ODWH 20210510 AB 5 Jaarstukken 2020

Jaarstukken 2020 23 maart 2021 (versie 1.0)

INHOUDSOPGAVE Voorwoord

5

JAARVERSLAG 2020

6

1. Inleiding Alles in het teken van corona Leeswijzer

7 7 8

2. Verantwoording activiteiten 2020 2.1. Programma Milieu 2.2. Programma Ruimtelijke Ordening 2.3. Programma Duurzaamheid 2.4. Programma Bouwen 2.5. Programma Bodem 2.6. Programma Randvoorwaardelijke Taken 2.7. Klanttevredenheid

9 9 11 13 15 17 19 20

3. Samenvatting resultaat en resultaatbestemming 3.1. Realisatie per deelnemer 2020 in uren 3.2. Het resultaat 3.3. De algemene reserve 3.4. Resultaatbestemming

22 22 22 23 24

JAARCIJFERS 2020

26

4. PARAGRAFEN 4.1. Lokale heffingen 4.2. Weerstandsvermogen 4.2.1. Vrije ruimte in de algemene reserve 4.2.2. Risico’s 4.2.3. Financiële kengetallen 4.3. Onderhoud kapitaalgoederen 4.4. Financiering 4.5. Bedrijfsvoering 4.5.1 Organisatiestructuur 4.5.2 Informatisering en automatisering 4.5.3 Personeel 4.5.4 Planning & Control 4.6. Staat van investeringen 4.7. Verbonden partijen 4.8. Grondbeleid

27 27 27 27 27 30 31 31 33 33 33 34 34 36 36 36

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

3 / 72

5. Jaarrekening 2020 5.1. Balans per 31 december 2020 5.2. Toelichting op de balans 5.3. Niet uit de balans blijkende verplichtingen 5.4. Programmarekening 2020 5.5. Toelichting op de programmarekening 5.6. Wet normering topinkomens

37 37 39 45 46 48 53

Ondertekening

53

Bijlagen Bijlage A: Wet normering topinkomens Bijlage B: SISA-bijlage Bijlage C: toelichting eindafrekening en frictielasten Bijlage D: programmarekening naar taakvelden Bijlage E: rapportage kwaliteitscriteria 2.1 Bijlage F: controleverklaring

54 55 57 59 60 61 69

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

4 / 72

Voorwoord Het virus, corona, de pandemie; waarschijnlijk vindt u op de hele wereld geen jaarverslag over 2020 dat hier niet over gaat. Ook bij de Omgevingsdienst West-Holland heeft het virus effect gehad op de organisatie. U zult er in deze jaarstukken over lezen. Maar u zult ook zien dat onze dienst, dankzij het grote aanpassingsvermogen van de werknemers en hun niet aflatende inzet, gewoon zijn werk heeft kunnen doen. Hoewel gewoon, dat is misschien niet het juiste woord. We hielden ons vanaf het begin van de pandemie strikt aan de coronamaatregelen, mede omdat we als overheid een voorbeeldfunctie hebben. In maart gingen we al, als één van de eerste bedrijven, thuiswerken. Het was niet ideaal, zeker niet voor collega’s met kinderen of voor collega’s die juist hele dagen alleen zijn, maar we hebben samen wel bereikt dat corona op onze dienst nauwelijks vat heeft gekregen. We hebben de sociale kant van werken op kantoor erg gemist, maar beseffen ook dat we thuiswerken definitief als één van onze werkwijzen hebben aangeleerd en geadapteerd. Gelukkig heeft de dienst de deelnemers niet hoeven teleur te stellen in de realisatie van de werkplannen. Waar nodig, pasten we onze werkwijze aan, hierin ondersteund door een snel schakelende ICT-afdeling. We hebben meer tijd besteed aan administratief toezicht en kwamen alleen op locatie als het echt noodzakelijk was.

Er zijn bovendien veel meer Ruimtelijke Ordening adviezen gevraagd en afgegeven. Onder andere dit had tot gevolg dat wij het jaar 2020 hebben kunnen afsluiten met een positief financieel resultaat. En dat is iets om met z’n allen blij mee te zijn. Maar er is meer. We hebben in 2020 een nieuw zaaksysteem geïmplementeerd waar veel collega’s mee moesten leren omgaan. Dit werd bemoeilijkt door het thuiswerken maar is uiteindelijk wel gelukt. Op landelijk niveau werden we geconfronteerd met een jaar uitstel van de Omgevingswet naar -zeer waarschijnlijk- januari 2022. Het afgelopen jaar heeft de dienst zich zo goed mogelijk voorbereid op de komst van de Omgevingswet en in 2021 zullen we hier verder aan werken. Eind 2020 is de dienst, bijna geruisloos, verhuisd naar het nieuwe pand aan de Vondellaan. Op dit moment werken er maar zo’n 10 collega’s, maar in de loop van 2021 hopen we alle collega’s, bestuurders en relaties te verwelkomen op onze nieuwe locatie. Het kantoor aan de Schipholweg levert inmiddels een bijdrage aan de bestrijding van corona, omdat daar nu voor de RDOG medewerkers worden opgeleid en ingezet voor bron- en contactonderzoek. De verhuizing was het sluitstuk van een omvangrijke reorganisatie van de dienst die in 2017 in gang is gezet.

We hebben vorig jaar een nieuwe organisatiestructuur ingevoerd waardoor we de opdrachtgevers beter kunnen bedienen en de kennis en kunde van onze medewerkers beter benutten. De afgelopen jaren hebben we hard gewerkt aan het financieel gezond maken van onze dienst. We kunnen stellen dat dat gelukt is, en dat geeft perspectief voor de toekomst. Toen ik in 2019 schreef dat we geen eenvoudig jaar achter de rug hadden, kon ik niet vermoeden dat 2020 een nog veel lastiger jaar zou worden. Maar we hebben er ons samen doorheen geslagen. Ook vanaf deze plek wil ik alle collega’s van de dienst daarvoor heel hartelijk bedanken. Marlies Krul-Seen Directeur Omgevingsdienst West-Holland

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

5 / 72

JAARVERSLAG 2020

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

6 / 72

1. Inleiding ALLES IN HET TEKEN VAN CORONA In ons jaarverslag van 2019 vonden we dat we een enerverend jaar achter de rug hadden met belangrijke thema’s zoals stikstof- en PFAS-problematiek. Hoe konden we toen vermoeden dat al deze landelijke thema’s op de achtergrond zouden raken door een wereldwijde pandemie die ons hele leven op de kop zou zetten. Alles stond in 2020 in het teken van corona, zowel zakelijk als privé. Niemand zal ervan opkijken dat corona direct en indirect gevolgen heeft gehad voor de jaarcijfers. Coronamaatregelen De Omgevingsdienst West-Holland heeft zich vanaf het begin strikt gehouden aan alle overheidsmaatregelen die genomen werden om het coronavirus in te dammen. Dat betekende onder andere dat bijna alle medewerkers vanaf maart thuis hebben gewerkt. Vanwege de voorschriften veranderde ook de manier van toezichthouden. De programma’s milieu, bouwen en bodem ontwikkelden een administratieve manier van controleren. Productie en kwaliteit Belangrijk om te weten is dat de dienst ondanks corona dezelfde productie heeft kunnen leveren als voorgaande jaren omdat we ons adequaat hebben aangepast aan de veranderende samenleving. Het ligt voor de hand dat door de administratieve controles er een afname was van het aantal uren bij het programma milieu. Dit werd echter gecompenseerd door een verhoging van het aantal uren bij ruimtelijke ordening en bouwen.

Alle programma’s hebben zich bovendien voorbereid op de Omgevingswet die naar verwachting in 2022 in werking zal treden. Opleiding en ontwikkeling Een direct gevolg van corona is dat er minder geïnvesteerd is in opleidingen dan begroot. Sommige opleidingen konden online worden gevolgd, maar andere niet. Hierdoor is er minder geld uitgegeven, maar het betekent ook dat de ontwikkeling van de medewerkers minder snel is gegaan dan verwacht. In 2021 hoopt de dienst hier een inhaalslag mee te maken. Verhuizing De verhuizing naar het nieuwe kantoorpand verliep daarentegen een stuk voorspoediger dan was voorzien. De dienst heeft het contract van het oude pand door een aantal ontwikkelingen gunstig kunnen aanpassen, met enkele incidentele meevallers in de exploitatie van 2020 als gevolg. Financieel succesvol Samenvattend kunnen we concluderen dat de dienst in 2020, onder invloed van corona, anders is gaan werken maar dat dit geen ernstig nadelig effect heeft gehad op de kwaliteit en de omvang van de werkzaamheden. Er is over de hele linie minder geld uitgegeven en er waren enkele meevallers. Dit had een gunstig effect op de cijfers zodat de 2020 met een positief resultaat heeft kunnen afsluiten.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

7 / 72

LEESWIJZER In hoofdstuk 2 treft u als eerste het jaarverslag van 2020 aan. Hierin in wordt per programma verantwoording afgelegd over 2020 zowel inhoudelijk als financieel. In hoofdstuk 3 behandelen we op hoofdlijnen de resultaten 2020 en de reserves. Hoofdstuk 4 vervolgt met de paragrafen, waaronder onder andere de actualisatie van de risico-inventarisatie. Vervolgens treft u de jaarrekening van 2020 aan in hoofdstuk 5. In dit hoofdstuk is de balans met toelichting en de overzichten van baten en lasten met de toelichtingen hierop opgenomen. Daarna treft u diversen bijlagen aan ter ondersteuning van de jaarrekening en ter inzicht. De jaarstukken worden afgesloten met een controleverklaring van de accountant in bijlage F. Het jaarverslag en de jaarrekening van de dienst zijn opgesteld volgens het Besluit begroting en verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV). Deze voorschriften gelden ook voor de dienst.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

8 / 72

2. Verantwoording activiteiten 2020 2.1. PROGRAMMA MILIEU

Het programma Milieu controleert bedrijven op milieuwet- en regelgeving. De werkwijze hiervoor moest onder invloed van corona worden aangepast. Datagedreven onderzoek zorgt voor efficiënter en effectiever toezicht. Controle van bedrijven De voornaamste taak van het programma Milieu is het controleren van bedrijven op milieuwet- en regelgeving via aangekondigde en onaangekondigde bezoeken. Dit kwam door corona grotendeels stil te vallen. Vanaf half maart zijn er vooral administratieve controles uitgevoerd. De aspecten die door corona niet gecontroleerd konden worden, zullen bij een volgende fysieke controle weer meegenomen worden. Controles op bijvoorbeeld gevaarlijke stoffen of brandwerende maatregelen werden wel fysiek uitgevoerd, met inachtneming van de corona-hygiënemaatregelen.

Meedenken en meedoen! De dienst heeft binnen de wettelijke kaders, meegedacht met bedrijven die vanwege corona hun werkzaamheden wilden aanpassen maar daar geen vergunning voor hadden. Bedrijven die werkzaamheden om besmettingen te voorkomen op een ander dagdeel planden of over een langere periode gedurende de dag, kregen daar ontheffing voor. Supermarkten bijvoorbeeld, konden hun bevoorradingen vroeger in de ochtend plannen. Omdat de horeca de deuren moest sluiten, waren controles overbodig en verplaatst naar 2021. De medewerkers die hierdoor minder werk hadden werden onder andere ingezet om toezicht te houden op lpg-tankstations bij het afleveren van brandstof.

Vuurwerkverkooppunten Alhoewel de verkoop van vuurwerk in 2020 niet door mocht gaan, is er toch veel tijd gaan zitten in de controle van de vuurwerkverkooppunten. De dienst had veel contact met ondernemers over de plannen voor de verkoop van categorie-1 vuurwerk (het zogenaamde kindervuurwerk) en controleerde de opslag van het al aanwezige vuurwerk. De controle op het naleven van de wet kostte meer tijd dan de reguliere controles tijdens een ‘normaal’ vuurwerkjaar.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

9 / 72

Data-gedreven toezicht De dienst heeft in 2020 het project voor datagedreven toezicht vormgegeven. Door de gegevens van verschillende databronnen met elkaar te vergelijken is onderzocht of bedrijven die zich aan de milieuwetgeving moeten houden, zich wel bij de dienst hadden aangemeld. In 2021 zal de dienst op basis van datagedreven onderzoek bijvoorbeeld brandveiligheid en horecabedrijven gaan onderzoeken. Hierbij worden de gegevens van bedrijven waar brand is geweest met elkaar vergeleken. Uit een pilot van dit project die in 2019 in Leiden is gehouden, bleek dat het percentage overtredingen dat bij data-gedreven toezicht naar boven komt, veel hoger is dan bij reguliere controles, namelijk 70% in plaats van 40%.

Ondermijning De dienst wordt een steeds groter aanspreekpunt in de regio op het gebied van ondermijning. Het ondermijnen van de samenleving gebeurt door criminelen die legale bedrijven oprichten voor hun criminele activiteiten. Wanneer ze voor zo’n bedrijf ook milieuvergunningen nodig hebben, kan de dienst signaleren dat er iets niet klopt. De politie maakt gebruik van de kennis en kunde van de dienst om ondermijning op te sporen. In 2020 hebben ongeveer 20 controles plaatsgevonden. Met alle deelnemers is afgesproken dat hier in 2021 meer capaciteit voor wordt vrijgemaakt.

Warmtepompen Om de doelen uit het energieakkoord te bereiken worden er steeds meer warmtepompen geïnstalleerd. De dienst merkt dit door het toegenomen aantal meldingen ‘lozing buiten inrichting’ voor de boringen van bodemenergiesystemen. De omgevingsdienst registreert de warmtepompen en controleert de milieueffecten hiervan.

Rob van Alphen, programmamanager Milieu: ‘Datagedreven onderzoek helpt ons bij ons motto: toezicht houden waar toezicht nodig is, met maximale effectiviteit.’

Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma

Milieu Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer

€ € €

Actueel Begroting Werkplan Offertes werkplan Realisatie Verschil 2020 2020 2020 2020 2020 2020 62.500 58.740 0 58.740 51.905 -6.835 5.538.534 € 5.330.430 € - € 5.330.430 € 4.715.075 € (615.355) 214.895 € 218.786 € - € 218.786 € 120.068 € (98.718) 5.753.429 € 5.549.216 € - € 5.549.216 € 4.835.143 € (714.072)

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

10 / 72

2.2. PROGRAMMA RUIMTELIJKE ORDENING

In 2020 zijn er weer meer adviezen verstrekt door de dienst. Bovendien zorgt de nieuwe Omgevingswet, al vóór de invoering ervan, voor veranderingen binnen Ruimtelijke Ordening. Meer dan 1000 adviezen Onder invloed van corona kwamen veel activiteiten stil te vallen. Maar de bouw- en RO-plannen bij gemeenten gingen gewoon door, dus ook de advisering door de dienst. De begrote uren uit de werkplannen zijn zelfs met 30% overschreden. In totaal zijn meer dan 1000 adviezen verstrekt, met name over bodem, geluid, archeologie, ecologie, externe veiligheid en luchtkwaliteit. Grote projecten waarin intensief samengewerkt werd, waren: ▪ Gebiedsontwikkeling Zuid-West in Leiden: de dienst onderzocht of wonen geïntegreerd kon worden in het bedrijventerrein Rooseveltstraat. De gemeente Leiden vroeg de dienst om mee te doen met een scrumproject. Bij het Leidse scrumproces werden regels opgesteld voor geur, geluid en bedrijfs- en milieuzonering voor een nog op te stellen Omgevingsplan. Het doel was om uit te zoeken hoe de regels van de Omgevingswet het beste ingezet konden worden. ▪ Omgevingsvisie Noordwijk: meerdere milieuadviezen zijn verstrekt en de dienst heeft geparticipeerd in diverse overlegsituaties en deelgenomen aan sessies met bewoners en bedrijven. ▪ Omgevingsplan landelijk gebied Zoeterwoude: het betrof met name advisering op het aspect geluid en het beoordelen van de regels.

Testen regelgeving Omgevingswet De Omgevingswet, die volgens planning op 1 januari 2022 in werking treedt, gaat de Wet Ruimtelijke Ordening vervangen. De nieuwe wet zal naar verwachting, gemeenten meer vrijheden geven om ruimtelijke projecten in te richten. Reden voor veel gemeenten om de dienst in 2020 al te vragen wat de wet op termijn voor hun projecten zal gaan betekenen. Naast het reguliere advies, werd ook gevraagd hoe het advies er onder de nieuwe wetgeving uit zou kunnen zien. Dit betekende meer werk, maar het gaf de dienst ook de mogelijkheid om zich alvast in de nieuwe regels in te werken. Met deze ‘real-life-cases’ heeft de dienst veel kennis opgedaan over de Omgevingswet.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

11 / 72

Meer vragen over duurzaamheid Wanneer de gemeente een goede ruimtelijke onderbouwing nodig heeft voor bijvoorbeeld bestemmingsplannen, omgevingsvisies of bouwplannen, dan levert de dienst advies over verschillende milieuaspecten. In 2020 nam in dit kader de vraag naar duurzaamheidsadviezen toe. Sommige opdrachtgevers wilden graag dat de dienst meedacht over duurzame gebiedsontwikkelingen zoals aardgasloos bouwen of het aansluiten op een warmtenet. Helaas kon aan deze vraag nog niet altijd worden voldaan omdat de dienst nog niet over voldoende medewerkers met de benodigde kwalificaties kon beschikken.

Rob Heemskerk, portefeuillemanager Ruimtelijke Ordening: ‘De Omgevingswet betekent een veranderproces voor gemeenten. Wij als omgevingsdienst stoeien daar ook nog mee. De uitdaging voor 2021 is hier samen een weg in te vinden.’

Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma

Ruimtelijke Ordening Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer

€ € €

Actueel Begroting Werkplan Offertes werkplan Realisatie Verschil 2020 2020 2020 2020 2020 2020 21.230 20.452 115 20.567 26.047 5.480 1.870.400 € 1.844.177 € 10.350 € 1.854.527 € 2.350.875 € 496.348 - € - € - € - € - € 1.870.400 € 1.844.177 € 10.350 € 1.854.527 € 2.350.875 € 496.348

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

12 / 72

2.3. PROGRAMMA DUURZAAMHEID

Van controle op wettelijke energiebesparingsmaatregelen tot projecten met bijen, van duurzaamheidsfondsen tot het opstellen van de RES 1.0; de dienst helpt deelnemers op alle mogelijke manieren duurzamer te worden. Informatie- en energiebesparingsplicht Grootverbruikers van elektriciteit en/of aardgas zijn wettelijk verplicht om energiebesparende maatregelen te nemen en moeten dit ook rapporteren. De gemeente of de dienst houdt hier toezicht op. Van de 2000 informatie-plichtige bedrijven in onze regio hebben inmiddels 1240 zich bij ons aangemeld. In 2021 zal de focus liggen op het opsporen van de nog niet-melders, het uitvoeren van hercontroles met betrekking tot de energiebesparingsplicht en het beoordelen van de rapporten die nog binnenkomen. In het verlengde daarvan gaan we ook van start met een campagne rondom het Energielabel C voor kantoren, want per 1 januari 2023 moet elk kantoorgebouw minimaal dit energielabel hebben.

RES 1.0 De Regionale Energie Strategie (RES) is een document waarin elke regio beschrijft hoe de energiedoelstellingen voor 2030 en 2050 uit te werken. We participeren in alle werkgroepen van de RES en zijn de trekker van de werkgroepen Energiebesparing en Zon op Daken. We hebben het afgelopen jaar de NRD (notitie reikwijdte en detailniveau) opgesteld als eerste stap richting een Plan-MER voor de RES. Als regio zijn we hierin een van de landelijk pilotregio’s. Bovengenoemde onderwerpen zullen in de zomer van 2021 met de input van de diverse deelnemers resulteren in de RES 1.0. Hiermee kan uitvoering gegeven worden aan de gestelde energiedoelstellingen.

Duurzamer leven We helpen deelnemers om hun inwoners duurzamer te laten leven, onder andere met behulp van diverse duurzaamheidsfondsen en de Regeling Reductie Energiegebruik (RRE). Door middel van een voucher worden huiseigenaren verleid om hun huis energiezuiniger te maken. Wij coördineren de regeling en zorgen voor de afhandeling van de vouchers.

Zorg voor ons landschap We zijn in 2020 gestart met het opstellen van een meerjarenplan milieueducatie voor iedereen, van jong tot oud, in onze regio. Ook zijn we leider van het project Groene Cirkels Bijenlandschap. Het doel is om het landschap te behouden door een bloemrijk netwerk aan te leggen van groenstroken, tuinen, terreinen, weilanden en akkerranden voor bijen en vlinders.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

13 / 72

Rommie van Rossem, portefeuillemanager duurzaamheid: ‘We zijn betrokken bij diverse ontwikkelingen op het gebied van biodiversiteit en circulariteit. De komende jaren willen we dit nog meer tot bloei laten komen samen met de gemeenten, de regio en de provincie.’

Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma

Duurzaamheid Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer

€ € €

Actueel Begroting Werkplan Offertes werkplan Realisatie Verschil 2020 2020 2020 2020 2020 2020 9.850 11.690 375 12.065 9.793 -2.272 870.104 € 1.057.838 € 33.750 € 1.091.588 € 885.585 € (206.003) 450.538 € 414.136 € 30.942 € 445.078 € 312.604 € (132.474) 1.320.643 € 1.471.973 € 64.692 € 1.536.665 € 1.198.189 € (338.477)

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

14 / 72

2.4. PROGRAMMA BOUWEN

Het Ondernemersloket maakt bouwvergunningen indienen gebruiksvriendelijker. Ook in andere projecten heeft het programma Bouwen zich verder ontwikkeld. Daarnaast zorgde corona voor een nieuwe manier van werken. Ondernemersloket Verreweg de meeste opdrachten voor het programma Bouwen komen van de gemeente Noordwijk (95%). Met hen heeft de dienst in 2019 een verbeterplan opgesteld. Dit resulteerde in 2020 onder andere in het Ondernemersloket. Ondernemers kunnen hier terecht met al hun vragen. Ze krijgen tips en worden gecoacht over hoe ze het beste een bouwvergunning kunnen aanvragen. De kwaliteit van de aanvraag van de bouwvergunningen is als gevolg hiervan verbeterd, waardoor er een snellere toetsing kan plaatsvinden. Bovendien is de kans op een positief resultaat vergroot.

Corona Tijdens de tweede coronagolf werd besloten om voor handhaving het betreden van panden tot een minimum te beperken. Uiteraard konden alle inspecties in de buitenlucht wel gewoon doorgaan. De dienst ging over op een nieuwe administratieve manier van handhaven. Per sector werd besloten hoe dit het beste uitgewerkt kon worden. Er werden meer vergunningsaanvragen voor dakkapellen, schuttingen en aanbouwen ingediend. Bovendien heeft de dienst een actieve bijdrage geleverd aan de vergunningsverlening en het bouwkundig toezicht van de bouw van de hallen voor de opslag en productie van Covid-19 vaccins van een farmaceutisch bedrijf in Leiden.

Wet private kwaliteitsborging Door de komst van de Wet private kwaliteitsborging (Wkb) die samenloopt met de Omgevingswet en waarschijnlijk op 1 januari 2022 in werking treedt, zal de rol van de dienst als toezichthouder en vergunningsverlener veranderen. Het toetsen van de aanvraag wordt, voor sommige type bouwwerken, overgenomen door private partijen. De uiteindelijke kwaliteitsborging zal nog wel bij de dienst liggen. In 2021 zal de dienst de werkwijze hiervoor gaan onderzoeken en implementeren.

Diverse projecten De dienst begeleidt bijna alle deelnemers in langlopende geluidswerende projecten, zoals geluidsanering bij de aanleg van een weg langs een woonwijk of een reconstructie van een bestaande weg. De locaties die het betreft worden bezocht, onderzoeken en subsidies worden aangevraagd en er is controle op het aanbrengen van de maatregelen bij de woningen. Ook de meldingen van asbest en het toezicht houden op het verwijderen ervan, horen bij de langlopende activiteiten van de dienst.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

15 / 72

Van de gemeente Noordwijk kreeg de dienst de opdracht om het strijdig gebruik van eersteklas bollengrond aan te pakken. De dienst heeft dit een begin gemaakt met de uitvoering van dit door de raad vastgestelde beleid; dit zal in de aankomende jaren worden vervolgd.

Jeroen Smits, portefeuillemanager Bouwen: ‘We voelen in ons vergunningenwerk altijd de druk van de fatale termijnen. Dat maakt het dynamisch en boeiend.’

Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma

Bouwen Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer

€ € €

Actueel Begroting Werkplan Offertes werkplan Realisatie Verschil 2020 2020 2020 2020 2020 2020 38.455 48.101 20 48.121 49.476 1.355 3.382.055 € 4.331.273 € 1.800 € 4.333.073 € 4.454.484 € 121.412 61.185 € 61.185 € - € 61.185 € 39.495 € (21.690) 3.443.241 € 4.392.458 € 1.800 € 4.394.258 € 4.493.979 € 99.721

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

16 / 72

2.5. PROGRAMMA BODEM

Vergunningsverlening, toezicht en handhaving zijn de primaire taken van het programma Bodem. Daarnaast informeert en adviseert de dienst vanuit haar expertise, gemeenten en provincie met betrekking tot landelijke en regionale vraagstukken. Netwerk Bodem en Ondergrond Stedelijke verdichting, klimaatvraagstukken en de energietransitie vragen allemaal om ruimte. Niet alleen bovengronds, maar ook ondergronds. Daarvoor is eigenlijk Ruimtelijke Ordening onder het maaiveld nodig. Vanuit dat besef is het Netwerk Bodem en Ondergrond in 2019 opgestart. De deelnemers buigen zich over de complexe vraag hoe de bodem kan bijdragen aan het oplossen van ruimtegebrek. Is er bijvoorbeeld in een willekeurige straat naast riolering, elektriciteit, ondergrondse afvalvoorzieningen en groen, nog ruimte voor glasvezel of een warmtenetwerk? Voor de inrichting van de schaarse ruimte is een 3D-aanpak nodig waarin alle aspecten aan bod komen. De dienst is als specialist van de ondergrond in de regio, de kartrekker van het Netwerk. De eigen medewerkers zijn in 2020 opgeleid om bodembreed advies te geven. In 2021 zal de dienst samen met de deelnemers de 3D-aanpak verder uitwerken.

Omgevingswet en Wet bodembescherming Alle taken die betrekking hebben op verontreinigde grond voert de dienst op dit moment uit in opdracht van de provincie en gemeente Leiden. Wanneer de Omgevingswet, naar verwachting in januari 2022, wordt ingevoerd, zal het bevoegd gezag voor de Wet bodembescherming (Wbb) van de provincie naar de gemeenten overgaan. De dienst is met de gemeenten in overleg wat dit gaat betekenen en wat er op hen af gaat komen. Ook wordt in dit kader het huidige bodembeleid geëvalueerd en aangepast aan de nieuwe wetgeving. In 2021 wil de dienst de nieuwe werkwijze gereed maken voor implementatie.

Andere projecten Naast deze omvangrijke projecten die alle deelnemers aangaan, heeft de dienst voor verschillende deelnemers specifieke opdrachten uitgevoerd, zoals het onderzoek naar mogelijke loodverontreiniging in volkstuincomplexen. Ook is er onderzoek gedaan naar kunstgras op sportvelden en is het toepassen van bagger beoordeeld. Voor alle deelnemers werd een update gemaakt van de bodemfunctieklassenkaart. Deze kaart verschaft inzicht in de bestemmingen van de bodem, zoals wonen, industrie of natuur. In 2021 wordt op basis hiervan een update van de meer gedetailleerde bodemkwaliteitskaart gemaakt.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

17 / 72

Cees van Mullen, portefeuillemanager Bodem: ‘De Omgevingswet zal voor de bodemtaken binnen de dienst verschuivingen in bevoegd gezag en beschikbare middelen met zich mee brengen.’

Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma

Bodem Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer

€ € €

Actueel Begroting Werkplan Offertes werkplan Realisatie 2020 2020 2020 2020 2020 10.985 12.748 25 12.773 13.473 993.053 € 1.179.171 € 2.250 € 1.181.421 € 1.242.241 € - € - € - € - € - € 993.053 € 1.179.171 € 2.250 € 1.181.421 € 1.242.241 €

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

18 / 72

Verschil 2020 700 60.820 60.820

2.6. PROGRAMMA RANDVOORWAARDELIJKE TAKEN

Ondanks corona bleef het dienstverleningsniveau van de Omgevingsdienst op peil, vooral door het goed onderhouden van de contacten met de deelnemers. Omgevingswet De dienst heeft zich voorbereid op de Omgevingswet, onder andere door een bijdrage te leveren aan diverse omgevingsvisies en omgevingsplannen. De kennis en ervaring die zo is opgedaan met gemeenten, provincie en ketenpartners, is vastgelegd in een handreiking die met de deelnemers is gedeeld. Met deze handreiking weten de deelnemers hoe de Omgevingsdienst de nieuwe instrumenten van de Omgevingswet kan invullen.

De toekomst van digitale gegevens In het kader van het speerpunt stabiele en (financieel) gezonde de dienst werd de bedrijfsvoering verder verbeterd. Een belangrijk onderdeel hiervan was het in gebruik nemen van Powerbrowser, een integraal systeem voor de registratie van VTH&A-taken en het vastleggen van processen en documenten. Powerbrowser heeft als voordeel dat het enige geografische (GIS) toepassingen heeft en mobiel inzetbaar is. De toekomst van VTH&A ligt steeds meer in het benutten van de mogelijkheden van digitale gegevens, en deze implementatie brengt data-gestuurd werken dichterbij. In 2021 zullen we het systeem verder ontwikkelen, onder andere met het oog op de invoering van de Omgevingswet en de aansluiting op het Digitale Stelsel Omgevingswet in 2022.

Online blijven functioneren Randvoorwaardelijke taken en projecten richt zich op een kwalitatief goede dienstverlening en verantwoording van de Omgevingsdienst. Het gaat hier om taken die we uitvoeren voor alle deelnemers, zoals voorlichting, relatiebeheer, functioneel applicatiebeheer en algemene juridische advisering. We ondersteunen het bestuurlijk overleg en coördineren Wet Bibob-activiteiten. Bovendien verstrekken we informatie aan burgers en bedrijven, onder andere met betrekking tot bodemactiviteiten. We konden al onze taken, ondanks corona, gewoon uitvoeren. Het virus maakte wel dat de (bestuurs)contacten alleen online waren en bezoeken van bestuurders aan locaties in de regio werden uitgesteld.

Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma

Randvoorwaardelijke taken Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer

€ € €

Actueel Begroting Werkplan Offertes werkplan Realisatie 2020 2020 2020 2020 2020 23.160 26.785 0 26.785 27.133 2.064.937 € 2.440.823 € - € 2.440.823 € 2.471.711 € 103.800 € 103.800 € - € 103.800 € 15.317 € 2.168.736 € 2.544.622 € - € 2.544.622 € 2.487.028 €

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

19 / 72

Verschil 2020 348 30.888 (88.483) (57.594)

2.7. KLANTTEVREDENHEID Ontwikkelingen Het meten van de klanttevredenheid is in 2020 anders gegaan dan in eerdere jaren. Dit was het gevolg van de invoering van het nieuwe zaaksysteem, Powerbrowser. Hierin moest de uitvraag opnieuw ingeregeld worden. De uitvraag is later in het jaar opgestart, met als resultaat dat de respons lager was. De resultaten waren minder positief dan we in andere jaren gewend waren, waarschijnlijk omdat de reacties die later opgehaald werden vooral van de meer kritische klanten kwamen. De negatieve reacties worden door de betreffende managers opgevolgd door telefonisch contact op te nemen. De meest gehoorde reactie was dat men te lang op een reactie of op het gewenste resultaat moest wachten. De klanttevredenheid wordt voor een aantal producten van de dienst door de vijf omgevingsdiensten in Zuid-Holland op gelijke wijze gemeten. De provincie heeft aan een extern bureau, Galan Groep, gevraagd om een evaluatie uit te voeren naar de wijze en effectiviteit van meten van de toegepaste wijze van meten. In december is de evaluatie in concept opgeleverd; de dienst is in afwachting van de definitieve versie, de uitkomsten en de gevolgen daarvan voor de dienst en voor de samenwerking tussen de diensten op dit punt. Mogelijk zal dit aanleiding zijn voor verandering.

Resultaten Het responspercentage was in 2020 aanzienlijk lager dan in voorgaande jaren: reageerde doorgaans ongeveer een derde van de uitgevraagden, dan is dat nu teruggelopen naar minder dan een kwart. De dienst veronderstelt dat dit het gevolg is van de verlate uitvraag, maar ook corona en een zekere “vragenmoeheid” kunnen een oorzaak zijn. Daarnaast zijn minder producten uitgevraagd dan in eerdere jaren. In de onderstaande tabel is de respons in aantallen weergegeven.

Het aantal ontevreden respondenten was in 2020 verhoudingsgewijs hoger dan in voorgaande jaren. Het vermoeden bestaat dat dit mede veroorzaakt is door de late uitvraag, en dat meer ontevreden ondervraagden nog de moeite hebben genomen om hun reactie te geven. De meeste ontevreden reacties hadden betrekking op doorlooptijden, die als lang werden ervaren. Op de volgende pagina zijn de resultaten nog numeriek en in schema weergegeven.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

20 / 72

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

21 / 72

3. Samenvatting resultaat en resultaatbestemming 3.1. REALISATIE PER DEELNEMER 2020 IN UREN De tabel hieronder laat per deelnemer de realisatie van de uren zien. Tabel 3.1 – Realisatie uren Realisatie per deelnemer Programma

(Meerdere items) Uren Werkplan

Deelnemer Hillegom Kaag en Braassem Katwijk Leiden Leiderdorp Lisse Nieuwkoop Noordwijk Oegstgeest Provincie Zuid-Holland Teylingen Voorschoten Zoeterwoude Eindtotaal

Begroting Werkplan Offertes 2020 2020 2020 7.730 7.730 35 10.340 10.400 0 5.755 5.755 0 32.875 32.875 45 5.565 5.600 125 7.160 7.160 0 10.000 10.128 0 38.040 50.083 0 5.075 5.075 0 26.060 26.060 0 9.475 9.475 0 2.830 2.830 190 5.275 5.345 140 166.180 178.516 535

Actueel werkplan Realisatie 2020 2020 7.765 7.921 10.400 10.285 5.755 6.311 32.920 32.010 5.725 5.883 7.160 6.649 10.128 10.508 50.083 48.641 5.075 4.584 26.060 25.680 9.475 11.101 3.020 3.004 5.485 5.249 179.051 177.827

Uren Prognose

Verschil % verschil Verschil % prognose obv actueel obv actueel prognose tov tov actueel werkplan werkplan Prognose actueel WP WP 2020 2020 2020 2020 2020 156 102% 7.560 -205 97% -115 99% 10.085 -315 97% 556 110% 6.364 609 111% -910 97% 32.780 -140 100% 158 103% 6.286 561 110% -511 93% 6.835 -325 95% 380 104% 10.180 52 101% -1.442 97% 51.555 1.472 103% -491 90% 5.155 80 102% -380 99% 25.896 -164 99% 1.626 117% 10.030 555 106% -16 99% 3.061 41 101% -236 96% 5.233 -252 95% -1.224 99% 181.020 1.969 101%

De afrekening met de deelnemers vindt plaats conform de afspraken die vastgelegd zijn in de nota Planning en Control van de dienst (zie bijlage 3 Toelichting eindafrekening, frictie en cao-lasten).

3.2. HET RESULTAAT 2020 was een bewogen jaar. Een jaar waarin de buitenwereld stil leek te staan door Corona. Hierdoor was er minder aandacht voor alle interne ontwikkelingen zoals de verhuizing naar een ander pand en het feit dat de dienst voor het eerst werkte in de matrixorganisatie. De dienst is in staat gebleken om 2020 af te sluiten met een positief resultaat van € 208.807 (afgerond € 209.000,-). Dit positieve resultaat is niet alleen te verklaren door het strak sturen van de organisatie op de financiële uitgaven, maar ook door het uitstellen van investeringen en opleidingen en een incidentele meevaller als gevolg van het eerder partieel afstoten van het pand Schipholweg. De incidentele meevallers in het kader van de verhuizing waren: - opbrengst van de huur van de RDOG voor wat betreft de 4e etage. In hoofdstuk 2 zijn de resultaten per programma besproken en inzichtelijk gemaakt. Onderstaande tabel geeft een totaaloverzicht.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

22 / 72

Tabel 3.2 – Het resultaat 2020 verdeeld in taakvelden (bedragen x €1000) Begroot 0.1 Bestuur 0.4 Overhead 7.4 Milieubeheer 8.1 Ruimtelijke ordening 8.3 Wonen en bouwen Totaal

Baten

Lasten

Saldo

Realisatie Verschil Begroot

Realisatie Verschil Begroot

Realisatie Verschil

31 19.298 2.869 22.198

61 12.237 2.578 4.420 19.297

-30 7.061 -2.578 -1.552 2.901

35 5.467 15.602 1.950 23.053

44 5.389 8.977 1.770 3.387 19.567

Bestemming resultaat Storting in reserves Onttrekking uit reserves Mutatie reserves Saldo na bestemming

-9 77 6.624 -1.770 -1.437 3.486

-35 -5.436 3.697 919 -855

-44 -5.328 3.260 809 1.034 -270

9 -107 437 -809 -115 -585

855 855 -0

479 479 209

376 376 -209

Het taakveld Ruimtelijke ordening was in de Begroting 2020 nog niet onderscheiden, maar is in de werkplannen voor 2020 wel apart geïdentificeerd. Dit verklaart de verschuivingen tussen de taakvelden bij de realisatie. De onttrekking uit de reserves bestaat uit twee onderdelen: - Onttrekking uit de algemene reserve (zie 3.3.) - Onttrekking uit de resultaatbestemming(zie 3.4.)

3.3. DE ALGEMENE RESERVE De algemene reserve daalt in 2020 van € 704.310 naar € 594.305. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door de businesscase verhuizing, welke financieel vertaald is in de 2e begrotingswijziging 2020. Conform de regels van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) dienden de lasten en baten van de Schipholweg voor het jaar 2021 genomen te worden in het laatste jaar dat we feitelijk nog gebruik maakten van de Schipholweg. Dit betekende dat de huurlasten Schipholweg, maar ook de desinvesteringen Schipholweg allemaal genomen moesten worden in het jaar 2020. Aangezien dit niet vanuit de reguliere exploitatie gedekt kon worden, moest de algemene reserve aangesproken worden. Werd er in de begrotingswijziging nog gesproken over een weerstandsvermogen per 31/12/2020 van ca. € 10.000,-, de realisatie laat een ander beeld zien. Door het gedeeltelijk ontbinden van het contract voor de Schipholweg in 2020 hoefde er minder onttrokken te worden aan de algemene reserve. Dit betekent dat de algemene reserve per 31/12/2020 € 385.498 bedraagt. Hieraan is nog niet het exploitatieresultaat toegevoegd.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

23 / 72

Zoals eerder aangeven bedraagt het exploitatieresultaat voor 2020 € 208.807,-. In de nota Planning & Control is bepaald dat het exploitatieresultaat gestort kan worden in de algemene reserve wanneer het maximale weerstandsvermogen nog niet bereikt is (zie ook paragraaf 2.13). Als deze lijn gevolgd wordt bedraagt de algemene reserve per 31-12-2020 € 594.305. Tabel 3.3 – De algemene reserve

3.4. RESULTAATBESTEMMING Tabel 3.4 – Resultaat bestemming

Het programmaresultaat bedraagt € 208.807 (positief), dit is na verwerking van de volgende mutaties in de reserves: • Onttrekking aan de algemene reserve van € 318.812 met betrekking tot de verhuizing naar de Vondellaan (begrotingswijziging 2b van de Bestuurlijke rapportage van 2020). Deze onttrekking is lager dan verwacht doordat een deel van het huurcontract van de Schipholweg vervroegd is beëindigd. • Onttrekking aan de bestemmingsreserve van € 160.000 ter dekking van de afschrijvingslasten op de verbouwing die is gedaan voor de komst van de provinciemedewerkers in 2012.

Vormen van een bestemmingsreserve 2020 was het jaar van uitstel. Door corona zijn sommige geplande activiteiten en cursussen uitgesteld. Deze hebben onder andere geleid tot het positieve resultaat. Maar uitstel is geen afstel. De activiteiten zullen plaatsvinden in 2021. De dienst schat in dat indien de maatregelen voor corona vervallen en reizen weer mogelijk is dat medewerkers massaal op vakantie zullen gaan. De dienst probeert hier natuurlijk op te sturen, maar is van mening dat dit niet geheel op te vangen is binnen de reguliere exploitatie van 2021.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

24 / 72

Door het creëren van een bestemmingsreserve wil die dienst de mogelijke gevolgen afdekken zonder dat dat ten koste gaat van de reguliere exploitatie. Daarom is het voorstel aan het bestuur om een deel van het positieve resultaat te bestemmen voor organisatieontwikkeling (€ 90.000), opleidingen (€ 10.000) en gevolgen Corona (€ 75.000). Na besluitvorming zullen deze bestemmingsreserves onttrokken worden aan de algemene reserve. De algemene reserve zal dan per 31-12-2020 € 419.306 bedragen.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

25 / 72

JAARVERSLAG 2020 JAARCIJFERS 2020

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

26 / 72

4. PARAGRAFEN 4.1. LOKALE HEFFINGEN De dienst heeft niet als taak lokale heffingen op te leggen. Deze taak ligt bij de deelnemende gemeenten.

4.2. WEERSTANDSVERMOGEN De algemene reserve (lees weerstandsvermogen) geeft aan in welke mate de dienst in staat is tegenvallers/risico’s op te vangen.

4.2.1. Vrije ruimte in de algemene reserve Zoals eerder besproken en vastgesteld in de nota Planning & Control dient de algemene reserve maximaal 5% van de omzet te bedragen. Voor 2020 betekent dit dat de algemene reserve maximaal € 988.784,- mag zijn. Na de onttrekkingen en toevoegingen aan de algemene reserve, is deze nog steeds onder dit maximumbedrag. Met de algemene reserve kunnen de geïnventariseerde risico’s van € 650.500 voor 91% gedekt worden. Door de verhuizing is de algemene reserve verminderd. Dit is echter incidenteel en vanaf 2021 zal de algemene reserve versneld worden opgehoogd tot een optimaal vermogen. Tabel 4.1 – Vrije ruimte in de algemene reserve Bepaling omvang weerstandsvermogen Bedrag Totale baten 2020 € 19.775.685 Norm algemene reserve 5% Maximale omvang algemene reserve € 988.784 Bepaling vrije ruimte algemene reserve Bedrag Algemene reserve 31-12-2020 € 594.305 Risico-inventarisatie € 650.500 Vrije ruimte in de algemene reserve € 56.195-

4.2.2. Risico’s In de onderstaande tabellen is de volledige inventarisatie van de risico's nader uitgewerkt. Vervolgens is de verwachte omvang van de risico's ingeschat, rekening houdend met doorgevoerde beheersmaatregelen. Op basis van de spelregels in de nota weerstandsvermogen en risicomanagement, is de financiële impact van het risico bepaald. De omvang van de risico-impact geeft uiteindelijk de benodigde omvang van de algemene reserve weer.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

27 / 72

Tabel 4.2 – Identificeren en classificeren Naam risico

Omschrijving risico

Programma Risicocategorie

Speelt vanaf

Ongedekte prijsVoor de dienst wordt door de commissie Financiele Kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen Alle loonontwikkelingen niet in de jaarlijks de indexatie vastgesteld op basis van de trend en daardoor is dit risico nagenoeg nihil. Het indexering risico kan zich alleen voordoen op het moment dat indexatie in het bewuste jaar in grote mate afwijkt van de trend. Op dit moment (febr. 2021) is er nog geen CAO 2021-2022 vastgesteld. Frictiekosten (ww-kosten) Risico voor de Omgevingsdienst dat er langer kosten gemaakt dienen te worden voor het laten Alle afvloeien van personeel, zoals het langer betalen van vergoeding in het kader van de WW en de BWW. Hoger dan voorzien in de frictiekosten berekening. Dit is een gevolg van het in P1720 niet volledig meenemen van deze kosten en zullen vanaf 2021 gedekt worden vanuit de exploitaitie van de dienst. Rechtsgedingen Risico’s die voortvloeien uit rechtsgedingen als gevolg van handelen van de Omgevingsdienst Alle (reguliere taakuitvoering). Robuustheid Heeft de organisatie voldoende kritische massa om haar (wettelijke) taken te kunnen uitvoeren. Op Alle organisatie/medewerkers dit moment is het hernieuwde aandacht voor de robuustheid van de omgevingsdiensten. Het vervullen van de openstaande vacatures op een kwalitatieve manier is moeilijk.

Invoering Omgevingswet Op dit moment is nog niet zeker wanneer de Omgevingswet wordt ingevoerd. Vooralsnog is 1/1/2022 Alle uitgangspunt. Er bestaat een risico dat de getroffen voorbereidingen niet voldoende zullen zijn. zowel voor de dienst als voor de deelnemende gemeenten. Tevens leidt de invoering van de Omgevingswet mogelijk tot een verschuiving van werkzaamheden tussen de deelnemers en de dienst.

Financieel

2021

Financieel

2017

Juridisch

2019

Politiek / bestuurlijk

2021

Privatisering bouwtaken

Kern voor het Wetsvoorstel Kwaliteitsborging voor het bouwen is dat in de toekomst bouwpartners zelf hun kwaliteitsborging moeten regelen. De invoering van de wet kan gevolgen hebben voor de benodigde capaciteit binnen de ODWH mede afhankelijk van keuzes die gemeenten moeten maken.

Politiek / bestuurlijk

Uren stuwmeer

De afgelopen jaren het stuwmeer aan verlofuren afgebouwd, echter door de coronacrisis in 2020 is Alle er weer een stijgende lijn in het aantal niet opgenomen verlofuren. Dit kan leiden tot productieverlies en hogere kosten voor inhuur Verkoop of vervanging kost geld wat niet voorzien is.

Organisatorisch 2020

Informatisering kosten

Ondanks de steeds toenemende automatiseringsgraad, ook in het kader van de Omgevingswet is het Alle de vraag of de dienst in staat is om dit te realiseren. Als gevolg van het coronavirus kan het ziekteverzuim kan hoger uitpakken dan inschat in de Alle begroting. Dit is de verwachting gedurende de crisis en ook in de nasleep hiervan. Over de jaarrekening 2021 moet het bestuur voor het eerst een rechtmatigheidsverklaring afgeven. Alle Dit betekent dat de proceswerking, -beheersing en -verantwoording van de ODWH aantoonbaar op orde moet zijn. Er is een plan van aanpak om tot deze verklaring te komen, maar omdat dit over 2021 voor het eerst moet gaan plaatsvinden is risico opgenomen.

Financieel

2021

Personeel

2020

Politiek / bestuurlijk

2021

Corona virus Rechtmatigheidsverklaring

Bouwen

Organisatorisch 2020

2021

In onderstaande tabel is de financiële impact van de risico’s berekend op basis van de verwachte omvang van het risico. Daarin is rekening gehouden met de kans waarmee het risico zich voor doet, en met de zekerheidsfactor. Bij de berekening van de impact is gebruikt gemaakt van de risicomatrix zoals beschreven in de nota weerstandsvermogen. Daarbij zijn de volgende grenzen in omvang en waarschijnlijkheid vastgesteld:

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

28 / 72

Risicoscore omvang (of verwachtingswaarde) gebaseerd op de netto verwachte omvang van het risico. Tabel 4.3 – Verwachtingswaarde Score

Verwachtingswaarde van het risico

1

< € 50.000

2

≥ € 50.000 en < € 100.000

3

≥ € 100.000 en < € 250.000

4

≥ € 250.000 en < € 500.000

5

≥ € 500.000

Risicoscore waarschijnlijkheid (de kans dat een risico zich daadwerkelijk voordoet). Tabel 4.4 – Risicoscore Score 1 2 3 4 5 6

Risicoscore < 5% < 10% < 25% < 50% < 75% < 95%

Kans 5% 10% 25% 50% 75% 95%

Tabel 4.5 – Risico-impact en bepaling hoogte weerstandsvermogen Naam risico

Minimale omvang

Ongedekte prijs-loonontwikkelingen € 50.000 niet in de indexering Frictiekosten (ww-kosten) € 80.000 Rechtsgedingen € 10.000 Robuustheid € 150.000 organisatie/medewerkers Invoering Omgevingswet € 50.000 Privatisering bouwtaken € 50.000 Uren stuwmeer € 116.250 Informatisering kosten € 50.000 Corona virus € 306.720 Rechtmatigheidsverklaring € Totaal omvang en impact risico's € 862.970

Verwachte omvang

Maximale omvang

Str./ Bruto Incid. verwachte omvang

Structureel effect maatregelen

Netto verwachte omvang

Risicoscore waarschijnlijkheid

Kans Impact

€

100.000 €

300.000 s

€ 200.000 pm

€

200.000 1

5%

19.000

€ € €

115.000 € 15.000 € 300.000 €

150.000 I 20.000 S 700.000 S

€ 115.000 € -95.000 € € 30.000 pm € € 600.000 pm €

20.000 4 30.000 1 600.000 4

50% € 5% € 50% €

10.000 1.500 300.000

€ € € € € € €

150.000 60.000 175.000 150.000 535.000 1.600.000

€ 150.000 € 60.000 € 175.000 € 300.000 € 535.000 € € 2.165.000

150.000 3 60.000 4 175.000 3 300.000 3 535.000 3 - 1 2.070.000

25% 50% 25% 25% 25% 5%

37.500 30.000 43.750 75.000 133.750 650.500

€ 250.000 I € 70.000 I € 348.750 I € 250.000 s € 766.800 i € - i € 2.855.550

pm pm pm pm € pm € -95.000

€ € € € € € €

€ € € € € €

Bruto omvang = verwachte omvang * 1 (bij incidenteel) of *2 (bij structureel). Netto verwachte omvang = bruto verwachte omvang – structureel effectmaatregelen. Beheersmaatregelen met structureel effect Om de financiële impact van de risico's te bepalen moet rekening worden gehouden met de structurele effecten van beheersmaatregelen die zijn getroffen om het risico te verminderen, over te dragen of te vermijden.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

29 / 72

In onderstaande tabel staat per geïdentificeerd risico aangegeven welke aanpak is gekozen en welk (structureel) effect de aanpak heeft. De genoemde bedragen maken deel uit van de risico impact berekening uit de vorige paragraaf. Tabel 4.6 – Aanpak en effect per geïdentificeerd risico Naam risico

Gekozen aanpak

Toelichting gekozen aanpak

Ongedekte prijsloonontwikkelingen niet in de indexering

Accepteren

Bij het vasstellen wordt gebruik gemaakt van het indexcijfer afgegeven door de commissie Financiele Kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen. Deze wordt door het Algemeen Bestuur in de kadernota definitief vastgesteld. Het verleden laat zien dat deze indexatie meestal voldoende is op de werkelijke indexatie op te vangen. Indien dit niet het geval is heeft de dienst de opgave om dit zo veel mogelijk binnen de exploitatie op te lossen.

Frictiekosten (ww-kosten)

Verminderen

Sturen op vermindering van de kosten en het herplaatsen van mensen wordt € er getracht deze kosten zo snel mogelijk te verminderen. Tevens is er tijdelijk een voorziening opgenomen voor deze kosten en is er in de exploitatie rekening gehouden met een gedeelte van deze potentiele kosten.

Rechtsgedingen

Overdragen

pm pm

Robuustheid organisatie/medewerkers

Verminderen

Invoering Omgevingswet

Accepteren

Privatisering bouwtaken

Accepteren

Hiervoor is een verzekering voor rechtsbijstand en aansprakelijkheid afgesloten met een daarbij gebruikelijke dekking. Gezien de inschatting zijn er geen extra maatregelen genomen. De dienst heeft er voor gekozen om de arbeidsmarkt actiever te benaderen. Dit vindt plaats via "Werken in het Westen" en andere digitale kanalen. Tevens wordt er actief gesproken met onze ingehuurde mensen met als doel deze in vaste dienst te laten komen. Voor het programma Bouwen is in samenspraak met een externe partner een trainneeprogramma opgezet om zodoende personeel zelf op te leiden. Ondanks de onduidelijkheid over de invoering van de Omgevingswet heeft de dienst als streven om op 1/1/2022 gesteld te staan voor de uitvoering van de Omgevingswet. Dit gebeurd in samenspraak met onze deelnemers welke hiervoor uren beschikbaar hebben gesteld. Uit een impact analyse van de vereniging BWT die de ODWH heeft uitgevoerd blijkt vooralsnog dat eventuele aanpassingen van de capaciteit (flexibele schil) kunnen worden opgevangen binnen de huidige formatie.

Uren stuwmeer

Verminderen

pm pm

Informatisering kosten

Verminderen

Corona virus

Verminderen

De afgelopen jaren is er sterk gestuurd op het verminderen van de stuwmeren. Dit heeft geleidt tot een aanzienlijke vermindering van het aantal uren. In 2020 was er sprake van het coronavirus, waardoor het aantal uren weer is toegekomen. De komende tijd zal er verder gestuurd worden op het verminderen van het aantal uren. In 2020 is er een start gemaakt met doorontwikkeling van het zaaksysteem, mede in kader van de Omgevingswet. Tevens zal er worden gekeken naar het ontsluiten van de informatie. Beide trajecten zullen leiden tot een herijking van de visie over Informatisering. Tevens zal er gestuurd blijven worden op de budgetten. De dienst conformeert zich aan de opgestelde regels door de Rijksoverheid.

Rechtmatigheidsverklaring

Vermijden

Effect maatregelen pm

-95.000

pm

€

-95.000

pm pm

pm pm

pm pm

pm pm

pm pm

De medewerkers werken zoveel mogelijk thuis en mogen bij hoogste uitzondering en met toestemming gebruik maken van kantoor. Tevens worden medewerkers gestimuleerd om eventuele problemen te bespreken met de managers en wordt er gezocht naar oplossingen. Er is een quick-scan uitgevoerd zodat duidelijkis welke stappen nog genomen moeten worden. Er is een plan van aanpak opgesteld om de benodigde werkzaamheden uit te voeren om tot deze verklaring te komen. Totaal

Structureel effect maatregelen

pm pm

€

-95.000 €

-95.000

4.2.3. Financiële kengetallen Artikel 11 van het BBV bepaalt dat de vijf financiële kengetallen opgenomen moeten worden. Dit zijn kengetallen voor: de netto schuldquote, solvabiliteitsratio, structurele exploitatieruimte, grondexploitatie en belastingcapaciteit. De laatste twee zijn voor de dienst niet van toepassing. Tabel 4.7 – Financiële kengetallen

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

30 / 72

Jaarverslag 2020 Kengetallen Netto schuldquote Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte

Verloop kengetal Verslag 2019 3% 14% 1%

Begroting 2020 6% 0% 1%

Verslag 2020 0% 4% 0%

Netto schuldquote De netto schuldquote geeft de verhouding weer van de schuldenlast van de dienst ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. In 2020 heeft de dienst aanvullende werkzaamheden gegund gekregen in het kader van de RRE. Hiervoor is een bedrag ontvangen van ca. € 2,5 miljoen. De doelstelling was dat deze subsidieregeling eind 2020 uitgevoerd was, echter door corona is er een uitloop. Het resterende bedrag van ca. € 1,3 miljoen is opgenomen als vooruit ontvangen subsidie. Daardoor zijn de schulden (kortlopend) hoger dan begroot en is de netto schuldenquote 0%. Solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio geeft de verhouding weer van het eigen vermogen ten opzichte van de totale passiva. Bovendien geeft het aan in welke mate de dienst het eigen vermogen kan inzetten voor de dekking van de schulden, dat wil zeggen in hoeverre is de dienst in staat aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder het eigen vermogen verstaan we de algemene reserve en de overige bestemmingsreserves. In de begroting van 2020 is rekening gehouden met een daling van het eigen vermogen door de verhuizing naar de Vondellaan. Deze daling is echter minder dan begroot doordat er delen van het oude huurcontract konden worden afgestoten.

Hierdoor geeft de solvabiliteitsratio een positiever beeld dan begroot. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte geeft antwoord op de vraag of de dienst voldoende structurele baten heeft om de structurele lasten te dekken. Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is, doordat wordt gekeken naar de structurele baten en structurele lasten en deze worden vergeleken met de totale baten. De afwijking ten opzichte van de begroting 2020 is minimaal.

4.3. ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN De paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bevat op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) in elk geval de volgende kapitaalgoederen: wegen, riolering, water, groen en gebouwen. Voor de dienst is geen van deze onderdelen van toepassing.

4.4. FINANCIERING Algemeen De dienst is als uitvoeringsinstantie van een Gemeenschappelijke Regeling, volgens de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO), verplicht een financieringsparagraaf op te nemen. Hierin beschrijven we de ontwikkelingen rond de kasgeldlimiet, de ontwikkelingen wat betreft de rente- en risiconorm, de verwachte toe- en/of afname van geldleningen of uitzettingen en het beleid en de uitvoering van de treasury.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

31 / 72

Alle deelnemers ontvangen voorschotnota’s op basis van de volgende verdeling: • Eerste kwartaal: 25% • Tweede kwartaal: 30% • Derde kwartaal: 25% • Vierde kwartaal: 20% Een aantal deelnemers heeft in de loop van het jaar opdracht verstrekt voor aanvullende taken. Wij hebben de voorschotten hier niet op aangepast. Hierdoor wijken het resultaat en het bedrag nog te betalen/ontvangen van die deelnemers af van de betaalde voorschotten. Rentevisie De dienst heeft geen leningen lopen. Koersrisico Koersrisico is de kans dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen. De dienst bezit geen derivaten en van koersrisico is daarom geen sprake. Valutarisico Valutarisico is bij de dienst uitgesloten omdat de dienst niet beschikt over of aanspraken heeft in vreemde valuta. Rente- en risiconorm De dienst heeft geen schulden. Er is geen sprake van een mogelijk renterisico. De rente met betrekking tot de vooruit ontvangen gelden zijn dit jaar verwaarloosbaar te noemen. Liquiditeitenplanning Omdat de dienst met voorschotnota’s werkt, waarbij rekening is gehouden met ons uitgavenpatroon, is het minder noodzakelijk een liquiditeitenplanning op te stellen.

Financieringsrisico’s Omdat de deelnemende gemeenten gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het financiële beleid van de dienst en zich verplicht hebben de tekorten in zijn geheel gezamenlijk te dragen, zijn er geen financieringsrisico’s. Kasgeldlimiet Jaarlijks geeft het ministerie aan welk bedrag een gemeente mag financieren met kortlopende geldleningen: de kasgeldlimiet. Het betreft een percentage (8,2%) van het totaal van de begroting. Voor 2020 komt de toegestane kasgeldlimiet op € 1.890.343. Deze limiet mag de dienst gedurende het begrotingsjaar niet overschrijden. Als de kasgeldlimiet structureel wordt overschreden, moet de kortlopende schuld worden omgezet in een langlopende schuld.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

32 / 72

Tabel 4.8 – Kasgeldlimiet Overzicht Kasgeldlimiet

Bedragen in euro’s e

Toegestane kasgeldlimiet In procenten van de grondslag In bedrag Omvang vlottende korte schuld Opgenomen gelden < 1 jaar Schuld in rekening courant Gestorte gelden door derden < 1 jaarOverige geldleningen niet zijnde vaste schuld

Vlottende middelen Contante gelden in kas Tegoeden in rekening courant Overige uitstaande gelden < 1 jaar

Toets kasgeldlimiet Totaal netto vlottende middelen Toegestane kasgeldlimiet Ruimte

e

1 kwartaal

2 kwartaal

3 e kwartaal

4 e kwartaal

8,20% 1.890.343

8,20% 1.890.343

8,20% 1.890.343

8,20% 1.890.343

18.429.131 0 0 0 18.429.131

13.467.688 0 0 0 13.467.688

11.071.130 0 0 0 11.071.130

11.809.480 0 0 0 11.809.480

11.535.279 6.493.076 18.028.355

10.341.609 2.547.835 12.889.444

12.197.110 1.139.098 13.336.208

10.331.098 1.396.231 11.727.329

-400.775 1.890.343 1.489.568

-578.244 1.890.343 1.312.099

2.265.078 1.890.343 4.155.421

-82.151 1.890.343 1.808.192

4.5. BEDRIJFSVOERING Deze paragraaf geeft op basis van artikel 14 BBV inzicht in de stand van zaken van een aantal onderwerpen die onder de bedrijfsvoering vallen.

4.5.1 Organisatiestructuur In 2020 is de organisatiestructuur van de dienst veranderd in een matrixstructuur met als doel transparanter en meer resultaatgericht te gaan werken. Door middel van de matrixorganisatie worden vraag en aanbod gescheiden in programma’s en vakafdelingen. Dit geeft voorafgaande aan elk project (intern en extern) meer inzicht in de verantwoordelijkheden, de middelen en de financiële consequenties. Kort gezegd: wie doet wat en wat gaat dat kosten? De matrixorganisatie sluit bovendien beter aan bij de pragmatische manier van werken en de transparante rapportagemethodiek die bij de overheid steeds meer gebruikelijk is. De invoering van de matrixstructuur kan (samen met de verhuizing) worden gezien als het sluitstuk van een ingrijpende reorganisatie die in 2016 al is ingezet.

4.5.2 Informatisering en automatisering De automatisering van de dienst heeft het noodzakelijke thuiswerken goed ondersteund. Er kon overal ingelogd worden, ook vanaf een laptop, tablet of mobiele telefoon. De werkzaamheden konden vanuit de thuiswerksituatie zonder onderbreking gecontinueerd worden. Voor de medewerkers was het bovendien mogelijk om apparatuur en kantoormeubilair mee naar huis te nemen om een thuiskantoor in te richten. Hier is veel gebruik van gemaakt met als aardige bijkomstigheid dat er minder te verhuizen viel naar het nieuwe pand.

Agendapunt 5 AB 10 mei 2021: Jaarstukken 2020 (2021006532)

33 / 72

Tegelijk met de invoering van de matrixorganisatie is de dienst gaan werken met het nieuwe zaaksysteem PowerBrowser. Vanwege noodzakelijke aanpassingen liepen de investeringen voor Powerbrowser in 2020 nog door; ook in 2021 staan er investeringen op de planning. Met behulp van PowerBrowser kon er in 2020 een start worden gemaakt met de verbetering van de kwaliteit van data en het toegankelijk maken ervan, bijvoorbeeld via digitale kaarten en formulieren. Een ander voorbeeld van een project dat alleen met het nieuwe zaaksysteem gerealiseerd kon worden is de Regeling Reductie Energiegebruik. De koppeling met de data van de deelnemers met een speciaal intern ontworpen formulier zorgde voor een snelle afwerking van de aanvragen. Ook is het nu bijvoorbeeld mogelijk om toezicht te houden op basis van data-gedreven onderzoek. Als voorbereiding op de Omgevingswet is de dienst in 2020 aangesloten op het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO). Hiermee kunnen omgevingsaanvragen en -meldingen worden ontvangen en het vervangt alle bestaande digitale loketten. In 2021 staat de samenwerkingsmodule van het DSO gepland. Hiermee kan veilig worden samengewerkt met alle deelnemers en ketenpartners.

4.5.3 Personeel Wet normalisering rechtspositie ambtenaren Per 1 januari is de WNRA ingevoerd. Hiervoor is een Personeelshandboek opgesteld, waarover overeenstemming is bereikt met het Georganiseerd Overleg en de Ondernemingsraad. Alle medewerkers van de ODWH hebben een arbeidscontract ontvangen. Arbeidsmarkt In 2020 heeft de dienst gekozen voor een andere arbeidsmarktbenadering, via Werken in het Westen, om de openstaande functies in te vullen. Deze marktbenadering heeft niet geheel geleidt tot het gewenste resultaat: mensen bleven tijdens corona vaak zitten waar ze zaten en er is blijvende schaarste aan gekwalificeerde medewerkers. Wel is het ons gelukt om enkele functies te vervullen, soms ook ingewikkelde Inhuur Inhuur is een noodzakelijke aanvulling op onze vaste medewerkers. Binnen de formatie is het uitgangspunt dat het structurele werk wordt gedaan door vaste medewerkers en het korter durende incidentele projectenwerk door inhuur. Daarnaast is sprake van inhuur om het meerwerk gedurende het jaar uit te voeren en als vervanging voor langdurige ziekte. Doordat we niet de totale formatie op sterkte hebben gekregen was het noodzakelijk om extra in te huren. Gezien de huidige markt voor inhuur is het gemiddelde uurtarief hoger dan de gemiddelde kosten van onze eigen medewerkers.