IV d.d. 11 januari 2022 Gebruikmaken ruimten gemeentehuis Z-21-148797 Oegstgeest

onderwerp zaaknummer team opgesteld door datum voorstel datum raad

IV gebruikmaken ruimten gemeentehuis Z/21/148797/289839 Griffie F. Kromhout 11 januari 2022 17 februari 2022

Het presidium stelt de raad voor het volgende te besluiten: voorstel

Een keuze te maken voor het al dan niet gebruiken van de trouwzaal voor commissievergaderingen in verband met de aanschaf van nieuwe audiovisuele apparatuur

*Z027C562325*

Initiatiefvoorstel van het presidium

Toelichting voorstel inleiding

De afgelopen jaren is de trouwzaal in gebruik voor commissievergaderingen, vooral om parallelle vergaderingen mogelijk te maken. Ook buiten coronatijd is deze locatie als vergaderlocatie niet ideaal: het is lastig iedereen op een goede manier in beeld te brengen en de akoestiek is matig. Momenteel wordt gekeken naar nieuwe AV-systemen voor zowel de raadzaal als de trouwzaal. Dit vergt een forse investering, die, ingeval van de trouwzaal, uitsluitend nodig is voor de commissievergaderingen. Het presidium legt de keuze al dan niet gebruik te blijven maken van de trouwzaal als een open vraag aan uw raad voor. In samenwerking met de gemeenten Leiderdorp en Zoeterwoude en Servicepunt71 is de griffie bezig met de aanbesteding van nieuwe audiovisuele apparatuur voor in ieder geval de raadzaal. Dit volgt deels uit de aanbesteding van een nieuw raadsinformatiesysteem (operationeel eind maart), deels uit de noodzaal de huidige, sterk verouderde, apparatuur te vervangen en deels uit de wens meer mogelijkheden te hebben. Het bedrijf dat de aanbesteding begeleidt heeft een schatting gemaakt van de kosten. Om aan (toekomstige) wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen is naar schatting voor de raadzaal een investering van 300.000 euro nodig en voor de trouwzaal 200.000 euro, een en ander met een afschrijvingstermijn van acht jaar.

Het is de vraag of een dergelijke investering voor de trouwzaal de moeite waard is. De raad heeft in het verleden de keuze gemaakt over te gaan op het BOB-model en daarbij ook parallel vergaderen van de commissies Burger en Ruimte in te voeren. Reden voor dat laatste was de wens slechts één avond commissievergaderingen te hebben. In de praktijk levert dit systeem agenda-technisch, met name voor de portefeuillehouders, nog wel eens problemen op. Overigens valt er voor parallel vergaderen ook wel wat te zeggen: het is het moment dat vrijwel alle raads- en commissieleden elkaar kunnen zien. Het presidium verzoekt uw raad een keuze te maken voor het al dan niet blijven gebruiken van de trouwzaal voor commissievergaderingen en daarmee ook voor het al dan niet meenemen van de trouwzaal in de aanbesteding van audiovisuele middelen. Het is de bedoeling dat de aanbesteding eind februari zal starten.

beoogd effect

argumenten

kanttekeningen

financiën

Duidelijkheid creëren over het gebruik van de trouwzaal voor commissievergaderingen en een eventuele investering in audiovisuele apparatuur.

Open keuze raad

NVT

Niet investeren in de trouwzaal levert een besparing op van circa 200.000 euro.

2

duurzaamheid

NVT

communicatie of vervolg

NVT

publieks-samenvatting

bijlage(n)

De raad heeft een keuze gemaakt over het al dan niet gebruik blijven maken van de trouwzaal voor commissievergaderingen.

-

*Z027C562325*

Raadsbesluit onderwerp zaaknummer team opgesteld door datum voorstel datum besluit

IV gebruikmaken ruimten gemeentehuis Z/21/148797/289839 Griffie F. Kromhout 11 januari 2022 17 februari 2022

De gemeenteraad van Oegstgeest; gelezen

het voorstel van het presidium;

gelet op besluit

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van Oegstgeest op . de griffier

de voorzitter