D1 RM d.d. 6 juli 2021 Jaarverslag bezwaarbehandeling 2020 Z-21-145451 Oegstgeest

Gemee *"'#Oegstgeest =Í :.,^ -uJ

raadsmededeling onderwerp zaaknummer

portefeuillehouder team

!o io

Jaarverslag bezwaarbehandeling 2020 rll !

z/27/145457/284I8I E.R. Jaensch

:

Bestuur, strategie en bedrijfsvoering

opgesteld door

B.J.M. Kock

datum voorstel

6 juli 2027

=N

!r

Geachte raad, mededeling

Bijgaand treft u aan het Jaarverslag Bezwaarbehandeling 2OI9 (hierna: het verslag), Het verslag heeft tot doel inzicht te verschaffen in het aantal bezwaarschriften en de wijze van afdoening, en middels aanbevelingen bij te dragen aan verbetering van de bezwaarschriftenprocedure. ln deze raadsmededeling geven wij eerst inzicht in de cijfers rondom bezwaarbehandeling. Daarna gaan wij in op de aanbevelingen die in het verslag zijn opgenomen. Cijfers

Aantal ingediende en afgehandelde bezwarenl

2020

2079

2078

Totalen, waarvan:

88 30 (34%\

77 36 (47%)

110 34 (31'/") 21

. . .

lngetrokken na informele aanpak Ambtelijk gehoord

7t

B

34

50

58

40

55

73

Tijdigheid afhandeling door JZ volgens werkafspraak

2020

2019

2018

Totalen, waarvan:

65%

35%

26%

.

too%

Waorvan behandeld bij de commissie Aantal beslissingen op bezwaar

Tijdis afgehandeld na intrekking na informele aanpak

.

Opleveren conceptbeslissing vanuit JZ op bezwaar na ambtelíjk horen

55%

38%

4Bo/o

Opleveren commissieadvíes vanuít JZ na

59%

42%

72%

Tijdigheid afhandeling bezwaar volgens wettelijke termijn

2020

2019

2018

Totalen, waarvan:

8Oo/o

35o/o2

26%3

.

tooyo

.

horen bij commissie

Tijdig afgehandeld na intrekking na informele aanpak

1 Bezwaren

worden niet altijd afgehandeld in het jaar waarin ze zijn ingediend. Het aantal ingediende bezwaren in een jaar sluit daarom niet altijd aan op het aantal afgehandelde bezwaren. 2 Dit percentage is zonder de tijdigheid van ingetrokken bezwaren: deze worden pas sinds 2020 gemeten. 3ldem.

a

Eeslissing op bezwaar door gemeente na

9Oo/o

8B%

59o/o

57%

35o/o

260/o

ambtelijk horen a

Beslrising op bezwaor door gemeente na

horen bij commissie Een toelichting op de cijfers; op pagina 1ó van het verslag staan de scores gemeten aan de hand van de interne werkafspraken tussen de commissie en de gemeenten over oplevering van adviezen en concept beslissingen op bezwaar. Op pagina 17 in de tekst van het verslag staan de cijfers die betrekking hebben op de afhandeling van bezwaarschriften conform de wettelijke termijnen. ln de hiervoor staande tabellen hebben we die cijfers onder elkaar gezet om goed te kunnen vergelijken. Sterke verbetering tíjdigheid leidt tot halen van de servicenorm

Het meest opvallende aan de cijfers is de verbetering van de tijdigheid: wij behalen de wettelijke termijn van afhandeling van bezwaarschriften in 80% van de gevallen. Hiermee voldoen we aan de servicenorm die we onszelf gesteld hebben. Dit ís een mooi resultaat, zeker in coronatijden, waarin hoorzittingen niet aliijd doorgang konden vindena. Enerzijds lukt het team Juridische Zaken van ServicepuntTl (JZ) sneller adviezen en concept beslissingen op bezwaar aan te leveren voor afhandeling door de gemeente. Anderzijds lijkt het er op dat de inzet van extra juridische capaciteit voor de afhandeling van bezwaarschriften bij Team Ruimte zijn vruchten heeft afgeworpen. ln het algemeen wordt door JZ de samenwerking met de gemeente goed gewaardeerd. Dit is ons inziens een compliment waard voor commissie, het bezwarensecretariaat en onze medewerkers. Maatregelen ter verbetering v an bezw oarbehandeling

Voor het eerst hebben we in het kader van tijdigheid ook de intrekkingen meegenomen, omdat deze zaken naar tevredenheid van bezwaarmaker opgelost zijn. De informele aanpak conform de uitgangspunten van Prettig Contact Met de Overheid (PCMO) heeft nog steeds een positíef effect op het aantal intrekkingen: in de informele gesprekken wordt

hei besluit uitgelegd en wordt vaak een alternatíeve oplossing gevonden, waarna bezwaarmakers regelmatig bezwaren intrekken. Het doel is dat de bezwaarmaker zich goed gehoord voelt, niet het intrekken van het bezwaarschrift. De juridisch adviseurs, commissie en een aantal vertegenwoordigers van het college zijn getraind in mediationvaardigheden.

ln2O2t breiden we regionaal het aantal categorieën uit waarvoor de mogelijkheid wordt gegeven om ambtelijk te horen. Dat kan tot een snellere afhandeling van bezwaren leiden. Het is voor de categorieën altijd mogelijk om een bezwaar aan de commissie voor de leggen. Zoals in de raadsmededeling bij het vorige jaarverslag al vermeld wordt bij de aanstaande aanpassing van het bevoegdhedenregister voorgesteld om bezwaren (onder voorwaarden)

bestuurlijk (aan portefeuillehouders)te mandateren, zodat mogelijk enkele weken tijdswinst geboekt kan worden in de afhandeling. Dit was ook een aanbeveling vanuit het project optimaliseren bezwaarproces. Uítvoeríng aanbevelingen uit jaarverslag 20 19 Ten aanzien van de aanbevelingen besteedt het verslag eerst aandacht aan de uitvoering van de aanbevelingen uit het vorige versla g 12079). Daarin wordt (samengevat) het volgende opgemerkt:

7. Toesturen uítspraken in (hoger) beroep Vaak wordt nagelaten door vakafdelingen in de gemeente om uitspraken in (hoger) beroep aan )Z toe te sturen. Dit is van belang, zodat lering uit de uitspraken getrokken kan worden .ln 2O2O a

Zie voor meer informatie over de uitdagingen die Corona heeft gebracht p7 van het verslag.

2

hebben we dit verzoek expliciet overgebracht aan de medewerkers die betrokken zijn bij bezwaarzaken.

2. Pilotsoptirnaliseren bezwaarproces Uit het project voor het optimaliseren van het bezwaarproces is een aantal pilots voortgekomen met als doel de bezwaarbehandeling efficiënter in te richten. Yoor 2O2O was het, voor alle betrokkenen in het proces, een aandachtspunt de werkafspraken hieruit na te komen. ln 2O2O is de bezwaarbehandeling vanwege de coronamaatregelen in een kort tijdsbestek omgegooid naar online hoorzittingen in combinatie met fysiek of hybride horen. Daarnaast was er in de regio een grote toename van het aantal bezwaren. Nu de werkwíjze van de commissie als gevolg van de coronamaatregelen in 2020 behoorlijk veranderd is, is de evaluatie uitgesteld naar eind 2O21. De pilots zijn waar mogelijk wel doorgezet en de ervaringen van deze nieuwe tijd met de digitale werkwijze nemen we mee in het project ter optimalisatie van het bezwaarproces.

3. Bezwaarbeleving Het onderzoek naar de bezwaarbeleving zou worden voortgezet in 2O2O om te komen tot een meer representatief beeld. Het onderzoek naar de beleving van bezwaarmakers van de gesprekken en de hoorzittingen is als gevolg van de coronamaatregelen niet voortgezet. De gesprekken en hoorzittingen hebben in 202O grotendeels digitaal plaatsgevonden. Ondanks dat we van deze werkwijze in de toekomst mogelijk bepaalde aspecten blijven behouden, is het de intentie de gesprekken en hoorzittingen weer met name fysiek te organiseren, zodra dit mogelijk is. Op dat moment kunnen we ook het onderzoek naar de bezwaarbeleving hervatten. Aanbevelingen uit het verslag 2020 De aanbevelingen dragen bij aan de verdere verbetering van de bezwaarprocedure en kunnen wij wij daarom onderschrijven en overnemen. De aanbevelingen luiden:

7. Toesturen uitspraken (hoger) beroep Het doorsturen van uitspraken in zaken waaraan de bezwaarprocedure vooraf is gegaan, is voor de commissie van belang om inzicht te krijgen in hoeverre de advisering door de commissie door rechtbank of Raad van State is beoordeeld. De uitspraken kunnen aan het bezwarensecretariaat worden gemaild.

Wij moeten hier nogmaals aandacht aan besteden in de organisatie. ln het kader van de pilots optimaliseren bezwaarproces zullen we in overleg treden met JZ hoe we elkaar hier zo goed mogelijk bij kunnen helpen.

2. Proces ingebrekestellingen verduidelijken Bezwaarden kunnen gemeenten in gebreke stellen als de gemeente niet tijdig beslist op het bezwaar. ln 2020 is het in de regio een aantal maal voorgekomen dat bezwaren ook na ingebrekestellingen niet tijdig werden afgedaan. ln Oegstgeest betroÍ het negen ingebrekestellingen. Dit is mede veroorzaakt door hoge werkdruk als gevolg van omschakelen naar een ander proces als gevolg van corona en het maken van afspraken met bezwaarmakers en vakafdeling in een lastige tijd, alsmede de stijging van het aantal bezwaarzaken en hoorzittingen, maar ook het niet altijd direct doorsturen van bezwaren aan het secretariaat draagt daaraan bij. De termijn van twee weken die geldt om na een ingebrekestelling alsnog tot een besluit te komen, biedt een kans om alsnog tijdig tot een besluit te komen. Deze kans lijkt niet altijd benut te worden door alle betrokkenen. lndien er onverhoopt een ingebrekestelling binnenkomt, is het van belang dat hier door alle betrokken partijen snel op geacteerd wordt. Het doel is alsnog binnen twee weken na de ingebrekestelling op het bezwaar te beslissen, waardoor het verbeuren van een dwangsom wordt voorkomen. Er is per 202t een vaste contactpersoon op het

J

bezwarensecretariaat, die bij een ingebrekestelling onderzoekt in welke stap het bezwaar zich bevindt en het tijdig afdoen zoveel als mogelijk in samenwerking met de gemeenten bespoedigt. Wij werken hierin samen met JZ. De ingebrekestellingen hebben overigens er niet toe geleid dat er dwangsommen zijn verbeurd,

3, Persoonsgegevens in het dossier (Privacy / AVG) Dit blijft ookin 2O2! een belangrijk aandachtspunt. Regionaal zou in 2020 een toepassing beschikbaar komen voor gegevensbescherming, waarmee het weglakken van gegevens kan worden vereenvoudigd. Deze toepassing is momenteel nog niet beschikbaar, maar de verwachting is dat deze in de loop van 2027 alsnog beschikbaar komt. Uitgangspunt bli.ift dat het bestuursorgaan verantwoordelijk is voor het dossier en de daarin opgenomen (persoons)gegevens' Ter ondersteuning van de bestuursorganen is een richtlijn beschikbaar.

Oegstgeest zal deelnemen aan de applicatie, waardoor weglakken van gegevens eenvoudiger, minder tijdrovend en nauwkeurig wordt. Bij de implementatie van de applicatie bespreken wij de noodzaak voor weglakken van gegevens in lijn met de AVG met de gebruíkers van de applicatie. bijlace(n)

Jaarverslag bezwaarbehandeling 2020

Burgemeester en wethouders van Oegstgeest

(-de secretaris

Jeffrey Versluis

Emile J

4