PRESENTATIE SAMENWERKINGSMODEL SP71 COMMISSIE REGIOZAKEN 1 SEPTEMBER 2021

Onderzoek naar een passende vorm van samenwerking voor de bedrijfsvoering in de Leidse regio Commissie regio 1 september 2021

Een toelichting in vier delen I.

Aanleiding onderzoek en analyse (Jeffrey Versluis)

II. Toelichting aanpak en resultaten van het onderzoek (Tine Bardoel) III. Opbrengst van het onderzoek afgezet tegen de criteria van Oegstgeest (Jeffrey Versluis) IV. Vervolg na besluitvorming (Jeffrey Versluis)

Deel I Aanleiding onderzoek en analyse

Waarom samenwerkingsmodel herzien? • Onze beleidstaken (primaire proces) kunnen niet meer zonder goede bedrijfsvoering • SP71 is nu organisatie met eigen identiteit op afstand • Gemeenten hebben verschillende tempo’s voor opgaven: strategische bedrijfsvoeringsagenda opstellen lastig • Consensus: de middenweg is niet altijd gewenst maar wel tijdrovend • Afspraken over besturing en bekostiging beperken gewenste flexibiliteit • Financiële verrassingen

> Gevoel hierdoor dat SP71 niet in control is

Waar willen we (verder) naar toe • Doeltreffendheid, slagkracht, innovatiekracht en flexibiliteit van de (door)ontwikkeling van de gezamenlijke bedrijfsvoering. • Voorspelbaarheid en zakelijkheid over resultaten & kosten bedrijfsvoering.

Hoe is dit aangepakt? • Eind 2019: opdracht van bestuur om samenwerking te onderzoeken • Voorjaar 2020: analyse van een onderzoeksbureau voor samenwerking op bedrijfsvoering: onderzoek heeft niet de gewenste resultaten opgeleverd • Onderzoek bood wel handvatten voor eigen pad om aan oplossingen te werken. Resultaat: scenario’s voor de toekomstige samenwerking getoetst aan diverse belangen • Vervolg: een notitie als basis voor onderzoek

Onderzoek bedrijfsvoeringstaken • Doel uit notitie: meer slagkracht, efficiënte besluitvorming, versterking kwaliteit van de bestaande dienstverlening en de ontwikkeling van de bedrijfsvoering en de bedrijfsvoering sluit beter aan bij het primaire proces en levert daarom meer toegevoegde waarde. • Uitkomst onderzoek: Bedrijfsvoering naar Leiden is meest logische scenario. • Scenario is beoordeeld en getoetst aan onze zes criteria: kwaliteit, efficiency, kwetsbaarheid, invloed op kwaliteit en kosten en flexibiliteit en keuzevrijheid • Effecten voor Oegstgeest lijken in eerste instantie gelijk te blijven of te verbeteren. • Voor de andere gemeenten was dit de enige optie

Eigen onderzoek • Verzoek Oegstgeest aan bestuur: onderzoek naast het scenario ‘Bedrijfsvoering naar Leiden’ ook andere scenario’s • Het bestuur heeft anders besloten. • Wij hebben zelf alternatieven onderzocht. Later in deze commissie volgt daar meer over.

Deel II Toelichting aanpak en resultaten van het onderzoek / Opdracht en rapport

Onderzoeksvraag- en aanpak Onderzoeksvraag Kunnen we met de beoogde koers de kwaliteit van de bedrijfsvoering verbeteren?

Onderzoeksaanpak in drie stappen 1. Wat moet het nieuwe model de regio opleveren? 2. Per thema de samenwerking inkleuren Governance en zeggenschap Sturing en samenwerking Financiën

3. Analyse van en conclusies over de ingekleurde samenwerking

1. Wat moet het nieuwe model de regio opleveren?

Het goede behouden

Knelpunten wegnemen

Toekomstbestendig maken

2. Per thema de samenwerking inkleuren

Governance & Zeggenschap

Juridisch construct Er is een afweging gemaakt tussen een centrumregeling en een privaatrechtelijke overeenkomst

De centrumregeling is beoordeeld als het meest passende juridische construct: •

Benadrukt de wens en behoefte van de partnergemeenten om samen te werken.

•

Levert waarborgen ten aanzien van de rechtmatigheid.

Nadere duiding centrumregeling De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) kent vijf vormen van intergemeentelijke samenwerking. Huidige situatie Vorm uit de Wgr Bedrijfsvoeringsorganisatie

Beoogd model Centrumregeling

Kenmerken centrumregeling -

Lichtere vorm, geen aparte organisatie zoals bij de vorm ‘bedrijfsvoeringsorganisatie’

-

Centrumgemeente en deelnemende gemeenten

-

Het ene gemeentebestuur mandateert bestuursbevoegdheden aan het andere.

-

De centrumregeling sluit de overdracht van bevoegdheden uit.

Wijziging formele rollen a.g.v. centrumregeling - Eigenaarsrol wordt niet meer gedeeld, maar belegd bij het college van Leiden - De colleges van Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude worden (formeel) opdrachtgevers - Leiden organiseert de bedrijfsvoering voor zichzelf, en in een opdrachtnemende rol voor de deelnemende gemeenten. Welk effect heeft dit voor de gemeenteraden? • De kaderstellende rol blijft ongewijzigd. • Rol van de raden bedrijfsvoeringsbegroting: invloed via eigen begroting ipv

zienswijze op SP71-begroting.

Sturing & Samenwerking

Samenwerking binnen de bedrijfsvoeringsdienstverlening Standaard dienstverlening Kenmerken • Transactioneel/operationeel proces • Hoog volume • Weinig tot geen onderscheid nodig voor verschillende gebruikersgroepen

De wijze van dienstverlening is voor alle gemeenten hetzelfde (kleine uitzonderingen daargelaten).

Business partner in advisering Kenmerken • Kennisintensief • Lager volume • Kennis nodig van de specifieke context • Directe afstemming met het gemeentelijk proces

De wijze van dienstverlening is voor alle gemeenten hetzelfde. Als het grote meerwaarde heeft, kan voor een gemeente specifieke dienstverlening gelden.

Business partner in ontwikkeling Kenmerken • Kennisintensief • Laag volume • Kennis nodig van de specifieke context • Gericht op vernieuwing • Tijdelijke opgave

Leiden stelt een strategische bedrijfsvoeringsagenda op. Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude kunnen meedoen met projecten, maar zijn daartoe niet verplicht.

Sturing op de bedrijfsvoeringsdienstverlening

Financiën

Financiën als sluitstuk van het samenwerkingsvraagstuk Een bekostigingssystematiek passend bij de (kenmerken) van de verschillende typen dienstverlening

Een bekostigingssystematiek passend bij de samenwerking zoals geschetst in de eerste twee thema’s van het onderzoek

• Écht samenwerken als collectief is het uitgangspunt bij de standaard dienstverlening en bij de business partner in advisering. • Binnen de ontwikkelkant van de bedrijfsvoering is ook een sterke behoefte om samen te werken maar daarbij is de individuele behoefte leidend. • Gericht op slagvaardigheid en eenvoudige sturing

Een bekostigingssystematiek passend bij de fase van de nieuwe samenwerking

Gemaakte keuzes Over ‘as is’ met een lumpsum financiering.

Moment van overgang

De bijdrage aan Servicepunt71 wordt de bijdrage aan Leiden. De huidige bedrijfsvoeringsdienstverlening wordt als gevolg van de overgang daarmee niet duurder.

‘Standaard dienstverlening’ en de ‘business partner in de advisering’ o.b.v. lumpsum financiering: Eenvoudige sturing, voorkomen van financiële verrassingen, en het

Periode van transitie

benadrukken van échte samenwerking. Eventuele efficiencyvoordelen komen ten gunste van het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening ten gunste van álle deelnemers.

In de eindsituatie meer behoefte aan flexibiliteit: verplichte winkelnering vervalt.

Eindsituatie

In de eindsituatie komen eventuele voordelen als gevolg van efficiënter werken, - ook in financiële zin - alle partners toe.

2. Samenvatting inkleuring van het model Governance en zeggenschap De centrumregeling als juridisch construct Geen tussenmodel, wel een transitieperiode na een overgang ‘as is’ Sturing en samenwerking Wijze van samenwerken afhankelijk van het type dienstverlening Nadruk op collectiviteit, met net als nu zoveel mogelijk dezelfde dienstverlening voor iedereen. Centrale sturing op de bedrijfsvoeringsfunctie. Ruimte voor Leiden om ambitie en tempo te bepalen, flexibiliteit voor Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude om wel/niet mee te doen Gezamenlijke spelregels, individuele afspraken Financiën Bij de overgang blijft de bijdrage van de gemeenten gelijk, afspraken over evt. voordelen nadien. Lumpsum financiering benadrukt échte samenwerking en zorgt voor eenvoud Na de transitieperiode vervalt de verplichte winkelnering als harde eis

3. Analyse en conclusies

Analyse en conclusies In hoeverre blijft het goede behouden? • • •

Blijvend gebundelde capaciteit en middelen zorgt voor blijvende voordelen op de ‘3 k’s’ Kwaliteitsimpuls: bedrijfsvoeringscapaciteit wordt verbonden met de strategische kennis Leiden en de positie van Leiden binnen landelijke netwerken. NB: kosten delen ≠ kosten verlagen

In hoeverre worden de knelpunten weggenomen? •

• •

Collectiviteit i.c.m. centrale sturing zorgt ervoor dat Leiden op een stevige manier de eigenaarsrol in kan vullen. Daarbij biedt Leiden aan Zoeterwoude, Oegstgeest en Leiderdorp op een aantal terreinen flexibiliteit. Dit zorgt ervoor dat de sturing daadwerkelijk vereenvoudigt. Minder ‘druk met elkaar’, maar druk met de bedrijfsvoering. Betere aansluiting op de gemeentelijke taken wordt mogelijk. Aandachtspunt nabijheid.

In hoeverre kan het model inspelen op toekomstige ontwikkelingen? • •

Toekomstige ontwikkelingen vragen om samenwerking, snel handelen, en om geïntegreerde ontwikkeling van gemeentelijke taken en bedrijfsvoering. Het nieuwe model draagt daaraan bij door de krachten te blijven bundelen en de sturing op de bedrijfsvoering te vereenvoudigen.

Beantwoording onderzoeksvraag ‘Kunnen we met de beoogde koers de kwaliteit van de bedrijfsvoering verbeteren?’ Ja, want aan de belangrijkste voorwaarden om knelpunten weg te nemen wordt voldaan: - Eenvoudigere sturing - Betere aansluiting tussen gemeentelijke processen en bedrijfsvoering Bovendien blijven de voordelen van de bestaande samenwerking overeind, en biedt het model kansen om in te spelen op toekomstige ontwikkelingen.

Deel III Opbrengst van het onderzoek afgezet tegen de criteria van Oegstgeest

Hoe hebben wij het onderzoek beoordeeld? We grijpen steeds terug op onze criteria: • Kwaliteit • Efficiency • Kwetsbaarheid • Invloed op kwaliteit • Invloed op kosten • Flexibiliteit en keuzevrijheid

Kwaliteit en kwetsbaarheid • Meer ruimte voor expertise-ontwikkeling • Strategische capaciteit Leiden is beschikbaar • Meer harmonisatie met één opdrachtgever (Leiden) leidt tot meer focus op inhoudelijk werk • Aandachtspunt: goede verbinding tussen Leiden en andere gemeenten, inclusief monitoring kwaliteit

Kosten • “As is”-overgang: niet duurder • Nieuwe ontwikkelingen brengen kosten mee, maar samen betekent minder meerkosten • Voorspelbaarheid kosten verbetert door lumpsumfinanciering • Voorspelbaarheid door meerjarige strategische ontwikkelagenda • Risico en invloed meer in balans dan bij SP71 • Aandachtspunten: risico-opslag, kostenverdeling monitoring en financieringsgrondslag

Invloed op kwaliteit en kosten • Meer duidelijkheid over kosten bij type dienstverlening: differentiatie in afname mogelijk • Via DVO’s (en zonder eigenaarschap) meer zakelijkheid • Aandachtspunten: criteria voor kwaliteit en kosten, monitoring dienstverlening en behoeftebepaling Oegstgeest

Flexibiliteit • Geen verplichte winkelnering meer na transitieperiode (2-3 jaar) • Diensten kunnen dan elders worden afgenomen of zelf worden gedaan • Aandachtspunten: voorwaarden bepalen waaronder gestopt kan worden met diensten

Conclusie • College steunt voorgenomen principebesluit • Ziet wel dat er aan voorwaarden moet worden voldaan • Voorwaarden zijn verwerkt in de wensen en bedenkingen  Samenwerkingsafspraken  Uittredingsregels  Kostenverdeling  Risico-opslag  Monitoring  Transitiekosten

• Vertrouwen dat deze samenwerking ons veel kan opleveren

Deel IV Vervolg na besluitvorming

Vervolg na wensen en bedenkingen september

Wensen- en bedenkingenperiode raden oktober

Definitieve principebesluiten door de colleges oktober

november

Uitwerking Centrumregeling en DVO’s

december

Besluitvorming over Centrumregeling en DVO’s

KB1

Vooruitblik naar 2022

1/7

Dia 37 KB1

Kock, Bart; 30-8-2021