D3 RM d.d. 30 november 2021 Motie Transparantie van Bestuur Z-21-149304 Oegstgeest - incl. bijlage 1

Gemeen rcgloegstseest :-.-i :IJ,J raadsmededeling onderwerp zaaknummer

portefeuillehouder team opgesteld door

datum voorstel

RM Motie Transparantie van Bestuur

zl27/749304/293189

Op B juli jl. heeft u de motie transporontie van bestuur aangenomen. Deze motie verzoekt het college om richting iedere gemeenschappelijke regeling (hierna: GR) de wens te communiceren om de digitale toegankelijkheid te waarborgen. U gaf aan hiermee te doelen op het feit dat de raad de grip op de gemeenschappelijke regelingen als wisselend ervaart en dat er al jarenlang gesproken wordt over structurele verbeteringen, maar deze tot dusverre zijn uitgebleven. Echter, als gevolg van de coronamaatregelen, worden de vergaderingen van het Algemeen Bestuur (hierna: AB) van de GR'en in toenemende mate digitaal zijn uitgezonden. Ook zijn de verslagen van deze vergaderingen (beter) digitaal te verkrijgen. Dit wordt als een gunstige ontwikkeling gezien. ln uw motie verzoekt u ons daarom om nadrukkelijk te pleiten voor het behoud van deze digitale toegankelijkheid of deze alsnog te introduceren, zodat de AB-vergaderingen voor raadsleden en inwoners navolgbaar zijn. ln deze raadsmededeling informeren wij u over de voortgang op deze motie. Ten eerste is nagegaan hoe elke GR momenteel het digitaal volgen van deze vergaderingen mogelijk maakt. Hieruit is gebleken dat momenteel bij de meeste gemeenschappelijke regelingen de AB-vergaderingen al digitaal toegankelijk zijn. De enige uitzondering hierin is ServicepuntTl (SP71). Deze organisatie heeft namelijk geen AB, maar een (dagelijks) bestuur.

Ten tweede, hebben wij uitgezocht hoe de AB-verslagen zijn te verkrijgen. Hiervoor geldt dat bij álle gemeenschappelijke regelingen deze oftewel direct in te zien zijn op hun websites of anderszins toegankelijk zijn. ln de bijlage treft u een overzicht aan per GR van de digitale uitzendingen en toegankelijkheid van de verslagen.

Wij hebben brieven verstuurd richting alle gemeenschappelijke regelingen. Hierin: - spreken we de wens uit om deze toegankelijkheid ook in de toekomst te blijven waarborgen; - verzoeken we de GR om beide onderwerpen duidelijk op de website te plaatsen, zodat eenieder per GR weet hoe deze zaken te vinden. De verstuurde brieven treft u aan als bijlage van deze raadsmededeling. Wij zullen u informeren wanneer w'rj de reacties van de aangeschreven GR'en hebben ontvangen. Daarmee zullen wij de motie als afgedaan beschouwen. bijlaee(n)

Bijlage 1 - Overzicht digitale toegankelijkheid & openbaarheid verslagen

Bijlage2-BriefBSGR Bijlage3-BriefKDB Bijlage 4 - Brief Holland Rijnland

Bijlage5-BriefODWH Bijlageó-BriefRDOG BijlageT -Brief VHRM

IIJ

--u :IL :-r tlJ

-::ÍJ

E.R. Jaensch

Team Bestuur, Strategie & Bedrijfsvoering C.M. Fiilóp-Laczi 11 november 2021

Geachte raad, mededeling

:

-í

Burgemeester en wethouders van Oegstgeest

]

z2 de secretaris Jeffrey Versluis

Emile Jae

2

Bijlage 1

Overzicht digitale toegankelïkheid & openbaarheid verslagen AB

GR BSGR

Digitaal toegankelijk voor toehoorders.

Via de website: https://www.bser.nllover-debssr/bestu ursvergaderinsen/vergaderinsen aleemeen-bestuur-202 1/

KDB

Digitaal toegankelijk voor toehoorders via een mail aan het secretariaat.

Op te vragen via e-mail aan het bestuurssecretariaat of fysiek toegankelijk op locatie.

Holland Rijnland

Digitaal toegankelijk voor toehoorders via een mail aan het secretariaat.

Via de website:

Digitaal toegankelijk voor toehoorders.

Via de website:

Toegankelijk per verzoek aan de

voorzitter.

AB-verslagen worden aan de raad toegezonden en zijn via de website toegankelijk.

Geen AB-vergaderingen.

Geen AB-vergaderingen

Via aanmelding vooraf bij te wonen.

Via de knop 'documenten' op de website

ODWH

RDOG

ServicepuntT 7 VRHM

httos://hol land riinland.nllkalender/

https://www.odwh.nllOpdrachteevers/ Extra net

www.vhrm.nl.

3