Bijlage 6 bij RV d.d. 13 juli 2021 Wensen en bedenkingen principebesluit wijziging structuur samenwerking bedrijfsvoering Leidse regio Z-20-136320 Oegstgeest

Gemeente

t

Oegstgeest -í --N

advies aan burgemeester en wethouders onderwerp

:TU

Wensen en bedenkingen Principebesluit wijziging structuur samenwerking bedrijfsvoering Leidse regío

zaakkenmerk portefeuillehouder team

z/20/136320/285487 M. Huizing

-

Bestuur, strategie en bedrijfsvoering

-:::

opgesteld door

B.J.M. Kock

datum voorstel

24 juni 2O2t 73 juli 2O21

datum B&W

Xja nnee politieke ronde X j, n nee 9 september 2027 besluitvormende raad X ja I nee 23 september 2021

paraaÍ teammanager

openbaar

paraaf directeur

paraaf controller

advies

: -í

besproken met

ph X i" I

nee 5 juli 2O2t

7. Het voorgenomen principebesluit te nemen om de gezamenlijke bedrijfsvoering van de Leidse regio, die nu is ondergebracht bij de bedrijfsvoeringsorganisatie ServicepuntTl, onder te brengen bij de gemeente Leiden. De gemeente Leiden gaat bedrijfsvoeringsdiensten leveren aan de gemeenten Zoeterwoude, Oegstgeest en Leiderdorp en aan de eígen organisatie. Daar liggen de volgende uitgangspunten aan ten grondslag:

-

De centrumregeling op grond van de wet gemeenschappelijke regelingen is het meest passende construct voor het eindmodel dat wordt onderzocht.

-

Vanuit de centrumregeling wordt formeel een éen op één relatie gerealiseerd tussen de servicegemeente en de indíviduele gastgemeenten. De partnergemeenten hebben in het nieuwe samenwerkíngsmodel echter vooral een collectieve samenwerking voor ogen, zeker in de transitiefase. ln het bepalen van het dienstverleningsaanbod beogen de partners dat Leiden de lead neemt, waarbij de behoeften van Oegstgeest, Leiderdorp en Zoeterwoude worden

-

meegenomen.

-

-

Voor'standaard dienstverlening' geldt dat in principe alle partijen gebruík maken van hetzelfde dienstverleningspakket. Voor'businesspartner in advisering' geldt dat er ruimte is voor differentiatie als blijkt dat het meerwaarde heeft om het voor een bepaalde gemeente anders te organiseren. De invulling/werkwijze wordt bepaald in de transítíeperiode. Als 'business partner in ontwikkeling' stelt Leiden als servicegemeente een strategische bedrijfsvoeringsagenda op. Bij de ontwikkeling van de bedrijfsvoering kunnen Oegstgeest, Leiderdorp en Zoeterwoude naar behoefte meedoen aan projecten díe onderdeel zijn van de strategische bedrijfsvoeringsagenda. Voor deze tijdelijke opgaven worden per opgave projectovereenkomsten afgesloten.

akkoord secr Versluis

burg Jaensch

weth Glasbeek weth Huizing weth Nieuwenhuis

LJ.l

Op het moment van overgang wordt het bedrag uit de gemeentelijke jaarrekening van de gastgemeenten, die volgt uit de beëindiging van de GR ServicepuntTl, ingebracht als bijdrage aan Leiden voor de dienstverlening die wordt afgenomen (overeenkomstig de diensten/producten en kwaliteit bij ServicepuntTl). De bekosiiging voor de verschillende vormen van dienstverlening is in de transitieperiode als volgt: . Standaard dienstverlening wordt bekostigd met een lumpsum financiering; . Business partner in advisering wordt bekostigd met een lumpsum financiering. De transitieperiode wordt benut om te bepalen hoe groot het level playing field in de behoeften aan advisering is. De uitkomst daarvan laat zien of (op onderdelen) een systematiek van P*Q meer passend is; . Business partner in ontwikkeling wordt bekostigd op basis van projectfinanciering Er is na de transítiefase meer behoefte aan flexibiliteit waardoor de verplichte winkelnering in de eindsituatie als hard uitgangspunt zal komen te vervallen. De voorwaarden díe hierb'lj gelden worden onderdeel van de DVO.

2. De raad voor te stellen de volgende wensen en bedenkingen te uiten ten aanzien van het voorgenomen principebesluit van het college van de gemeente Oegstgeest om de gezamenlijke bedrijfsvoering van de Leidse regio, die nu is ondergebracht bij de bedrijfsvoeringsorganisatie ServicepuntTl, onder te brengen bij de gemeente Leiden, waarbij de gemeente Leiden bedrijfsvoeringsdiensten gaat leveren aan de gemeenten Zoeterwoude, Oegstgeest en Leiderdorp en aan de eigen organisatie. De raad van de gemeente Oegstgeest:

1. Zietde noodzaak van samenwerking op het gebied van bedr'rjfsvoering; 2. Ziet de gemeenten in de Leidse regio als logische partners om die samenwerking mee te organiseren;

3. Realiseert zich dat er alternatieven zijn voor het organiseren vooÍ van de bedrijfsvoering, maar ziet vanuit het oogpunt van continui'teit dat voorzetting van de relatie met de ServicepuntTl-partners in ieder geval op dit moment wenselijk is;

4. Zietin de analyse in de rapportage voldoende aanknopingspunten voor het vertrouwen dat het onderbrengen van de bedrijfsvoering bij de gemeente Leiden tot meer kwaliteit, minder kwetsbaarheid, meer flexibiliteit en lagere meerkosten leidt; 5. Ziet kansen in het benutten van de strategische bedrijfsvoeringsagenda van de gemeente Leiden;

6. ls van mening dat om dat vertrouwen voldoende te stutten aanvullende afspraken of voorwaarden nodig zin om een definitief besluit te nemen over het samenwerkíngsmodel; 7. Geeft het college de volgende wensen en bedenkingen mee ten behoeve van het principebesluit om de gezamenlijke bedrijfsvoering van de Leidse regio, die nu is ondergebracht bij de bedrijfsvoeringsorganisatie ServicepuntTl, onder te brengen bij de gemeente Leiden, en als voorwaarden ten behoeve van het definitíeve besluít: a. De nadrukkelijke wens uit te spreken de colleges van de deelnemers aan ServicepuntTl als bevoegde bestuursorganen in het kader van de Wet gemeenschappelijke regelingen voor zowel opheffen als oprichten van een bedrijfsvoeringsorganisatie opdrachtgever te laten zijn voor de volgende fase van

dit traject;

b. Een onafhankelijk begeleider aan te stellen ten behoeve van de voorbereidingsfase;

c. Afspraken met de centrumgemeente en partners te maken die tot doel hebben om de bedrijfsvoeringstaken kostenneutraal over te dragen;

d, Afspraken te maken over de wijze waarop vanuit de centrumgemeente en de

deelnemers gestuurd kan worden op dienstverlening, kwaliteit en kosten daarvan en op de goede relatie;

e. Afspraken te maken op welke wíjze de kwaliteít, kosten en omvang van dienstverlening kun nen worden gemeten; f. Afspraken te maken over tussenevaluaties; g. Afspraken te maken over de reikwijdte, hoogte en verdeling van de transitiekosten van het onderbrengen van de bedríjfsvoeringstaken bij de gemeente Leiden, rekening houdend met de verdeelsleutel van ServicepuntTt en de (financiële) voordelen die gemeenten behalen; h. Afspraken te maken over de waardering van de risico's die de centrumgemeente neemt en bijbehorende rísico-opslag; i. Afspraken te maken over incídentele maar met name structurele voordelen die behaald worden door het onderbrengen van de bedrijfsvoering bij de gemeente Leiden, zoals herinvesteren in bedr'ljfsvoering, gebruiken als risico-dekking, terugvloeien naar de deelnemers. Te denken valt aan voordelen uit het schrappen van de aparte P&C-cyclus van Servicepunt7L, synergievoordelen tussen het combineren van de bedrijfsvoeríngstaken van de Concernstaf van de gemeente Leiden en van ServicepuntTl en vereenvoudiging van processen; j. Afspraken te maken over (de noodzaak van) het inbrengen van alle activa en reserves van ServicepuntTl,in de nieuwe samenwerking. k. De raad gedurende de voorbereidingsfase en transitíefase te informeren over de voortgang, in ieder geval voorafgaand aan de start van het besluitvormingstraject over het definitíeve besluit.

besluit

I conform advies besloten. I anders: