Bijlage 3 bij RV d.d. 13 juli 2021 Wensen en bedenkingen principebesluit wijziging structuur samenwerking bedrijfsvoering Leidse regio Z-20-136320 Oegstgeest

Steller Team Datum Onderwerp Zaaknr

: B.J.M. Kock : Bestuur, strategie en bedrijfsvoering : 28 juni 2021 : Beoordelingsdocument Oegstgeest uitkomsten onderzoeksrapport samenwerkingsmodel bedrijfsvoering in de Leidse regio : Z/20/136320 / 285622

*Z0268D059F7*

Inleiding Het bestuur van Servicepunt71 heeft het onderzoek naar een nieuw samenwerkingsmodel voor de bedrijfsvoering van de Leidse regio afgerond. Het onderzoeksrapport is als bijlage bijgevoegd. Op grond van het rapport adviseert het bestuur om de bedrijfsvoering van de Leidse regio bij de gemeente Leiden onder te brengen. De gemeente Leiden levert daarbij bedrijfsvoeringsdienstverlening aan de gemeenten Oegstgeest, Zoeterwoude en Leiderdorp. Wij beoordelen in dit document de uitkomsten van het onderzoek door te toetsenaan de criteria die Oegstgeest hanteert voor de toekomst van de bedrijfsvoering. Deze criteria zijn vastgelegd in een motie van de raad d.d. 29 oktober 2020 en benoemd door het college. Opzet document Allereerst geven wij een schets van de problematiek en benoemen wij de voorgestelde samenwerkingconstructie. Ten tweede toetsen wij de uitkomsten aan onze eigen criteria. Tot slot trekken wij enkele conclusies die als basis dienen voor concept wensen en bedenkingen van de raad. 1. Problematiek Servicepunt71-constructie De deelnemers aan Servicepunt71 vinden dat de huidige samenwerkingsstructuur de belangrijkste oorzaak is voor de complexe aansturing en de afstand tussen bedrijfsvoering en de werkzaamheden bij de gemeente.

Omdat alle deelnemers hun eigen wensen ambities is het moeilijk om als vier eigenaren van Servicepunt71 het eens te worden over oplossingen van problemen of prioriteiten. Daardoor ging het vaker over het werk dan dat er werk verzet werd. Ook werd duidelijk dat na 10 jaar Servicepunt71 een organisatie is met een eigen identiteit waarvan de medewerkers niet per se meer een achtergrond uit de gemeente hadden: Servicepunt71 heeft daarom minder gevoel bij wat er speelt in een gemeente. Beide problemen samen betekenen ook dat Servicepunt71 niet goed kan inspelen op nieuwe complexe ontwikkelingen binnen gemeenten zoals digitalisering, de Omgevingswet etc. Tegelijkertijd zien de deelnemers dat nauwe samenwerking nodig is; ontwikkelingen in de bedrijfsvoering zijn voor gemeenten steeds moeilijker op eigen kracht te realiseren. De deelnemers willen de kracht van de samenwerking blijven benutten en verder versterken. De beoogde oplossing om de sturing flink te vereenvoudigen en de gewenste nabijheid tussen bedrijfsvoering en de gemeentelijke (beleids)processen te realiseren, is door de bedrijfsvoering onder te brengen bij de gemeente Leiden. In het onderzoek is geanalyseerd hoe dat eruit kan komen te zien en of hiermee de samenwerking wordt versterkt.

Verbeteringen doorvoeren in de organisatie van Servicepunt71 levert onvoldoende verbeteringen, omdat juist de constructie met vier eigenaren met eigen belangen en wensen ervoor zorgt dat problemen niet opgelost kunnen worden. Dit scenario is overigens niet meer opportuun omdat de drie andere deelnemers tegen deze oplossing zijn. 2. Voorgesteld samenwerkingsmodel Het nieuwe samenwerkingsmodel waarbij de bedrijfsvoering bij Leiden wordt ondergebracht ziet er als volgt uit: 1. Governance en zeggenschap Er is gekozen voor de zogenaamde centrumregeling uit de Wet gemeenschappelijk regelingen. In een centrumregeling voert de centrumgemeente (de gemeente Leiden) de diensten uit voor de deelnemende gemeenten (Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude) en vervult de eigenaarsrol. Met de keuze voor een centrumregeling benadrukken we de wens tot samenwerking en blijven rechtsmatigheidsrisico’s zo klein mogelijk. Om zo snel mogelijk knelpunten weg te kunnen nemen hanteren we het uitgangspunt dat de overgang as is wordt vormgegeven. Dit betekent dat dat de huidige dienstverlening en de huidige beschikbare middelen één op één overgaan van Servicepunt71 naar Leiden. Na het moment van overgang wordt gestart met de gewenste veranderingen. 2.

Sturing en samenwerking De keus voor een centrumregeling wijzigt de formele rollen van de deelnemers wijzigen: in plaats van eigenaar is Oegstgeest nu afnemer. Bij het bepalen van het dienstverleningsaanbod is het de bedoeling dat Leiden het voortouw neemt, en daarbij de behoeften van Oegstgeest, Leiderdorp en Zoeterwoude nauw betrekt. Er is voor gekozen voor een dienstverleningsmodel met drie typen dienstverlening. Dit maakt het mogelijk om per type dienstverlening verschillende keuzes te maken die recht doen aan en passen bij de karakteristieken van het type dienstverlening. Het betreft: 1. de standaard dienstverlening; 2. de business partner in de advisering; en 3. de business partner in de ontwikkeling. Voor ‘standaard dienstverlening’ en ‘business partner in advisering’ gaan we een meerjarige dienstverleningsovereenkomst (DVO) met een producten- en dienstencatalogus (PDC) aan. In de DVO’s zijn dat de spelregels gezamenlijk zijn en de dienstverleningsafspraken individueel. Dit biedt ruimte voor eigen keuzes van de gemeenten. We maken bij standaarddienstverlening in principe gebruik van hetzelfde dienstverleningspakket. Als ‘business partner in ontwikkeling’ stelt Leiden als servicegemeente een strategische bedrijfsvoeringsagenda op, waarop de deelnemers naar behoefte aan mee kunnen doenVoor deze tijdelijke opgaven worden per opgave projectovereenkomsten afgesloten. 3.

Financiën We gaan over ‘met gesloten beurzen’: het bedrag uit de gemeentelijke jaarrekening van de deelnemende gemeenten, die volgt uit de beëindiging van de GR Servicepunt71, wordt ingebracht als bijdrage aan Leiden voor de bedrijfsvoeringsdienstverlening. De bekostiging van de dienstverlening gebeurt voor ‘standaard dienstverlening’ en ‘businesspartner in advisering’ op basis van lumpsumfinanciering: een vast bedrag voor de dienstverlening. In de transitieperiode wordt bepaald of voor business partner in advisering op onderdelen een p*q systematiek meer passend is. 1. Toetsing aan gemeentelijke criteria

2 /5

De voorgestelde richting toetsen wij aan onze eigen criteria, zoals genoemd door het college en vastgelegd in een motie van de raad van 29 oktober 2021: 1. Criteria Criteria college: 1. Kwaliteit; 2. Kwetsbaarheid; 3. Kosten; 4. Invloed op kwaliteit; 5. Invloed op kosten; en 6. flexibiliteit. Criteria raad uit dictum motie “2. De volgende criteria te hanteren voor het vergelijken van de te onderzoeken scenario’s: a. De samenwerkingsvorm of een wijziging van de samenwerkingsvorm van SP71 moet een toegevoegde waarde betekenen voor de gemeente ten aanzien van: i. het verhogen van de expertise; ii. het verhogen van de dienstverlening; iii. de continuïteit van de taakuitvoering; iv. het verminderen van de kwetsbaarheid; v. het verhogen van taak- en kostenefficiëntie; b. De gemeente moet voldoende invloed kunnen uitoefenen op: i. de kwaliteit van de geleverde diensten; ii. de te leveren productencatalogus; iii. wijzigingen van taken en bevoegdheden; iv. het beleid en de taakuitvoering; v. de kosten; vi. de frequentie van benchmarks en audits; een en ander mede in relatie tot de mate waarin de gemeente zelf grip houdt op de impact van de resultaten van de diensten op de primaire processen.” Voordat wij overgaan tot de uitkomsten van de toetsing merken wij op dat het dictum van de motie uitgaat van het vergelijken van scenario’s.

Het bestuur van Servicepunt71 heeft in afwijking van de nadrukkelijke wens van Oegstgeest besloten om één scenario te onderzoeken, namelijk de overgang van de bedrijfsvoering naar Leiden, en niet de scenario’s om het management van Servicepunt71 een andere focus mee te geven (scenario 2) of om Servicepunt alleen te richten op uitvoeringstaken (scenario 5). Die wegen zijn afgesloten, hetgeen betekent dat wij moeten toetsen of scenario 6 an sich voldoende oplevert. 2. Toetsing Kwaliteit en kwetsbaarheid1 Over kwaliteit en kwetsbaarheid zegt de rapportage dat het vereenvoudigen van de sturing van de bedrijfsvoering, het bundelen met de expertise van Leiden (onder meer via een strategische bedrijfsvoeringsagenda) en de verbinding tussen bedrijfsvoering en (beleids)processen binnen één organisatie de kwaliteit van de dienstverlening wordt vergroot en de kwetsbaarheid wordt verkleind. In ieder geval blijft de huidige kwaliteit de komende periode behouden omdat de organisatie van Servicepunt71 “as is” overgaat.

1 Onder deze criteria verstaan wij mede de criteria a-i en a-ii en a-iii en a-iv uit de motie.

3 /5

Wij kunnen ons vinden in de analyse uit de rapportage. Wij herhalen: samenwerking is niet alleen nuttig maar ook noodzakelijk. Door de bedrijfsvoering gezamenlijk georganiseerd te houden is er meer ruimte voor expertise-ontwikkeling. Wij kunnen daarnaast gebruik maken van de strategische capaciteit van Leiden door in te tekenen op die strategische projecten nodig zijn voor Oegstgeest. En tot slot, met Leiden als opdrachtgever zal er meer harmonisatie optreden zodat medewerkers zich meer kunnen focussen op hun inhoudelijk werk in plaats van op de wensen van de verschillende gemeenten. Dit geldt uiteraard met name voor standaard dienstverlening en deels voor businesspartner in advisering. Een aandachtspunt is het organiseren van een goede verbinding tussen Leiden en de andere gemeenten, waarin de kwaliteit van de dienstverlening wordt gemonitord en waarin normen voor de kwaliteit van levering van diensten wordt gemaakt. Dit moeten betere afspraken worden dan mogelijk is in de huidige DVO’s met Servicepunt71. Kosten2 Over de kosten en financiën zegt de rapportage dat de bijdrage van de gemeenten bepaald wordt n op basis van de bijdrage zoals vastgelegd in de jaarrekening 2021: de huidige dienstverlening wordt niet duurder.

Maar, nieuwe ontwikkelingen zoals verregaande digitalisering en complexe beleidsopgaven die effect hebben op bedrijfsvoering kunnen tot extra kosten leiden, maar door gezamenlijkheid tot minder meerkosten leiden. De kostenverdeling vindt grotendeels plaats aan de hand van lumpsumfinanciering. Kosten zijn daardoormeer voorspelbaar. De strategische ontwikkelagenda is meerjarig waardoor de kosten die met de uitvoering gemoeid zijn voorspelbaarder worden. Potentiële baten en lasten van de lumpsumbekostiging zijn voor rekening en risico van de centrumgemeente Leiden. Wij vinden dit een realistisch beeld: samenwerken levert meer mogelijkheden op om de kosten van dure ontwikkelingen te delen. Voorspelbaarheid is voor ons van groot belang. Te vaak werden wij als eigenaar van Servicepunt71 verrast door plotselinge kostenstijgingen. Van belang is evenwel dat wij ons realiseren dat het risico bij Leiden laten kan betekenen dat wij een risico-opslag betalen. Hier moeten wij goede afspraken over maken in de Gemeenschappelijke regeling en in de DVO’s. Daarnaast moet gestuurd blijven worden op voorspelbaarheid van kosten via goede rapportages. Tot slot is het van belang dat er een goede financieringsgrondslag ontstaat, die recht doet aan de omvang, afname en belangen van alle partijen.

Invloed op kwaliteit en kosten3 De invloed op kwaliteit en kosten is met name afhankelijk van de gekozen samenwerkingsconstructie. De centrumgemeenteconstructie met DVO’s is het meest logische model. De gemeenten hebben individuele DVO’s, maar gaan uit van dezelfde standaarddienstverlening. Voor businesspartner in advisering geldt dat er meer ruimte is voor differentiatie. Voor businesspartner in ontwikkeling geldt dat de andere gemeenten naar wens diensten kunnen afnemen. In de DVO’s worden afspraken gemaakt over de af te nemen diensten en de kwaliteit en kosten daarvan. Omdat wij geen eigenaar meer zijn wordt de verhouding tussen Leiden als leverancier en de andere gemeenten als afnemers zakelijker. Sturing op kwaliteit en kosten moet plaatsvinden op basis van vooraf bepaalde criteria, en aan de hand van monitoring en periodieke afstemming. Dit zijn aspecten die nader geconcretiseerd moeten worden. Wij kunnen meer sturen op de kwaliteit als het gaat om businesspartner in advisering: welke behoefte hebben wij als Oegstgeest en wat willen wij daarvoor betalen?

2

Onder dit criterium verstaan wij mede criterium a-v uit de motie.

3 Onder dit criterium verstaan wij mede criteria b-i t/m b-vi uit de motie.

4 /5

Wij vinden dat wij met deze opzet in ieder geval meer invloed kunnen hebben op kwaliteit en kosten dan in de constructie met Servicepunt71. Flexibiliteit4 De afspraak staat dat na de transitieperiode van 2 of 3 jaar er geen verplichte winkelnering is: deelnemers hebben de mogelijkheid om diensten elders af te nemen In de centrumregeling wordt vastgelegd onder welke voorwaarden (wanneer, met welke opzegtermijn, tegen welke prijs etc.) deelnemers kunnen stoppen met afname van diensten. Dit is een grote verbetering van de flexibiliteit ten opzichte van de Servicepunt71constructie, waarin wij mede-eigenaar zijn en stoppen met dienstverlening zeer lastig is. Uiteraard is flexibiliteit niet zonder prijs: dit zou een niet-acceptabel financieel risico voor de centrumgemeente betekenen. Maar als wij onverhoopt (blijvend) ontevreden zijn over de dienstverlening of van mening zijn dat de afweging tussen samenwerking in de Leidse regio en kosten in het voordeel van het laatste uitslaat, dan hebben wij de mogelijkheid om er deels of geheel uit te stappen. Wij blijven als gemeente verantwoordelijkheid voor beleid en voor bedrijfsvoering. Wij bepalen welke bevoegdheden worden overgedragen aan de centrumgemeente. Via de DVO’s hebben wij invloed op de taken en uitvoering, al zal de invloed verschillen per type dienstverlening. Dit is van belang in het kader van (kosten)efficiency. 2.

Conclusies De organisatie van bedrijfsvoering is een complexe opgave. Wij moeten samenwerken om voldoende kwaliteit te behalen, dit doen we in de Leidse regio dan ook op heel veel terreinen. Tegelijkertijd betekent samenwerken altijd het inleveren van autonomie. In casu heeft die autonomie betrekking op bedrijfsvoeringstaken die ondersteunend zijn aan het primaire of wel beleidsproces: met bedrijfsvoering zorgen we ervoor dat onze medewerkers en bestuurders in staat zijn de beleidsinhoudelijke keuzes en opdrachten voor ons dorp goed uit te voeren. Met een zorgvuldige bezwaarschriftenprocedure, met veilige ICT-systemen, met een vlotte factuurafhandeling, met catering van vergaderingen of met zorgvuldige inkoopprocedures. Die autonomie heeft geen betrekking op ons Wmo-beleid, op de keuzes voor grootonderhoud of hoe hoog gebouwd mag worden. Daarin blijven wij onze eigen bevoegdheden houden. Of de keuze dan definitief op samenwerken valt hangt af van diverse aandachtspunten die wij in de criteria hebben verwoord. Wij vinden dat op basis van de rapportage de balans uitslaat naar de keuze voor samenwerking in de Leidse regio en daarmee het onderbrengen van de bedrijfsvoering bij de gemeente Leiden.

Wij hebben het vertrouwen dat wel als partners in de Leidse regio vanuit gezamenlijke en individuele belangen goed kunnen samenwerken om ons bedrijfsvoering te versterken en dat de stap naar Leiden tot een verbetering van de dienstverlening leidt. Er moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan voordat wij een definitief besluit daarover kunnen nemen. Het gaat om voorwaarden in de centrumregeling en DVO en daarbuiten over uittreden, over kostenverdelingssystematiek, over de organisatie van samenwerking als partners, over risico’s, over transitiekosten, over de omgang met efficiency-voordelen en over de sturing op kosten en kwaliteit. Deze voorwaarden hebben wij verwoord in de wensen en bedenkingen in het raadsvoorstel. Zij kunnen als toetsingskader dienen bij de definitieve besluitvorming over de overgang van de bedrijfsvoering naar de gemeente Leiden.

4 Onder dit criterium verstaan wij mede criteria b-iii en b-iv uit de motie.

5 /5