Initiatiefvoorstel d.d. 21 december 2020 Impact lockdown op lokale democratie Oegstgeest Z-21-140609 Oegstgeest

onderwerp zaaknummer team opgesteld door datum voorstel datum raad

Initiatiefvoorstel impact lockdown op lokale democratie in Oegstgeest Z/21/140609/277640 Griffie Dewkalie 21 december 2020 21 januari 2021

*Z0241CCDB63*

Initiatiefvoorstel van het presidium

Het presidium stelt de raad voor het volgende te besluiten: voorstel

In het rapport van het verkennend onderzoek over de impact van de lockdown op het functioneren van de lokale democratie in Oegstgeest, d.d. 6 november 2020 staan een aantal denkrichtingen voor verder onderzoek. Als besluit kan de raad er voor kiezen om wel of geen nader onderzoek te doen of een andere besluit te nemen. Afhankelijk van het verloop van het debat in de commissie Burger van 7 januari 2021 wordt het raadsbesluit ingevuld met scenario A (of onderdelen ervan), scenario B of scenario C. Scenario A: De raad besluit nader onderzoek te laten doen naar de rol- en taakvervulling van de gemeenteraad, naar de impact op beleidsprocessen en de impact op het contact met de samenleving. Scenario B: De raad besluit geen nader onderzoek te laten doen. Of de raad kiest voor een ander besluit, scenario C.

toelichting voorstel inleiding

Achtergrond verkennend onderzoek In mei 2020 overlegde de Rekenkamercommissie met de klankbordgroep van raadsleden. Een aantal raadsleden was toen benieuwd naar de impact van de lockdown op het functioneren van de lokale democratie. In juli 2020 besloot de Rekenkamercommissie hiernaar onderzoek uit te laten voeren. Doel verkennend onderzoek Het doel was om over de onderzoeksperiode op hoofdlijnen inzicht te verschaffen in: ➢ de wijze waarop de lokale democratie heeft gefunctioneerd; ➢ de constateerde beperkingen; ➢ de getroffenen maatregelen; ➢ de eventuele aandachtspunten. Focus onderzoek Dit rapport richt zich in het bijzonder op de gevolgen van de lockdown voor het functioneren van de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie in de gemeente Oegstgeest. Met ‘lokale democratie’ wordt in dit onderzoek vooral de interne werking van die democratie bedoeld. Uitvoering verkennend onderzoek Het verkennende onderzoek is uitgevoerd door het bureau Necker van Naem uit Utrecht, van augustus tot en met oktober 2020. Het bureau heeft een digitale vragenlijst verstuurd onder de raadsleden, commissieleden, wethouders en leidinggevende ambtenaren; en gesprekken gevoerd met de burgemeester, griffier en gemeentesecretaris van elk van de gemeenten.

Op basis van de resultaten van het onderzoek kunnen er een aantal meer algemene conclusies worden getrokken over de impact van de lockdown op het functioneren van de lokale democratie in de gemeenten Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg, de belangrijkste uitdagingen die deze gemeenten hebben ervaren en de lessen die hieruit kunnen worden getrokken. Conclusies 1. De impact van de lockdown op het functioneren van de lokale democratie lijkt beperkt Hoewel niet gesteld kan worden dat de lockdown geen impact heeft gehad op het functioneren van de lokale democratie, lijkt deze impact op basis van de uitkomsten van de vragenlijst beperkt. Ondervraagden zijn over het algemeen tevreden over de mate waarin zij hun werkzaamheden konden uitvoeren en hun taken konden vervullen. Ook de samenwerking met directe collega’s en tussen en binnen gemeentelijke gremia wordt als ruim voldoende beoordeeld. Tot slot zijn veruit de meeste ondervraagden van mening dat er sprake is geweest van voldoende democratische sturing en controle. Opvallend is overigens wel dat een ruime meerderheid van de ondervraagden in Leidschendam-Voorburg en Oegstgeest aangeeft dat geldende maatregelen de uitkomsten van besluitvorming hebben beïnvloed. Dat neemt niet weg dat er enige reden is tot zorg.

Raads- en commissieleden zijn over het algemeen minder tevreden dan wethouders en leidinggevende ambtenaren, hetgeen onderstreept dat het van belang is om ervoor te zorgen dat ook raads- en commissieleden hun taken en werkzaamheden goed kunnen uitvoeren. Ook de samenwerking met externe partijen behoeft aandacht. Deze samenwerking wordt als relatief slechter beoordeeld dan de samenwerking met partners binnen de gemeente, wat suggereert dat het van belang is om ervoor te zorgen dat ook contact met inwoners en belangengroepen doorgang kan vinden. Tot slot valt op dat in bijna alle gemeenten het wegvallen van informeel contact wordt genoemd als mogelijk risico voor de lange termijn. Investeren in het mogelijk maken van contact buiten vergaderingen om, lijkt dan ook het credo. 2. Gemeenten hebben maatregelen genomen die het functioneren van de lokale democratie bevorderen Indien gevraagd wordt naar een oordeel over de maatregelen die zijn genomen, is een groot deel van de ondervraagden tevreden. In enkele gevallen lijkt dit te komen doordat de benodigde infrastructuur al op orde was, maar in andere gevallen kan deze tevredenheid mede worden toegeschreven aan de maatregelen die gemeenten na de afkondiging van de lockdown hebben

2

genomen. Dat veruit de meeste ondervraagden aangeven dat ze hun werkzaamheden nu beter kunnen uitvoeren dan in maart, is daarvoor een belangrijke indicatie. Met name investeringen in infrastructuur en het mogelijk maken van fysieke aanwezigheid lijken hieraan een belangrijke bijdrage te hebben geleverd. Dat laat onverlet dat sommige gemeenten, waaronder de gemeente Oegstgeest, meer hadden kunnen doen. Met name raads- en commissieleden ontbrak het aan middelen om digitaal te werken en het duurde enige tijd voordat dit op orde was. 3. De grootste uitdagingen zijn het op orde brengen van infrastructuur en het faciliteren van (fysiek) contact Volgens de ondervraagden zijn belemmeringen in het vervullen van taken en verantwoordelijkheden en het samenwerken met anderen vaak gelegen in het ontbreken van digitale infrastructuur en de beperkte mogelijkheden voor (fysiek) contact. Bij dit eerste gaat het in het bijzonder om de toegang tot documenten en het creëren van een geschikte thuiswerkplek. Bij het tweede lijkt het vooral te gaan om het zoveel mogelijk laten doorgaan van vergaderingen en het scheppen van mogelijkheden om incidenteel op het gemeentehuis te kunnen werken. Er is reden om aan te nemen dat aan een deel van deze uitdagingen inmiddels tegemoet is gekomen.

Zo is er in de meeste gemeenten geïnvesteerd in de digitale infrastructuur en zijn verdere verbeteringen in ontwikkeling. Ook is het een feit dat aan sommige uitdagingen weinig kan worden gedaan; een landelijke oproep om thuis te werken, moet nou eenmaal worden opgevolgd. Toch loont het om waakzaam te blijven. Zeker als de lockdown nog lang aanhoudt, kan het best zijn dat vooralsnog overkomelijke problemen gaandeweg belangrijker worden. In dat kader kan het bijvoorbeeld geen kwaad om oog te houden voor het effect van beperkt sociaal contact tussen werknemers en ambtsdragers en te investeren in hun digitale vaardigheden. Denkrichtingen voor verder onderzoek Het inventariserende karakter van dit onderzoek maakt dat de resultaten per definitie veel vragen onbeantwoord laten. Hetzelfde geldt voor de keuze om het onderzoek uitsluitend te richten op het interne functioneren van de lokale democratie. Daarmee geeft dit onderzoek op meerdere punten aanleiding voor nader onderzoek. Hieronder schetsen we enkele van deze punten: 1. Onderzoek naar de rol- en taakvervulling van de gemeenteraad In vrijwel alle gemeenten waren raads- en commissieleden ontevredener over de invulling van de eigen taak dan wethouders en leidinggevende ambtenaren.

Uit de interviews met de driehoeken van de vier gemeenten blijkt dat dit mogelijk deels komt doordat de gemeenteraden kort na de afkondiging van de lockdown niet konden vergaderen en deels doordat er in de gemeenten Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg sprake was van een politieke crisis. Toch ontstaat de indruk dat de gemeenteraden hun werk tijdens de lockdown minder goed hebben kunnen doen. Of dit inderdaad zo is en waar dit door komt, zou onderwerp kunnen zijn van nader onderzoek waarin de rol- en taakvervulling van de gemeenteraden centraal staat. 2. Onderzoek naar de impact op beleidsprocessen Hoewel de resultaten van de vragenlijst geen grote problemen met de voortgang van beleidsprocessen laten zien, doemt uit de interviews met de driehoeken van de vier gemeenten het beeld op dat er in ieder geval in enkele gemeenten beleidsprocessen zijn vertraagd of gestopt om andere doorgang te geven. Dit is niet verwonderlijk, maar is mogelijk wel een interessant onderwerp voor nader onderzoek. Een dergelijk onderzoek zou zich kunnen richten op de vraag welk beleid er is blijven liggen en wat hiervan de mogelijke consequenties zijn. Ook zou het onderzoek kunnen inventariseren hoe waarschijnlijk het is dat opgelopen achterstanden later worden ingehaald, of dat hiervoor een extra inspanning is vereist.

Zo zou het onderzoek in beeld kunnen brengen in hoeverre de lockdown dit aspect van de lokale democratie heeft beïnvloed. 3. Onderzoek naar de impact op het contact met de samenleving Uit de vragenlijst komt duidelijk naar voren dat het contact met inwoners en belangengroepen een van de ‘slachtoffers’ is van de lockdown. Om verschillende, begrijpelijke redenen kunnen reguliere kanalen voor contact niet meer worden gebruikt. Dit varieert van formele wegen voor contact, zoals het inspreken bij raadsvergaderingen, tot meer informele manieren waarop voor de lockdown contact werd onderhouden. Hoewel niet alle gemeenten hier in gelijke mate last van lijken te hebben, is goed contact met de samenleving van zulk belang voor het functioneren van de lokale democratie, dat hier niet aan voorbij mag worden gegaan.

overweging

Op diverse momenten in 2020 heeft de gemeenteraad van Oegstgeest zich laten informeren over de impact van Corona door de Oegstgeester samenleving door in gesprek te gaan met maatschappelijke organisaties, instellingen en bedrijven, o.a. beeldvorming op 26 mei 2020 en 15 december 2020. En op diverse momenten in 2020 heeft de gemeenteraad zich laten informeren door het college van burgemeester en wethouders de gemeenteraad geïnformeerd over de financiële en beleidsmatige gevolgen van corona en de genomen maatregelen (zoals de Corona-rapportage behandeld in de gemeenteraad op 29 oktober; corona-informatiebrieven zoals die van 20 maart, 14 mei, 30 september). Echter, het doel van het onderzoek door de Rekenkamercommissie was om inzichtelijk te maken welke impact de lockdown heeft gehad op de lokale democratie en om denkrichtingen aan te dragen voor verder onderzoek. Daarmee heeft het onderzoek een sterk inventariserend karakter en geeft het niet op alle vragen een antwoord. Wel geeft het op hoofdlijnen inzicht in de wijze waarop de lokale democratie heeft gefunctioneerd, tegen welke beperkingen de gemeente is aangelopen en wat mogelijke oplossingen zijn. Dit rapport richt zich in het bijzonder op de gevolgen van de lockdown voor het functioneren van de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie in de gemeente Oegstgeest.

Om te voorkomen dat het onderzoek breed zou worden, is gekozen om het onderzoek specifiek te richten op de impact van de lockdown op het functioneren van drie belangrijke spelers in het lokale democratische proces; de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. Daarmee heeft het onderzoek andere spelers, zoals inwoners, belangengroepen en de samenleving in het algemeen, grotendeels buiten beschouwing gelaten. Met ‘lokale democratie’ wordt in dit onderzoek dan ook vooral de interne werking van die democratie bedoeld.

beoogd effect

Sinds het voorjaar van 2020 verkeert onze samenleving vanwege de coronapandemie in een bijzondere periode. De door de overheid afgekondigde maatregelen om verdere verspreiding van het coronavirus tegen te gaan, brengen allerlei nieuwe uitdagingen met zich mee. Het effect dat met dit onderzoek wordt beoogd is om meer inzicht te verkrijgen in de wijze waarop de lokale democratie in de gemeente Oegstgeest heeft gefunctioneerd, tegen welke beperkingen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie zijn aangelopen. En met dit inzicht het gesprek aan te gaan over de lessen die hieruit kunnen worden geleerd, extra maatregelen en door wie die kunnen worden genomen en of er nader onderzoek (dieper en/of breder) of geen nader onderzoek wordt gewenst.

argumenten

Op basis van het rapport kan de gemeenteraad er voor kiezen om wel of geen nader onderzoek te doen of andere maatregelen te nemen. Afhankelijk van het verloop van het debat en de argumenten die de fracties aan de orde stellen in de commissie Burger van 7 januari 2021 wordt het raadsbesluit ingevuld met (onderdelen van) scenario A, scenario B of secenario C. Scenario A: De raad besluit nader onderzoek te laten doen naar de rol- en taakvervulling van de gemeenteraad, naar de impact op beleidsprocessen en de impact op het contact met de samenleving. Scenario B: De raad besluit geen nader onderzoek te laten doen. Uiteraard zijn aanvullingen of een ander besluit, scenario C, ook mogelijk. De griffie zal op basis van de commissiebehandeling in overleg met het presidium het concept-besluit voor de raad formuleren.

kanttekeningen

Wordt digitaal vergaderen permanent mogelijk? Wanneer kan de gemeenteraad (terug) naar fysiek vergaderen? Tijdelijk of permanent: het blijft van belang dat de gemeenteraad in de komende periode op welke wijze dan ook zicht blijft houden op de impact van de lockdown op het functioneren van de lokale democratie. Dit punt kan de in discussie op 7 januari worden meegewogen. Digitaal vergaderen en besluiten door gemeenteraden werd in 9 april 2020 – op tijdelijke basis – wettelijk toegestaan. Het doel van de tijdelijke wet was om ook in coronatijd besluitvorming door volksvertegenwoordigingen mogelijk te blijven maken. De tijdelijk wet is voor de derde keer

verlengd, elke keer met 2 maanden, tot 1 maart 2021. De rijksoverheid heeft een routekaart vastgesteld met 4 risiconiveaus. Om ervoor te zorgen dat er ook in de toekomst duidelijkheid is over fysiek of digitaal te vergaderen, is besloten deze keuze vast te leggen per risiconiveau. Alleen wanneer voor onze regio risiconiveau 1 (waakzaam) of 2 (zorgelijk) geldt, zal de raad weer fysiek kunnen vergaderen, natuurlijk met inachtneming van de maatregelen van het RIVM zoals de 1,5 meter afstand. Bij risiconiveau 3 (ernstig) en 4 (zeer ernstig) en bij een lockdown geldt de norm om digitaal te vergaderen. Op dit moment (december 2020/jan 2021) geldt risiconiveau 4 en vergadert onze gemeenteraad digitaal, overigens al sinds maart 2020. Het is niet te zeggen wanneer fysiek vergaderen mogelijk wordt, dus wanneer risiconiveau 2 of 1 zal worden bereikt. Zaak blijft om het functioneren van de lokale democratie in deze periode scherp in de gaten te blijven houden. De minister van Binnenlandse Zaken gaat de mogelijkheid verkennen voor een wettelijke permanente regeling voor digitaal vergaderen (Kamerbrief van14 december 2020).

Specifiek worden de volgende randvoorwaarden betrokken:  de technische vereisten voor digitaal vergaderen, zoals een betere geschiktheid van de vergader- en stemsystemen, extra eisen voor besloten vergaderingen en geheime documenten en extra waarborgen ten aanzien van de democratische inbedding van de decentrale politiek door het verzekeren van toegang van journalisten en ondersteuning te bieden bij het organiseren van inspraak.  beslisregels voor de vergaderwijze. Waarbij het regelen hiervan in eventuele wetgeving een optie kan zijn.  hoe om te gaan met hybride vergaderingen In 2021 wordt voor de gemeenteraad een nieuw Raadsinformatiesysteem (RIS) geïmplementeerd, waarbij scherp wordt gekeken dat het nieuwe systeem een positieve impact heeft op het functioneren van de lokale democratie, met name als het gaat om de toegang tot digitale (geheime) documenten, vergader- en stemsysteem en het inspreken door inwoners. maatschappelijke organisaties, instellingen en bedrijven. financiën

Mocht dit besluit financiële gevolgen hebben, zoals het doen van nader onderzoek, andere diensten of maatregelen, dan wordt dekking gezocht in de algemene reserve. Voor dit moment is dit niet aan de orde, omdat niet duidelijk is of er nader onderzoek komt en wat de breedte dan wel de diepte van het onderzoek zal zijn.

duurzaamheid

Mocht dit besluit leiden tot inkoop van onderzoek of andere diensten, dan zullen de gebruikelijk gehanteerde duurzaamheidseisen ten aanzien van de inkoop gelden.

communicatie of vervolg

De Rekenkamercommissie van Oegstgeest en de gemeenteraden van Wassenaar, Voorschoten en Leidschendam-Voorburg worden op de hoogte gesteld van het besluit. Indien het besluit aanleiding geeft tot nader onderzoek, zal worden gevraagd aan de Rekenkamercommissie Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg om een nader onderzoek te (laten) doen.

publiekssamenvatting

De Rekenkamercommissie heeft een onderzoek uitgevoerd naar de gevolgen van de lockdown op het functioneren van de lokale democratie, in het bijzonder voor de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie in de gemeente Oegstgeest. Met ‘lokale democratie’ wordt in dit onderzoek vooral de interne werking van die democratie bedoeld. Samengevat konden de belangrijke werkzaamheden over het algemeen doorgang vinden, er kon goed worden samengewerkt en er was voldoende ruimte voor democratische sturing en controle. Dat betekent niet dat er geen ruimte is voor verbetering. Zo zijn raads- en commissieleden over het algemeen minder positief over de mate waarin zij hun werkzaamheden konden uitvoeren dan

wethouders en leidinggevende ambtenaren en werd de samenwerking met externe partners zoals inwoners en belangengroepen als relatief lastig ervaren. Dit lijkt in veel gevallen samen te hangen met het ontbreken van een goede (digitale) infrastructuur en werkwijze. Dit zijn dan ook de grote uitdagingen voor de toekomst. Omdat dit onderzoek aanleiding geeft voor nader onderzoek, stelt de Rekenkamercommissie een drietal onderwerpen voor: de impact op de rol- en taakvervulling van de gemeenteraden, de impact op beleidsprocessen (zoals vertraging van beleid, stoppen met beleid en nieuw beleid) en de impact op het contact met de samenleving (bijvoorbeeld contact met inwoners, belangengroepen, organisaties en bedrijven en inspreken in commissie-en de raadsvergaderingen). Een vertegenwoordiger van de Rekenkamercommissie zal het onderzoek toelichten en de commissieleden van de zes fracties zullen met elkaar het debat aangaan. Op basis van dat debat zal in de raadsvergadering (mogelijk op 21 januari) een besluit genomen worden over dit rapport. De Rekenkamercommissie is een belangrijke en zelfstandige organisatie die onderzoek doet voor de gemeenteraad.

bijlage(n)

Aanbiedingsbrief ‘Verkennend onderzoek De impact van de lockdown op het functioneren van de lokale democratie’, van de Rekenkamercommissie Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg, d.d. 25 november 2020, Het rapport ‘De impact van de lockdown op het functioneren van de lokale democratie in Oegstgeest’, Een verkennend onderzoek in opdracht van de Rekenkamercommissie Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg, d.d. 6 november 2020 Aanbiedingsbrief ‘3e en laatste rapport Evaluatiecommissie tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming’, van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de Tweede Kamer, d.d. 14 december2020

onderwerp zaaknummer team opgesteld door datum voorstel datum besluit

Initiatiefvoorstel impact lockdown op lokale democratie in Oegstgeest Z/21/140609/277640 Griffie Dewkalie 21 december 2020 21 januari 2021

*Z0241CCDB63*

raadsbesluit

De gemeenteraad van Oegstgeest; gelezen

het rapport van het verkennend onderzoek de impact van de lockdown op het functioneren van de lokale democratie in Oegstgeest, d.d. 6 november 2020;

gelet op

De discussie in de commissie Burger van 7 januari 2021

besluit

(Onderdelen van) Scenario A: nader onderzoek te laten doen naar de rol- en taakvervulling van de gemeenteraad, naar de impact op beleidsprocessen en de impact op het contact met de samenleving. OF Scenario B: geen nader onderzoek te laten doen. Of de raad kiest voor een ander besluit, scenario C.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van Oegstgeest op 21 januari 2021. de griffier

de voorzitter

F. Kromhout

E.R. Jaensch