServicepuntTl

zaaknummer

z/20/736320/280545

portefeuillehouder

M. Huizing Bestuur, strategie en bedrijfsvoering B.J,M. Kock 23 maart2o27

team opgesteld door datum voorstel

Geachte raad, mededeling

De afgelopen maanden hebben wij meermalen met u gesproken over het samenwerkingsmodel van

ServicepuntTl. Voor de volledigheid verwijzen wij u naar onze raadsmededeling d.d. 1 december 2020 "Notitie samenwerkingsmodel servicepuntTl"en de brief d.d. 1B december 2020 "Terugkoppeling Bestuursvergadering ServicepuntTl over samenwerkingsmodel". ln deze twee documenten hebben w'rj u geïnformeerd over de afwegingen van Oegstgeest en onze partners rondom de toekomstige samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering, over de voorkeur van het bestuur van ServicepuntTl om de bedrijfsvoering onder te brengen bij de gemeente Leiden en over de onderzoeksopdracht naar deze nieuwe samenwerkingsvorm.

Met deze raadsmededeling informeren wij u over de voortgang van dit gezamenlijke onderzoek, over ons eigen onderzoek op het gebied van onze gezamenl'rjke bedríjfsvoering en over de uitvoering van de twee motíes die uw raad in de vergaderin g op 29 oktober 2020 heeft aangenomen.

7. Onderzoek samenwerkingsmodel scenario ó overbrengen van de dienstverlening van ServicepuntTl naar de organisatie van de gemeente Leiden Allereerst informeren we u over de ontwikkelingen binnen het onderzoek en het bijbehorende proces van besluitvorming. Dit onderdeel is gebaseerd op de gezamenlijke brief die vanuit het project is aangereikt aan de colleges om aan de raden te verstrekken. Wij hebben de tekst op enkele punten aangepast, waar wij dit nodig achten in relatie tot ons standpunt t.a.v. deze ontwikkeling. De feitelijke informatie is gelijk aan de aangereikte brief. De volgende onderwerpen komen aan bod:

a. Onderzoeksopdracht b. Stand van zaken onderzoek c. Besluitvormingstraject a. Onderzoeksopdracht Doel van het onderzoek is om helder te krijgen of het overbrengen van de dienstverlening van ServicepuntTl naar de organisatie van de gemeente Leiden de samenwerking in de bedrijfsvoering versterkt. Brengt dit scenario verlichting in de bestaande knelpunten van de regionale bedrijfsvoering, en komen met dit scenario de doelen omtrent slagvaardigheid in de sturing en kwaliteit dichterbij? Het onderzoek richt zich op zowel een eindmodel als een tussenmodel: a

Als toekomstperspectief is benoemd dat de gemeente Leiden de bedrijfsvoering voor de

andere gemeenten uitvoert. ln dit onderzoek heet dit'het eindmodel' waarin ,de bedrr.l-fsvoeríng van de samenwerkende gemeenten wordt ondergebracht bij Leiden'. Als mogelijkheid is benoemd om een tussenstap in te bouwen waarin Leiden (voorlopig) de

r )

centrale opdrachtgeversrol richting ServicepuntTl vervult. ln dit onderzoek is dit het 'tussenmodel'waarin 'Leiden als centraal opdrachtgever'optreedt naar ServicepuntTl' De opdrachtomschrijving zoals vastgesteld door het bestuur van ServicepuntTl treft u ter informatie in de bijlage.

b. Stand van zaken onderzoek Het onderzoek bestaat uit drie hoofdthema's: . governance & zeggenschap,

r sturing & samenwerking en o financiën Op 18 februari jl. is in een gezamenlijke sessie tussen gemeenten en ServicepuntTL het eerste thema governance & zeggenschap afgerond. Het thema governance & zeggenschap richt zich op juridische construct waarin de samenwerking wordt gegoten. Er zijn twee vormen onderzocht: een zogenaamde centrumregeling op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen {Wgr) en een privaatrechtelijke overeenkomst.

Uit het onderzoek tot nu toe blijkt dat een centrumregeling de meest passende vorm is. ln beide vormen worden afspraken gemaakt over dienstverlening in individuele en/of collectieve overeenkomsten. Op de vorm van de privaatrechtelijke overeenkomst is echter het aanbestedingsrecht onverkort van toepassing: de opdracht tot bedrijfsvoeringsdienstverlening moet in de markt moet worden gezet en er is geen vrijheid is om de dienstverlener zelf te kiezen. De vorm van ceentrumregeling betekent dat Leiden eigenaar wordt en de andere gemeenten opdrachtgever. Leiden stuurt op de bedr'rjfsvoering en de andere gemeenten sturen op de overeenkomst (een zakelijke díenstverleningsoverkomst, DVO) die zij met Leiden sluiten onder de kapstok van de centrumregeling. De centrumregeling is de meest lichte vorm van samenwerking

binnen de Wgr. Meenemen uitkomsten eerste thema De keuze voor deze juridische vorm is mede bepalend voor het invullen van de volgende twee thema's, sturing & samenwerking en financiën. Dit betekent niet dat er nu onomkeerbare besluiten zijn genomen. Pas na afronding van het gehele onderzoek wordt besloten over het gehele model en de benodigde randvoorwaarden.

Het thema governance & zeggenschap ging over het formele deel van de samenwerking. Hoe in de praktijk invulling wordt gegeven aan de samenwerking staat centraal binnen het thema dat nu uitgewerkt wordt: sturing & samenwerking.

c. Planning uitvoering onderzoek Het bestuur heeft de opdracht voor het onderzoek in december 2020 vastgesteld. De planning is ten opzichte van de opdracht vertraagd. We verwachten dat het onderzoek in het begin van de zomer is afgerond. lnmiddels is het onderzoek in volle gang en wordt er door alle betrokkenen voortvarend en zorgvuldig aan gewerkt'

d. Besluitvormingstraject Het onderzoek díent om een gefundeerd besluit te nemen over de verandering van het samenwerkingsmodel. Om tot uitvoering te komen van het eventuele nieuwe model te komen is besluitvorming nodig, die bestaat uit twee stappen: 7. Princípebesluit no het onderzoek

Het huidige onderzoek eindigt met een principebesluit van de colleges waarin de samenwerkende gemeenten (al dan niet) groen licht geven om de bedrijfsvoering van de regio onder te brengen bij Leiden en of we dat via een tussenmodel doen. 2. Definitief besluit na voorbereiding Het tweede besluit is het sluitstuk van de fase van de voorbereiding van het opheffen van de

2

bestaande samenwerkingsvorm en het starten van de nieuwe samenwerking. Deze fase ligt buiten de scope van het huidige onderzoek. Het gaat daarbij enerzijds om het vaststellen van de gewijzigde samenwerkingsvorm. Anderzijds gaat het om besluitvorming over alles wat nodig is om over te gaan tot implementatie, waaronder de overgang van personeel. Rol van de raad bij het principebesluit

Het bestuur van ServicepuntTl brengt aan de colleges van de deelnemende gemeenten op basis van de resultaten van het onderzoek advies uit. Op grond van het advies willen wij rond het zomerreces een principebesluit nemen, net als de colleges van Leiden, Leiderdorp en Zoeterwoude. Alvorens dit te doen vragen wij uw raad om wensen en bedenkingen kenbaar te maken. We zullen u tijdig informeren over de planning hiervan. We kunnen ons voorstellen dat voorafgaand aan de start van de wensen- en bedenkingenprocedure een beeldvormend gesprek plaatsvindt. Rolvan de raad bij het definitieve besluít

Het onderzoek beantwoordt de vraag of de samenwerking in de regionale bedrijfsvoering kan worden versterkt door de bedrijfsvoering bij de gemeente Leiden onder te brengen. Het principebesluit doet de uitspraak om daar al dan niet toe over te gaan en zo ja, om de voorbereidingen te treffen om een definitief besluit te kunnen nemen. Met het definitieve besluit worden de colleges gevraagd om de huidige regelíng op te heffen en daarnaast gelijk een nieuwe regeling te treffen. Voor het treffen van een nieuwe gemeenschappelijke regeling is toestemming van de gemeenteraad vereist. Wij zullen daarom tegen die tíjd ook voor het definitieve besluit bij uw raad terugkomen.

2. Onderzoek Oegstgeest naar alternatieven Wij hebben gelet op de bespreking van dit onderwerp in de raad en de twee moties die op 29 oktober 2O2O zijn aangenomen een onderzoeksbureau opdracht gegeven om ons te adviseren over mogelijke alternatieven t.o.v. het onderbrengen van de bedrijfsvoering bij de gemeente Leiden. Zoals u weet heeft het bestuur van ServicepuntTl ondanks ons verzoek besloten om geen alternatieve scenario's te onderzoeken. Op dÍt moment zijn wij gestart met het uitvoeren van dat eigen onderzoek. Wij zullen u uiteraard informeren over de uitkomsten daarvan. Het onderzoek richt zich met name op de vraag van de behoefte van Oegstgeest aan dienstverlening op het gebied van bedrijfsvoering z'rjn en welke alternatieven mogelijk en reëel zijn.

3. Moties De twee eerder genoemde moties worden meegenomen in zowel het gezamenlijke onderzoek naar scenarío ó als in ons eigen onderzoek. Het gaat dan om inzicht in onze eigen behoeften, de wijze van sturing (op harmonisatie), het uitvoeren van eigen onderzoek an sich en de criteria die wij als gemeente Oegstgeest gebruiken voor de toetsing van de mogelijke scenario's.

4. Positie Oegstgeest Wij hebben ons als college de afgelopen periode ook beraden op onze positie inzake de samenwerking binnen ServicepuntTl. Hierover sturen wij separaat een memo.

5. Afsluiting Wij hebben het vertrouwen dat het gezamenl'ljke onderzoek voortvarend en zorgvuldig wordt uitgevoerd. Wij zijn benieuwd of het eindresultaat de oplossing zal vormen voor de problemen die

wij ervaren. Wij achten het van het grootste belang dat wij een integrale en zorgvuldige afweging kunnen maken over de toekomst van samenwerking op het gebied van bedrijfsvoerÍng. Daarom is het noodzakelijk om níet alleen de uitkomsten van het gezamenlijke onderzoek in ogenschouw te nemen, maar ook die van ons eigen onderzoek naar aÍternatieven. Alleen zo kan het regionale

voorstel in het juiste perspectief worden gezien. Wij betrekken uw raad hier uitdrukkelijk bij, los van de formele of juridische rol die uw raad speelt in besluitvorming rondom gemeenschappelijke regelingen.

Wij zullen in de commissie regio op ó april 2O21 deze raadsmededeling nader toe kunnen lÍchten

bijlaee(n)

1. Opdrachtbrief onderzoek Samenwerkingsmodel

Burgemeester en wethouders van Oegstgeest

de secretaris

b

Jeffrey Versluis

Emile

sch

4