Bijlage 2 bij RV d.d. 31 augustus 2021 Besluitvorming governance regionale jeugdhulp Z-21-146782 Oegstgeest

Samenwerkingshandvest Governance Jeugdhulp Holland Rijnland 6 augustus 2021 KokxDeVoogd

Inhoudsopgave

PREAMBULE HOOFDSTUK 1. BELEIDSONTWIKKELING Artikel 1. Beleidsontwikkeling Artikel 2. Portefeuillehouders Overleg Jeugdhulp (PHO) Artikel 3. Ambtelijk Opdrachtgever Overleg Jeugdhulp (AOO) Artikel 4. Gemeentelijke programmamanagers jeugdhulp HOOFDSTUK 2. UITVOERINGSVERANTWOORDELIJKHEID Artikel 5 Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland Artikel 6 Bestuur Artikel 7 Uitvoeringsorganisatie HOOFDSTUK 3. REGIONALE BELEIDSONTWIKKELING EN UITVOERING Artikel 8 Bestuurlijke samenhang van beleidsontwikkeling en uitvoering Artikel 9 Ambtelijke samenhang van beleidsontwikkeling en uitvoering Artikel 10 Regionale beleids- en uitvoeringscyclus HOOFDSTUK 4. Duur en evaluatie, wijzigingen en beëindiging Artikel 11 Duur en evaluatie Artikel 12 Wijzigingen Artikel 13 Beëindiging

PREAMBULE

Aanleiding Sinds de decentralisaties in het sociaal domein van 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor de uitvoering van jeugdhulp. Vanuit de Jeugdwet hebben gemeenten de taak om de toegang tot zorg en ondersteuning voor jeugdigen en hun ouders te verzorgen. Tevens zijn zij verantwoordelijk om passende zorg in te kopen bij zorgaanbieders. Het is de wens van de gemeenten om jeugdhulp effectief te organiseren om de gewenste transformatie van het sociaal domein ook door de inkoop te versnellen. De transformatie van het sociaal domein is één van de grootste operaties in de verzorgingsstaat van de laatste decennia. De gemeenten hebben hierin een leidende rol. Zo zijn zij verantwoordelijk voor het bieden van hulp en ondersteuning aan hun inwoners in nauwe samenwerking met de diverse partners. Zorgprofessionals maken de beweging naar meer integraal en lokaalgericht werken. Van inwoners wordt gevraagd de eigen kracht aan te spreken en regie te voeren op hun eigen hulp en ondersteuningsvragen. Doelen van de samenwerking Regionale samenwerking en afstemming rondom beleid en uitvoering is onontbeerlijk voor het bereiken van de transformatiedoelstellingen. Zo is inkoop en uitvoering van jeugdhulp een specialistische taak: jeugdhulp kent een variëteit in producten van eenvoudige behandelingen tot en 1

met intensieve behandel- en begeleidingstrajecten voor jeugdigen met meervoudige problematiek. Tevens zijn er veel schakels met maatschappelijke voorzieningen, maatschappelijke ondersteuning, preventie, het voorliggend veld en het onderwijs- en veiligheidsveld. Voor de inkoop van een deel van jeugdhulp wordt in de regio Holland Rijnland daarom samengewerkt om de juiste zorg in te kopen. Voor de inkoop van jeugdhulp in het gedwongen kader werken de gemeenten Alphen aan den Rijn, Hillegom, Kaag en Braassem, Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Lisse, Nieuwkoop, Noordwijk, Oegstgeest, Teylingen en Zoeterwoude al sinds 2015 samen. In subregionaal verband wordt ook op samengewerkt voor de inkoop van gespecialiseerde jeugdhulp, bijvoorbeeld door de gemeenten van de Rijnstreek (aan de hand van een taakgerichte bekostigingsvariant) en door de gemeenten van de Leidse Regio en de Duin- en Bollenstreek. Tussen de subregio’s vindt afstemming plaats. Uitgangspunten 1. De gemeenten zijn op grond van de Jeugdwet verantwoordelijk voor het tijdig beschikbaar stellen van passende, tijdige en voldoende jeugdhulp. Daartoe geeft de gemeente haar toegang tot jeugdhulp vorm en zorgt ervoor dat kinderen en ouders goede en toegankelijke jeugdhulp krijgen. Tevens werken de gemeenten samen om de gewenste resultaten voor jeugdhulp te bereiken. 2.

Het object van de samenwerking is inkoop een contractmanagement van regionale jeugdhulp in het gedwongen kader en voor een deel van de gemeenten lokale gespecialiseerde jeugdhulp. 3. De samenwerking biedt ruimte voor flexibiliteit in het ondersteunen van de lokale keuzes die kunnen verschillen. 4. De samenwerking biedt ook ruimte om inkoop- en contractmanagement voor andere beleidsdomeinen binnen het Sociaal Domein te ondersteunen. 5. Elke gemeente faciliteert zelf de toegang, hetzij zelfstandig of in samenwerking met andere gemeenten. 6. De gemeenten treffen afspraken over de jeugdhulptaken en budgetten van de Strategische Eenheid die vanuit GR Holland Rijnland worden overgeheveld en geïmplementeerd. 7. Op dit moment kiezen de gemeenten ervoor om subregionaal samen te werken, bijvoorbeeld voor de toegang of in de keuze voor een specifieke uitvoeringsvariant. De regionale samenwerking houdt rekening met de mogelijke onderlinge verschillen in de keuzes van gemeenten en subregio’s. 8. Voor gemeenten die gebruik maken van de mogelijkheid om lokaal onderdelen van de jeugdhulp in te kopen, geldt dit handvest alleen voor die delen die regionaal worden ingekocht en niet voor het lokale deel. 9. De gemeenten stellen periodiek het Inkoopplan jeugdhulp op. 10.

De transformatie van Jeugd en de invulling van de gemeentelijke verantwoordelijkheid hiervoor vereist een goed samenspel tussen beleidsontwikkeling en uitvoering. Dat betekent dat beleid alleen in samenhang met de uitvoering ontwikkeld wordt. 11. De uitvoering wordt tijdig betrokken bij de beleidsontwikkeling en in de gelegenheid gesteld om de impact van beleidskeuzes op de uitvoering te beoordelen en hierover te adviseren alvorens de beleidsbepaling in de gemeenten gebeurt. 12. Samenwerking vraagt intensieve communicatie en begrip voor elkaars rollen en verantwoordelijkheden in bestuurlijke en ambtelijke context.

2

13. Het aanwijzen van procesbewakers voor de samenwerkings- en governance afspraken is een noodzakelijke randvoorwaarde voor de werking van de governance. 14. De werking van de governance en de daarbij behorende samenwerking vraagt onderhoud en periodieke evaluatie. 15. In dit Samenwerkingshandvest worden de afspraken voor de governance van de nieuwe samenwerking beschreven. De gemeenten committeren zich aan de afspraken van dit document.

Beleidsontwikkeling

Artikel 1 1.1

Beleidsontwikkeling Beleidsontwikkeling voor jeugdhulp betreft alle beleidsmatige werkzaamheden en voorbereidingen omtrent de inhoudelijke, financiële en organisatorische uitvoering en vernieuwing van de zorg voor en bescherming van de jeugd.

1.2

Dit betreft de integrale beleidsverantwoordelijkheid. Tevens zijn de gemeenten eindverantwoordelijk voor het geheel. Alle besluitvorming en verantwoordelijkheden voor beleid vinden plaats via de beleidsontwikkelingslijn van de gemeenten. De gemeenten hebben de uitvoering voor wat betreft inkoop en contractmanagement overgedragen aan de BVO.

Artikel 2 2.1

Portefeuillehouders Overleg Jeugdhulp (PHO) De portefeuillehouders jeugdhulp zijn voor haar respectievelijke gemeenten verantwoordelijk voor de beleidsontwikkeling en uitvoering van jeugdhulp in de regio Holland Rijnland. De portefeuillehouders jeugdhulp treffen een overlegstructuur ter afstemming en bespreking van de inhoudelijke transformatie en uitvoering van 3

jeugdhulp namens de respectievelijke colleges. Dit overleg wordt aangehaald als het ‘Portefeuillehouders Overleg Jeugdhulp (PHO)’. 2.2

De taken en verantwoordelijkheden van het PHO Jeugdhulp zijn: (a) Bewaken van de samenhang tussen beleid en uitvoering; (b) Tevens vinden hier discussies, inspiratiesessies en dialogen plaats om op bestuurlijk niveau nadere invulling te geven aan de transformatie van jeugdhulp.

2.3

In haar hoedanigheid als bestuurlijk opdrachtgever geeft het PHO Jeugdhulp aan het Ambtelijk Opdrachtgevers Overleg (AOO) de bestuurlijke opdracht om de inhoudelijke transformatie van jeugdhulp nader vorm te geven.

2.4

Het PHO wijst uit haar midden een voorzitter aan. De voorzitter van het PHO Jeugdhulp stelt de agenda vast en borgt een goed verloop van de vergaderingen.

2.5

De portefeuillehouders nemen deel aan het PHO Jeugdhulp vanuit hun autonome lokale verantwoordelijkheden.

2.6

Het PHO wijst uit haar midden een procesbewaker aan, die toeziet op de samenhang en het functioneren van regionale bestuurlijke governance.

2.7

In het PHO wordt de informatievoorziening aan de afzonderlijke gemeenteraden afgestemd.

Artikel 3 3.1

Ambtelijk Opdrachtgever Overleg Jeugdhulp (AOO) Het AOO bestaat uit de gemeentelijke leidinggevenden die ambtelijk eindverantwoordelijk zijn voor de portefeuille jeugdhulp.

3.2

In het AOO wordt de ambtelijke opdracht aan de gemeentelijke organisatie verleend om inhoudelijk vorm te geven aan de transformatie van en beleidsontwikkeling voor regionale jeugdhulp.

3.3

De taken en verantwoordelijkheden van het AOO zijn: - Advisering van het collectief van portefeuillehouders over regionale jeugdhulponderwerpen; - Bespreken en afstemmen onderwerpen van bestuurlijk strategisch belang; - Afstemming over lokale en regionale ontwikkelingen in de beleidsontwikkeling; - Uitoefening van het opdrachtgeverschap door het stellen van kaders aan de programmamanagers jeugdhulp van de drie subregio’s; - Borging van randvoorwaarden voor een adequate uitvoering van de bestuurlijke opdracht.

3.4

Het AOO wijst een voorzitter uit haar midden aan. De voorzitter van het AOO stelt de agenda vast en borgt een goed verloop van de vergaderingen.

4

3.5

Het AOO wijst een procesbewaker uit haar midden aan, die toeziet op de samenhang en het functioneren van regionale ambtelijke governance.

Artikel 4 4.1

Gemeentelijke programmamanagers jeugdhulp Gemeentelijke programmamanagers jeugdhulp zijn de programmamanagers en beleidsadviseurs die vanuit hun opdracht invulling geven aan het jeugdhulpbeleid van haar gemeente. De gemeentelijke programmamanagers jeugdhulp zijn als ambtelijk opdrachtnemer verantwoordelijk voor de uitvoering van de ambtelijke opdracht in haar respectievelijke gemeenten.

4.2

4.3

In de uitvoering van de ambtelijke opdracht stemmen de gemeentelijke programmamanagers haar werkzaamheden af met de andere programmamanagers. In de regio Holland Rijnland werken de gemeenten op subregionaal niveau daartoe samen voor jeugdhulp: (a) Leidse Regio: Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest, Zoeterwoude (b) Duin- en Bollenstreek: Katwijk, Noordwijk, Hillegom, Lisse, Teylingen (c) Rijnstreek: Alphen aan den Rijn, Kaag en Braassem, Nieuwkoop

4.4

Namens de subregionale samenwerkingen wordt een programmanager aangewezen die plaatsneemt in het Programma Overleg.

4.5

De gemeenten verlenen de subregionale programmamanager alle mandaten en volmachten die nodig zijn om de subregionale taken goed uit te voeren. Uitvoeringsverantwoordelijkheid

Artikel 5 5.1

Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland De gemeenten van de regio Holland Rijnland richten een Serviceorganisatie op die uitvoeringstaken voor jeugdhulp op regionaal niveau uitvoert. Deze taken zijn vastgelegd in het bedrijfsplan Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland.

5.2

De Serviceorganisatie Zorg wordt als zelfstandige organisatie opgericht. De gemeenten hebben gekozen voor een collegeregeling in de vorm van een bedrijfsvoeringsorganisatie.

5.3

De Serviceorganisatie is opgericht teneinde de volgende doelen te behalen: (a) Het ondersteunen van de inkoop van jeugdhulp in het gedwongen kader en gespecialiseerde jeugdhulp, waardoor de gemeenten voldoen aan hun taak om te zorgen voor een regionaal dekkend en toegankelijk jeugdhulplandschap; (b) Voldoende inkoopmacht generen als antwoord op de deskundigheidsmacht van de aanbieders en de kracht van de collectiviteit in onderhandelingen; (c) Het behalen van efficiencyvoordelen, waaronder uniformiteit in ondersteunende processen tussen gemeenten en jeugdhulpaanbieders, zoals 5

(d)

het berichtenverkeer en de financieel-administratieve organisatie zoals de controle en verantwoording van de jeugdhulp; Uitoefenen van een signaleringsfunctie aan het Bestuur van zowel de Serviceorganisatie als aan de gemeenten onderling ten aanzien van inhoud, financiën en processen.

Artikel 6 6.1

Bestuur Serviceorganisatie In het Bestuur wordt de bestuurlijke opdracht aan de Secretaris-directeur verleend om uitvoering te geven aan de taken van de Serviceorganisatie.

6.2

Bestuurlijke zeggenschap en belangenafweging vindt in het Bestuur uitsluitend plaats voor onderwerpen betreffende bedrijfsvoering en uitvoeringskosten van de Serviceorganisatie. De Secretaris-Directeur legt verantwoording af aan het Bestuur over de uitvoering van deze taken.

6.3

De Serviceorganisatie wordt bestuurd door een enkelvoudig bestuur van 12 bestuurders.

6.4

Het Bestuur wijst een voorzitter uit haar midden aan. De voorzitter van het Bestuur stelt de agenda vast en borgt een goed verloop van de vergaderingen.

6.5

Voor zover de voorzitter van het Bestuur niet dezelfde persoon betreft als de voorzitter van het PHO Jeugd wijst het Bestuur een portefeuillehouder aan die belast wordt met de bestuurlijke eigenaarsrol voor de bedrijfsvoering van de Serviceorganisatie.

6.6

De Secretaris-directeur fungeert als secretaris van het bestuur en faciliteert de ambtelijke ondersteuning.

Artikel 7 7.1

Operationele uitvoering Serviceorganisatie De medewerkers van de Serviceorganisatie zijn belast met de uitvoering van de haar opgelegde taken en verantwoordelijkheden.

7.2

Voor de uitvoering is het Programma Overleg als bedoeld in artikel 9 gezamenlijk ambtelijk opdrachtgever en de Serviceorganisatie ambtelijk opdrachtnemer.

7.3

De Secretaris-Directeur van de Serviceorganisatie is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de geleverde producten en dienstverlening.

7.4

De gemeenten verlenen alle mandaten en bevoegdheden aan de SD Serviceorganisatie teneinde adequate invulling te geven aan haar taken en verantwoordelijkheden.

6

7.5

De Secretaris-Directeur van de Serviceorganisatie stelt de uitvoeringsbegroting en jaarrekening van de Serviceorganisatie op en legt verantwoording af over de bedrijfsvoering en de uitvoeringskosten van de Serviceorganisatie aan het Bestuur van de Serviceorganisatie.

7.6

Tussen de gemeenten en de Serviceorganisatie worden zoveel mogelijk uniforme overeenkomsten afgesloten over de verwerking van persoonsgegevens zoals dit voortvloeit uit de wettelijke bepalingen daarover.

Regionale beleidsontwikkeling en uitvoering

Artikel 8 8.1

Bestuurlijke samenhang van beleidsontwikkeling en uitvoering De regionale uitvoering van beleid en uitvoering vindt onder verschillende verantwoordelijkheden plaats in de regionale governance van jeugdhulp.

8.2

Vanuit een overkoepelende bestuurlijke samenwerking wordt de regionale jeugdhulp aangestuurd. De bestuurlijke rollen van het PHO Jeugdhulp en Bestuur Serviceorganisatie worden zoveel mogelijk in dezelfde persoon georganiseerd. Vanuit de gecombineerde verantwoordelijkheden als portefeuillehouder en bestuurder van de Serviceorganisatie zijn de bestuurders gezamenlijk eindverantwoordelijk voor de regionale beleidsontwikkeling en uitvoering van jeugdhulp.

8.3

De vergaderingen van PHO en Bestuur van de Serviceorganisatie worden agendatechnisch gescheiden behandeld, maar in een naadloos aansluitende bijeenkomst georganiseerd. Afhankelijk van het onderwerp vindt besluitvorming plaats in hoedanigheid van de betreffende bestuurlijke rol. De agenda maakt duidelijk welk onderwerp in welke bestuurlijke hoedanigheid ter behandeling voorligt in de vergadering.

8.4

De agenda van PHO en Bestuur Serviceorganisatie wordt gezamenlijk voorbereid door het PO als bedoeld in artikel 9 en met de voorzitter(s) van PHO en Bestuur Serviceorganisatie vooraf afgestemd.

8.5

In het geval van escalatie, frictie of knelpunten tussen de bestuurlijke opdrachten voor beleidsontwikkeling of uitvoering staan de bestuurders vanuit haar gecombineerde verantwoordelijkheden in voor een passende oplossing.

8.6

In de behandeling van bestuurlijke onderwerpen met zowel een beleidsontwikkelings- als uitvoerend karakter maken de bestuurders in de vergadering kenbaar in welke hoedanigheid zij aan de discussie deelnemen als bestuurder van zowel het PHO Jeugdhulp als Bestuur van de Serviceorganisatie.

7

8.7

Voor de vergaderingen van het PHO Jeugdhulp en het bestuur van de Serviceorganisatie worden separate doch samenhangende huishoudelijke reglementen opgesteld, die strekken tot bestuurlijke behandeling in één vergadering.

Artikel 9 9.1

Ambtelijke samenhang van beleidsontwikkeling en uitvoering Voor een effectieve verbinding van beleid en uitvoering voorziet de bestuurlijk opdrachtgever in een passende ambtelijke regionale overlegstructuur.

9.2

Het Programma Overleg (PO) is als ambtelijk opdrachtnemer verantwoordelijk voor de coördinatie en aansturing van regionale jeugdhulp. In het PO wordt beleidsontwikkeling en uitvoering op elkaar afgestemd.

9.3

De regionale opgave en benodigde inzet van de gemeenten en de Serviceorganisatie voor beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering wordt vastgelegd in een jaarplan. In het jaarplan komen beleidsontwikkeling en uitvoering samen door inzicht te geven in prioriteit, capaciteit en middelen. Na afloop van het kalenderjaar wordt een verslag opgesteld.

9.4

Het PO monitort de activiteiten en resultaten van het jaarplan. Vanuit de eigen verantwoordelijkheden voor beleidsontwikkeling of uitvoering rapporteren de functionarissen van de gemeenten en de Serviceorganisatie periodiek over de voortgang aan haar eigen ambtelijke en bestuurlijke aanspreekpunten.

9.5

Het PO bestaat uit de volgende functionarissen: (a) De subregionale programmamanagers (b) De Secretaris-directeur van de Serviceorganisatie (c) De medewerkers die belast zijn met het faciliteren van het gezamenlijk opdrachtgeverschap en het ondersteunen van de werking van de governance.

9.6

Het PO wijst uit haar midden een procesbewaker c.q. voorzitter aan, die toeziet op de samenhang en het functioneren van de regionale samenwerking tussen beleidsontwikkeling en uitvoering.

9.7

Indien de functionarissen in het PO geen consensus bereiken over het jaarplan of onderdelen daarvan, dan wordt eerst gepoogd in overleg tussen de voorzitter van het AOO en de Secretaris-directeur tot een oplossing te komen. Indien geen directe oplossing bereikt kan worden wordt in de respectievelijke beleidsontwikkelingslijn of uitvoeringslijn geëscaleerd naar het verantwoordelijke gremium, te weten PHO of bestuur BVO.

8

Artikel 10 10.1

Regionale beleids- en uitvoeringscyclus In de regionale governance wordt gewerkt met twee lijnen: beleidsontwikkeling en uitvoering. De twee verantwoordelijkheden kennen haar eigen planning en control cycli: gemeenten voor beleidsontwikkeling en de Serviceorganisatie als regionale zelfstandige uitvoeringsorganisatie voor de uitvoering van regionale taken.

10.2

In lijn met de beoogde samenwerking wordt een jaarplan opgesteld waarin de beleid en uitvoering bij elkaar komen. Het jaarplan verbindt de planning en controlcyclus van de gemeentelijke beleidsontwikkelingslijn en de planning en controlcyclus van de uitvoering door de Serviceorganisatie.

10.3

De procescriteria van deze twee sporen komen samen in een dubbele planning en controlcyclus conform Figuur A: (a) Het programma en de organisatie vormen het middelpunt van dit stroomschema. Voordat de stroming op gang kan komen, moet eerst helder zijn waar de prioriteiten liggen en wat de te bereiken doelstellingen zijn. (b) De portefeuillehouders jeugdhulp bewaken de gemeentelijke visie, prioriteiten en doelen voor de inhoudelijke transformatie van jeugdhulp. (c) Op basis van deze visies, prioriteiten en doelen wordt een strategie bepaald door de gemeenten. (d) Op basis van de strategie werken beleidsontwikkeling en uitvoering samen in een jaarplan gericht op de regionale programma en uitvoeringsorganisatie, waarin de aanpak, doelen en resultaten worden vermeld. (e) Op basis van het jaarplan bepaalt de Serviceorganisatie de werkwijze (het ‘hoe’) om invulling te geven aan het jaarplan. Op basis van de prioriteiten en wensen van gemeenten wordt binnen de beschikbare middelen gekeken hoe de doelen kunnen worden behaald. (f) In de uitvoering van de Serviceorganisatie wordt uitvoering gegeven aan het jaarplan conform de afgesproken werkwijze. (g) Tijdens dit proces monitort de Serviceorganisatie de inhoudelijke en financiële prestaties in het zorglandschap en rapporteert hierover aan het PO.

Zodoende wordt inzicht verkregen in hoe jeugdhulp ingekocht is, welke resultaten werden geboekt en in welke mate de doelen worden bereikt. Voor zover daartoe aanleiding is, kan het programma tussentijds worden bijgesteld in overleg met het PO of als agendapunt in een gecombineerde vergadering van het Portefeuillehoudersoverleg en het Bestuur van de Serviceorganisatie worden opgenomen.

9

Figuur A: Dubbele planning- en controlcyclus

Duur en evaluatie, Wijzigingen en Beëindiging samenwerking

Artikel 11 11.1

Duur van de samenwerking en evaluatie Deelnemers beogen een duurzame samenwerking en streven er naar de samenwerking aan te gaan voor een periode van 6 jaar en dit kan steeds met een periode van 6 jaar verlengd worden.

11.2

Minimaal één keer in de vier jaar wordt tegelijkertijd met Gemeenschappelijke Regeling Zorg Holland Rijnland de werking geëvalueerd.

11.3

De eerste evaluatie vindt plaats voor 31 december 2023.

Artikel 12 12.1

Wijzigingen Het college van tenminste vier van de gemeenten, kan voorstellen doen tot wijziging van de afspraken zoals vastgelegd in dit Samenwerkingshandvest.

12.2

Het Samenwerkingshandvest kan worden gewijzigd bij een daartoe strekkend besluit van het college van alle gemeenten tezamen.

Artikel 13 13.1

Beëindiging samenwerking Een gemeente kan zelfstandig besluiten tot het beëindigen van de samenwerking met de andere gemeenten zoals vastgelegd in dit Samenwerkingshandvest.

13.2

De gemeente die de samenwerking wil beëindigen zendt dit besluit ter kennisname aan de colleges van de overige gemeenten. 10

13.3

Deelname van de betreffende gemeente eindigt niet eerder dan op 31 december van het jaar volgend op het jaar waarin het besluit tot beëindiging is genomen.

13.4

Voor de afwikkeling van de samenwerking zijn de artikelen uit hoofdstuk 9 van de Gemeenschappelijke Regeling Zorg Holland Rijnland van toepassing.

11