Bijlage bij IV Overnemen aanbevelingen rapport Public Porfit Z-22-153928 Oegstgeest

Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg Verbetermogelijkheden voor het BOB-model in brede zin voor de raad van Oegstgeest

Status: concept, bestemd voor de bespreking met de gemeenteraad van Oegstgeest op donderdag 10 februari 2022

Oegstgeest, 6 februari 2022 Public Profit B.V. Drs. Hans J.W. Verdellen

Inleiding Het Presidium van de gemeenteraad van Oegstgeest heeft besloten om een onderzoek te laten uitvoeren naar verbeteropties in het BOB-model zoals de gemeenteraad dat hanteert bij de organisatie en uitvoering van haar werkzaamheden. Niet met als insteek om het complete model evalueren en te kijken of dit past, maar met het bestaande model als vertrekpunt te gaan verkennen wat nog beter of anders kan. Dit vanuit de invalshoeken om de betrokkenheid van de burgers te vergroten en de positie van de gemeenteraad verder te versterken. Daarbij zijn vier onderzoeksvragen geformuleerd, te weten: 1. Hoe kan de betrokkenheid van de raadsleden en inwoners bij beeldvormende processen over brede onderwerpen worden vergroot? 2. Is de opzet van de oordeelsvormende bijeenkomst toereikend voor het doel? Moet daarbij duidelijker onderscheid gemaakt worden tussen onderwerpen die wel en onderwerpen die niet beeldvormend aan de orde zijn geweest? 3. In hoeverre kan de rol van de voorzitter beter ingezet worden bij beeldvormende en oordeelsvormende bijeenkomsten? 4. Hoe kan de invloed van raadsleden op de agendasetting van de raad verder worden verbeterd? Eigen onderwerpen? De voorliggende rapportage bevat de resultaten van het onderzoek.

Als aanpak is relevante documentatie bestudeerd en zijn gesprekken gevoerd met alle fractievoorzitters, de leden en plaatsvervangende leden van het Presidium, met de burgemeester, de gemeentesecretaris, de plaatsvervangend griffier en met de griffier. Van de gesprekken zijn verslagen gemaakt, die individueel gevalideerd zijn door de geïnterviewde personen. De onderzoeksresultaten zijn gebaseerd op de documentanalyse en de gevalideerde gespreksresultaten. Deze rapportage bestaat uit drie onderdelen. Het eerste onderdeel bevat het overzicht van de belangrijkste knelpunten die zijn aangegeven. Criterium voor ‘belangrijkste’ is dat knelpunten meermalig zijn aangegeven en daarmee een breder beeld vertegenwoordigen dan een enkelvoudige opvatting of beleving. De knelpunten worden benoemd en van een toelichting voorzien. Het tweede onderdeel bevat de analyse, die wordt gegeven in de vorm van de beantwoording van de vier geformuleerde onderzoeksvragen. Daarmee wordt er een verbinding gemaakt tussen de ‘dataverzameling’ in de eerste stap en het geformuleerde doel van het onderzoek. In het derde onderdeel formuleert de onderzoeker een advies voor de gemeenteraad in de vorm van aanbevelingen.

Verbetermogelijkheden voor het BOB-model in brede zin voor de raad van Oegstgeest

1

1. De belangrijkste knelpunten Dit hoofdstuk bevat de belangrijkste knelpunten in de feitelijke werking van het BOB-model zoals de gemeenteraad van Oegstgeest dat hanteert. Daarbij wordt het begrip ‘BOB-model’ in brede zin gehanteerd: niet alleen het model sec in termen van verschillende typen van bijeenkomsten, maar ook zaken die daarmee samenhangen of waar sprake is van een relatie met betrekking tot de bredere organisatie van het werk van de gemeenteraad. Concreet over de samenwerking in de raad, het samenspel met de organisatie, de rolinvulling vanuit de griffie en de relatie met institutionele gremia als het Presidium, het fractievoorzittersoverleg en de Werkgeverscommissie. Zoals ook bij de inleiding vermeld is het criterium voor ‘belangrijkste’ dat knelpunten meermalig zijn benoemd en onderbouwd en daarmee een breder beeld vertegenwoordigen dan een enkelvoudige opvatting of beleving. De knelpunten worden hierna weergegeven en voorzien van een toelichting. De volgende knelpunten komen naar voren: 1. Geen gemeenschappelijk beeld m.b.t. beeldvorming 2. Beeldvorming biedt teveel ruimte voor politieke profilering 3. Mogelijkheden voor beeldvorming zijn niet goed gecommuniceerd, onbekend bij burgers 4. Werkverdeling tussen griffie en organisatie bij beeldvormende bijeenkomsten onduidelijk 5. Ruimtelijke plannen en beeldvorming zijn een ongelukkige combinatie 6.

Oordeelsvorming is niet gericht op dialoog tussen fracties en wordt incompleet voorbereid 7. Het Presidium heeft geen duidelijk handelingskader en te weinig positie 8. De bestuurlijke planner zorgt niet voor rust en voorspelbaarheid, maar dat kan wel 9. De organisatie loopt op haar tandvlees en dat werkt door in de processen voor de raad 10. De werklast voor de raad is groot, ook door eigen keuzes 11. De griffie pakt de kansen voor de versterking van de rolinvulling onvoldoende op 12. Een verdeelde Werkgeverscommissie vormt geen goed klankbord voor de griffier 13. In de cultuur van de raad domineren controledrift en politieke profilering 14. Het houden aan afspraken is geen vanzelfsprekendheid 15. De ontsluiting van informatie is niet goed geregeld Deze 15 punten worden hierna toegelicht. Wat op voorhand opvalt is dat 5 van de 15 punten betrekking hebben op de beeldvorming, de eerste B van het BOB-model. Er is brede consensus dat bij dit onderdeel de grootste verbetermogelijkheden aanwezig zijn: het besef en de wens dat het in de basis anders moet is nadrukkelijk aanwezig.

1. Geen gemeenschappelijk beeld m.b.t. beeldvorming Er is bij de start van de beeldvorming onvoldoende nagedacht over wat de raad nu daadwerkelijk wil met beeldvorming. Welke onderwerpen lenen zich voor beeldvorming en welke juist niet? Hoe moet beeldvorming gezien worden in relatie tot andere mogelijkheden die er zijn zoals bijvoorbeeld informatieavonden, het stellen van technische vragen en het verstrekken van informatie via een raadsmededeling? En willen we wel doorgaan met technische briefings terwijl de samenleving – zie ook de enquête van vorig jaar – vraagt om openheid en transparantie? Door dit gebrek aan een eenduidig kader is er geen duidelijkheid over wanneer een (vorm van) beeldvorming wordt ingezet en wat dan de werkafspraken en spelregels zijn. Een gebrek aan duidelijkheid biedt alle ruimte voor onduidelijkheid en dat kenmerkt de huidige situatie. De gesprekken leveren een breed gedeelde wens op om aan het begin van de nieuwe raadsperiode daar een gezamenlijk kader voor af te spreken.

Verbetermogelijkheden voor het BOB-model in brede zin voor de raad van Oegstgeest

2

2. Beeldvorming biedt teveel ruimte voor politieke profilering Daar waar zowel het Reglement van Orde als ook nagenoeg alle geïnterviewden aangeven dat de beeldvorming uitsluitend bedoeld is voor het verzamelen van informatie om tot een goede, integrale, informatiepositie te komen in een apolitieke setting, wordt daar in de praktijk de hand mee gelicht. Beeldvorming wordt in de praktijk gebruikt om te peilen hoe politiek Oegstgeest aankijkt tegen nieuwe ontwikkelingen en plannen, terwijl raadsleden de ruimte krijgen om politieke statements te maken bij beeldvormende bijeenkomsten. En daar is het niet voor bedoeld. Dit punt kent een directe samenhang met het vorige knelpunt, maar ook met de cultuur van politiekbestuurlijk Oegstgeest (knelpunt 13).

3. Mogelijkheden voor beeldvorming zijn niet goed gecommuniceerd, onbekend bij burgers

Wat een belangrijk verbeterpunt is, is de betrokkenheid van de inwoners. De introductie van de beeldvorming is opgenomen in het communicatieplan van de griffie, maar de uitwerking vraagt nog steeds om aandacht en dan met name vanuit de gedachte dat de inwoners eerst goed geïnformeerd moeten worden dat de beeldvorming er is en daarna ook goed uitlegt krijgen hoe men er gebruik van kan maken. En dat alles herhaaldelijk, niet eenmalig. Het is daarbij ook van belang om een goed onderscheid te maken tussen beeldvorming, communicatie, inspraak en participatie. Met betrekking tot de inbreng van inwoners is het niet altijd duidelijk wat de bedoeling is: meepraten, inspreken of besluiten nemen. Meepraten (beeldvorming, informeel) en inspreken (oordeelsvorming, formeel) is wat anders dan besluiten nemen (voorbereiding via oordeelsvorming in commissieverband en besluitvorming door de raad). Meepraten en inspreken wil wel zeggen dat je gehoord wordt, maar niet automatisch dat je ook ‘gelijk krijgt’. De onbekendheid van de diverse mogelijkheden blijkt ook uit de in 2021 gehouden enquête. En als het voor de burgers niet goed duidelijk is, dan wordt een van de pijlers onder het BOB-model aangetast: het vergroten van de betrokkenheid van de inwoners bij het politieke proces.

4. Werkverdeling tussen griffie en organisatie bij beeldvormende bijeenkomsten onduidelijk

Als besloten wordt om op verzoek van de raad een beeldvormende bijeenkomst te organiseren, dan heeft zij de griffie om dat vorm en inhoud te geven. Maar ook het college kan een verzoek doen aan het Presidium om een beeldvormende bijeenkomst te organiseren. En dan is het dus niet alleen de griffie maar ook het college dat uitwerking moet geven aan de bekendheid van het instrument. Het is van belang om dit expliciet uit te werken en dan vervolgens ook actief te gaan communiceren. Nu is het niet uitgewerkt en daardoor onduidelijk wat de rolverdeling is tussen griffie en organisatie en dat leidt tot irritaties, misverstanden en niet goed voorbereide bijeenkomsten. Met onduidelijkheid tot gevolg wat dan weer doorwerkt in de wijze waarop het politiek-bestuurlijke proces zich voltrekt (vragen over het proces, procedures).

5. Ruimtelijke plannen en beeldvorming zijn een ongelukkige combinatie Ruimtelijke plannen en initiatieven raken inwoners direct en dat leidt tot een grote, emotionele betrokkenheid. Het op een apolitieke manier bespreken van initiatieven vanuit verschillende perspectieven tijdens een beeldvormende bijeenkomst is nagenoeg onmogelijk. Gelet op de veelheid van dergelijke plannen in Oegstgeest wordt echter toch vaak besloten tot een beeldvormende bijeenkomst. Enerzijds hangt dit samen met knelpunt 1: door gebrek aan een gemeenschappelijk beeld wordt toch getracht zoveel mogelijk initiatieven in de koker van de beeldvorming te stoppen. Anderzijds wordt nog onvoldoende geanticipeerd op de mogelijkheden die de Omgevingswet biedt: deze wet geeft aan dat voor dergelijke initiatieven een omgevingsdialoog gevoerd moet worden door de initiatiefnemers. Dat zou de ruimte bieden om de ruimtelijke plannen buiten de beeldvormende bijeenkomsten te houden. Voor de borging van de kwaliteit van de omgevingsdialoog zullen dan wel Verbetermogelijkheden voor het BOB-model in brede zin voor de raad van Oegstgeest

3

nadere regels gesteld moeten worden ook in relatie tot het participatiebeleid van de gemeente (zie ook knelpunt 3). Daar waar de gemeente Oegstgeest zegt dat zij reeds in de geest van deze nieuwe wet werkt, ligt er nog een onontgonnen terrein voor de verbinding tussen de omgevingsdialoog, het participatiebeleid van de gemeente en de optimalisering van het proces van beeldvorming.

6. Oordeelsvorming is niet gericht op dialoog tussen fracties en wordt incompleet voorbereid

Een breed gehoord geluid/knelpunt is dat de oordeelsvormende commissievergaderingen erg lang duren en niet gericht zijn op de dialoog tussen de fracties. Een van de oorzaken is dat het eerste deel van de vergadering veelal gebruikt wordt om te delibereren over de agenda en de orde van de vergadering. Daarnaast wordt de oordeelsvorming met regelmaat nog gebruikt om technische vragen te stellen: feitelijk is er sprake van een verlengde beeldvorming. De gegroeide praktijk met betrekking tot moties en amendementen is dat deze niet in het oordeelsvormende debat betrokken worden en pas bij de besluitvorming inhoudelijk aan bod komen. In zijn zuivere betekenis veronderstelt oordeelsvorming een tijdige aanlevering van complete stukken inclusief concept moties en amendementen, zodat een voldragen uitwisseling van argumenten en standpunten in de oordeelsvormende commissievergaderingen kan plaatsvinden. Door een gebrek hieraan is de oordeelsvorming verworden tot een verlengde beeldvorming en heeft het zich ontwikkeld tot een vraag en antwoordspel tussen fracties en college in plaats van een debat tussen de fracties zelf. Wat daarbij overigens niet helpt is dat er sprake is van parallelle oordeelsvormende vergaderingen.

Dit maakt het voor kleine partijen onmogelijk om de oordeelsvorming op alle dossiers te kunnen bijwonen, waardoor er niet alleen technische vragen worden gesteld in de beeldvorming maar ook in de oordeelsvorming.

7. Het Presidium heeft geen duidelijk handelingskader en te weinig positie Er is relatief veel politieke energie en aandacht gestopt in het begin van de huidige raadsperiode om te komen tot het huidige model en samenstelling van het Presidium. Bij dit alles is er echter niet gekozen om duidelijke spelregels af te spreken over hoe het Presidium tot agendering van voorstellen gaat komen: wanneer komt iets in aanmerking voor beeldvorming, wanneer voor een technische briefing en wanneer past het beter om andere raadsinstrumenten in te zetten zoals het stellen van schriftelijke of mondelinge vragen. De raad wordt regelmatig verrast, overvallen, met de agendering van onderwerpen (waarom wel of geen beeldvorming? Waarom nu dit onderwerp toch op de agenda terwijl de termijnen verstreken zijn? Etc.). Er is geen sprake van een voorspelbaar en rustig beeld. Een dergelijke context laat ook ruimte aan de individuele leden om er een eigen invulling aan te geven. Dat versterkt de onvoorspelbaarheid en het onrustige beeld. Rust in het Presidium qua samenstelling en qua spelregels zorgt voor duidelijkheid en het voorkomt lange discussies (en irritaties) over de orde van vergaderingen (‘een valse start die lang na-ijlt in de vergadering’). Dat zou een belangrijke verbetering zijn, zo luidt een brede opvatting binnen de geïnterviewde personen.

Daarmee is ook de samenstelling van het Presidium genoemd. Diverse geïnterviewden geven aan dat het goed zou zijn om de samenstelling te heroverwegen en de fractievoorzitters er in de toekomst zitting in te laten hebben. In de huidige situatie maken niet alle partijen deel uit van het Presidium. Omwille van de bestuurlijke rust en voorspelbaarheid pleiten diverse geïnterviewden ervoor dat de samenstelling van het Presidium en het Seniorenconvent gelijk is, dat wil zeggen dat beiden bestaan uit de fractievoorzitters van alle partijen. Wel met gescheiden rollen maar bijvoorbeeld gecombineerd in de tijd. Dan blijft de eigen aard van beide gremia overeind, het Presidium vervult een formele rol daar waar het Seniorenconvent er meer gericht op is om in een informele setting met elkaar van gedachten te wisselen en te reflecteren.

Verbetermogelijkheden voor het BOB-model in brede zin voor de raad van Oegstgeest

4

8. De bestuurlijke planner zorgt niet voor rust en voorspelbaarheid, maar dat kan wel Er wordt gewerkt met een bestuurlijke planner, waarop de stukken staan die naar de raad toe komen in de komende periode. Die planner is vrij gedetailleerd en bij de geringste verschuivingen mag de gemeentesecretaris in het Presidium toelichten waarom dat zo is. De vraag is of dat nodig is. Het is van belang dat er een goed en stabiel/voorspelbaar inzicht is voor de komende drie maanden, verderop in de tijd is een verschuiving ook gewoon werk in uitvoering en is het de vraag of een toelichting noodzakelijk is voor de organisatie van de werkzaamheden van de raad. Wat compliceert is dat de planner niet compleet is. Zo ontbreken bijvoorbeeld de stukken voor de verbonden partijen. Dat is voor een volledig beeld wel wenselijk. Het Presidium agendeert wat aangeboden wordt, wat klaar is vanuit de organisatie. Daarbij stuurt zij ook op de werkbelasting van de raad. Stukken komen met horten en stoten met op momenten een enorme piek (afgelopen januari). Dat vindt het Presidium onwenselijk en grijpt daar dan ook op in, maar dat leidt vervolgens tot discussie met de organisatie. Een breder gehoord geluid is dat er belang aan wordt gehecht om periodiek (bv halfjaarlijks) met elkaar te bespreken wat er in de planning zit en waarop bijvoorbeeld beeldvorming gewenst is.

Daarvoor zou het Presidium een goed podium zijn. Daarmee wordt de voorspelbaarheid vergroot en wellicht ook de politiek-bestuurlijke rust op dit thema. In de huidige situatie is de raad afwachtend en kijkt zij waar het college of externe partijen mee komen. Door dit structureel met elkaar te delen kan de raad zelf sterker regie voeren, via het Presidium. En dat kan dan met de bestuurlijke planner als instrument.

9. De organisatie loopt op haar tandvlees en dat werkt door in de processen voor de raad

De stabiliteit in de planning hangt ook samen met de schaal van de organisatie. Oegstgeest is een relatief kleine organisatie waarbij dossiers op persoonsniveau worden uitgevoerd, er is geen team van specialisten op vakgebieden zoals bij grotere gemeenten en steden. Er ligt heel veel (werk)druk bij individuele professionals binnen de organisatie van Oegstgeest. De kwetsbaarheid speelt met name in het ruimtelijk domein. Daar is de eigen organisatie onderbezet en zeer kwetsbaar; het is hierdoor moeilijk om het minimale niveau om zaken goed te kunnen beoordelen te behalen. Dan heb je als gemeente geen goede positie en is het wachten op ‘gedoe’ met betrekking tot de beeldvorming als er zich weer een nieuw initiatief aandient. Zeker als dit wordt gezien in combinatie met knelpunt 1 (onduidelijkheid beeldvorming) en 5 (de ongelukkige combi van ruimtelijke plannen en beeldvorming).

10. De werklast voor de raad is groot, ook door eigen keuzes Door de introductie van het BOB-model en dan eigenlijk vooral door de beeldvorming, is de werkdruk fors toegenomen door de diverse beeldvormende bijeenkomsten en technische briefings (en eerst ook nog de woordvoerdersoverleggen). Dat komt overigens ook door de raad van Oegstgeest zelf: zij hebben een grote wens om over veel zaken te willen spreken. De balans tussen deze wil enerzijds en een behapbare werklast is er niet. Het hoge aantal bijeenkomsten is ook de resultante van zekere mate van wantrouwen bij een deel van de raad: zij vragen om extra bijeenkomsten omdat zij ervaren dat de informatie voor een goede oordeelsvorming niet voorhanden is en niet vanzelfsprekend komt.

11. De griffie pakt de kansen voor de versterking van de rolinvulling onvoldoende op Oegstgeest heeft een griffie die zich niet inlaat met de inhoud van de raadsinstrumenten. Dan kan het zijn dat er amendementen of moties komen die technisch onjuist zijn (formulering dictum, verwijzing naar regelgeving, plaats in de behandelvolgorde etc.) en dan gaat vervolgens het debat daar over in plaats van over de politieke inhoud. De griffie zou een meer toetsende rol vanuit Verbetermogelijkheden voor het BOB-model in brede zin voor de raad van Oegstgeest

5

vaktechnische kwaliteit kunnen doen, waardoor dit soort zaken voorkomen worden. Dat is nu niet altijd het geval, er is geen sprake van een routinematige kwaliteit. Dat kan de griffie doen zonder dat hen verweten wordt politiek te bedrijven, aangezien dat een kwaliteitstoets is vanuit het instrument sec en niet op de politieke inhoud. Overigens doet dat ook een beroep op de raad dat zij dat dan ook niet verwijt aan de griffie. Ook is er vaak onduidelijkheid met betrekking tot vraagstukken van openbaarheid, vertrouwelijkheid en geheimhouding. Vanuit een vaktechnische insteek kan de griffie daarvan een professionele uitwerking maken die duidelijkheid geeft over de afbakening van deze begrippen en de procesmatige stappen die daarbij horen. De griffie kan daarnaast ook een belangrijke rol spelen in het proces tussen fracties daar waar het gaat om de afstemming van moties en amendementen, kan daarin goede regie voeren. De rol van de griffie zou daarmee in relatie tot het BOB-model mogelijk meer initiërend kunnen zijn, meer de raad kunnen ondersteunen om uit de controlerende rol te komen. Maar dat moet je dan als raad ook wel willen.

De griffie zou meer het gesprek met de raad hierover kunnen voeren, bijvoorbeeld ook in relatie tot de voorbereiding van beeldvormende bijeenkomsten (de vorm van annotaties bij stukken als context voor een bijeenkomst is meermalig genoemd in de gesprekken). Het begin van de nieuwe raadsperiode lijkt een uitgelezen mogelijkheid om daarover in gesprek te gaan.

12. Een verdeelde Werkgeverscommissie vormt geen goed klankbord voor de griffier Enerzijds klinkt er kritiek door op het functioneren van de griffie(r), zie ook punt 11, anderzijds helpt het niet dat de Werkgeverscommissie onderling verdeeld is en momenteel niet tot een goede samenwerking komt. Daarmee is er ook geen klankbord voor de griffier om in gesprek te gaan over ervaren knelpunten en gewenste ontwikkelrichtingen en mist het belangrijkste instrument van de raad in relatie tot de griffier aan kracht. Het is van belang om bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode goede werkafspraken te maken over de rol en samenstelling van de Werkgeverscommissie, waarbij ook de inhoudelijke doorontwikkeling van de griffie betrokken wordt. Dat hoort en past bij een professionele werkgever-werknemer relatie en dat dient een wederzijds belang, dus ook dat van de raad van Oegstgeest.

13. In de cultuur van de raad domineren controledrift en politieke profilering In ieder gesprek is ook de cultuur van de gemeenteraad aan de orde gekomen. De rode draden daarbij laten zich samenvatten in uitspraken als debatten op het scherpst van de snede, hard op de inhoud en (helaas) vaak ook op de persoon, maar ook weer minder vilein dan voorheen. Daarbij is er sprake van nadrukkelijke politieke profilering en in de balans tussen kaderstelling, controle en volksvertegenwoordiging domineert de controlerende rol en komt die rol ook tot uitdrukking in het stellen van vele vragen. Dit is een gemeenschappelijke noemer en kan worden gezien als een karakteristiek zoals door de geïnterviewden zelf aangegeven. Het is de vraag of het daarmee ook een knelpunt is. Het is in ieder geval geen knelpunt wat direct in relatie staat tot het BOB-model, hoewel de onduidelijkheid met betrekking tot met name de geïntroduceerde beeldvorming niet helpt voor de verbetering van het politieke debat en van de onderlinge verhoudingen. En natuurlijk, ook het gebrek aan fysieke ontmoetingsmogelijkheden in de Coronaperiode werkt niet bevorderlijk, evenals de diverse Teamsvergaderingen. Het elkaar kunnen ontmoeten en in de ogen kijken, nog los van de borrel, wordt node gemist.

14. Het houden aan afspraken is geen vanzelfsprekendheid Een aspect wat ook samenhangt met de cultuur en wat wel een directe samenhang kent met het effectief kunnen functioneren van het BOB-model, is het houden aan gemaakte afspraken. En dan vooral met betrekking tot het hanteren van termijnen voor het indienen van technische vragen, de beantwoording ervan en de tijdige aanlevering van moties en amendementen met betrekking tot de oordeelsvormende (zie knelpunt 6) en de besluitvormende raadsvergadering. Het argument van de werkdruk en een gebrek aan tijd wordt daarbij vaak gehanteerd. Dat is enerzijds begrijpelijk, Verbetermogelijkheden voor het BOB-model in brede zin voor de raad van Oegstgeest

6

anderzijds maakt het een ordentelijke organisatie van het raadswerk niet gemakkelijk. Het hebben van duidelijke spelregels en afspraken kan in de praktijk alleen maar productief werken als hier ook de hand aan wordt gehouden. En dat is geen vanzelfsprekendheid, zo wordt breed aangegeven.

15. De ontsluiting van informatie is niet goed geregeld Een laatste knelpunt kent geen samenhang met het BOB-model maar is wel een aspect wat voor irritatie zorgt omdat het het raadswerk onnodig lastig maakt. Het betreft het punt dat diverse raadsleden aangeven dat de ontsluiting van informatie niet goed geregeld is. Daarbij worden zaken genoemd als: • De wens om briefings op te nemen en ‘achter het slotje’ toegankelijk te maken voor raadsleden; • De vindbaarheid van historische informatie is moeilijk door de vele wisselingen van raadsinformatiesystemen (3 in 12 jaar, in de wetenschap dat weer een nieuw systeem in aantocht is); • Het feit dat stukken die ter inzage worden gelegd uitsluitend fysiek op de griffie in te zien zijn en niet digitaal geraadpleegd kunnen worden (‘ik heb toch de eed afgelegd?’) in het besloten deel van het raadsinformatiesysteem; • Er wordt gewerkt met videotulen in plaats van met schriftelijke notulen, dat bemoeilijkt het eenvoudig terugkijken naar een bepaald onderwerp. Een viertal willekeurige voorbeelden die in dit kader worden gegeven en die ook bezien kunnen worden in relatie tot knelpunt 11 (kans voor versterking rolinvulling griffie). Het ligt voor de hand om dit ook te betrekken in de afstemming van prioriteiten tussen de Werkgeverscommissie en de griffier (knelpunt 12).

Verbetermogelijkheden voor het BOB-model in brede zin voor de raad van Oegstgeest

7

2. Beantwoording van de onderzoeksvragen De vraag is hoe de 15 aangegeven knelpunten in relatie kunnen worden gebracht tot de vier door het Presidium geformuleerde vragen in het kader van dit evaluatieonderzoek. Dat wordt in dit 2e onderdeel uitgewerkt.

Vraag 1: hoe kan de betrokkenheid van de raadsleden en inwoners bij beeldvormende processen over brede onderwerpen worden vergroot? Wat aan de hand van de aangegeven knelpunten geconstateerd kan worden, is dat er eerst een stap vooraf gezet moet worden voordat deze vraag (en ook vraag 2) beantwoord kan worden. Uit de gevoerde gesprekken volgt een breed gedragen besef dat het in de basis anders moet. De knelpunten 1 tot en met 5 hebben allen betrekking op de beeldvorming en samen met de knelpunten 6, 7 en 8 – met betrekking tot de oordeelsvorming, het Presidium en de bestuurlijke planner - raken zij die basis in de kern.

De spreekwoordelijke dikte van de ijsvloer onder deze basis wordt gevormd door een gezamenlijk gedefinieerde visie, een gemeenschappelijke en gedeelde opvatting over de uitgangspunten voor de organisatie van het politiek-bestuurlijk proces in Oegstgeest en de concrete betekenis en uitwerking ervan op een aantal cruciale onderdelen. En laat dat nu net de onderdelen zijn die dominant doorklinken in de knelpunten 1 tot en met 8. ‘Als je niet weet wat je wilt, maakt het niet uit wat je doet’ – een wijsheid uit de wereld van Alice in Wonderland – is hier in volle omvang van toepassing. Het is cruciaal dat de nieuwe raad van Oegstgeest met elkaar in gesprek gaat en een gemeenschappelijk gedragen richtinggevende uitspraak doet met betrekking tot de volgende punten: • Op welke beleidsterreinen is beeldvorming gewenst en in welke vormen? Waar is de beeldvorming juist niet voor bedoeld? • Welke kwaliteitseisen stelt de raad aan de beeldvorming, ook in relatie tot het participatiebeleid van de gemeente en de komst van de Omgevingswet (omgevingsdialoog ruimtelijke projecten)? • Wanneer is een onderwerp ‘klaar’ in een bepaalde fase van het BOB-model en kan het doorgezet worden naar de volgende fase? o Wanneer mag een onderwerp van beeldvorming naar oordeelsvorming en wanneer van oordeelsvorming naar besluitvorming? Wat resteert dan nog voor de besluitvormende raad? o Hoe kan voorkomen

worden dat in oordeels- en besluitvorming nog technische vragen gesteld worden? Helpt het als er geen parallelle commissievergaderingen meer zijn? o Wat is er nodig om tot een volwaardig debat te komen tussen fracties in de oordeelsvorming inclusief het gesprek over moties en amendementen? • Wat betekent dit voor de rol, taak en samenstelling van het Presidium? • Wat verwacht de raad van de griffie(r) op welke terreinen en wat betekent dit voor de taakopdracht en het functioneren van de Werkgeverscommissie? • Wat betekent dit voor de taakverdeling tussen de griffie en de organisatie: wie is waar verantwoordelijk voor en wat is nodig voor de uitwerking en borging van de taakverdeling? De antwoorden hierop vormen een transparant kader voor de organisatie van het werk van de gemeenteraad van Oegstgeest. De onduidelijkheid wordt weggenomen en de spelregels krijgen inhoud vanuit dit gemeenschappelijk kader. Het in het onderzoek uitgesproken en breed gedeelde besef dat het juist in deze basis anders moet, krijgt hierdoor vorm. Dit zijn fundamentele zaken, die Verbetermogelijkheden voor het BOB-model in brede zin voor de raad van Oegstgeest

8

raken aan de kern van het functioneren van de raad. Dit is ‘Chefsache’ en maakt dat dit ook moet worden gedragen en getrokken door de fractievoorzitters, in samenwerking met de driehoek van de burgemeester, de gemeentesecretaris en de griffier. Het besef dat het in de basis anders moet krijgt hierdoor een vervolg in de wil het ook echt anders te gaan doen. Want als dat besef geen vervolg krijgt, verandert er niets: als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg. En blijft de huidige onvrede onverkort overeind. Terug naar het antwoord op de onderzoeksvraag. De vergroting van de betrokkenheid van de raadsleden bij de beeldvorming staat of valt bij de helderheid op de hiervoor aangegeven punten. Om de betrokkenheid voor de inwoners te vergroten is nog een extra stap nodig en dat heeft betrekking op wat bij knelpunt 3 is verwoord: de mogelijkheden voor beeldvorming zijn niet goed gecommuniceerd en onvoldoende bekend bij de inwoners en overige belanghebbenden bij het werk van de gemeenteraad van Oegstgeest. Een gerichte, herhaaldelijke, communicatiecampagne is nodig om de mogelijkheden voor beeldvorming goed kenbaar te maken en daarbij ook in te gaan op het verschil tussen meepraten/beeldvorming, inspreken/oordeelsvorming en besluitvorming. Het onderwerp is reeds voorzien in het communicatieplan van de griffie, nu nog de uitvoering en effectuering ervan.

Vraag 2: Is de opzet van de oordeelsvormende bijeenkomst toereikend voor het doel? Moet daarbij duidelijker onderscheid gemaakt worden tussen onderwerpen die wel en onderwerpen die niet beeldvormend aan de orde zijn geweest? Het antwoord op deze vraag kent zijn basis in wat bij vraag 1 is aangegeven. Met name de uitwerking van de vraag wanneer een onderwerp ‘klaar’ is in de oordeelsvormende fase (geen technische vragen, omgang met moties en amendementen, wel of geen parallelle commissievergaderingen) is daarbij leidend, samen met de vraag op welke terreinen beeldvorming gewenst is (en op welke niet, relatie met participatiebeleid en de Omgevingswet). De vraag wat dat betekent voor onderwerpen waarvoor geen beeldvorming wordt georganiseerd komt daarbij ook aan de orde. Met andere woorden: de huidige opzet van de oordeelsvorming is niet toereikend voor het doel (uitwisseling van standpunten tussen fracties over onderwerpen na een voldragen beeldvorming en inclusief (concept) moties en amendementen). Zie daarbij ook hetgeen gesteld is bij knelpunt 6.

Vraag 3: In hoeverre kan de rol van de voorzitter beter ingezet worden bij beeldvormende en oordeelsvormende bijeenkomsten

Uit het onderzoek komt geen knelpunt naar voren wat betrekking heeft op de rolinvulling door de acht voorzitters die Oegstgeest kent. In de gesprekken zijn er zijdelings individuele opmerkingen over gemaakt (bijvoorbeeld over de vraag of een voorzitter van buiten de raad beter zou zijn, of over de volgorde van insprekers tijdens de beeldvorming), maar in vergelijking tot de onderzoeksvragen 1 en 2 is dit toch vooral de categorie ‘klein bier’ en raakt het niet aan het fundament van hoe het werk van de gemeenteraad georganiseerd wordt en uitvoering krijgt.

Vraag 4: Hoe kan de invloed van raadsleden op de agendasetting van de raad verder worden verbeterd?

Met betrekking tot de agendering van zaken en de invloed erop door raadsleden heeft het onderzoek geen knelpunten opgeleverd. Er is expliciet naar gevraagd in de gesprekken en de beantwoording was positief: men ervaart voldoende ruimte en mogelijkheden om zaken te agenderen.

Verbetermogelijkheden voor het BOB-model in brede zin voor de raad van Oegstgeest

9

3. Aanbevelingen: hoe nu verder? Op basis van de geïnventariseerde belangrijkste knelpunten en de gegeven antwoorden op de gestelde onderzoeksvragen, komt dit onderzoek tot aanbevelingen. Dit zijn aanbevelingen voor de nieuwe gemeenteraad van Oegstgeest zoals die op 14, 15 en 16 maart gekozen gaat worden. De opdracht voor de uitvoering van dit evaluatieonderzoek is evenwel gegeven door de huidige raad (via het Presidium), waarmee de aanbevelingen ook het karakter hebben van een advies aan de huidige raad om de nieuwe raad een aantal zaken dringend in overweging te geven. Vanzelfsprekend is het de vrijheid van de nieuwe raad om daar uitvoering aan te geven. De volgende aanbevelingen worden gedaan: 1. Laat het Presidium voor de nieuwe gemeenteraad bestaan uit alle fractievoorzitters, leg het (technisch) voorzitterschap neer bij de burgemeester, het secretariaat bij de griffier en betrek de gemeentesecretaris als adviseur. 2. Geef dit Presidium de opdracht om een proces te organiseren dat leidt tot een gemeenschappelijk kader zoals verwoord bij het antwoord op onderzoeksvraag 1 en dat uiterlijk 1 juli 2022 gereed is. 3.

Geef de griffier de opdracht om, aan de hand van het resultaat van aanbeveling 2, een communicatiecampagne te organiseren met betrekking tot de mogelijkheden voor de burgers tot beeldvorming, inspraak en participatie en dat deze campagne uiterlijk 1 september 2022 wordt gestart. 4. Geef de griffier de opdracht om samen met de gemeentesecretaris tot uitwerking te komen van de noodzakelijke werkafspraken als gevolg van het resultaat van aanbeveling 2, zodat de procesgang met betrekking tot de organisatie van het werk van de gemeenteraad is geborgd in de besturing van de griffie en organisatie en dat dit uiterlijk 1 oktober 2022 gereed is. 5. Geef de griffier de opdracht om samen met de gemeentesecretaris een onderzoek in te stellen naar de verbeteringen op het vlak van de digitale ondersteuning van de raad en de toegankelijkheid van vergaderstukken en documenten die ter inzage worden gelegd en dat dit uiterlijk 1 november 2022 gereed is. Een en ander zoals verwoord bij knelpunt 15. Deze aanbevelingen zorgen voor duidelijkheid en daarmee voor een transparante basis om te komen tot bestuurlijke rust, stabiliteit en voorspelbaarheid in de wijze waarop het werk van de gemeenteraad wordt georganiseerd en ondersteund. In veranderkundige termen komt daarmee de harde kant op orde.

Duidelijkheid op deze punten maakt ook dat dit niet meer kan dienen als ‘excuustruus’ om zich achter te verschuilen en dat daarmee de feitelijke effectiviteit van de afspraken en daarmee de bestuurspraktijk in Oegstgeest in belangrijke mate komt af te hangen van het gedrag en het zich conformeren aan de gemaakte afspraken door de leden van de raad en door de rolinvulling door het college. Bij deze ‘hardnekkige’ kant ligt een belangrijke sleutel voor succes. Dit leidt dan ook tot de volgende, afsluitende, aanbeveling: 6. Spreek bij de uitwerking van aanbeveling 2 af hoe raads- en collegeleden elkaar aanspreken en corrigeren bij afwijking van de gemaakte afspraken. Benoem ‘cultuurbewakers’, waarbij bijvoorbeeld gedacht kan worden aan de voorzitters van de BOB-bijeenkomsten of aan de fractievoorzitters in het Presidium. ---------------------------------------Verbetermogelijkheden voor het BOB-model in brede zin voor de raad van Oegstgeest

10