D8 Bijlage 2 bij RM d.d. 7 september 2021 Bestuursovereenkomst tijdelijke huisvesting statushouders Z-20-139691 Oegstgeest
Tekst van het document
Aanvullende Werkafspraken iruake de vestiging van een opvanglocatie
Versie 1 september 2021 (CONCEPT: onder voorbehoud van bestuurliike goedkeuring COA)
1
Aanvullende Werkafspraken behorende bij de Bestuursovereenkomst tussen het COA en de gemeente Oegstgeest inzake de opvanglocatie aan de Rhijngeesterstraatweg I3C te Oegstgeest. Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) hierbij vertegenwoordigd door de adjunct regiomanager Opvang & Begeleiding reglo Midden Zuid, mewouw J. van Doornik
en
De gemeente Oegstgeest, gevestigd aan de Rhijngeesterstraat 13, hierbij vertegenwoordigd door de burgemeester, de heer E.R. Jaensch
hebben ter uitwerking van artikel 6 van bovengenoemde Bestuursovereenkomst de volgende afspraken gemaakt.
Ondertekening: I plaats l
Oegstgeest
l0
202t
ldatuml Centraal Orgaan opvang asielzoekers
J. van Doornik
adjunct regiomanager Opvang & Begeleiding Regio MiddenZuid
2
I -Doel Aanvullende Werkafspraken
kr artikel 6 van de Bestuursovereenkomst is opgenomen dat de gemeente en het COA nadere werkafspraken maken over de locatie in Oegstgeest en deze vastleggen in een separaat document '
Aanvullende Werkafspraken'.
Het betreft hier eventuele aanvullingen erVof uitwerkingen op de in de Toelichting Bestuursovereenkomst genoemde informatie. Dit kunnen afspraken zijn op het te,rrein van de organisatie van en diensten op de opvanglocatie. Dit gebeurt onder erkenning van elkaars bevoegdheden en verantwoordelijlfieden. In het tweede gedeelte van deze toelichting zalper thema worden ingegaan op de wettelijke
verantwoordelijkheden en taken van partijen, waarbij wordt verwezen naar relevante informatie.
3
II - Afspraken 1. Organisatie en omgeving COA 1.1. Wettelijke taak COA
Het COA bestaat sinds de ingang van de Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers (1994). In deze'Wet COA' zijn de volgende taken vastgelegd voor het zelfstandig bestuursorgaan Centraal Orgaan opvang asielzoekers :
. . . .
onderdakbieden aan asielzoekers hen begeleiden naar een toekomst in Nederland of daarbuiten
opvanglocaties verwerven enbeheren de veiligheid en leefbaarheid in de opvanglocaties handhaven, en asielzoekers voorzien van noodzakelijke middelen
Meer informatie over de wettelijke taak van het COA staat op: https://www.coa.nl/nllorganisatie Afspraak - Wettelijke taak COA
1.
Het COA zorgt voor een adequate aanpassing, inrichting en instandhouding van de opvanglocatie in overeensternming met de ter zake geldende wettelijke en gemeentelijke regelgeving. Hiervoor dient het COA voor de opvanglocatie in het bezitte zijn van de benodigde vergunningen.
1.2 Communicatie Bij de vestiging van een nieuwe opvanglocatie zijn veel partijen betrokken met soms
uiteenlopende belangen. Tot de datum van ingebruikname van de opvanglocatie is de gemeente verantwoordelijk voor de communicatie hierover met haar inwoners. Wanneer de opvanglocatie in gebruik is, informeert het COA de belanghebbenden. Goed contact met de omgeving is belangrijk. Het COA zet zich er voor in om buurtbewoners en bewoners van de regionale opvang locatie (Opvanglocatie) met elkaar te laten kennismaken. De locatiemanager, of vanuit hun functie daartoe aangewezen medewerkers van de opvanglocatie onderhouden contact met onder meer de gemeente, de wijkagent, BOA's Divorce Housing, direct omwonenden, organisaties in de nabijheid, de plaatselijke winkeliersverenigingen, sociaal-culturele organisaties, onderwijsinstellingen, woningbouwcorporaties en alle contacten die noodzakelijk zijn voor het draaiende houden van een opvanglocatie. Het COA realiseert zich dat de gemeente ook medegebruiker is van het terrein en vanuit die hoedanigheid een dubbele rol heeft. Meer informatie over communicatie staat op https://www.coa.nllnllvestiging-van-een-azc. Afspraken - Communicatie
I
Tot de datum van ingebruikname van de opvanglocatie is de gemeente verantwoordelijk voor communicatie en informatievoorziening over de opvanglocatie naar de inwoners van de gemeente en andere betrokkenen. Het COA zal de gemeente hierin ondersteunen, wanneer de gemeente dit waagt.
2.
Vanaf de datum van ingebruikname van de opvanglocatie draagt het COA, in overleg met de gemeente, zorg voor de informatie aan de inwoners van de gemeente over de opvanglocatie, de ontwikkelingen en over de te volgen procedures. Hierbij wordt de gemeente, vanuit haar rol als medegebruiker van het terrein, ook meegenomen.
4
3.
Voorafgaand aan en na ingebruikname van de opvanglocatie spant het COA zich in om omwonenden van de opvanglocatie kennis te laten maken met de opvanglocatie en de medegebruiker Divorce Housing.
4.
Het COA en de gemeente verstrekken elkaar informatie die van belang is voor de uitvoering van de taken van de gemeente of het COA, die verband houden met de aanwezigheid van de opvanglocatie in de gemeente. De overlegstructuur (zie hieronder) dient als formeel moment voor het eventueel aanpassen ofwijzigen van werkafspraken.
5.
TOA Oegstgeest BV is in opdracht van het COA24|7 telefonisch en per e-mail bereikbaar voor vïagen en klachten uit de wijk zowel ten aanzien van de COA locatie als de locatie van Divorce Housing. COA heeft geen toegang toe de locatie van Divorce Housing. Divorce Housing heeft een huismeester, die op locatie woont. Daarnaast is de locatiemanager van het COA tijdens reguliere werktijden aanwezigvoor wagen en klachten over de COA locatie. Indien buiten werktijden van de locatiemanager vïagen of klachten bij TOA Oegstgeest BV worden gemeld die niet spoedeisend zijn,pakt de locatiemanager deze op zodra deze aanwezig is.
Afspraken - Overleg tussen COA en de gemeente
I
De locatiemanager neemt tweewekelijks deel aan het veiligheidsoverleg met de burgemeester,
OOV en politie. 2.
Op ambtelijk niveau zaltenminste één keer per kwartaal overleg plaatsvinden tussen het
COA, en de gemeente en bij het opstaÍen van de opvang vaker*. J
Op bestuurlijk niveau zalten minste één keer per jaar overleg plaatsvinden tussen het COA (locatiemanager en indien gewenst de bestuurder) en de gemeente en bij het opstarten van de opvang vaker*.
4.
Het COA zal op verzoek van de gemeente aansluiten bij overleggen met derden, zoals Handelingskader Woonoverlast.
*Voor al bovenstaande overleggen geldt dat de frequentie wordt bepaald door de noodzaak. Als er aanleiding voor is, kan de frequentie hoger liggen oflager. Afspraken hierover worden gemaakt in overleg tussen de gemeente en het COA. Afspraken - Instellen overlegcommissie
Het COA en de gemeente stellen gezamenlijk een overlegcommissie in ter bevordering van de relatie tussen de bewoners van de opvanglocatie en de omwonenden. Het COA faciliteert, notuleert en financiert de vergaderkosten van de overlegcommissie. 2.
Nadere afspraken worden in ieder geval gemaakt over samenstelling van de overlegcommisste en de vergaderlocatie.
J
In de overlegcommissie hebben in ieder geval zitting: vertegenwoordigers van de gemeente (ook als medegebruiker van het terrein), de politie, vertegenwoordiging van de omwonenden, Divorce Housing, door het COA aan te wijzen diensten en instellingen die in de opvanglocatie werkzaam zijn en de locatiemanager van het COA.
5
1.3 KlachtenaÍhandeling Eventuele klachten maakt het COA zo snel mogelijk bespreekbaar binnen de daarvoor afgesproken overleg structuur en wanneer nodig per direct. De locatiemanager is vanuit het COA het eerste aanspreekpunt voor vragen en klachten uit de directe omgeving. Voor klachten die niet langs deze weg zijn opgelost, bestaat de COA Klachtenregeling. Meer informatie over klachtenaftrandeling staat op: https://www.coa.nVnl/klachtenregeling.
Afspraak - Melden van calamiteiten en klachten aan COA
I
Door het COA wordt een telefoonnummer en e-mailadres opengesteld voor meldingen en klachten met betrekking tot de opvanglocatie en de locatie van Divorce Housing.
1.4 Openbare orde en veiligheid Het COA is verantwoordelijk voor de fusieke en sociale veiligheid in de opvanglocatie. De zorg hiervoor heeft dan ook een hoge prioriteit. Het COA geeft hierover voorlichting en vergunninghouders ondertekenen de huisregels enmoeten die naleven. Bij overtreding van de huisregels treft het COA maatregelen. TOA Oegstgeest BV heeft in opdracht van het COA beveiligers in dienst. Zij bemensen de receptie en surveilleren over het terrein. Bij incidenten in kader openbare orde en veiligheid en eventuele media-aandacht binnen de opvanglocatie die gevolgen kunnen hebben voor de openbare orde informeren we in eerste instantie de politie en de burgemeester. Strafbare feiten worden altijd bij de politie gemeld. Samen met de partners uit de bestuursrecht- en strafrechtketen treft het COA maatregelen tegen overlastgevers.
Op elk moment van de dag zijn er minimaal twee gecertificeerde bedrijfshulpverleners (bhv'ers) in een opvanglocatie aanwezig. De opvanglocatie heeft een bhv-plan waarin staat hoe medewerkers in geval van nood moeten handelen en maakt hierover afspraken met de gemeente en lokale hulpdiensten. Meer informatie over veiligheid staat op: https://www.coa.nVnllveiligheid-en-rond-azcs https :iiwww .coa,nii ni overiast-en-maatregeien.
en bij
Afspraken - Opschaling, Bedrijfsnoodplan en BFfV'ers Indien het, naar het oordeel van de burgemeester, noodzakelijk is om de politiecapaciteit
tijdelijk te verhogen, brengt de burgemeester deze wens in, in het daarvoor besternde overleg. 2.
Het COA stelt, na overleg met de gemeente, een bedrijfsnoodplan vast voor de opvanglocatie zodat in voorkomende gevallen hulporganisaties adequaat kunnen handelen.
J
Het COA garandeert 24 vtr per dag, 7 dagen per week begeleiding, aanwezigheid van beveiligers en bedrij fshulpverleners op de opvanglocatie.
4.
In het geval dat de burgemeester dit noodzakelijk acht kan hij met COA in gesprek over een passende maatregel, wat mogelijk kan leiden tot vertrek van een persoon uit de opvanglocatie.
Afspraken - Informeren burgemeester door het COA Het COA meldt calamiteiten in het kader van openbare orde, veiligheid en eventuele mediaaandacht die plaatsvinden in de opvanglocatie in eerste instantie aan de politie en aan de burgemeester. 1.5 Begeleiding Het COA biedt meer dan alleen onderdak. Het COA begeleidt vergunninghouders bij het vormgeven
6
van hun toekomst in Nederland. Ook in de opvang in Oegstgeest worden programma's aangeboden en voeren COA-medewerkers gesprekken met vergunninghouders over het leven in en rond de opvanglocatie en over hun toekomst. Zo versterken vergunninghouders vaardigheden die ze nodig hebben om regie te houden op hun eigen leven. Meer informatie staat op: https://www.coa.nl/nl/begeleiding-voorbereiden-op-de-toekomst.
Afspraak - Inspanning COA dagbestedingsactiviteiten. Het COA spant zich in zoveel mogelijk dagbestedingsactiviteiten binnen de opvanglocatie aan te bieden, zoals bijvoorbeeld recreatieve activiteiten en Nederlandse taalles door wijwilligers. Het COA werkt hierin samen met lokale (wijwilligers)organisaties. 2.
De vergunninghouders zullen indien mogelijk gaan starten met hun inburgeringstraject. COA zal hierin samenwerken en afstemmen met de lokale partijen die het inburgeringstraject verzorgen, voor wat betreft toeleiding en de begeleiding op dit vlak. Bovendien streeft het COA naar een zodanig pre-inburgeringstraject, zodat het inburgeringstraject van de gemeenten van definitieve vestiging verkort zou kunnen worden.
J
Voor maatschappelijke begeleiding buiten de locatie zal samengewerkt worden met VIIN en Incluzio (Leiderdorp).
1.6 Vrijwilligers
Landelijk zijnin de weemdelingenopvang duizenden wijwilligers actief. Hun inzet is hard nodig. Meer informatie over wijwilligerswerk staat op: https://www.coa.nVnVvrijwilligerswerk. Afspraak - Werving wijwilligers
I
Het COA werft en begeleidt wijwilligers die actief willen zijn op de opvanglocatie, sluit met deze personen, na verkrijgen VOG en ondertekenen gedragscode, een wijwilligerscontract en draag! zorg voor een vergoeding. De werving van wijwilligers vindt plaats in de regio waar de vergunninghouders aan gekoppeld (kunnen) worden.
1.7 Bedrijfsvoering De komst van een opvanglocatie brengt ook werkgelegenheid met zich mee. Meer informatie over de werving van personeel, producten en diensten staat op: https://www.coa.nVnl/werken-bij
Afspraken - lnspanning inhuren lokale producten en diensten
I
Voor zover (Europese) aanbestedingsregels dit toestaan, spant het COA zich in, diensten en producten die nodig zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden, zoveel mogelijk vanuit de gemeente en de regio aan te trekken.
2.
Werving van personeel door het COA geschiedt na overleg van het COA met Startpeople. Bij de werving van personeel wordt, zover (Europese) aanbestedingsregels dit toestaan en binnen het personeelsbeleid van het COA, zoveel mogelijk personeel uit de gemeente of de regio worden aangetrok&en.
J
Het COA spant zich in zoveel mogelijk maatschappelijke stageplaatsen, werkervarings- en afstudeerplaatsen op de opvanglocatie aan te bieden.
2. Onderwijs Alle kinderen in Nederland hebben recht op onderwijs. Ook kinderen van vergunninghouders gaanzo snel mogelijk naar school. In ieder geval biruren 3 maanden nadatze in Nederland zijn 7
aangekomen. Gemeenten zorgen voor het onderwijs aan leerplichtige kinderen. Het COA werkt nauw samen met gemeenten en scholen. Gemeenten kunnen voor de huisvestingskosten van het basisonderwijs aan vergunninghouders kinderen een beroep doen op Regeling onderwijshuisvestingsbudgetten asielzoeker (OHBAregeling). Het COA voert deze regeling uit.
Meer informatie over het organiseren van onderwijs aan vergunninghouderskinderen staat op https ://www.coa.nl/nl/onderwij s-kinderen Afspraken - Onderwijs
I
De gemeente neemt, in samenwerking met gemeenten Oegstgeest, Leiden, Leiderdorp, Voorschoten en Zoeterwoude maatregelen die voorzien in onderwijs aan de leerplichtige kinderen die in de opvanglocatie verblijven.
2.
Ten behoeve van de uitvoering van deze afspraak verstrekt het COA de gemeente schriftelijke informatie met betrekking tot de van toepassingzijnde regelgeving.
J
COA zal naar redelijkheid, conform afspraak, het eventuele vervoer van- en naar basisscholen
in de regio verzorgen. Leerlingen op VooÍgezet Onderwijs gaan in principe zelfstandig naar school.
3.
Gezondheidszorg
Net als iedereen kunnen vergunninghouders naar de huisarts, een verloskundige ofhet ziekenhuis. COA-medewerkers informeren vergunninghouders over de Nederlandse gezondheidszorg en begeleiden minder zelfredzame bewoners bij hun gang naar de zorg. Op elk opvanglocatie houdt een huisarts spreekuur. Daamaast kunnen bewoners met wagen over hun gezondheid 2417 bellenmet een medisch contactcentrum. Meer informatie over gezondheidszorgstaat op https://www.coa.nynUmedische-zorg-aaíasieizoekers en http$://www.coa.nilnilvergoeding-van-meciische-zorg. Afspraken - Gezondheidzorg
I
De verantwoordelijlfteid voor het onderkennen en bestrijden van besmettelijke ziekten in de opvanglocatie en de overige preventieve gezondheidszorgtaken ten behoeve van de bewoners, heeft het COA contractueel belegd brj GGD-GHOR Nederland. De gemeente heeft krachtens de Wet Publieke gezondheid haar eigen verantwoordelijkheid hierin.
2.
De verantwoordelijkfieid van het eerste- en tweedelijns zorgaanbod heeft het COA contractueel belegd bij RMA healthcare die de Regeling Medische ZorgAsielzoekers (RMA)
uitvoert.
I