Gemeente Oegstgeest Accountantsverslag 2020 WG

Accountantsverslag 2020 Gemeente Oegstgeest

Aan de raad van de gemeente Oegstgeest Postbus 1270 2340 BG OEGSTGEEST

Onderwerp Accountantsverslag 2020 Datum 15 juni 2021 Kenmerk 312019003.21.171

Geachte leden van de raad, Wij hebben de controle van de jaarrekening 2020 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van de gemeente Oegstgeest is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 11 juni 2021 hebben wij een aantal controlebevindingen reeds besproken met uw Concerncontroller a.i. Op 22 juni 2021 bespreken wij onze bevindingen met de commissie Audit. Bij de jaarrekening 2020 hebben wij op 15 juni 2021 een goedkeurende controleverklaring afgegeven, zowel voor het aspect getrouwheid als voor het aspect rechtmatigheid. Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2020. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders.

Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (de was getekend-versie) te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad. Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V. Was getekend: A. Booij RA

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact

De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag: Arie Booij

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ....................... 2 2. Financiële positie en resultaat ................................................. 7 3. Bevindingen eindejaarscontrole ............................................. 12

Tel: 06 – 1509 2689

4. Interne beheersing ................................................................ 23

Arjan Sallehart

5. Overige aangelegenheden ..................................................... 26

Tel: 06 – 1509 2694 Remco Korhorn Tel: 06 – 1099 9195

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

312019003.21.171 - 1

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 16 november 2020 (kenmerk 312019003.20.218) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2020. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Oegstgeest. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden en de Regeling Controleprotocol WNT 2020. Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2020 voldoende voor de doelstelling van onze controle.

Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het vastgestelde controleprotocol

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben, sluit aan op de door de gemeenteraad op 20 februari 2020 vastgestelde “Controleprotocol accountantscontrole - jaarrekening 2019 en verder”. De maximaal toe te passen marges voor de accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). In uw controleprotocol heeft u geen lagere marges vastgesteld. De bij onze controle van de jaarrekening 2020 toegepaste goedkeuringstoleranties bedragen derhalve:

Bron: jaarrekening 2020

Fouten

Onzekerheden

Goedkeuringsmaterialiteit

€ 751.000

€ 2.253.000

De gemeenteraad heeft in het controleprotocol de rapporteringstolerantie vastgesteld op € 100.000.

312019003.21.171 - 2

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de jaarrekeningcontrole 2020 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed.      

  

De samenwerking met SP71 en de tijdige oplevering van het “Assurancerapport 2020” door de accountant van SP71, alsmede het toezicht op SP71 vanuit uw gemeente. Status en voortgang van de verbijzonderde interne controle over 2020. Uw fiscale positie in het kader van de Vennootschapsbelasting (Vpb). De verantwoording en waardering van voorzieningen, waaronder personeelsvoorzieningen en onderhoudsvoorzieningen (in relatie tot de aan- of afwezigheid van actuele beheerplannen). De waardering en risicoschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties, inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen. “ Veronderstelde risico’s” vanuit de voorschriften voor de accountantscontrole. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces, en de opbrengstverantwoording. De specifieke aandacht voor deze risico’s is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor uw gemeente. De naleving van de (Europese) aanbestedingsregels. Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder de afwikkeling van de over 2019 gerapporteerde onzekerheden ad € 526.000. De beheersing van investeringskredieten.

Daarnaast hebben wij aandacht besteed aan onder meer de volgende zaken:  De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de door u op te stellen collegeverantwoording rechtmatigheid (2021).  De impact van corona op uw processen en financiën.  De actualiteit van de gevoerde administratie(s), gericht op de betrouwbaarheid van de (tussentijdse) informatievoorziening.  De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle. Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘Bevindingen eindejaarscontrole’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’.

312019003.21.171 - 3

De baten en lasten, alsmede Op basis van uw controleprotocol hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente gecontroleerd. Hierbij zijn geen materiële bijzonderheden geconstateerd op de programma’s 6. Overhead, bedrijfsvoering en vpb en 7. Algemene balansmutaties, zijn in dekkingsmiddelen is sprake van een overschrijding van de begroting (lasten) voor een totaal bedrag van € 335.000, echter deze materiële zin rechtmatig werken niet door in ons rechtmatigheidsoordeel. Onze conclusie is derhalve dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties, in materiële zin, rechtmatig zijn weergegeven in de jaarrekening 2020.

De jaarrekening voldoet aan het BBV

Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van de gemeente Oegstgeest. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente Oegstgeest zijn uiteengezet in de jaarstukken in onderdeel 5.3 ‘Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling”. In de jaarrekening 2020 hebben zich ten opzichte van 2019 geen wijzigingen van materieel belang voorgedaan in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen, die een aanzienlijke invloed hebben gehad op de baten en lasten en/of de financiële positie van de gemeente Oegstgeest. Wij hebben het door het college toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld.

Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het BBV (Besluit begroting en verantwoording).

Geen geïdentificeerde materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole, resteren er geen van materieel belang zijnde ongecorrigeerde afwijkingen of onzekerheden. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn derhalve niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring), maar zijn naar onze mening vooral van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de niet materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

312019003.21.171 - 4

Goedkeurende controleverklaring

Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening 2020 van de gemeente Oegstgeest een getrouw beeld geeft van het eigen vermogen op 31 december 2020 en het resultaat over 2020. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 in alle van materieel belang zijnde aspecten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader (vastgesteld door de gemeenteraad op 25 maart 2021). Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door voorzitter en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

312019003.21.171 - 5

Financiële positie en resultaat

312019003.21.171 - 6

2. Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw gemeente neemt in absolute en relatieve zin af

In het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten 2020 bedraagt € 1.252.000 voordelig. Per saldo is tussentijds € 2.350.000 aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2020 € 3.602.000 voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen. Eigen vermogen (in € 1.000)

2020

2019

2018

Eigen vermogen per 1 januari

26.825

26.880

22.892

Tussentijdse resultaatbestemming

-/- 2.350

-/- 5.741

-/- 1.805

Gerealiseerd resultaat (voordelig)

3.602

5.686

5.792

Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)

1.252

-/- 55

3.987

Eigen vermogen per 31 december

28.076

26.825

26.880

NB: door afronding op € 1.000 kunnen geringe afrondingsverschillen of afwijkingen van de jaarstukken ontstaan.

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de stortingen in en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw gemeenteraad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2020 circa 35,7 % van het balanstotaal (2019: circa 30,8 % van het balanstotaal). Zowel in absolute zin als relatieve zin is uw vermogen toegenomen. In de toelichting op balans (paragraaf 5.4.2) bij het

312019003.21.171 - 7

onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2020. Wij verwijzen u naar deze toelichting.

Resultaat 2020 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een boekjaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente Oegstgeest ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: Exploitatieresultaat (in € 1.000) Totale baten

71.065

Totale lasten

69.813

Gerealiseerde saldo van baten en lasten

1.252

Af: stortingen in reserves

5.316

Bij: onttrekkingen aan reserves

7.667

Saldo mutaties reserves

2.350

Gerealiseerd resultaat (voordelig)

3.602

De exploitatie over boekjaar 2020 laat een voordelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 1.252.000 zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) nadelig saldo van € 3.317.000. Dit is een voordeel van € 4.568.000. Het gerealiseerde voordelig gerealiseerd resultaat ad € 3.602.000 is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het gerealiseerd resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u hiervoor naar hoofdstuk 5.5 waar per programma per beleidsthema de belangrijkste verschillen nader zijn geanalyseerd. Het voordelig exploitatieresultaat 2020 (vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het

312019003.21.171 - 8

inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is in hoofdstuk 5.5.4 inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting.

Het college van burgemeester en wethouders kwalificeert het weerstandsvermogen als uitstekend om de onderkende risico’s af te kunnen dekken

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit (voor de samenstelling, zie de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing) heeft het college bepaald op € 20,1 miljoen (2019: € 18,8 miljoen). De beschikbare weerstandscapaciteit is derhalve ten opzichte van 2019 gestegen. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing heeft het college een opsomming gegeven van ingeschatte risico’s. Deze cumuleren voor 2020 tot een bedrag van € 15,9 miljoen (2019: € 22,0 miljoen). Ten opzichte van 2019 is sprake van een daling van de gekwantificeerde risico’s. De inventarisatie van risico’s geeft een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, om zo de benodigde weerstandscapaciteit te bepalen. Daarbij wordt een inzicht gegeven in de (naar de inschatting van het college) belangrijkste risico’s voor uw gemeente. Ook zijn de aan deze risico’s gekoppelde beheersingsmaatregelen opgenomen en wordt een inhoudelijke toelichting gegeven op nieuw gedefinieerde en gewijzigde risico’s in de top van grootste risico’s. Het college heeft op basis van deze risico-inventarisatie en de beschikbare weerstandscapaciteit een kwalificatie aan het weerstandsvermogen gegeven.

Deze kwalificatie is gebaseerd op een ratio waarbij de beschikbare weerstandscapaciteit gedeeld wordt door het benodigde weerstandsvermogen (gekwantificeerde risico’s). Het college kwalificeert het weerstandsvermogen in de jaarstukken 2020 als “uitstekend”. Voor meer gedetailleerde informatie over uw weerstandspositie, de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan verwijzen wij u naar de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing in uw jaarstukken 2020. Overigens merken wij hierbij op dat deze cijfers niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.

312019003.21.171 - 9

Bevindingen eindejaarscontrole

312019003.21.171 - 10

3. Bevindingen eindejaarscontrole Oplevering was voldoende, wij zullen het jaarrekeningtraject met de direct betrokken medewerkers evalueren

Bij de start van de controle waren de jaarstukken grotendeels gereed en waren de werkafspraken door uw medewerkers grotendeels afgerond. De onderbouwing van de jaarrekeningposten (opsteldossier) was over het algemeen van een meer dan acceptabel niveau. Bij onze controle hebben wij tevens de volledige medewerking gekregen en hebben wij op een constructieve manier met uw organisatie en medewerkers samengewerkt. Wij zullen het jaarrekeningtraject op een later moment met uw college en medewerkers evalueren om samen scherp te krijgen waar nog (aan beide kanten) ruimte voor verbetering mogelijk is.

Ambitieniveau investeringsplanning lijkt hoog te zijn

In de jaarstukken is, in de bijlagen, een overzicht van restantkredieten van lopende investeringen opgenomen. Van 87 kredieten (totaal beschikbaar gesteld € 19,1 miljoen) is aangegeven wat de cumulatieve bestedingen (ultimo 2020 € 6,5 miljoen) zijn. Per krediet is tevens aangegeven wat de bestedingsruimte nog is (restant krediet, totaal € 12,6 miljoen), of het krediet in 2020 wordt afgesloten en of sprake is geweest van kredietoverschrijdingen. Op basis van onze beoordeling van de staat van kredieten stellen wij vast dat mogelijk sprake is van een zekere mate van “planningsoptimisme” waarbij de ambities en de ambtelijke capaciteit niet op elkaar aansluiten. Veel kredieten staan al geruime tijd open en hebben vooralsnog een onderbesteding. Op basis van onze controle stellen wij vast dat er op relatief veel (40 van de 87) kredieten (nog) geen sprake is van uitgaven, terwijl in 2020 of eerder al wel lasten geraamd waren. Het lang open laten staan maakt de beheersing van uw investeringskredieten lastig en brengt een risico met zich mee dat kosten ten laste van kredieten worden gebracht, maar feitelijk betrekking hebben op een ander krediet. Overigens hebben wij op basis van onze controle geen aanwijzingen dat dit gebeurd is.

Daarnaast is het de vraag of, gelet op het lang open staan van kredieten en de voortgang van de realisatie, uw investeringsplanning (en daarmee de begroting) reëel is. Het stelselmatig niet realiseren van kredieten kan betekenen dat uw planning niet gerealiseerd wordt, maar ook wordt in uw meerjarenbegroting (mogelijk) al wel rekening gehouden met kapitaallasten voor de geplande investeringen. In dat geval heeft dit effect op de bestedingsruimte in uw begroting. Wij adviseren u om de voortgang van de realisatie van uw investeringsplanning te monitoren en dit mee te wegen in het vaststellen van toekomstige investeringsplannen. Daarnaast adviseren wij u om (deel-)kredieten tijdig af te (blijven) sluiten.

Rubricering onderwijsinvesteringen

Wij hebben op basis van omschrijving van de investeringen in de staat van materiële vaste activa vastgesteld dat in uw jaarrekening onder de materiële vaste activa een aantal investeringen is verantwoord met betrekking tot investeringen in het onderwijs. Uit de omschrijving is niet direct op te maken of hier sprake is van investeringen in onderwijshuisvesting of in investeringen in eerste inrichting, onderwijsleerpakketten en/of meubilair. Investeringen in eerste inrichting, onderwijsleerpakketten en/of meubilair dienen namelijk onder voorwaarden als immateriële vaste activa te worden gepresenteerd in de jaarrekening. 312020004.21.113 - 12

Op basis van de omschrijving van geactiveerde posten hebben wij vastgesteld dat onder de materiële vaste activa voor een bedrag van ongeveer € 550.000 aan hiermee samenhangende investeringen is geactiveerd. Wij adviseren het college om dit in 2021 nader uit te zoeken en vast te stellen of de presentatie juist is.

Uw grondexploitaties zijn geactualiseerd

Een belangrijk risico dat wij onderkennen in het kader van de jaarrekeningcontrole is de waardering van de grondexploitaties. De grondexploitaties hebben ultimo 2020 een (netto) boekwaarde van circa € 3,6 miljoen (voordelig) en zijn daarmee ten opzichte van 2019 circa € 10,8 miljoen “afgenomen”. De afname van de boekwaarde (mutatie onderhanden werk) is het saldo van de gerealiseerde verkopen in 2020 ad € 12,4 miljoen en de gemaakte kosten in 2020 ad € 1,7 miljoen. Omdat de waarde van de verkopen in 2020 hoger is dan de gemaakte kosten neemt de boekwaarde van de voorraad grond af (positieve ontwikkeling). De grootste mutaties zien we bij het complex Nieuw-Rhijngeest Restgebieden, wat momenteel nog volop in ontwikkeling is. De grondexploitatie is één van de posten die het meest gevoelig is voor de economische ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld een stagnerende vraag of dalende prijzen. Hierdoor kan het verwachte resultaat van een project (fors) afnemen of zelfs omslaan in een verwacht verlies, maar bij een voorspoedige realisatie van verkopen (voorlopen op plan) is juist weer sprake van een voordelig effect. Voor een nadere onderbouwing van de ontwikkelingen met betrekking tot de grondexploitaties verwijzen wij naar de toelichting op de balans bij de post “Gronden in exploitatie” en de paragraaf “Grondbeleid” in het jaarverslag.

Daarin worden ontwikkelingen in de complexen, de prognoses voor de komende jaren en de mogelijke risico’s nader toegelicht. De controle van de grondexploitatie vraagt veel aandacht, vanwege de (hoge mate van) schattingsonzekerheid die met de (waardering van de) jaarrekeningpost samenhangt. Wijzigingen in de uitgangspunten die bij het doorrekenen van grondexploitaties gehanteerd zijn veelal van (substantiële) invloed op de financiële uitkomst van de grondexploitatie. Ook hebben (op projectniveau) de nog te maken kosten en de nog te realiseren opbrengsten, inclusief de timing daarvan, mogelijk invloed op de waardering. Omdat de thans lopende grondexploitaties steeds meer richting de einddatum tenderen, wordt overigens de schattingsonzekerheid die inherent aan elke prognose is, steeds lager. Op basis van onze controle brengen wij het volgende onder uw aandacht: MPG 2021 is in de jaarstukken 2020 verwerkt Ten behoeve van de jaarrekening 2020 heeft het college met de Meerjarenprogramma Grondexploitaties 2021 (MPG 2021) de grondexploitaties geactualiseerd. Op 3 juni 2021 heeft de raad het MPG 2021 vastgesteld. Op basis van de actualisatie zijn de resultaten van de twee lopende grondexploitaties aangepast. Ten opzichte van de jaarrekening 2019 is het verwachte resultaat met circa € 0,3 miljoen neerwaarts bijgesteld van circa € 1,3 miljoen tot circa € 1,0 miljoen.

Nieuw-Rhijngeest gronden Oegstgeest aan de Rijn De herziening van Nieuw-Rhijngeest gronden Oegstgeest aan de Rijn leidt tot verbetering van het resultaat met € 38.000 door vertraging van de uitgifte van grond en door het verrekenen van extra kosten. De voornaamste oorzaak is de realisatie van hogere verkoopopbrengsten dan waar vorig jaar nog rekening mee was gehouden.

312019003.21.171 - 13

Daarnaast is ook sprake van een voordeel op de (nog te maken) kosten. De financieel voordelige ontwikkeling heeft tot gevolg gehad dat de getroffen verliesvoorziening van € 24.000 kon vrijvallen in de jaarrekening 2020. Deze grondexploitatie wordt in samenwerking met de VOF Oegstgeest aan de Rijn uitgevoerd. In hoofdlijnen komt het er bij deze exploitatie op neer dat uw gemeente gronden aankoopt en vervolgens doorverkoopt aan de VOF. De VOF verkoopt de gronden vervolgens aan derden. De VOF is een samenwerkingsverband tussen BPD projectontwikkeling en uw gemeente. Beide nemen voor 50% deel en zullen derhalve voor 50% meedelen in het resultaat. Wanneer sprake is van een winst bij de VOF, komt deze uw gemeente toe voor 50%. In het geval sprake is van een (verwacht) verlies, zult u een voorziening moeten treffen voor 50% van het verwachte verlies. De waarde van het onderhanden werk bij de VOF bedraagt, op basis van de jaarrekening 2020 van de VOF, ultimo 2020 € 19,2 miljoen (2019 € 15,9 miljoen) en het verwacht resultaat is ultimo 2020 (evenals 2019) nihil. Op basis van de jaarrekening 2020 van de VOF heeft het college ingeschat dat geen sprake is van een waarderingsrisico voor het door en namens uw gemeente belegde kapitaal in de VOF.

Wij adviseren u de voortgang en financiële ontwikkeling van de exploitatie te blijven volgen op basis van tussentijdse rapportage en de jaarstukken van de VOF. Nieuw-Rhijngeest Restgebieden De herziening voor Nieuw-Rhijngeest Restgebieden leidt tot een verlaging van het verwachte resultaat met € 319.000. In de jaarrekening 2018 is een (tot dan toe) verwachte last van circa € 3.400.000 vrijgevallen, met als gevolg dat de getroffen verliesvoorziening ad € 2.400.000 op dit complex geheel is vrijgevallen. Het genoemde bedrag van € 3.400.000 had betrekking op mogelijke toekomstige betalingen die uw gemeente zou moeten doen op basis van in 2007 afgesloten contracten. Omdat in de periode na 2007 feiten en omstandigheden zijn veranderd heeft het college ten behoeve van de jaarrekening 2018 een jurist ingeschakeld, om duidelijkheid te krijgen of uw gemeente nog wel of juist geen risico liep. Op basis van het memo van de ingeschakelde jurist, is bij de jaarrekening 2018 de conclusie getrokken, dat gelet op onduidelijkheden en onzekerheden omtrent door u te betalen bedragen, het niet langer verdedigbaar was dat u het genoemde bedrag van circa € 3.400.000 nog zou moeten betalen. Het geraamde bedrag is derhalve uit de grondexploitatie gehaald, met als gevolg dat de resultaatprognose daardoor aanzienlijk verbeterde.

Omdat er een (klein) risico bestaat dat de gemeente alsnog wordt aangesproken voor de bijdrage, heeft het college bij de resultaatbestemming 2018 de raad verzocht het bedrag van € 2.400.000 toe te voegen aan de risico reserve van het grondbedrijf, waarmee een (mogelijke) toekomstige tegenvaller alsnog kan worden opgevangen. Ten behoeve van de jaarrekening 2020 heeft het college de inschatting die in voorgaande jaren is gemaakt, geactualiseerd en geconcludeerd dat de situatie onveranderd is gebleven. Om die reden hoeft geen aanpassing van de waardering van de grondpositie in de jaarrekening plaats te vinden en heeft het college, net als in 2018 en 2019 rekening gehouden met een potentieel risico wat in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing is toegelicht. Door de vrijval van de voorziening in 2018, is de resultaatprognose veranderd. In 2020 is, evenals in voorgaande jaren, echter geen winst genomen op deze deelexploitatie gelet op de inschatting van het college van de (resterende) risico’s ten aanzien van deze exploitatie.

312019003.21.171 - 14

Covid-19 in de jaarrekening 2020

Het college gaat op diverse plekken in de jaarstukken in op de impact van Corona op de jaarstukken 2020. In paragraaf 4.2.9 “Corona/Covid19” wordt op een uitvoerige en informatieve wijze ingegaan op de gevolgen van Corona op de jaarstukken 2020. De paragraaf geeft inzicht in de Corona-aanpak en de financiële gevolgen daarvan. Graag verwijzen wij u naar deze paragraaf. Zowel vanuit het Rijk als vanuit de gemeente zelf, is geld beschikbaar gesteld (door middel van specifieke uitkeringen en via de september- en decembercirculaire) om de financieel nadelige gevolgen van Covid-19 te kunnen dekken. In de toelichting op de diverse programma’s heeft het college inzicht gegeven in de financiële effecten voor uw gemeente als gevolg van Covid-19. In paragraaf 4.2.9 is een totaaloverzicht gegeven. In totaal was er, naast de vergoedingen die u vanuit het rijk ontving, voor het jaar 2020 een bedrag van € 217.000 beschikbaar gesteld om de financieel nadelige gevolgen van Covid-19 te kunnen dekken. Dit bedrag is uit de algemene reserve onttrokken. Met de periodieke coronarapportages informeert het college u over de bestedingen die ten laste van de beschikbare middelen zijn gebracht.

Het periodiek actualiseren van beheerplannen is van belang ter onderbouwing van te treffen onderhoudsvoorzieningen

In de jaarrekening zijn de voorziening Vervangen bomen en de voorziening Groot Onderhoud Wegen vrijgevallen. Deze voorzieningen waren bedoeld om de kosten van groot onderhoud over een meerjarige periode te egaliseren (vaste jaarlijkse dotatie). Hiermee werd beoogd schommelingen in uw meerjarenbegroting voorkomen. Wij hebben in onze rapportage over het voorgaande jaar veel aandacht besteed aan de onderbouwing van de onderhoudsvoorzieningen in de jaarrekening van de gemeente Oegstgeest. De eisen aan een onderhoudsplan dat ten grondslag ligt aan een voorziening zijn, vanuit het BBV, hoog. Het viel ons op dat in continuïteit over de hele lijn (jaarlijks) minder uitgaven voor groot onderhoud worden gedaan dan in de plannen was opgenomen. Daarmee rezen er vragen over de mate waarin de onderhoudsplannen (nog) een goede voorspeller waren van de toekomstige onderhoudslasten en de verdeling over de jaren. Daarmee was er voor wat betreft de schattingen die ten grondslag liggen aan de in de jaarrekening 2019 opgenomen onderhoudsvoorzieningen sprake van een verhoogde schattingsonzekerheid die door het college is toegelicht in die jaarrekening. Wij hebben daarom vorig jaar het college gevraagd om in 2020 nadrukkelijk aandacht te besteden aan het (blijvende) voorspellende karakter van de plannen.

Het college heeft opvolging gegeven aan dit advies door een vijftal beheerplannen te actualiseren .Dit proces moet resulteren in toereikend onderbouwde onderhoudsvoorzieningen, die uw gemeente daadwerkelijk helpen stabiele lasten van goot onderhoud in een reeks van jaren te realiseren. De geactualiseerde plannen zullen, na een verdere uitwerking, later dit jaar aan de raad worden voorgelegd Voor twee voorzieningen waarvoor de actualisatie in 2021 afgerond zal worden geldt dat op basis van het oude plan en de eerste uitkomsten van de actualisatie er vraagstukken zijn gerezen rond de robuustheid van de onderbouwing van de voorziening in het kader van de jaarrekening 2020. Wij hebben geconstateerd dat het handhaven van de voorziening op basis van het huidige plan onder de verslaggevingsregels niet meer mogelijk was. Voor de voorziening Vervangen bomen is de belangrijkste motivatie dat niet duidelijk genoeg is welke bedragen in de komende jaren aan groot onderhoud voor kapitaalgoederen gaan plaatsvinden. Dit vergt nog nader onderzoek. Voor de voorziening vervangen 312019003.21.171 - 15

wegen is het belangrijkste aandachtspunt is concreet uitwerken van de programmering zodat duidelijk wordt welk bedrag in welk jaar aan groot onderhoud zal plaatsvinden. Beide voorzieningen zijn daarom vrijgevallen in de jaarrekening 2020. De vrijval ad € 1.037.000 heeft een positief effect op het rekeningresultaat 2020 gehad. Het college zal u voorstellen om, in afwachting van het gereedkomen van nieuwe, toereikend uitgewerkte onderhoudsplannen, de vrijgevallen bedragen uit de voorzieningen en het verschil tussen de geraamde dotatie aan de betreffende voorzieningen in 2020 en de gerealiseerde onderhoudskosten over 2020 te doteren aan (tijdelijke) bestemmingsreserves voor onderhoud. In 2015 heeft de commissie BBV zich over de vraag gebogen (vraag 2015.001) of het wenselijk is dat bestemmingsreserves gevormd worden ter dekking (egalisatie) van toekomstige onderhoudslasten, in het geval een actueel beheerplan ontbreekt. De commissie BBV is van mening dat, als actuele beheerplannen ontbreken, niet kan worden onderbouwd wat de benodigde omvang van een voorziening moet zijn. Daarmee ontbreekt dan het inzicht in de mate waarin de doelstelling van egalisatie van lasten over meerdere begrotingsjaren wordt gerealiseerd. In dat geval, zo stelt de commissie BBV, wordt niet voldaan aan de vereisten om een voorziening voor groot onderhoud te vormen.

In de praktijk blijkt bij veel gemeenten als alternatief dan een bestemmingsreserve gevormd te worden, zodat er dekkingsmiddelen zijn voor het uitvoeren van groot onderhoud. Dit is bij uw gemeente nu dus ook het geval (geweest). Bij een bestemmingsreserve groot onderhoud wordt vanuit de verslaggevingsregels geen nadere onderbouwing afgedwongen inzake de omvang en afloop van de bestemmingsreserve (in tegenstelling tot voorzieningen). Het is hierbij aan de raad om de kaders en voorwaarden voor de bestemmingsreserve goed te omschrijven. Een bestemmingsreserve groot onderhoud kan echter, zo stelt de commissie BBV, nooit de functie van het egaliseren van onderhoudslasten over meerdere begrotingsjaren overnemen. Dit kan hooguit een tijdelijke situatie zijn gedurende de periode dat het beheerplan wordt geactualiseerd. Vanuit het oogpunt van risicobeheersing en inzicht in de financiële positie is het overigens welke systematiek ook wordt gekozen door de raad - aan te raden altijd zorg te dragen voor actuele beheerplannen. Zoals hiervoor aangegeven heeft het college een start gemaakt met de actualisatie van het beheerplan. Wij adviseren u om dit proces met voorrang af te (laten) ronden en vast te stellen dat u voor het opstellen van de jaarrekening 2021 weer beschikt over beheerplannen die voldoen aan de vereisten van het BBV.

Op basis van deze beheerplannen dient (op basis van artikel 44 lid 1c van het BBV ) de bestemmingsreserve die gevormd gaat worden, dan weer omgezet te worden in een voorziening. Overigens is er op dit moment er voor de voorziening groot onderhoud bruggen / civiele kunstwerken ook nog geen door de gemeenteraad vastgesteld beheerplan. Ook dit beheerplan wordt momenteel opgesteld en intern besproken. Ondanks de status van het beheerplan biedt het momenteel wel voldoende onderbouwing om de voorziening te handhaven. Op basis van de nog door de gemeenteraad vast te stellen beheerplan, zal de dotatie volgend jaar € 90.000 hoger moeten zijn dan op basis van de huidige geraamde storting voor het boekjaar 2021 en verder.

312019003.21.171 - 16

Onzekerheden in het sociaal domein

Het college is voor het vaststellen van de getrouwheid en rechtmatigheid van de geleverde zorg en de daadwerkelijke levering (mede) afhankelijk van de controle-informatie van derden, waaronder zorgaanbieders. Het college heeft niet van alle zorgaanbieders volgens de afgesproken planning, de verantwoordingsinformatie ontvangen. De corona-crisis speelt hierin een belangrijke rol. Omdat het college de benodigde informatie niet (tijdig) heeft ontvangen, heeft zij niet vast kunnen stellen of de zorg in natura in alle gevallen ook daadwerkelijk, in overeenstemming met de geïndiceerde zorg, is geleverd. Daarnaast is sprake van onzekerheden die zijn geconstateerd bij de uitvoeringsorganisatie TWO (Jeugd). Hierna gaan wij nader in op de geconstateerde onzekerheden. Onzekerheden Pgb’s (Wmo en Jeugdzorg) Bij de controle op de Persoonsgebonden budgetten (Pgb’s) voor de Wmo en de Jeugdzorg is het van belang om de rechtmatigheid van de lasten vast te stellen. De gemeente Oegstgeest kent de pgb’s toe voor jeugdzorg en Wmo. De Pgb-bestedingen zijn door uw gemeente (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft een controleverklaring met beperking bij de verantwoordingen 2020 verstrekt vanwege diverse rechtmatigheidsafwijkingen. Uw gemeente heeft passende maatregelen getroffen om de onzekerheden voor de Wmo-pgb’s zoveel mogelijk weg te nemen.

Op basis hiervan achten wij de rechtmatige besteding van de Wmo-pgb’s daarom voldoende zeker. Voor de pgb’s voor de Jeugd zijn deze werkzaamheden niet verricht. Daarom zijn deze bestedingen, in totaal € 392.000, als onzeker aangemerkt. Onzekerheden ingekochte zorg (Wmo) Het college is voor het vaststellen van de getrouwheid en rechtmatigheid van de geleverde zorg en de daadwerkelijke levering (mede) afhankelijk van de controle-informatie van zorgaanbieders. De gemeente heeft aan de zorgaanbieders een productieoverzicht gevraagd en, als de productie een bepaald bedrag overschrijdt, een controleverklaring van de externe accountant van de zorgaanbieder over de rechtmatigheid van de in totaal in rekening gebrachte lasten door de desbetreffende zorgaanbieder op basis van het landelijk controleprotocol. Op basis van de aangeleverde informatie en de door u ingeschatte verplichting bestaat er nog onzekerheid over een bedrag van circa € 60.000 aan ingekochte Wmo-zorg. Dit wordt veroorzaakt door (nog) ontbrekende productieverantwoordingen en productieverantwoordingen zonder goedkeurend accountantsoordeel. Onzekerheden ingekochte zorg (Jeugd) In het kader van de samenwerking met TWO ontvangt u van de TWO een opgave van de lasten uit hoofde van Jeugd voor de gehele Regio en uw aandeel daarin.

De accountant van de TWO verkrijgt daarbij ook zekerheid over de getrouwheid en rechtmatigheid van de geleverde productie door, als de productie een bepaald bedrag overstijgt, het opvragen van productieverantwoordingen met controleverklaringen. Daarnaast worden er door de TWO nog aanvullende controles uitgevoerd voor onder meer de juiste toepassing van het woonplaatsbeginsel, en aanvullende zekerheid te verkrijgen. Uit de controle van de Jeugd lasten 2020 is een onzekerheid in het kader van de prestatielevering naar voren gekomen van € 94.000 voor de getrouwheid, die wij tevens aan merken als onrechtmatig. Er is geen sprake van aanvullende interne beheersingsmaatregelen voor 2020 die deze onzekerheid in accountantsoptiek kunnen wegnemen.

312019003.21.171 - 17

Begrotingsrechtmatigheid is Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. adequaat toegelicht in de jaarrekening In totaal heeft uw gemeente € 74,5 miljoen aan lasten begroot na wijziging, tegenover 69,8 miljoen aan werkelijke lasten in 2020. Dit is in totaal een onderschrijding van € 4,7 miljoen (6,3%). Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 71,2 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 71,1 miljoen aan werkelijke baten in 2020. In totaal gaat het om een onderrealisatie van baten van € 0,1 miljoen (0,1%). Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten komt daarmee op € 1,3 miljoen voordelig. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen op het niveau waarop de gemeenteraad de begroting autoriseert. In uw geval is dat op programmaniveau, waarbij sprake is van een overschrijding op programma 6. Overhead, bedrijfsvoering en vpb en programma 7. Algemene dekkingsmiddelen. De totale overschrijding bedraagt € 335.000 op deze programma’s. In de jaarrekening heeft het college in de toelichting op de programmarekening in het onderdeel “Toelichting financiële afwijkingen (5.5.1)” inzicht gegeven in de begrotingsafwijkingen per product.

Daarnaast is in onderdeel 5.5.2 Evaluatie rechtmatigheid, per programma een analyse van de begrotingsrechtmatigheid (per programma) opgenomen. Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van deze overschrijdingen naar deze toelichtingen. De overschrijdingen zijn in te delen in de diverse categorieën, zoals ook genoemd in de kadernota van de Commissie BBV. Zoals vermeld is elke lastenoverschrijding op een programma per definitie onrechtmatig, echter hoeft, op basis van uw afwijkingenbeleid, niet elke overschrijding door te werken in het rechtmatigheidsoordeel dat de accountant bij de jaarrekening geeft. Zoals blijkt uit de analyse van het college is op de genoemde programma’s een begrotingsoverschrijding op de lasten te constateren, echter werken deze niet door in het accountantsoordeel. Wij hebben de analyses van het college gevalideerd en kunnen ons hiermee verenigen. De begrotingsrechtmatigheid omvat ook de overschrijdingen op investeringskredieten. Deze hebben zich in 2020 niet in materiële zin voorgedaan.

Wet normering topinkomens (WNT)

De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over 2020 van € 201.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenten het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. 312019003.21.171 - 18

Met ingang van boekjaar 2018 dienen ook de ontvangen vergoedingen die bij andere WNT plichtige instellingen zijn ontvangen te worden verantwoord in de WNT-verantwoording. Aangezien het voor ons niet mogelijk is de volledigheid vast te stellen van de dienstbetrekkingen en de ontvangen vergoedingen, is in het Controleprotocol WNT opgenomen dat wij de anticumulatiebepaling niet hoeven te controleren. In onze controleverklaring is dit ook als zodanig toegelicht. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt derhalve geen onderdeel uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden. In 2020 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Bij de controle van de WNT-verantwoording 2020 stelden wij wel vast dat geen sprake was van (zichtbare) interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording zoals bedoeld in de Regeling Controleprotocol WNT 2020. Wij adviseren u om in het vervolg voordat de WNT-verantwoording voor controle wordt aangeboden zichtbaar interne controle uit te laten voeren. In 2020 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen.

In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2021 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2020 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Indien op grond van andere op de verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking.

312019003.21.171 - 19

Geen fouten en onzekerheden met betrekking tot de SiSabijlage

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2020 onder SiSa vallen. Wij doen dit met een tabel, die ook opgenomen moet worden als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Hierna treft u deze tabel aan. Nr.

Specifieke uitkering of overig

FIN B1

Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB) Brede doeluitkering verkeer en vervoer

N.v.t.

Financiële omvang in euro's N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet gemeentedeel 2020 Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen) gemeentedeel 2020 Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen (toepassing artikel 21, lid 3 Besluit 17 april)

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 2, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

OCW D8 I&W E27B SZW G2 SZW G3

SZW G4

SZW G4

SZW G4 SZW G4

SZW G4 SZW G4

Fout of onzekerheid

Toelichting fout/onzekerheid N.v.t.

312019003.21.171 - 20

SZW G4

Tozo 3, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

SZW G4

VWS H4

Omvang vorderingen levensonderhoud (jaar T) Tozo 1 (i.v.m. verstrekte voorschotten op Tozoaanvragen levensonderhoud welke zijn ingediend vóór 22 april 2020) Regeling specifieke uitkering stimulering sport

VWS H8

Regeling Sportakkoord

Formele onrechtmatigheid N.v.t.

Niet te kwanitificeren N.v.t.

Zie toelichting *

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

Strekking controleverklaring rechtmatigheid: goedkeurend Strekking controleverklaring getrouwheid: goedkeurend * Regeling G4 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo) De regeling G4 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo) wordt voor de RBZ-meergemeenten, waaronder gemeente Oegstgeest, uitgevoerd door de gemeente Rotterdam. De gemeente Rotterdam verantwoordt zich over de (financiële) uitvoering met een afzonderlijke verantwoording aan de gemeente Oegstgeest, waarbij een controleverklaring door de accountant van de gemeente Rotterdam is afgegeven. In artikel 17 lid 3 van de Participatiewet is een identificatieplicht opgenomen aan de hand van een document zoals omschreven in de Wet op de identificatieplicht. Veel gemeenten, waaronder de gemeente Rotterdam, hebben ervoor gekozen om identificatie ook via DigiD in combinatie met BRP of Suwinet toe te staan. Conform de nota verwachtingen accountantscontrole is deze alternatieve vorm van identificatie als een formele onrechtmatigheid gedefinieerd. De accountant van de gemeente Rotterdam constateert bij enkele dossiers dat identificatie is gedaan aan de hand van DigiD in combinatie met BRP of Suwinet. Deze constatering uit de steekproef is niet nauwkeurig te projecteren naar een financiële omvang voor de gehele populatie.

Er is sprake van een formele onrechtmatigheid en is daarom niet van invloed op ons oordeel.

312019003.21.171 - 21

Interne beheersing

312019003.21.171 - 22

4. Interne beheersing Kernboodschappen interim- Naar aanleiding van de interim-controle een managementletter hebben uitgebracht. Voor een nadere duiding van onze opmerkingen en aanbevelingen uit de managementletter 2020 verwijzen wij daarnaar. Hieronder hebben wij de controle 2020 managementsamenvatting uit de managementletter opgenomen.

312019003.21.171 - 23

Rechtmatigheidsverantwoording 2021

Rechtmatigheidsverantwoording 2021 In de meicirculaire 2018 heeft het ministerie van BZK aangegeven dat met ingang van het boekjaar 2021 het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet afgeven. Met deze verantwoording verklaart het college dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, rechtmatige tot stand zijn gekomen. Dat wil zeggen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder uw verordeningen. Deze verantwoording gaat onderdeel uitmaken van de jaarrekening van de gemeente en als zodanig object van onderzoek worden voor de accountant in zijn opdracht om een getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening af te geven. De raad dient de materialiteits- en rapporteringsgrens te bepalen, mogelijk wel binnen een bepaalde wettelijke bandbreedte. De aanstaande wetswijziging (deze is nog steeds niet definitief vastgesteld door het ministerie) veroorzaakt dat de bewijslast om aan te tonen dat de gemeente primair in control is op gebied van financiële rechtmatigheid en getrouwheid wordt verlegd van de accountant naar het college. De intentie is dat de accountant hierbij als “vierde lijn” gaat functioneren. In dit verband is het van belang dat het zelfcontrolerend vermogen in de 1e, 2e en 3e lijn binnen uw mogelijkheden en ambities optimaal is ingeregeld en ook werkt.

In onze managementletter hebben wij daarom ook veel aandacht voor uw intern beheers instrumentarium gehad en met uw college meegedacht over de mogelijk verbeteringen die daarin aangebracht konden worden. Wij merken in de gesprekken die wij hierover voeren met uw college en uw betrokken medewerkers en de documenten die hieraan ten grondslag liggen, dat hier voldoende aandacht voor is binnen de organisatie. Een belangrijk document waarmee het college zal moeten gaan sturen op de kwaliteitsborging en verder -verbetering van uw bedrijfsvoering is het Intern Controle Plan 2021 (hierna: ICP 2021. Gelet op uw afhankelijkheid van derden (waaronder SP71) adviseerden wij het college in de managementletter om waarborgen in te bouwen in de Planning & Control cyclus voor wat betreft de tijdigheid, betrouwbaarheid en volledigheid van informatie die u nodig heeft om de rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen. Ook is het van belang te overwegen welke vorm van assurance u bij informatie vanuit SP71 wilt hebben (assurancerapport, managementletter of gecertificeerde informatie). Tenslotte moet in het ICP 2021 geborgd zijn dat uw interne controle vanaf boekjaar 2021 ook geheel dekkend is.

Aandachtspunten die wij het college in onze managementletter hebben meegegeven zijn:  Beleg de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording breed in uw gemeentelijke organisatie en zorg voor voldoende draagvlak.  Actualiseer jaarlijks alle (materiële) processen, doe dat tijdig en voer per proces een zichtbare lijncontrole uit.  Borg dat uw interne controle(-plan) “allesomvattend” is.  Voer interne controles tijdig en gedurende het jaar uit. Wij verwijzen u verder graag naar onze managementletter van 11 februari 2021.

312019003.21.171 - 24

Overige aangelegenheden

312019003.21.171 - 25

5. Overige aangelegenheden Geen meningsverschil met het college van burgemeester en wethouders

Er zijn geen meningsverschillen met het college van burgemeester en wethouders geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het college en de medewerkers van uw gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Bevestigingen van het college van burgemeester en wethouders ontvangen

Wij hebben namens het college van burgemeester en wethouders een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen.

Naleving van wet- en regelgeving

Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving.

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.

Geen aanwijzingen van fraude

In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met het financieel management en het college van de gemeente Oegstgeest, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management en college hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken. 312019003.21.171 - 26

Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht. Hoewel wij op grond van de controle- en overige standaarden een kritische houding moeten hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2020 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van materiële fraude. Wij hebben het college in onze eerder uitgebrachte managementletters geadviseerd om, als onderdeel van haar verantwoordelijkheid hierin, een frauderisicoanalyse op te stellen, deze regelmatig te actualiseren en ook te bespreken met de commissie Audit. Daarbij hebben wij ook handvatten gegeven hoe dit vormgegeven zou kunnen worden. Het college heeft dit advies vooralsnog niet overgenomen. Wel wordt vanuit bijvoorbeeld de VIC-werkzaamheden op onderdelen al gedacht vanuit frauderisico's.

Wij willen benadrukken dat het desondanks van belang is en blijft dat het college regelmatig (minimaal eens per jaar) met de raad (bijvoorbeeld via de commissie Audit) een gesprek over frauderisico’s voert. Dit is nodig om de raad te ondersteunen in haar toezichthoudende functie. Daarvan is immers een onderdeel dat de raad vast kan stellen dat het college conform de verordening 212 een toereikende interne beheersing heeft opgezet om (fraude) risico’s te ondervangen. Een (actuele) frauderisicoanalyse kan ons inziens een sterk hulpmiddel zijn om de frauderisico’s te monitoren en periodiek te evalueren of de interne beheersmaatregelen nog voldoende effectief zijn om frauderisico’s naar een (door u gedefinieerd) acceptabel en door u geaccepteerd niveau te verlagen.

Bevestiging onafhankelijkheid

Bevestiging onafhankelijkheid In overeenstemming met Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van het college en de gemeenteraad. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeente Oegstgeest in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Publieke Sector Accountants beschikt over een stelsel van maatregelen om onze onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Het stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen.

Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie:  Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt. 312019003.21.171 - 27

    





Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle partners en werknemers bij Publieke Sector Accountants. Procedures voor de organisatie van periodieke training inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften. Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven. De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen. Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreiging voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde onafhankelijkheidsevaluatie) wordt in het dossier opgenomen.

Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Publieke Sector Accountants wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt. Wij zullen dan ook overwegen de gemeenteraad of de accountantscommissie te raadplegen. Procedures voor het interne toezicht in relatie tot de toetsing en bewaking van de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften.

De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder getoetst. Interne roulatie Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de wettelijke controle van een controlecliënt meewerken. Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om de bedreiging weg te nemen. Wij merken op dat er in het kader van onze controleopdracht geen sprake is geweest van een dergelijke bedreiging. Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Publieke Sector Accountants, haar partners en haar medewerkers en de gemeente Oegstgeest, die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken welke aan u gerapporteerd dienen te worden.