Eindrapport Evaluatie nieuwe adviesstructuur Oegstgeest-Regioplan-8feb22

Evaluatie nieuwe adviesstructuur Oegstgeest

Evaluatie nieuwe adviesstructuur Oegstgeest

- EINDRAPPORT -

Auteurs Noor Galesloot Frank Kriek

Amsterdam, 8 februari 2022 Publicatienr. 21089

© 2022 Regioplan, in opdracht van gemeente Oegstgeest Het gebruik van cijfers en/of teksten als toelichting of ondersteuning in artikelen, scripties en boeken is toegestaan mits de bron duidelijk wordt vermeld. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/ of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Regioplan. Regioplan aanvaardt geen aansprakelijkheid voor drukfouten en/of andere onvolkomenheden.

Inhoudsopgave 1 Inleiding 1.1 Aanleiding 1.2 Doel en onderzoeksvragen 1.3 Onderzoeksmethoden

1 1 1 2

2 De nieuwe adviesstructuur

4

3 De adviescommissies 3.1 De Monumentencommissie 3.2 De Welstandscommissie 3.3 De Adviesraad Sociaal Domein 3.4 De Adviescommissie Groen en Natuur 3.5 De Oegstgeester Sportfederatie 3.6 Het Platform voor Kunst, Cultuur en Erfgoed

7 7 8 9 11 12 13

4 Ervaringen van de gemeente 4.1 De ambtelijke organisatie 4.2 Het college van B en W 4.3 De gemeenteraad

16 16 17 17

5 Conclusie en aanbevelingen 5.1 Conclusies 5.2 Aanbevelingen

20 20 22

IInleiding

1 Inleiding

1.1 Aanleiding Met ingang van 1 januari 2016 is er in Oegstgeest een nieuwe structuur en werkwijze ingevoerd voor commissies die de gemeenteraad, de samenleving in het algemeen en het college van B en W (mogen) adviseren over het te voeren beleid. De achterliggende reden om een nieuwe structuur in te voeren, was dat het toenmalige college van mening was dat de samenleving nog meer in de gelegenheid moest worden gesteld om ‘aan zet te zijn’ en invloed te kunnen uitoefenen op het ontwikkelen en uitvoeren van het gemeentelijke beleid. 10 maart 2016 is deze nieuwe structuur door de gemeenteraad vastgesteld. De nieuwe structuur zou een flexibelere advisering mogelijk moeten maken door de adviescommissies in de gelegenheid te stellen nauwere contacten op te bouwen met relevante onderdelen van de Oegstgeester samenleving en vervolgens vanuit die netwerken beter gefundeerde adviezen uit te kunnen brengen. In deze nieuwe structuur functioneren zes adviescommissies: drie wettelijke (de Adviesraad Sociaal Domein, de Monumentencommissie en de Welstandscommissie) en drie niet-wettelijke commissies (in het domein Groen en Natuur, het domein Sport en het domein Kunst, Cultuur en Erfgoed). Ten slotte was de Seniorenraad actief binnen het domein Sociaal; deze commissie heeft zich echter eind 2016 opgeheven. Een jaar na invoering van de nieuwe structuur heeft een tussenevaluatie plaatsgevonden.

Die tussenevaluatie liet zien dat de commissies verschillend functioneren. Uit deze tussenevaluatie blijkt niet duidelijk of er in de praktijk ook meer flexibel geadviseerd wordt en of daarmee de Oegstgeester samenleving daadwerkelijk meer aan zet is. Wel blijkt uit de evaluatie dat er meer domein-overstijgend wordt samengewerkt waar dat wenselijk is, maar dat dat nog beter kan. Wellicht dat het onlineplatform ‘Adviseer ons’ daarvoor nog beter benut kan worden. In de tussenevaluatie wordt geconcludeerd dat de nieuwe structuur nog doorontwikkeld moet worden. De samenwerking tussen de adviescommissies onderling en de samenwerking met de gemeente (ambtelijk en bestuurlijk) kan nog beter.

1.2 Doel en onderzoeksvragen Vier jaar na de tussenevaluatie wenst de gemeente Oegstgeest de adviesstructuur opnieuw te evalueren. Om deze reden voerde Regioplan een evaluatie uit naar de nieuwe adviesstructuur in de gemeente Oegstgeest. Hierbij staan de volgende onderzoeksvragen centraal: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Beschikken de adviescommissies over de juiste kennis en expertise om te kunnen adviseren in en over de domeinen die zij bestrijken? Hebben zij voldoende zicht op en toegang tot de diverse bevolkingsgroepen namens wie zij mede adviseren? Beschikken zij over voldoende en de juiste maatschappelijke contacten die betrokken zouden kunnen en moeten worden bij het opstellen en uitbrengen van adviezen? Maken zij in voldoende mate gebruik van de kennis en expertise, de contacten met bevolkingsgroepen en de (overige) maatschappelijke contacten? Werken zij meer en beter samen op domein-overstijgende beleidsthema’s sinds de nieuwe adviesstructuur? Hoe verloopt de samenwerking tussen de adviescommissies enerzijds en de ambtelijke organisatie, het college en de gemeenteraad anderzijds? Wat is naar inschatting van de diverse partijen de impact van de adviezen van de verschillende commissies op het beleid in de diverse domeinen? Hoe beoordelen de diverse partijen (commissies, ambtelijke organisatie, college en gemeenteraad) uiteindelijk het functioneren van de adviescommissies? Welke mogelijkheden zien de diverse partijen om de adviesstructuur in de gemeente Oegstgeest nog beter te laten functioneren en wat is daarvoor nodig?

1

1.3 Onderzoeksmethoden Deze evaluatie is gericht op het functioneren van de zes adviescommissies in de samenwerking met het ambtelijke apparaat, het college en de gemeenteraad. In dit onderzoek zijn daarom de perspectieven van deze partijen meegenomen. Hierbij is gebruikgemaakt van een gefaseerde aanpak: 1.

2.

3.

De evaluatie is gestart met een papieren analyse om inzicht te krijgen in het tot stand komen van de nieuwe adviesstructuur. Op basis van deze analyse is een tijdlijn opgesteld (zie hoofdstuk 2). Ook is gekeken naar de op voorhand beschikbare informatie over de adviescommissies, als voorbereiding op de volgende fase. In de tweede fase zijn gesprekken gevoerd met de zes adviescommissies. Bij ieder gesprek was in ieder geval de voorzitter aanwezig; indien mogelijk sloten ook andere leden aan. Tijdens deze interviews is gereflecteerd op het functioneren van de adviescommissie sinds de invoering van de nieuwe adviesstijl, waarbij bovenstaande onderzoeksvragen leidend waren. Ook stuurden de adviescommissies beschikbare documentatie over de werkwijze op. Aan de hand van deze interviews en documentatie hebben wij een korte beschrijving per adviescommissie opgesteld van de werkwijze en de ervaringen met de nieuwe adviesstructuur (zie hoofdstuk 3). De uitkomsten van deze gesprekken met de adviescommissies zijn vervolgens voorgelegd aan de gemeente. Achtereenvolgens hebben plaatsgevonden: a. gesprekken met de ambtenaren die als contactpersoon fungeren voor de zes adviescommissies; b. een groepsgesprek met het college van B en W, waarbij de burgemeester, de drie wethouders en de gemeentesecretaris aanwezig waren; c. een groepsgesprek met de raads- en commissieleden.

De uitkomsten van deze gesprekken zijn weergegeven in hoofdstuk 4.

Op basis van de gesprekken met de verschillende partijen geven wij een beknopt antwoord op onze onderzoeksvragen en enkele aanbevelingen voor het optimaliseren van de adviesstructuur (zie hoofdstuk 5).

2

De nieuwe adviesstructuur

2 De nieuwe adviesstructuur

In deze paragraaf beschrijven wij hoe de nieuwe adviesstructuur binnen de gemeente Oegstgeest tot stand is gekomen: In 2014 signaleerde het college van B en W dat de Oegstgeester samenleving een steeds belangrijkere rol heeft bij de ontwikkeling en uitvoering van beleid. Ook werd duidelijk dat thema’s vaker meerdere domeinen betreffen en dat er dus meer domein-overstijgende samenwerking nodig is. Naar aanleiding van deze ontwikkelingen besloot het college om in gesprek te gaan met de adviescommissies over de toekomstbestendigheid van de adviesstructuur. In deze gesprekken staan de volgende uitgangspunten centraal1: - Voor effectieve ontwikkeling en uitvoering van beleid is kennis en kracht uit de samenleving vereist. Hiervoor is flexibele advisering en uitvoering belangrijk. - Om draagvlak voor beleid te realiseren, moet de lokale samenleving zo goed mogelijk gerepresenteerd worden. Hierbij is een informele netwerksamenleving passend. - De samenleving staat centraal bij de ontwikkeling en uitvoering van beleid, waarbij de gemeente een faciliterende en verbindende partij vormt. - Bij advisering aan het college past objectieve en efficiënte uitbesteding. 26 november 2014 heeft een dorpsgesprek plaatsgevonden tussen de voorzitters van de adviescommissies en het college, over de meewerk- en meedenkkracht van het dorp bij de ontwikkeling en uitvoering van het beleid.

In dit gesprek werd duidelijk dat de adviescommissies aan moeten sluiten op veranderde behoeften. Zo was er destijds bijvoorbeeld meer behoefte aan verbinding tussen de adviescommissies. 2 16 maart 2015 vond een gesprek plaats tussen de voorzitters van de adviescommissies en twee wethouders over de toekomstige invulling van de adviesfunctie. Uit dit gesprek bleek dat zowel de adviescommissies als het college behoefte hebben aan flexibelere en integrale advisering. De commissies vroegen zich echter af of alle kennis en kunde die destijds aanwezig was bij de adviescommissies behouden blijft in een flexibele setting. In dit gesprek werd geconcludeerd dat er vier adviesdomeinen zouden komen (‘cultuur’, ‘groen’, ‘sociaal’ en ‘sport’), die vormgegeven worden door de voorzitters van de commissies. De gemeente Oegstgeest zou ervoor zorgen dat zij voldoende benaderbaar is voor de adviescommissies bij beleidsvorming en -uitvoering en daarbij ook zelf verbinding zoekt.3 Op 29 juni 2015 spraken de voorzitters van de adviescommissies met de twee wethouders over de voortgang van het traject en het vormgeven van de vier adviesdomeinen. De voorzitters hebben voorafgaand aan dit gesprek de uitkomsten van het overleg op 16 maart besproken binnen de commissies.

Tijdens het gesprek op 29 juni werden onder meer de volgende conclusies getrokken4: - De formele adviescommissies blijven bestaan waar er een wettelijke verplichting is. De niet-wettelijke domeinen worden particulier. - De adviescommissies adviseren niet uitsluitend aan het college, maar ook richting de samenleving, gemeenteraad et cetera. - Binnen de gemeente moet domein-overstijgend denken meer vorm krijgen. 19 oktober 2015 bespraken de voorzitters van de adviescommissies wederom de voortgang van het traject met de gemeente. In dit overleg werd afgesproken dat de niet-wettelijke adviescommissies per 1 januari 2016 zelfstandig zullen zijn. Zij krijgen autonomie en de vrijheid om het domein in te richten zoals zij dat willen. Afspraken over de samenwerking tussen de adviescommissies en de gemeente worden nog niet vastgelegd. Men stelt vast dat in de praktijk moet blijken wat een goede wijze van samenwerking is.5 15 december 2015 stuurde het college van B en W een raadvoorstel naar de gemeenteraad over de toekomstige organisatie van de adviesfunctie. In dit raadvoorstel zet het college uiteen welke adviescommissies zelfstandig zullen worden per 1 januari 2016. Ook worden enkele de wederzijdse intenties voor 1

Bijlage 1: voorliggend proces. Verslag dorpsgesprek 26 november 2014. 3 Verslag gesprek voorzitters adviescommissies 16 maart 2015. 4 Verslag gesprek voorzitters adviescommissies 29 juni 2015. 5 Verslag gesprek voorzitters adviescommissies 19 oktober 2015. 2

4

samenwerking beschreven, onder meer met betrekking tot proactief uitwisselen van informatie, integrale benadering van thema’s en flexibele samenwerking.6 Begin 2017 kwam het Platform ‘Adviseer ons’ online. De adviescommissies kunnen dit platform gebruiken om over domein-overstijgende thema’s onderling uit te wisselen of met de bewoners van Oegstgeest. In april 2017 voerde het team Bestuur & Strategie een tussenevaluatie uit van de nieuwe adviesstructuur, onder de voorzitters van de adviescommissies, contactambtenaren en betrokken portefeuillehouders. In deze tussenevaluatie werd geconcludeerd dat er al stappen waren gezet binnen de nieuwe adviesstructuur, maar dat voor de ontwikkeling van dit traject meer tijd nodig is. Daarnaast werd uit deze tussenevaluatie duidelijk dat er voldoende contact moet zijn tussen de adviescommissies en de gemeente. Het online platform diende nog verder ingevuld te worden door de adviescommissies, bij voorkeur met ondersteuning van de gemeente. Ten slotte wilde men zich verder inzetten op het ondersteunen en stimuleren van domein-overstijgend samenwerken.7 Op 21 januari 2021 besloot de gemeenteraad dat een evaluatie van de nieuwe adviesstructuur vereist was, aan de hand van een motie van Hart voor Oegstgeest en CDA.

De belangrijkste beweegredenen voor dit besluit waren de nieuwe status van de niet-wettelijke adviescommissies en de zorgen die de adviescommissies in 2015 hadden uitgesproken over het vervullen van hun adviestaak in de nieuwe structuur. Een evaluatie, uitgevoerd door een onafhankelijke partij, kan de raad meer inzicht geven in de mate waarin de adviescommissies hun rol kunnen vervullen binnen de nieuwe structuur. 8

6

Raadsvoorstel ‘Toekomstige organisatie adviesfunctie’, 15 december 2015. Team Bestuur & Strategie Gemeente Oegstgeest (2017). Tussenevaluatie: Nieuwe structuur en adviesfunctie adviescommisies. 8 Motie nr 1. (21 januari 2021): Evaluatie adviescommissies nieuwe stijl. 7

5

De adviescommissies

3 De adviescommissies

In deze paragraaf geven wij de uitkomsten weer van de gesprekken die zijn gevoerd met de zes adviescommissies. Per commissie geven wij eerst enige praktische informatie, waaronder de doelstelling, werkwijze en samenstelling van de adviescommissie. Ook geven wij kort weer wat er is veranderd voor deze adviescommissie sinds de nieuwe adviesstructuur is ingevoerd. Dit laatste lichten wij vervolgens verder toe aan de hand van de onderzoeksvragen, die wij voor iedere commissie kort zullen beantwoorden.

3.1 De Monumentencommissie Status Doelstelling Activiteiten Werkwijze m.b.t. advisering

Samenstelling

Budget

Veranderingen n.a.v. de nieuwe adviesstructuur

Wettelijk. De doelstelling en taakomschrijving van de Monumentencommissie is formeel vastgelegd. De doelstelling van de Monumentencommissie is om gevraagd en ongevraagd advies te leveren over vergunningen en beleidsplannen die monumenten betreffen. Minstens één keer per maand vergadert de commissie, daarnaast worden spoedgevallen schriftelijk behandeld. Advisering bestaat uit de volgende stappen: - Een aanvraag komt binnen bij de gemeente en wordt dan doorgestuurd naar de commissie. - De initiatiefnemer geeft een toelichting op de aanvraag in een vooroverleg, waarin de leden over de aanvraag meedenken. - Indien nodig wordt een tweede overleg met de initiatiefnemer ingepland. - Een definitief plan wordt opgesteld waarop vergunning wordt aangevraagd. - De Monumentencommissie bespreekt dit plan zonder dat belanghebbenden aanwezig zijn. - de voorzitter, met achtergrond als gemeenteraadslid; - één historicus; - twee restauratiearchitecten; - één architect die tevens betrokken is bij de Welstandscommissie. Er is geen werkbudget, wel krijgen de leden een vergoeding. Er is wel recht op deskundigheidsbevordering, maar hier is geen behoefte aan in de praktijk omdat de leden al vakmatig deskundigheidsbevordering krijgen. De Monumentencommissie is betrokken geweest bij de gesprekken over de nieuwe adviesstructuur. Sindsdien is er niets veranderd aan de werkwijze van de commissie.

Kennis en expertise van de adviescommissie De Monumentencommissie bestaat uit deskundigen die vanuit hun functie als architect of historicus veel kennis en expertise hebben over het domein. Zicht en toegang op de bevolkingsgroepen namens wie geadviseerd wordt De Monumentencommissie adviseert niet mede namens een bevolkingsgroep. Het creëren van draagvlak is daarom geen doel van de commissie, maar uiteraard is het wel belangrijk dat dit draagvlak bestaat. Burgers lijken de Monumentencommissie goed te kunnen vinden. Zo worden de leden van de commissie door burgers geïnformeerd over zaken die spelen waar de commissie mogelijk bij betrokken moet worden. Betrekken van maatschappelijke contacten De Monumentencommissie betrekt geen maatschappelijke contacten bij de advisering gezien de expertise van de leden. Samenwerking op overstijgende beleidsthema’s De Monumentencommissie werkt alleen samen met de Welstandscommissie over vergunningen die bij Welstand liggen, maar die tevens betrekking hebben op een monument.

7

Samenwerking met de ambtelijke organisatie, het college en de gemeenteraad De Monumentencommissie heeft wisselende ervaringen met haar betrokkenheid bij beleidspunten op het gebied van monumenten. De commissie geeft aan in sommige gevallen zeer tijdig betrokken te worden, in andere gevallen sluit de gemeente echter deals met projectontwikkelaars alvorens de adviescommissie in te schakelen. Dit heeft ook te maken met de afbakening van het domein van de Monumentencommissie: bij wijzigingen aan monumenten of in het dorps- en stadsgezicht is het duidelijk dat de commissie betrokken moet worden. Bij wijzingen in de omgeving van een monument is er sprake van een grijs gebied. Impact van de adviezen op het beleid in de diverse domeinen De impact van de adviezen is zeer groot wanneer deze vergunningen met betrekking tot monumenten betreffen. In deze gevallen neemt de gemeente vrijwel altijd de adviezen van de Monumentencommissie over. Wanneer de Monumentencommissie echter ongevraagd advies uitbrengt over beleidsplannen lijkt de impact echter veel kleiner.

3.2 De Welstandscommissie Status Doelstelling

Activiteiten

Werkwijze m.b.t. advisering

Leden

Veranderingen n.a.v. de nieuwe adviesstructuur

Wettelijk. De doelstelling en taakomschrijving van de Welstandscommissie is formeel vastgelegd. Oegstgeest is lid van de Vereniging Dorp, Stad & Land Rotterdam. Architecten van deze vereniging adviseren aan gemeenten over vergunningsaanvragen voor bouwplannen, via de Centrale Commissie Zuid-Holland. De doelstelling van de Welstandscommissie is het uitvoeren van de Welstandsnota. Een gemandateerde vanuit de Centrale Commissie Zuid-Holland toetst iedere dinsdag bouwplannen aan de hand van de Welstandsnota. Deze bouwplannen betreffen aanvragen van individuele bewoners, bijvoorbeeld over wijzigingen aan gebouwen, maar ook van aannemers of architecten, bijvoorbeeld plannen voor nieuwbouwwijken. Daarnaast vergadert de Centrale Commissie elke twee weken over de bouwplannen binnen meerdere gemeenten. - Bouwplannen worden voorgelegd door een coördinator van de gemeente. - De gemandateerde kijkt in hoeverre het bouwplan past binnen de Welstandsnota. Desgewenst plant diegene een gesprek met de aanvrager in tijdens het toetsen. Dit gebeurt altijd wanneer een negatief advies gegeven wordt. In de praktijk worden de meeste plannen goedgekeurd. - Indien nodig wordt het plan ingebracht bij de Centrale Commissie. Dit gebeurt altijd bij een negatief advies. Tijdens een vergadering denken leden mee over hoe ingewikkelde vragen kunnen passen binnen de Welstandsnota.

De adviseur binnen de gemeente Oegstgeest is architect. De commissie van Dorp, Stad en Land bestaat uit leden met bouwkundige expertise, waaronder architecten, planogen en landschapsarchitecten. Sinds de nieuwe adviesstructuur is ingevoerd, is de werkwijze van de Welstandscommissie niet veranderd.

Kennis en expertise van de adviescommissie De Welstandscommissie heeft voldoende kennis en expertise van het domein waar zij over adviseert. Zicht en toegang op de bevolkingsgroepen namens wie geadviseerd wordt Voor het uitvoeren van haar adviestaak is het niet noodzakelijk dat de Welstandscommissie kijkt of er voldoende draagvlak is onder de Oegstgeester bevolking. Wel is het belangrijk dat de bevolking de adviezen begrijpt en accepteert. Volgens de Welstandscommissie is dit laatste inderdaad het geval, binnen de gemeente Oegstgeest lijkt de commissie zeer gewaardeerd te worden.

8

Betrekken van maatschappelijke contacten De Welstandscommissie betrekt geen maatschappelijke contacten bij haar adviezen. Samenwerking op overstijgende beleidsthema’s De Welstandscommissie werkt weinig samen met andere commissies. Wel is de adviseur tevens lid van de Monumentencommissie. Dit faciliteert het afstemmen bij aanvragen die bij zowel de Welstands- als Monumentencommissie ingediend worden. Het oordeel van de Monumentencommissie weegt zwaarder en gaat vooraf aan het oordeel van de Welstandscommissie. Aan de andere kant kan een aanvraag ook worden goedgekeurd door de Monumentencommissie, maar afgewezen worden door de Welstandscommissie. Samenwerking met de ambtelijke organisatie, het college en de gemeenteraad Er is vrij weinig contact tussen de Welstandscommissie en de wethouder, maar wanneer dit contact er is loopt het goed. Dit kan rechtstreeks contact zijn, wanneer over belangrijke beleidsplannen gesproken moet worden, of via een contactambtenaar. De Welstandscommissie heeft ook contact met de ambtelijk secretaris, die de bouwplannen coördineert richting de Monumenten- en Welstandscommissie en terugkoppelingen geeft naar de wethouder. De wethouder heeft de bevoegdheid om het advies terzijde te leggen, maar dit gebeurt vrijwel nooit.

Impact van de adviezen op het beleid in de diverse domeinen De Welstandscommissie adviseert enerzijds over aanvragen voor bouwplannen binnen de gemeente Oegstgeest, anderzijds oordeelt zij ook over bestemmingsplannen, bijvoorbeeld voor nieuwbouwwijken. Over het algemeen worden de adviezen van de Welstandscommissie overgenomen. Dit komt waarschijnlijk doordat de commissie gebonden is aan de Welstandsnota in haar advisering. Het is wel mogelijk dat de commissie van de Welstandsnota afwijkt bij bijzondere bouwplannen of wanneer specifieke omstandigheden daartoe aanleiding geven.

3.3 De Adviesraad Sociaal Domein Status Doelstelling

Activiteiten

Werkwijze m.b.t. advisering

Leden

Budget

Veranderingen n.a.v. de nieuwe adviesstructuur

Wettelijk. De doelstelling en taakomschrijving van de Adviesraad Sociaal Domein is formeel vastgelegd. De Adviesraad Sociaal Domein adviseert het college van Ben W ongevraagd en gevraagd over het beleid en de verordening rondom de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), de Jeugdwet en de Participatiewet. De doelstelling van deze Adviesraad is om cliëntparticipatie te bevorderen. De Adviesraad biedt een platform aan individuele belanghebbenden, cliënten- en zorgorganisaties. De Adviesraad vergadert zes tot acht keer per jaar. Deze vergaderingen vinden plaats in het gemeentehuis en zijn openbaar. Indien nodig kan een vergadering ook achter gesloten deuren plaatsvinden. De periodieke vergaderingen vinden plaats als de voorzitter of minstens drie leden dat nodig vinden. - De voorzitter en secretaris stellen de agenda op voor de vergadering aan de hand van zaken die sinds de vorige vergadering binnen zijn gekomen. Ieder lid kan onderwerpen inbrengen. - Per onderwerp wordt gekeken welk leden daar expertise op hebben. De leden (of lid) brengen vervolgens een advies uit. Wanneer niemand binnen de commissie expertise heeft op een onderwerp kijken alle leden mee en stelt de secretaris vervolgens een advies op. De Adviesraad bestaat uit acht leden. Vacatures voor nieuwe leden worden uitgezet binnen de gemeente. De sollicitatiegesprekken worden samen met de wethouder gevoerd.

Tijdens de selectie wordt gekeken naar binding met de gemeente Oegstgeest en de achtergrond van het potentiële nieuwe lid. Bij voorkeur heeft een lid expertise op de dagelijkse praktijk en uitvoering van beleid en daarnaast beleidsmatige deskundigheid en/of ervaring. De leden van de Adviesraad krijgen een kleine vergoeding. Daarnaast is er niet zozeer een budget maar kan de commissie wel de nodige kosten declareren, bijvoorbeeld de huur voor vergaderruimtes. Sinds de invoering van de nieuwe adviesstructuur heeft de Adviesraad weinig gemerkt van de veranderingen. Wel is de ouderenraad opgeheven en heeft de Adviesraad dit domein erbij gekregen. De Adviesraad heeft enige tijd geleden een advies uitgebracht om de ouderen een aparte plaats te geven maar dat is niet opgevolgd.

9

Kennis en expertise van de adviescommissie De Adviesraad Sociaal Domein kijkt bij de selectie van leden welke specifieke expertise gewenst is binnen de commissie. De leden hebben veelal expertise op de dagelijkse praktijk en uitvoering van beleid en daarnaast beleidsmatige deskundigheid en/of ervaring. Naast de specifieke expertise zijn de leden ook generalisten, die zich in andere zaken kunnen verdiepen. De Adviesraad heeft de expertise van alle leden in kaart gebracht. Bij een advies kan de Adviesraad aan de leden die daar expertise op hebben vragen om dit voor te bereiden, zodat niet iedereen zich over alle onderwerpen hoeft te buigen. Aan de andere kant komen er ook onderwerpen langs waar niemand expertise op heeft. Bij dergelijke onderwerpen kijkt de hele Adviesraad mee en stelt de secretaris een advies op. Zicht en toegang op de bevolkingsgroepen namens wie geadviseerd wordt De Adviesraad beoogt zo veel mogelijk werkbezoeken te brengen aan het maatschappelijk middenveld, oftewel organisaties die (kwetsbare) burgers ondersteunen. Tijdens deze werkbezoeken worden signalen opgehaald over mogelijke onderwerpen van advisering. Hierbij is dus sprake van een getrapt signaal. Deze werkbezoeken gebeuren ad hoc. De meeste leden van de Adviesraad verrichten ook vrijwilligerswerk, waardoor ze contacten met burgers opdoen en ook signalen kunnen ophalen.

Ten slotte spreken leden met burgers in de buurt of bij bijeenkomsten. Het blijft lastig om in contact te komen met burgers. Een brede enquête zou hier mogelijk bij kunnen helpen; de Adviesraad heeft hier echter niet de expertise of tijd voor. Mogelijk zou de gemeente dit kunnen faciliteren. Betrekken van maatschappelijke contacten Zoals eerder genoemd, betrekt de Adviesraad het maatschappelijk middenveld bij haar advisering. Voor het inhuren van expertise kan de Adviesraad geen zelfstandige beslissingen nemen; dit moet besproken worden met de gemeente. In de praktijk gebeurt dit ook niet. Samenwerking op overstijgende beleidsthema’s Om de samenwerking tussen de adviescommissies te faciliteren, is door de gemeente een digitaal platform opgericht. Hier konden de adviescommissies een conceptadvies plaatsen, zodat andere commissies op dit advies konden aanvullen. Dit platform is echter niet als zodanig gaan functioneren. Qua samenwerking is er dus weinig gebeurd sinds de invoering van de nieuwe adviesstructuur. Daar waar dat nodig is, probeert de Adviesraad af te stemmen met andere commissies, maar het aansluiten op elkaars adviezen via een platform gebeurt in de praktijk niet. Samenwerking met de ambtelijke organisatie, het college en de gemeenteraad De samenwerking met de gemeente en het college loopt wisselend.

Met de wethouder Sociaal Domein heeft de Adviesraad twee keer per jaar een overleg. Deze wethouder heeft ook Jeugd & Zorg in de portefeuille. Met andere wethouders heeft de Adviesraad geen contact. Met de gemeenteraad heeft de Adviesraad geen rechtstreeks contact; wel maken leden een praatje bij vergaderingen of worden ze uitgenodigd voor bijeenkomsten. De adviezen zijn voor het college van B en W en worden dus ook niet naar de raad gestuurd. Wel is de Adviesraad duidelijk in beeld bij de gemeenteraad. Zo het komt bijvoorbeeld wel eens voor dat de gemeenteraad weigert te overleggen over een onderwerp zonder het advies van de Adviesraad Sociaal Domein. Het verschilt per beleidsmedewerker in hoeverre ze de Adviesraad betrekken. Ook lastig daarbij is dat er sprake is van veel wisselingen in beleidsmedewerkers. Impact van de adviezen op het beleid in de diverse domeinen De impact van de adviezen van de Adviesraad Sociaal Domein is wisselend. Het komt voor dat een advies bij de ambtenaren blijft hangen, waardoor het niet wordt opgevolgd. Wel heeft de Adviesraad het idee dat de adviezen serieus worden genomen en impact hebben. De laatste tijd lijken de adviezen echter minder vaak te worden opgevolgd. De leden van de adviesraad zullen in de komende periode met elkaar in gesprek gaan over de impact van de adviezen.

10

3.4 De Adviescommissie Groen en Natuur Status Doelstelling Activiteiten Werkwijze m.b.t. advisering Leden Budget Veranderingen n.a.v. de nieuwe adviesstructuur

Niet-wettelijk. De doelstelling en taakomschrijving van de Adviescommissie Groen en Natuur is niet formeel vastgelegd. De Adviescommissie Groen en Natuur geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de afdeling Beheer en Onderhoud, de gemeenteraad en het college over het groenbeleid. De gemeente vraagt de Adviescommissie om advies wanneer beleidsnotities opgesteld worden over zaken die groen en natuur aangaan. Deze adviesvragen worden besproken in vergaderingen. De leden van de Adviescommissie overleggen over dergelijke beleidsnotities en brengen vervolgens hun advies uit. Dit advies sturen zij vervolgens naar de griffier van de gemeenteraad en de desbetreffende ambtenaar. De Adviescommissie bestaat uit biologen, waarvan een aantal ook werkzaam is bij Naturalis. Er is geen budget of vergoeding voor de leden, maar daar heeft de Adviescommissie ook geen behoefte aan. Sinds 2016 is de Adviescommissie verdergegaan als burgerinitiatief. Dit heeft als voordeel dat de commissie nu onafhankelijk opereert en vrijheid heeft bij het aanstellen van de leden.

Kennis en expertise van de adviescommissie De leden van de Adviescommissie Groen en Natuur zijn goed op de hoogte van het domein. Zij zijn allen werkzaam als bioloog. Zicht en toegang op de bevolkingsgroepen namens wie geadviseerd wordt De bevolking in Oegstgeest weet de Adviescommissie Groen en Natuur mondjesmaat te vinden. De commissie zoekt niet actief contact met de bewoners om hen te raadplegen bij haar adviezen, maar beoogt wel draagvlak te creëren door berichten in de lokale media te plaatsen over haar adviezen. Betrekken van maatschappelijke contacten De Adviescommissie betrekt geen maatschappelijke contacten bij haar adviezen. Samenwerking op overstijgende beleidsthema’s De Adviescommissie Groen en Natuur werkt niet officieel samen met de andere adviescommissies. Wel wordt er overlegd de Monumentencommissie, aangezien dit domein het dichtste bij Groen en Natuur ligt. De commissies stellen bij dergelijke overleggen de adviezen niet op elkaar af, wel geven zij in dezelfde lijn advies. Samenwerking met de ambtelijke organisatie, het college en de gemeenteraad De Adviescommissie Groen en Natuur heeft weinig contact met het college, maar kan overleggen met de wethouder indien nodig. De adviescommissie heeft goed contact met de betreffende ambtenaar van de afdeling Beheer en Onderhoud.

De commissie wordt echter meestal niet tijdig geattendeerd op nieuwe ontwikkelingen die met groen te maken hebben. Het betrekken van de commissie lijkt dus niet automatisch te gebeuren. Er zijn geen vastgelegde afspraken over de personen binnen de gemeente waar de adviezen van de Adviescommissie heengaan. In de praktijk komt het voor dat adviezen niet bij de wethouder of desbetreffende ambtenaar terechtkomen. Impact van de adviezen op het beleid in de diverse domeinen De Adviescommissie Groen en Natuur voelt zich gewaardeerd door de gemeente. Uitgebrachte adviezen worden altijd verwerkt in beleidsnotities. Of de adviezen vervolgens worden overgenomen, wisselt echter. De Adviescommissie hoort niet wat er met haar adviezen gebeurt, in de praktijk moeten de leden dit zelf achterhalen.

11

3.5 De Oegstgeester Sportfederatie Status Doelstelling

Activiteiten

Werkwijze m.b.t. advisering

Leden Budget

Veranderingen n.a.v. de nieuwe adviesstructuur

Niet-wettelijk. De doelstelling en taakomschrijving van de OSF is niet formeel vastgelegd. De OSF beoogt de uitvoering van het Sportakkoord te bevorderen, waarin de volgende ambities voorop staan: 1. het stimuleren van inclusief sporten en bewegen; 2. het in stand houden en verbeteren van de diversiteit, capaciteit, kwaliteit van en deelname aan amateursport; 3. het verder uitbouwen van de preventieve waarde van (verenigings)sport; 4. het toekomstbestendig maken van sportverenigingen; 5. het verduurzamen van sportaccommodaties. De OSF organiseert momenteel digitale overleggen om verbinding tussen de verenigingen te stimuleren. Bij deze overleggen schuift ook de wethouder aan. Sinds de coronaperiode staan de activiteiten van de OSF op een laag pitje. Dit komt ook door de hoeveelheid energie die is gestoken in het Sportakkoord: sinds hierover is besloten is de stoom eraf. - Organisaties kunnen subsidieaanvragen doen voor activiteiten en investeringen voor de uitvoering van het Sportakkoord. Deze aanvragen komen binnen bij de gemeente en worden doorgezet naar de OSF. - Tijdens overleggen toetsen de leden van de OSF de aanvragen aan de hand van een gezamenlijk opgestelde lat. Aanvragen komen in aanmerking voor subsidiëring wanneer zij bijdragen aan minstens een van de ambities van het Sportakkoord. - Binnen drie weken na de aanvraag wordt een beslissing genomen over de aanvraag.

De subsidie wordt eveneens snel uitgekeerd. De OSF bestaat uit de voorzitters van de 25 sportverenigingen binnen Oegstgeest. Hiervan zijn 8 à 10 voorzitters trouwe leden van de commissie. De OSF krijgt een via het Sportakkoord jaarlijks subsidie van het Rijk. Dit geld is van de overheid maar wordt beheerd door de gemeente. De gemeente kan kiezen hoe deze subsidie wordt geïnvesteerd, maar hierin mag de OSF wel meedenken. Sinds 2013 is de OSF geen officiële adviescommissie meer. De onofficiële status belemmert het functioneren van de commissie, met name met betrekking tot het nadenken over sportbeleid op de (middel)lange termijn. Een formeel adviesorgaan kan een langetermijnversie beter bevorderen dan een informele federatie. Sinds deze verandering in status is de OSF nauwelijks gevraagd om advies uit te brengen.

Kennis en expertise van de adviescommissie De commissie bestaat uit de voorzitters van alle sportverenigingen binnen Oegstgeest. Hierdoor hebben zij voldoende kennis van wat er speelt op het gebied van sport. Zicht en toegang op de bevolkingsgroepen namens wie geadviseerd wordt Via de voorzitters van de 25 sportverenigingen heeft de OSF voldoende zicht op de bevolkingsgroepen namens wie geadviseerd wordt. Betrekken van maatschappelijke contacten De OSF betrekt geen maatschappelijke contacten bij haar advisering. Samenwerking op overstijgende beleidsthema’s De OSF werkt weinig samen met andere adviescommissies. Begin vorig jaar heeft de OSF een overleg gehad met de Adviesraad Sociaal Domein, sindsdien niet meer. Gezien de raakvlakken tussen deze commissies zou het goed zijn om meer samen te werken in de toekomst. Dit kan bijvoorbeeld gaan over onderwerpen als het tegengaan van obesitas, het ondersteunen van kwetsbare mensen en besteding voor de jeugd. Samenwerking met de ambtelijke organisatie, het college en de gemeenteraad Sinds de OSF geen formeel adviesorgaan meer is, is de samenwerking met de gemeente minder geworden. Het contact gebeurt ad hoc. De OSF is sinds de nieuwe stijl niet of nauwelijks meer gevraagd om advies uit te brengen, en heeft zelf weinig ongevraagd advies uitgebracht. 12

De ambtenaar die zich binnen de gemeente Oegstgeest bezighoudt met sport is goed bereikbaar. Wel is er de laatste jaren veel wisseling in de mensen die de functie van sportambtenaar vervullen. Meestal zijn deze ambtenaren zelf niet afkomstig uit Oegstgeest, dus hebben zij minder kennis van de situatie rondom sport in Oegstgeest. Sport lijkt op dit moment weinig prioriteit te hebben bij de gemeente Oegstgeest. In een recent verstuurde Kaderbrief heeft de gemeente ook niets opgenomen over het sportbeleid. Ook heeft de gemeente geen inzicht in wat er wordt uitgegeven aan sport. In de jaarrekening is wel iets terug te vinden over uitgaven aan sport, maar hierin zijn bijvoorbeeld niet de kosten voor het onderhoud van sportvelden opgenomen. De OSF heeft nu afspraken gemaakt met de gemeente dat binnen een bepaalde tijd een overzicht wordt gegeven van de uitgaven aan sport. Impact van de adviezen op het beleid in de diverse domeinen Sinds de invoering van de nieuwe adviesstructuur heeft de OSF nauwelijks tot geen adviezen uitgebracht.

3.6 Het Platform voor Kunst, Cultuur en Erfgoed Status Doelstelling

Activiteiten Werkwijze m.b.t. advisering Leden Budget

Veranderingen n.a.v. de nieuwe adviesstructuur

Niet-wettelijk. De doelstelling en taakomschrijving van het Platform voor Kunst, Cultuur en Erfgoed is niet formeel vastgelegd. De doelstelling van het Platform is het versterken van de onderlinge samenhang en samenwerking tussen de instellingen die zich richten op kunst, cultuur en erfgoed binnen de gemeente Oegstgeest. Tijdens deze bijeenkomsten behandelen de leden stukken van de gemeente die culturele activiteiten betreffen. Voor de onderlinge samenhang organiseert het Platform 2 à 3 keer per jaar bijeenkomsten. Het belangrijkste doel van deze bijeenkomsten is vooral elkaar ontmoeten. Het Platform Kunst, Cultuur en Erfgoed heeft sinds 2016 geen adviestaak meer.

Het Platform bestaat uit 24 leden. Dit een sterk gemêleerd gezelschap van zeer uiteenlopende organisaties die zich met cultuur bezighouden. Het Platform heeft geen vaste locatie of financiële ondersteuning. Daardoor is het lastig om bijeenkomsten te organiseren, aangezien er gratis ruimtes gevonden moeten worden. Volgens het Platform belemmert het gebrek aan een vaste locatie de cohesie onder de leden. Het platform is opgezet nadat per januari 2016 de Kunst Advies Commissie (KAC) en de Kunst Cultuur Commissie (KCC) zijn opgeheven door de gemeente. Het Platform kan gezien worden als een voortzetting van de KCC. Voor 2016 was er dus sprake van een officiële adviescommissie, namelijk de KAC die ongevraagd en gevraagd advies gaf aan de gemeente. Volgens het Platform zijn deze commissies bewust naar de zijkant geschoven, wat met name vanuit financiële overwegingen gemotiveerd leek.

Kennis en expertise van de adviescommissie Het Platform bestaat uit 24 leden, die de verschillende organisaties in Oegstgeest vertegenwoordigen die zich bezighouden met kunst, cultuur en erfgoed. Er lijkt dus voldoende kennis en expertise aanwezig bij de adviescommissie. Zicht en toegang op de bevolkingsgroepen namens wie geadviseerd wordt Om meer draagvlak onder de bewoners te creëren, heeft het Platform na de oprichting in augustus 2016 een serie kennismakingsartikelen in de lokale krant geplaatst, waarin iedere betrokken organisatie zich voorstelde. Dit heeft niet tot veel contact met de Oegstgeester bevolking geleid. Het contact met de bevolking kan dus beter; dat is echter voornamelijk aan de organisaties zelf en niet aan het Platform om te bewerkstelligen. Betrekken van maatschappelijke contacten Het Platform betrekt zoveel mogelijk organisaties op het terrein van kunst en cultuur bij haar activiteiten. 13

Samenwerking op overstijgende beleidsthema’s Er is weinig sprake van samenwerking met andere adviescommissies. Alleen met de voorzitter van de Monumentencommissie heeft het Platform contact gezocht. Deze voorzitter sluit ook aan bij bijeenkomsten van het Platform. In de praktijk blijkt de samenwerking eenrichtingsverkeer te zijn: andersom wordt het Platform niet uitgenodigd of betrokken. Het Platform heeft behoefte aan meer samenwerking, zowel met de Monumentencommissie als andere adviescommissies. Zo zijn er veel raakvlakken met de Adviesraad Sociaal Domein, maar hier is nog geen contact mee. Samenwerking met de ambtelijke organisatie, het college en de gemeenteraad Bij de bijeenkomsten van het Platform is af en toe een medewerker van de gemeente aanwezig, zeer sporadisch ook de wethouder. Volgens het Platform zou het goed zijn als de gemeente bij iedere bijeenkomst een afvaardiging stuurt, om zo het signaal af te geven dat culturele activiteiten en samenwerking gewaardeerd worden. Het contact met de gemeente gaat volgens het Platform voornamelijk van beneden naar boven, waarbij een organisatie met een vraag of behoefte naar de gemeente stapt. Andersom informeert de gemeente niet of nauwelijks. Hierbij speelt ook mee dat vanwege corona op het terrein van kunst en cultuur minder activiteiten zijn ondernemen in de afgelopen twee jaar.

Er is ook veel weggehaald bij de kunst- en cultuurhoek; met name worden er nu vanuit het sociaal domein dingen ondernomen. Het Platform heeft goed contact met de wethouder. Het is duidelijk dat de wethouder het Platform waardeert. Het zou goed zijn als de wethouder een meer overstijgende en verbindende rol zou hebben, bijvoorbeeld om de commissies in en tussen de domeinen meer met elkaar te laten samenwerken. Impact van de adviezen op het beleid in de diverse domeinen Het Platform heeft geen adviestaak meer sinds 2016.

14

Ervaringen van de gemeente

4 Ervaringen van de gemeente

In de tweede fase van de evaluatie zijn de uitkomsten van de interviews met de gemeente besproken. Om alle perspectieven op de nieuwe adviesstructuur mee te nemen, zijn achtereenvolgens gesprekken gevoerd met de ambtelijke organisatie, het college van B en W en de gemeenteraad. Hieronder geven wij weer wat de belangrijke uitkomsten van deze gesprekken waren.

4.1 De ambtelijke organisatie In deze evaluatie is gesproken met de zes ambtenaren die als contactpersoon fungeren voor de adviescommissies. Deze contactambtenaren vormen de schakel tussen de adviescommissies en de gemeenteraad en het college. Over het algemeen hebben de contactambtenaren weinig veranderingen gemerkt in het functioneren van de formele adviescommissies sinds de nieuwe adviesstijl is ingevoerd. Wel is er een aantal punten waarop het functioneren van de nieuwe adviesstructuur verbeterd zou kunnen worden. Deze punten zullen wij hieronder toelichten. Een voordeel van de nieuwe adviesstructuur is dat de informele commissies zelf leden kunnen aanstellen en bezwaar kunnen maken wanneer zij van mening zijn dat hun advies onvoldoende is opgepakt door de gemeente. Er lijkt echter sprake te zijn van een duidelijk verschil tussen de informele adviescommissies in de mate waarin zij hun nieuwe rol hebben weten te vervullen. Zo is de Adviescommissie Groen & Natuur nog sterk actief met betrekking tot de advisering, terwijl de OSF en het Platform voor Kunst, Cultuur en Erfgoed nauwelijks tot geen adviezen hebben uitgebracht sinds de invoering van de nieuwe structuur. Sinds de transitie lijken de OSF en het Platform ook weinig activiteiten te hebben ondernomen.

Deels is dit te wijten aan de coronacrisis, maar daarnaast hebben de ambtenaren ook het idee dat de leden weinig energie in deze adviescommissies hebben gestoken. De samenstelling van de OSF en het Platform voor Kunst, Cultuur en Erfgoed maakt het volgens de contactambtenaren ook lastiger voor de commissies om gedegen adviezen uit te brengen. Beide adviescommissies bestaan uit leden van sport- of culturele instellingen binnen Oegstgeest en opereren, aldus de ambtenaren, met name als belangenbehartigers. Samenwerking met belangenbehartigers is volgens de contactambtenaren altijd lastiger, aangezien de belangen van de verschillende commissies ook tegenstrijdig kunnen zijn. Daarnaast verschilt het per adviescommissie in hoeverre zij tijdig betrokken worden bij beleidsplannen. Volgens de ambtenaren verloopt dit voor de Adviescommissies Groen & Natuur en Sociaal Domein in de praktijk soepel. Zo neemt de Adviesraad Sociaal Domein ook eigen initiatief, bijvoorbeeld wanneer de leden ingelicht willen worden over een beleidsveld dat relevant zou kunnen zijn voor hun adviestaak. Met name bij de Monumentencommissie zien de ambtenaren dat deze commissie af en toe te laat betrokken wordt. Als de commissie in een te laat stadium betrokken wordt kan dit leiden tot problemen of vertraging in de uitvoering van beleidsplannen.

Ten slotte zien de ambtenaren ook weinig samenwerking tussen de adviescommissies. De commissies hebben wel af en toe onderling contact, maar delen geen (concept-)adviezen met elkaar. Alleen bij de Welstands- en Monumentencommissie is sprake van goede samenwerking. Het digitale platform dat deze samenwerking zou moeten bevorderen, is in de praktijk niet gebruikt, de adviescommissies leken daar ook niet de meerwaarde van in te zien. Voor domein-overstijgende samenwerking is het volgens de ambtenaren vereist dat de adviescommissies in het voorstadium van een beleidsplan betrokken worden, om zo een integraal advies te kunnen geven. Ook zou de gemeente meer op domein-overstijgende samenwerking moeten sturen. De gemeente is namelijk de partij met de meeste informatie en kan daarom aangeven wanneer de inzet van meerdere adviescommissies bij een beleidsplan gewenst is. In 2022 zal een belangrijke ontwikkeling plaatsvinden voor de adviesstructuur. Naar aanleiding van de nieuwe Omgevingswet die in 2022 ingevoerd zal worden, wordt een nieuwe adviescommissie opgericht, de Commissie Omgevingskwaliteit. De Welstands- en Monumentencommissie en mogelijk ook Groen & Natuur zullen opgaan in deze commissie. Dit zou kunnen leiden tot meer integrale advisering op deze beleidsvelden. 16

4.2 Het college van B en W In de volgende fase van evaluatie is gesproken met de burgemeester van Oegstgeest en de wethouders. Over het algemeen ziet het college dat de adviescommissies over veel expertise beschikken met betrekking tot het domein waarover zij adviseren. Wel kwamen er een aantal punten naar voren waarop de adviesstructuur verbeterd zou kunnen worden. Ten eerste is het volgens het college belangrijk voor de uitvoering van de adviestaak dat er onafhankelijk geadviseerd wordt. Dit houdt in dat men vanuit het domein als geheel adviseert, zonder dat er individuele belangen meespelen. Met name bij de niet-formele adviescommissies lijkt onafhankelijke advisering in de praktijk niet altijd goed te verlopen. Net als de ambtenaren benoemen de wethouders dat bij het Platform voor Kunst, Cultuur en Erfgoed en bij de OSF de leden afkomstig zijn uit verschillende organisaties binnen Oegstgeest, waarvan een gedeelte ook commerciële en soms tegenstrijdige belangen heeft. Hierdoor lijken de adviezen van de niet-formele commissies soms niet eenduidig en/of gekleurd. Wanneer adviescommissies eigen belangen te sterk laten meespelen bij de advisering belemmert dit de samenwerking met de gemeente, aldus het college. Ten slotte is er weinig sprake van integraliteit met betrekking tot de advisering. Het college ziet eveneens dat commissies met name langs elkaar heen werken.

Het platform dat de onderlinge samenwerking had moeten bevorderen, is in de praktijk niet van de grond gekomen, omdat het zowel vanuit de adviescommissies als het ambtelijk apparaat te weinig ‘gevoed’ is. Het college zou graag zien dat er strakkere voorwaarden opgesteld worden voor het functioneren van de adviescommissies. Zo heeft het college de indruk dat niet altijd de juiste deskundigheid en expertise wordt aangewend om een advies op te stellen. Ook lijken adviezen niet altijd vanuit dezelfde aannames te zijn opgesteld, waardoor zij onderling niet consistent zijn en tegenstrijdig lijken. Ten slotte constateert het college dat sommige adviezen ook rechtstreeks naar de raad verzonden worden, wat niet de bedoeling is. Voor het optimaal functioneren van de adviescommissie is het dus van belang dat de taak van de commissies verduidelijkt wordt en dat er strakkere regels opgesteld worden voor de uitvoering van deze taak. Naar aanleiding van de nieuwe Omgevingswet zal een nieuwe adviescommissie starten, de Commissie Omgevingskwaliteit. Volgens het college zou dit ertoe kunnen leiden dat adviescommissies beter gefaciliteerd worden vanuit de gemeente, vaker tijdig betrokken worden en adviezen een grotere impact hebben.

4.3 De gemeenteraad In de laatste fase van deze evaluatie is gesproken met de raads- en commissieleden over hun ervaringen met de nieuwe adviesstijl. In dit gesprek kwam naar voren dat de gemeenteraad vindt dat de adviescommissies een waardevolle rol vervullen. Zo hebben de leden van de adviescommissies veel expertise met betrekking tot hun adviesdomein en roots in de samenleving, waardoor burgers hen weten te vinden. De gemeenteraad is echter van mening dat de adviesstructuur nog niet naar behoren functioneert. Dit lichten wij hieronder toe. In de praktijk worstelt de gemeenteraad met het verkrijgen van informatie en adviezen van de adviescommissies. Wanneer er wel contact wordt gelegd, komt dit meestal vanuit de raad. Het is niet de bedoeling dat de adviescommissies hun adviezen direct aan de raad verzenden, aangezien zij commissies van het college zijn. Door deze structuur is het voor de raadslieden lastig om inhoudelijke antwoorden te krijgen van de commissies. Zo komt het geregeld voor dat er geen adviezen van de commissies zijn bijgesloten bij de documentatie vanuit het college. In deze gevallen moeten de raadsleden zelf bij de commissies uitvragen of zij betrokken zijn en of er advies is uitgebracht. Hierbij is het ook voorgekomen dat er wel een advies is uitgebracht maar niet is gedeeld met de raad.

17

Gerelateerd aan het bovenstaande punt komt het voor dat adviescommissies hun adviezen rechtstreeks naar de griffier verzenden, met het verzoek deze door te sturen aan de raad. Wanneer de griffier aangeeft dat dit niet mogelijk is leidt dit vaak tot onbegrip bij de commissies. Zo is het voorgekomen dat de adviescommissies vervolgens zelf adviezen rechtstreeks versturen aan de gemeenteraad. Het zou daarom wenselijk zijn dat de afspraken rondom het delen van de adviezen verduidelijkt worden. De raad constateert dat momenteel te weinig sprake is van structuur in de uitwisseling tussen ambtenaren en de adviescommissies. Zo is het voor adviescommissies en de ambtenaren vaak onduidelijk wanneer de commissies ingeschakeld behoren te worden. Het ontbreken van deze structuur leidt ertoe dat enkele adviescommissies ook geen ongevraagd advies meer uitbrengen. Wat betreft het verbeteren van de huidige adviesstructuur zou de raad graag zien dat ook de adviescommissies die momenteel fungeren als belangenbehartigers meer betrokken worden. Dit is van belang gegeven de raakvlakken die deze commissies hebben met andere beleidsdomeinen, bijvoorbeeld met het sociaal domein. Hierbij is het volgens de raad niet nodig dat deze commissies een formele status hebben, maar met name dat zij als volwaardige gesprekspartners gezien worden.

Voor het optimaal functioneren van de adviesstructuur is het echter vereist dat eerst bovenstaande belemmeringen met betrekking tot de structuur worden weggenomen.

18

Conclusie en aanbevelingen

5 Conclusie en aanbevelingen

5.1 Conclusies Kennis en draagvlak van de adviescommissies 1. 2. 3. 4.

Beschikken de adviescommissies over de juiste kennis en expertise om te kunnen adviseren in en over de domeinen die zij bestrijken? Hebben zij voldoende zicht op en toegang tot de diverse bevolkingsgroepen namens wie zij mede adviseren? Beschikken zij over voldoende en de juiste maatschappelijke contacten die betrokken zouden kunnen en moeten worden bij het opstellen en uitbrengen van adviezen? Maken zij in voldoende mate gebruik van de kennis en expertise, de contacten met bevolkingsgroepen en de (overige) maatschappelijke contacten?

In alle gesprekken met de verschillende betrokken partijen kwam duidelijk naar voren dat de adviescommissies veel kennis en expertise hebben met betrekking tot hun domein. Zo zijn de leden van de commissies in veel gevallen beroepsmatig betrokken (geweest) bij de thema’s waarover de commissies geacht worden te adviseren. Deze expertise wordt echter volgens de gemeente niet altijd optimaal benut voor het opstellen van de adviezen. Ook over het draagvlak van de adviescommissies in de Oegstgeester samenleving oordelen alle partijen positief. Voor de gemeente vormen de expertise en betrokkenheid bij de Oegstgeester samenleving de belangrijkste redenen om de commissies te betrekken bij beleidsplannen of omgevingsvergunningen. Waar nodig betrekken de commissies ook maatschappelijke partners. Dit laatste lijkt met name relevant voor de Adviesraad Sociaal Domein. Domein-overstijgende samenwerking 5.

Werken de adviescommissies meer en beter samen op domein-overstijgende beleidsthema’s sinds de nieuwe adviesstructuur?

Alle partijen constateren dat er weinig sprake is van domein-overstijgende samenwerking. De adviescommissies hebben af en toe onderling contact, maar dit lijkt meestal ad hoc plaats te vinden. Er worden geen adviezen met elkaar gedeeld of op elkaar afgestemd. Alleen bij de Welstand- en Monumentencommissie is sprake van goede samenwerking, gezien de raakvlakken tussen deze commissies. Het digitale platform dat was opgericht om domein-overstijgende samenwerking te bevorderen, is niet van de grond gekomen. Bij de adviescommissies bestond onduidelijkheid over de meerwaarde van het platform en hoe zij dit platform moesten gebruiken, bij de ambtenaren was te weinig capaciteit om dit platform vooruit te trekken. Samenwerking met de gemeente 6.

Hoe verloopt de samenwerking tussen de adviescommissies enerzijds en de ambtelijke organisatie, het college en de gemeenteraad anderzijds?

Alle partijen zijn het erover eens dat de samenwerking tussen de adviescommissies en de gemeente nog niet naar behoren verloopt. Over het algemeen lijkt het contact tussen de adviescommissies en de gemeente voornamelijk ad hoc plaats te vinden. Ook geven adviescommissies aan niet automatisch betrokken te worden wanneer er beleidsontwikkelingen zijn met betrekking tot hun domein. Veelal moeten de commissies dit zelf vernemen, bijvoorbeeld in de krant of wanneer zij een praatje maken met raadsleden.

20

Dit lijkt met name te komen door het ontbreken van duidelijke werkafspraken, waardoor adviescommissies soms te laat of niet worden ingezet en enkele commissies ook geen ongevraagde adviezen meer uitbrengen. De gemeente geeft ook aan dat adviescommissies zich soms te veel opstellen als belangenbehartiger, wat de samenwerking kan belemmeren. Ook lijkt het voor de adviescommissies onduidelijk op welke wijze zij hun adviezen moeten delen, waardoor zij soms adviezen rechtstreeks versturen aan de griffier of gemeenteraad. Impact van de adviezen 7.

Wat is naar inschatting van de diverse partijen de impact van de adviezen van de verschillende commissies op het beleid in de diverse domeinen?

In de gesprekken met de adviescommissies kwam naar voren dat de impact van de adviezen wisselt. Adviezen van de Welstand- en Monumentencommissie met betrekking tot bouwplannen worden vrijwel altijd overgenomen. Waarschijnlijk hebben deze adviezen relatief veel impact omdat bouwplannen aan de hand van vastgelegde richtlijnen beoordeeld worden, bijvoorbeeld de Welstandsnota. Bij adviezen met betrekking tot beleid verschilt het sterk of de adviezen worden overgenomen. Ook geven enkele adviescommissies aan dat zij niet altijd vernemen wat er gebeurt met hun adviezen en blijven adviezen soms hangen bij de ambtenaren. Ook de raad benoemt dat adviezen niet altijd bijgevoegd worden bij de documentatie. Het ontbreken van duidelijke werkafspraken lijkt dus ook de impact van de adviezen te belemmeren. Conclusie en mogelijkheden tot verbeteringen 8. 9.

Hoe beoordelen de diverse partijen (commissies, ambtelijke organisatie, college en gemeenteraad) uiteindelijk het functioneren van de adviescommissies? Welke mogelijkheden zien de diverse partijen om de adviesstructuur in de gemeente Oegstgeest nog beter te laten functioneren en wat is daarvoor nodig?

In de bovenstaande punten komt naar voren dat de adviesstructuur nog niet optimaal functioneert. Het ontbreken van een duidelijke structuur lijkt zowel de impact van de adviezen, de domein-overstijgende samenwerking en de samenwerking tussen adviescommissies en de gemeente te belemmeren. In de gesprekken kwamen enkele mogelijkheden tot verbetering naar voren. Een duidelijke structuur, waaronder duidelijke werkafspraken, kan bevorderen dat adviescommissies tijdig betrokken worden bij beleidsplannen en de adviezen via het college met de gemeenteraad gedeeld worden. De raad zou daarbij graag zien dat er een duidelijk onderscheid gemaakt wordt tussen commissies die geacht worden objectief en onafhankelijk advies uit te brengen en commissies die voornamelijk functioneren als representant van verschillende belangen in de Oegstgeester samenleving. Om de domein-overstijgende samenwerking te bevorderen, lijkt het van belang dat de gemeente deze samenwerking meer faciliteert in de toekomst. Zo kan de gemeente aangeven wanneer de inzet van meerdere adviescommissies gewenst is en werkt het bevorderend voor de samenwerking als adviescommissies in een vroeg stadium betrokken worden. Daarnaast zullen de commissies Welstand, Monumenten en Groen & Natuur opgaan in de Commissie Omgevingskwaliteit, waarbij de doelstelling is om meer integrale advisering uit te brengen.

21

5.2 Aanbevelingen Zoals hierboven aangeven zien de betrokken partijen enkele mogelijkheden om de huidige adviesstructuur verder te verbeteren. Deze punten werken wij hieronder uit in drie aanbevelingen. Werkafspraken opstellen Ten eerste is het van belang dat er duidelijke beschrijvingen van de taakstelling en de werkprocessen van de adviescommissies opgesteld worden. Dit geldt met name voor de niet-formele adviescommissies. Onder andere kan in de werkafspraken vastgelegd worden wanneer adviescommissies betrokken moeten worden bij het gemeentelijke beleid (in wording) en in welk stadium dit moet gebeuren, hoe de adviezen vervolgens ambtelijk en bestuurlijk worden opgepakt en hoe daarover wordt gecommuniceerd richting de adviescommissies en de gemeenteraad. Naast het opstellen van deze werkafspraken is het van belang dat deze voldoende nageleefd worden. Hiervoor is toezicht vanuit de gemeente vereist, zodat men kan evalueren of de werkafspraken inderdaad worden nageleefd en of deze afspraken in de praktijk de juiste resultaten opleveren. Rolverduidelijking Sinds de nieuwe adviesstructuur fungeren enkele commissies, aldus de gemeente, voornamelijk als belangenbehartigers. De verschillende partijen lijken te worstelen met de invulling van deze nieuwe rol.

Aangezien er meerdere belangen kunnen spelen binnen deze adviescommissies is het voor hen lastig om consistente en onafhankelijke adviezen uit te brengen. Een tweede adviespunt is daarom om een duidelijk onderscheid te maken tussen de adviesrol enerzijds en de rol als spreekbuis van segmenten in de Oegstgeester samenleving. Domein-overstijgende samenwerking bevorderen Ten slotte lijkt het voornamelijk aan de gemeente om te bevorderen dat de adviescommissies onderling samenwerken. Zij kan aangeven wanneer meerdere commissies betrokken moeten worden en wat ieders rol is bij de advisering. Het opstellen van duidelijke werkafspraken lijkt een randvoorwaarde voor domein-overstijgende samenwerking. Zo is het voor de onderlinge samenwerking vereist dat de adviescommissies in een vroeg stadium betrokken worden. Het online platform ‘Adviseer ons’ zou mogelijk kunnen bijdragen aan de domein-overstijgende samenwerking. Hiervoor is het van belang om de behoeften van de commissies en de gemeente te inventariseren en om voldoende duidelijk te maken waar het platform voor gebruikt kan worden. Ten slotte moet er ambtelijke capaciteit beschikbaar zijn om de adviescommissies te ondersteunen in het gebruik van dit platform. In de komende periode zullen de Welstands- en Monumentencommissie en hoogstwaarschijnlijk ook Groen & Natuur opgaan in de nieuwe Commissie Omgevingskwaliteit.

Het is goed mogelijk dat deze commissie beter in staat is om domein-overstijgende adviezen uit te brengen dan de individuele adviescommissies. Ook is de verwachting dat de Commissie Omgevingskwaliteit beter gefaciliteerd zal worden door de gemeente. Als dan zal blijken dat dit het functioneren van deze commissie positief beïnvloed, dan zou het beter faciliteren ook in de praktijk kunnen worden gebracht bij de andere commissies.

22

Regioplan Jollemanhof 18 1019 GW Amsterdam T +31(0)20 531 53 15 www.regioplan.nl