D4. RM d.d. 6 april 2021 Toezegging proces opleggen geheimhouding Z-21-142796 Oegstgeest

Gemee nte$Oegstseest * lll

raadsmededeling onderwerp zaaknummer

porteÍeuillehouder team

Toezegging proces opleggen geheimhouding

z/27/742796/280577 E.R. Jaensch

Bestuur, strategie en bedrijfsvoering

€

tr - M Lr

.f N

- o

opgesteld door

B.J.M. Kock

N

datum voorstel

6 april2O27

:: *

Geachte raad, mededeling

Tijdens de behandeling in de raad op 18 februari jl. van de bekrachtiging van het door het college opgelegde geheimhouding aan 'beantwoording TV HvO inzake Z/77 /7O4OO8/277999 d.d. 19 januari 2027' zijn er vragen gerezen bi.;' de wijze waarop de geheimhouding is opgelegd en de reikwijdte daarvan. Met deze raadsmededeling geven wij u inzicht in de wijze waarop de geheimhouding is opgelegd en hoe wij onjuistheden zullen herstellen. Kaders

Allereerst informeren wij u over de kaders waarbinnen wij werken als het gaat om geheimhouding. Wij hanteren de handreiking geheimhouding (zie bijlage). Hierin staat uitgelegd wanneer en onder welke voorwaarden geheimhouding kan worden opgelegd en welke stappen doorlopen moeten

worden om dat op de juiste wijze te doen. Ook hanteren wij het Handvest informatieplicht (zie bijlage) waarin afspraken staan tussen raad, burgemeester en college over het informeren van de raad, waaronder over informeren over geheime informatie. Verloop De fractíe van Hart voor Oegstgeest heeft technische vragen gesteld over een geheime raadsmededeling d.d. 19 januari 2027 inzake'Juridische positie gemeente herontwikkelingslocatie' Gelet op het feit dat de raad de geheimhouding op de raadsmededeling heeft bekrachtigd hebben wij ook geheimhouding opgelegd aan de beantwoordíng van de technische vragen in de collegevergadering op 9 februari 2027. De bekrachtiging van de door ons opgelegde geheímhouding lag voor tijdens de raadsvergadering op 18 februari. De fractie van Hart voor Oegstgeest vroeg in de technische vragen onder meer naar een aantal docurnenten die reeds openbaar waren omdat deze de facto al openbaar waren gemaakt of geen vertrouwelijk karakter hebben. Nadat een document openbaar is gemaakt kan er geen geheimhouding meer aan worden opgelegd.

Wij hebben deze documenten bíjgevoegd in de beantwoording van de technische vragen omdat daarom gevraagd was. Naar aanleiding van een bericht van de heer Van der Ouweelen (fractie Lokaal) realiseerden wi.j ons dat op deze documenten - hoewel openbaar - geheim stond als watermerk. Dit is juridisch niet mogelijk en is ook ongewenst omdat een deel van deze documenten al openbaar was. Aan andere documenten in de bijlage - die nog niet openbaar waren geweest en waarvan geheimhouding gewenst was - was juist nog niet expliciet geheimhouding opgelegd terwijl dat wel vereist was. Daarom hebben wij gemeend om:

t

de bijlage bij het raadsvoorstel t.a.v. de bekrachtiging van de geheimhouding opgelegd aan de technische vragen aan te moeten passen zodat kenbaar was dat de bijlagen niet geheim waren, maar alleen als er via deze documenten indirect gerefereerd werd aan de inhoud van de beantwoording van de technische vragen. lmmers, zou iemand die kennis heeft van deze geheime beantwoording informatie hierover openbaar maken - bijvoorbeeld door te refereren aan de inhoud openbare bijlagen - dan zou deze persoon de geheimhoudingsplicht schenden t.a.v. de geheime beantwoording; Apart geheimhouding op te leggen aan de bijlagen die geheim moesten en konden blijven.

2.

Tokan geen misvatting bestaan over welke documenten in de bijlagen an sich openbaar en welke gelreim zijn. Wob-toets De heer Bus van de fractie van Dóó heeft gevraagd hoe een Wob-toets zou uitvallen. Zoals u in de Handreiking geheimhouding kunt lezen wordt de geheimhouding opgelegd aan de hand van een toets aan de Wob. Nu geheimhouding is opgelegd aan de documenten zijn ook de bijlagen als onderdeel van de beantwoording van de technische vragen niet openbaar. Zouden wij de Wobtoets op de bijlagen zelf toepassen, dan zou de Wob niet van toepassing zijn omdat de documenten al openbaar zijn. Juridisch odvies

Wij hebben naar aanleiding van de vragen advies gevraagd aan advocatenkantoor Pels Rijcken over de geheimhouding in deze kwestie.

Uit het gesprek met Pels Rijcken volgt het volgende:

!. ln essentie kan er geen misverstand bestaan over de reikwijdte van de geheimhouding: deze geldt alleen voor de geheime beantwoording en niet voor de in essentie openbare

bijlagen. Het is uit het oogpunt van geheimhouding niet toegestaan om over de openbare documenten te spreken in relatie tot de geheime beantwoording van de vragen omdat het betreffende onderwerp dan openbaar zou worden. ln die zin is onze insteek en toelichting juist geweest; 2.

L.-t -:---t----l:*^ El 15 CLItLtrl Wel ËcllcllIltluuulllË

l:^ L::t^-^^^.^ uru -.---r^-J ^'.l^+ -:: urru!ruLLr ^-.]^-,1^^l erJ uqra6Lrl, ulIrudL uPË,slcË,u ddrr

,,i+h^^l/l^^ urrrIruur\LLrI

van de beantwoording. Dit zou hersteld moeten worden om misverstanden over geheimhouding t.a.v. openbare bijlagen te voorkomen. Vervolg W'rj zullen in overleg met de griffie een voorstel doen om de geheimhouding aan de bijlagen bij de

geheime beantwoording van de vragen op te heffen en de openbare bijlagen in het kader van de beantwoording in een apart document daaraan toe te voegen in het Besloten deel van het raadsinformatiesysteem (BlS). Het tweede besluit rondom geheimhouding kan in stand blijven. Reflectie

Uiteraard hebben wij gereflecteerd op deze gang van zaken. Wij merken allereerst op dat de geheimhoudingsregels complex zijn en een sterk procedureel karakter hebben. Wij hebben bij ons besluit om geheimhouding op te leggen u een compleet pakket aan informatie willen aanbieden waarin de gevraagde bijlagen onderdeel van uitmaakten. Daardoor maakten zij ook onderdeel uit van ons besluit. Dat heeft de situatie complexer gemaakt dan nodig was. Achteraf was het wijzer geweest om in de beantwoording alleen te verwijzen naar een losse bijlage met openbare documenten voor het BlS. Hoewel ook Pels Rijcken dit zeer praktische probleem als uniek benoemd is dit een les voor de volgende keer, die we ook in de handreiking geheimhouding zullen verwerken: een strikte scheiding tussen openbare en geheime documenten en bij openbare

2

documenten zoveel mogelijk te verwijzen naar de vindplaats in plaats van bij te voegen.

bijlage{n)

Werkproces handreiking geheimhouding Handvest informatieplicht

Burgemeester en wethouders van Oegstgeest

de secretaris Jeffrey Versluis

urge Emile

3