Bijlage 4 bij RV d.d. 13 juli 2021 Wensen en bedenkingen principebesluit wijziging structuur sam 1
Tekst van het document
Gemeen
E#t Oegstgeest *
--
onderwerp zaaknummer portefeui lehouder I
team
N rÍ)
u
raadsmededeling
- N
Notitie Samenwerkingsmodel ServicepuntTl
-
z/20/736320/276778 M. Huizing Bed rijf sondersteu ning
l! lrJ
r) N
- o
opgesteld door
B.J.M. Kock
N
datum voorstel
1 december 2020
*
Geachte raad, mededeling
lnleiding Tijdens de commissievergaderingen op 8 en 22 oktober en de raadsvergadering op 29 oktober heeft u gesproken over de toekomst van onze regionale samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering. Zoals u weet wil het bestuur van ServicepuntTl starten met een onderzoek naar de kansen en risico's en voor- en nadelen van het onderbrengen van de taken van SP71 bij de gemeente Leiden (het zogenaamde scenario ó). Ten behoeve van de standpuntbepaling van de gemeente Oegstgeest volgt hieronder een nadere toelichting op de redenen voor het bestuur van SP71 om voorlopig te kiezen voor scenario ó en de uitwerkÍng hiervan. Vervolgens geven we aan hoe wij als college hier in staan en hoe onze samenwerkingspartners hier tegenaan kijken.
Standpunt bestuur SP71 De samenwerking binnen SP7 7 loopt niet meer zoals gewenst Sinds de start van ServicepuntTl is er veel verbeterd op het gebied van de bedrijfsvoering van de vier deelnemende gemeenten. Er is meer deskundigheid in huis, de kwetsbaarheid van de organisaties is lager en de kosten van de organisaties zijn lager door harmonisering van gemeentelijke processen en applicaties en schaalvoordelen door gezamenlijke inkoop.
Ondanks de positieve resultaten van de samenwerking binnen SP71 is de laatste jaren de samenwerking gaan knellen. Er is een gebrek aan slagkracht en de potentiële schaalvoordelen worden onvoldoende benut. De oorzaken hiervan zijn:
7. Verschillende behoeften von de deelnemende gemeenten De behoeften qua bedrijfsvoering verschillen voor alle vier de deelnemende gemeenten. Leiden heeft ambities die passen bij een grote gemeente (data gedreven werken, complexe projecten en programma's, investeringen in eigen medewerkers etc.). Oegstgeest en de twee andere kleinere gemeenten hebben ook ambities, maar op eigen schaalniveau. Leiden wil graag dat de drie andere gemeenten in de Leidse ambities meegaan.'De zwakste schakel' bepaalt nu het tempo terwijl de kleinere gemeenten juist kunnen profiteren van ontwikkelingen bij Leiden.
2. Governance en sturing Ondanks het grote verschil tussen Leiden en de drie anderen in financiële bijdrage is de invloed op het beleid en de keuzes binnen SP71 nagenoeg gelijkwaardig. ln feite is er sprake van vier kapiteins op één schip, die aan de ene kant - terecht - de belangen van hun eigen gemeenten zo goed mogelijk proberen te behartÍgen en aan de andere proberen rekening te houden met elkaars wensen. Hierdoor Ís er een cultuur van consensus ontstaan. Dit komt de besluitvorming en de kwaliteit van de keuzes niet ten goede.
3. De bedrijfsvoering raakt steeds meer verweven met de primaire processenl ServicepuntTl is opgericht als een uitvoeringsorganisatie en is dat anno2O2O in de basis nog steeds. Echter, de verstrengeling van sommige aspecten van de primair processen en de bedrijfsvoering is een feit en wordt alleen maar sterker. Het gaat nu ook om complexe strategische ontwikkelingen binnen de organisaties en binnen de bedrijfsvoering, die het dagelijkse werk van onze medewerkers en daarmee inwoners raken. Deze ontwikkelingen zijn te complex en kostbaar om alleen te doen. SP71 moet zich ontwikkelen tot strategisch partner in de bedrijfsvoering. Door de huidige manier van aansturen en het verschil in ambities ontbreekt het aan de slagkracht om deze ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden. Conclusiebestuur SP77 Op basis van bovenstaande concludeert het bestuurvan SP71 dat de huidige vorm van samenwerking niet meer past en een andere manier van samenwerken noodzakelijk is. Scenorio's
Het bestuur van SP71 heeft een aantal mogelijke scenario's om de samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering anders te organiseren, op een rij gezet:
L Doorgaan op de huidige voet (als nulmeting) 2. We gaan verder met ServicepuntTl maar geven het management van ServicepuntTl een andere focus mee, namelijk meer basis op orde en steviger sturen op resultaten;
3. ServicepuntTl wordt opgeheven en elk van de gemeenten verzorgt zijn eigen bedrijfsvoering;
4. ServicepuntTl gaatverder zonder de gemeente Leiden; 5. ServicepuntTl richt zich alleen nog op uitvoeringstaken. Strategie en ontwikkeling worden teruggelegd bij de gemeenten;
6. De bedrijfsvoeringstaken van ServicepuntTl worden ondergebracht (al dan niet in een gemeenschappelijke regeling) bij de gemeente Leiden; Toetsing en anolyse
Deze scenario's zijn door het bestuur van SP71 aan een aantal criteria getoetst die betrekking hebben op de doelen van de gezamenlijke bedrijfsvoering.
Op basis van bovenstaande toetsing gaat de voorkeur van het bestuur uit naar scenario ó, het onderbrengen van de taken van ServicepuntTl bij de gemeente Leiden. Daarom wil het bestuur van SP71de kansen en risico's en voor- en nadelen van dit scenario nader onderzoeken en uitwerken. Bij het onderzoek zal de huidige samenwerkingsvorm (scenario 1) als referentiepunt meegenomen worden. Standpunt col lege Oegstgeest Nut en noodzaakvan samenwerking op het gebied van bedriifsvoering Als gemeente Oegstgeest gaat het ons primair om het belang van het dorp en de inwoners, ondernemers en organisaties te dienen. Voor een kwalitatieve, efficiënte en flexibele bedrijfsvoering is een schaalgrootte nodig die wij als Oegstgeest alleen niet kunnen bereiken. Oegstgeest hecht vooral belang aan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, waarin ruimte is voor het borgen van landelijke ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering, ondersteunend aan ontwikkelingen in onze primaire processen. ln de huidige context met personeelsschaarste, digitalisering en nieuwe complexe taken en ontwikkelingen is het noodzakelijk om de bedrijfsvoeringstaken gebundeld te hebben en houden. Wij hebben andere gemeenten nodig om onze individuele kwetsbaarheid te verminderen. Samenwerking met andere gemeenten is dus noodzakelijk.
Gezien de gezamenlijke opgaven en vele andere gebieden waarop samengewerkt wordt in de Leidse regio, is het logisch dat ook de samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering binnen de Leidse regio plaatsvindt.
1
Met primaire processen bedoelen wij de processen van de gemeente die direct gericht zijn op het leveren van diensten aan inwoners, organisaties etc. Voorbeelden zijn het verlenen van vergunningen, uitreiken van paspoorten, verstrekken van uitkeringen of het onderhoud van groen.
2
Stondpunt t.a.v. voorstel bestuur SP7 7
Het college deelt de analyse van het bestuur van SPTl waarom de samenwerking niet loopt zoals het moet. Wel zouden wij daar nog een element aan willen toevoegen en dat is cultuur van de organisatie. We ervaren nu dat SP7t, omdat de bedrijfsvoering op afstand is georganiseerd, inmÍddels een eigen organisatie met een eigen cultuur en belang is geworden. Er Ís minder kennis en begrip van de gemeentelijke organisaties en de (politiek, bestuurlijke en maatschappelijke) context waarin deze organisaties werken. Dit beperkt de verbinding met en de impact van de bedrijfsvoering op de gemeentelijke organisaties. Het is ook te merken aan de kostenbeheersing. Door de afstand tot de gemeentelijke organisaties is er te weinig gevoel voor het feit dat de deelnemende gemeenten worstelen met hun begrotingen en continu keuzes moeten maken. ln een bed rijfsvoeri ngsorga nisatie op afsta nd telt a leen de bed rijfsvoering. I
ln het door het bestuur van SPTl voorgestelde vervolg kan het college zich deels vinden. Scenario ó, het onderbrengen van de bedrijfsvoering bij de Gemeente Leiden, lijkt een mogelijke oplossing voor de geschetste problematiek en moet zeker onderzocht en uitgewerkt worden. Onderzocht zal worden of dit ín de vorm van een gemeenschappelijke regeling (GR) of als onderdeel van de Leidse gemeentelijke organisatie plaatsvindt. Het College kan zich voorstellen dat er misschien nog andere vormen te bedenken zijn. We zullen het bestuur van SP71 verzoeken om ook mogelijke andere vormen te betrekken bij het onderzoek naar scenario ó. Om echter niet afhankelijk te zijn van het resultaat van het onderzoek naar één scenario is het college met uw raad van mening dat op zijn minst twee scenario's (behalve scenario ó ook scenario 5 al dan niet in samenhang met scenario 2) onderzocht moeten worden. Door een breder onderzoek kunnen wij een vergelijk maken en een gefundeerd definitief besluit nemen over de toekomst van onze gezamenlijke bedrijfsvoering, uiteraard na raadpleging van gemeenteraden. Verder zal het onderzoek antwoorden moeten geven op de vragen die u als raad en wij als college hebben.
Behalve de vraag wat de betreffende samenwerkingsvorm betekent voor de kwetsbaarheid, efficiency en kwaliteit, zijn dat vragen over welke zeggenschap de individuele gemeentebesturen beschikken ten aanzien van de omvang van de dienstverlening, hoe ruimte voor specifieke lokale behoeften invulling krijgt en de invloed op de financiën van de bedrijfsvoering.
Bij motie heeft u het college gevraagd zich hier maximaal voor Ín te spannen bij het bestuur van SP71. Tot op heden heeft het college dit ook gedaan, zij het vooralsnog zonder positief resultaat.
Standpunten overige deel nemende gemeenten De colleges van de gemeenten Leiden, Leiderdorp en Zoeterwoude hebben in september aangegeven zich te scharen achter de argumentatie en conclusies van het bestuur van SP71 en het voorstel om verder onderzoek te doen naar scenario ó. De drie colleges hebben aangegeven geen behoefte te hebben aan een onderzoek naar een tweede scenario.
lnmiddels is ook in de raden van Leiden, Leiderdorp en Zoeterwoude over de toekomst van de samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering gesproken. De drie raden staan op het standpunt dat samenwerking op het gebíed van bedrijfsvoering binnen de Leidse regÍo noodzakelijk is. De raden hebben zich over het algemeen positief uitgesproken over de gekozen route en het te volgen proces. Ze realiseren zich dat op veel vragen nog antwoorden moeten komen. ln ieder geval moet antwoord komen op de vraag hoe de continuiteit van de dienstverlening gewaarborgd wordt en in welke mate afnemende gemeenten invloed hebben op kwaliteit en kosten. De uÍtkomsten van het nader onderzoek en de uitwerking zullen zij kritisch daarop toetsen. Bij geen van de drie gemeenteraden is er draagvlak voor het onderzoeken en uitwerken van een tweede scenario.
Vervolg Op 14 december as. komt het bestuur van SP71 bijeen om definitief te besluiten over het vervolg van het onderzoek naar een andere vorm van samenwerken. Het college zal wederom aangeven bij het bestuur van SP71 dat Oegstgeest graag een tweede scenario onderzocht ziet en dat bij het nader onderzoek eerder genoemde aandachtspunten meegenomen worden. Wij informeren u over de uÍtkomsten van de bestuursvergadering.
3
billage(n)
Burgemeester en wethouders van Oegstgeest
h de secretaris
de
J. Versluis
E.R.
4