Bijlage 2 bij RV d.d. 26 oktober 2021 Evenementenbeleid 2022 Z-20-136998 Oegstgeest
Tekst van het document
Bijlage 1: checklist evenementen voor iedereen Deze checklist is een hulpmiddel voor alle Oegstgeester evenementen. Hij is tot stand gekomen in samenwerking met ervaringsdeskundigen.
1. Informatievoorziening Onze website is leesbaar voor iedereen; we gebruiken eenvoudige taal, kleur en contrast (bijvoorbeeld zwart met geel). De tekst wordt ondersteund met pictogrammen. Onze website is voorzien van de informatie onder punt 2 tot en met 4 van deze checklist.
2. Bereikbaarheid en locatie Er zijn voldoende invalide parkeerplaatsen n de directe omgeving.
3. Toegankelijkheid van het evenement De entree is geschikt voor mensen in een rolstoel. Drempels en verhogingen hoger dan 2 cm zijn allemaal voorzien van rijplaten/hellingbanen. Stroomkabels en/of leidingen over de grond zijn afgedekt. Assistent-honden zijn toegestaan.
4. Toegankelijkheid van de voorzieningen De bewegwijzering is duidelijk zichtbaar en leesbaar, ook vanuit een rolstoel. De gebruikte pictogrammen maken de bewegwijzering nog duidelijker. Er is een kassa en/of pinautomaat bereikbaar en bruikbaar voor rolstoelgebruikers (90-120 m hoog). Bij het EHBO-punt is voldoende kennis aanwezig over mensen met een beperking De organisatie kan indien gewenst assistentie bieden.
5. Bejegening en benadering Medewerkers/vrijwilligers zijn op de hoogte van de toegankelijkheid van het evenement. Wij behandelen mensen met een beperking gelijkwaardig. Wij vragen of en hoe men geholpen wil worden. Wij richten ons rechtstrees tot de persoon zelf en durven om verduidelijking te vragen. Bij doven/slechthorenden laten we duidelijk ons gericht zien, spreken we rustig en articuleren we duidelijk. Bij visuele beperking maken we fysiek contact e zeggen we wie we zijn en wat we doen. Bij een verstandelijke beperking geven we duidelijke informatie, waar mogelijk visueel ondersteund.
Format Veiligheidsplan Inleiding: Als organisator van een evenement bent u primair verantwoordelijk voor de veiligheid van het publiek, medewerkers, deelnemers, publieke eigendommen en een ordelijk verloop van het evenement. Met het opstellen van het veiligheidsplan maakt u inzichtelijk welke risico’s uw evenement met zich meebrengt en welke maatregelen u daar als organisator op treft. In geval van een incident heeft u bovendien alvast nagedacht over de bestrijding zodat de eventuele impact ervan beperkt blijft. Het veiligheidsplan is dan ook een belangrijk document en maakt bij risicovolle evenementen onderdeel uit van de vergunningaanvraag. De gemeente en hulpverleningsdiensten kunnen op basis van het veiligheidsplan bovendien beter bepalen of er aanvullende maatregelen nodig zijn om het evenement nog veiliger te laten verlopen. Inhoud veiligheidsplan: De volgende onderwerpen moeten nader worden uitgewerkt, wees daarbij zo concreet mogelijk: 1. Organisator 2. Aard van het evenement 3. Programmering 4. Evenementenlocatie 5. Risicoanalyse 6. Beveiliging 7. Publieksveiligheid 8. Scenario’s 9. Brandveiligheid 10. Medische zorg en hygiëne 11. Verkeer en vervoer 12. Milieu Hieronder is met een uitleg en voorbeeldvragen per onderdeel weergegeven wat wordt bedoeld. U kent als organisator het evenement het beste.
Wanneer op uw evenement meer of andere verdiepingsvragen van toepassing zijn, neemt u deze uiteraard mee in de beschrijving. 1: Organisator: Hier beschrijft u: Wie de organisator van het evenement is; Wie de contactpersoon tijdens het evenement is; Welke partijen (een deel) van het evenement organiseren; Een overzicht van contactpersonen met taken en verantwoordelijkheden zoals beveiliging, EHBO, verkeer, podium, etc.; De ervaring van de organisator met het organiseren van evenementen.
2: Aard van het evenement: Hier beschrijft u duidelijk en overzichtelijk uw evenement. De volgende punten komen o.a. naar voren: Soort evenement; Grootte van het evenement; Soort bezoekers; Aantal bezoekers; Extra activiteiten. Verder beschrijft u de volgende profielen: Publieksprofiel o Is het publiek bekend of anoniem? o Hoe lang blijft het publiek op een bepaalde plek? o Welke eigenschappen heeft het publiek? (denk aan leeftijd, gezondheid, zelfredzaamheid) o Is er sprake van groepsgedrag? Activiteitenprofiel o Om wat voor soort activiteiten gaat het? o Kunnen deze activiteiten op zichzelf risico’s met zich meebrengen? (bijvoorbeeld kermis, vuurwerk, evenement aan het water) o Hoe lang duren de activiteiten? o Is het publiek deelnemer of toeschouwer? Ruimtelijkprofiel o Hoe is de bereikbaarheid en toegankelijkheid van de locatie? o Is het een binnen- of buitenlocatie? o Zijn er meerdere, gelijktijdige activiteiten? o Is de locatie ingericht voor het organiseren van een evenement? Gezondheidsprofiel o Zijn er gevaren voor de volksgezondheid te verwachten? o Zijn er gevaren ten aanzien van hygiëne te verwachten? Bestaat uw evenement uit meerdere activiteiten? Benoem dan per activiteit de bovenstaande profielen.
3: Programmering: Hier beschrijft u: Welke activiteiten op welk moment plaatsvinden; Welke artiesten op welk moment tijdens het evenement optreden (indien van toepassing); Welke aandachtspunten voort kunnen vloeien uit het programma en welke maatregelen genomen worden om de risico’s die hiermee samenhangen te beperken. Met de vergunningverlener wordt afgesproken wanneer er een definitief programma moet zijn aangeleverd (deze kan van invloed zijn op het risicoprofiel). U kunt een concept programma als bijlage meesturen. 4: Evenementenlocatie: De inrichting van de evenementenlocatie kan van invloed zijn op het verloop van het evenement. Bekijk goed welke kansen maar ook welke beperkingen uw evenementenlocatie met zich meebrengen. Hier beschrijft u: Waar het evenement plaatsvindt. Benoem niet alleen de geografische locatie, maar neem ook de ondergrond van het terrein en de directe omgeving mee in uw beschrijving;
Pagina 2
-
Hoe het evenemententerrein is ingericht. Denk hierbij aan podia, meubilair, tenten, (nood)uitgangen, evenals de breedtes van de uitgangen en vluchtwegen (zie ook punt 9 brandveiligheid).
Voeg een plattegrond van de evenementlocatie en een overzichtstekening van de inrichting op een duidelijk leesbare schaal bij. 5. Risicoanalyse Nu de basisinformatie van het evenement in kaart is gebracht, kunt u de risico’s gaan inventariseren. De risico’s hangen nauw samen met de hierboven beschreven profielen. Kijk bij de risico inventarisatie naar de kans dat het risico zich voor kan doen en naar de gevolgen (impact) hiervan. Hier beschrijft u: Kort welke risico’s u als organisatie naar aanleiding van de profielbeschrijvingen reëel vindt (stel hierin prioriteiten); Welke preventieve maatregelen u treft om de geconstateerde risico’s en de gevolgen daarvan te beperken. Vooroverleg met organisatie, gemeente en hulpverleningsdiensten Bij risicovolle evenementen zal de gemeente u als organisator uitnodigen voor een vooroverleg. Tijdens dit overleg waarbij ook de hulpverleningsdiensten aanschuiven, staat de risicoanalyse ook op de agenda. Uw eigen inventarisatie vormt de basis en zal worden aangevuld door de expertise van de hulpverleningsdiensten en overige externe partners De risico inventarisatie is een onderdeel van de risicoanalyse. Door het uitwerken van de hieronder genoemde punten en de scenario’s wordt de risicoanalyse volledig ingevuld.
6: Beveiliging: Hier beschrijft u: Welke vorm van beveiliging wordt ingezet; Wie hiervoor wordt ingezet en met welk doel; Hoeveel beveiliging voor, tijdens en na het evenement wordt ingezet. Beveiligingsplan Wanneer u gebruik maakt van een particuliere beveiligingsorganisatie, vraagt de gemeente vaak om het aanleveren van een beveiligingsplan. Hierin wordt o.a. beschreven wat de taakinstructie van de beveiliging is, welke afspraken er met de politie zijn gemaakt, hoe de communicatie plaatsvindt, welke kleding de beveiliging draagt, etc. Vraag hiervoor uw beveiligingspartner om input. Professionele beveiligingsbedrijven zijn ervaren in het aanleveren van een beveiligingsplan.
7: Publieksveiligheid Een goed bezocht evenement is natuurlijk erg fijn, maar het kan ook té druk worden. Bezoekers hebben hierdoor een minder prettige evenementen ‘beleving’. Daarnaast kan het gevolgen voor uw commerciële activiteiten hebben of zelfs tot gevaarlijke situaties zoals verdrukking leiden. Bovendien moeten alle bezoekers bij calamiteiten het evenemententerrein ook binnen korte tijd veilig kunnen verlaten.
Pagina 3
Het in veilige banen leiden van publieksstromen noemen we binnen evenementenveiligheid Crowd management. Het is belangrijk om in de voorbereiding van uw evenement al mogelijke knelpunten zichtbaar te maken en passende maatregelen te benoemen. Hier beschrijft u: Hoeveel bezoekers u (ongeveer) verwacht; Wanneer u pieken in publieksdichtheid verwacht (kijk voor een inschatting hiervoor bijvoorbeeld naar ervaringen van vorige edities); Op welke plaats(en) u een hoge publieksdichtheid verwacht; Welke maatregelen u treft om de bovengenoemde knelpunten weg te nemen.
Crowd management maatregelen Denk hierbij bijvoorbeeld aan maatregelen als een duidelijke bewegwijzering, routing en looproutes op het terrein, plaatsen van barriers, voldoende toiletten en kassa’s, beveiliging en inzet van Social Media. Ook het aanpassen van de programmering kan bijdragen aan een gefaseerde in- of uitstroom van bezoekers.
8: Scenario’s: Ondanks alle goede voorbereidingen en preventieve maatregelen kunnen zich helaas toch calamiteiten voordoen. Een goede voorbereiding is dan essentieel. Onder het kopje scenario’s willen we u vragen na te denken over uw voorbereiding door de meest realistische scenario’s uit te werken. Dit zijn scenario’s die zich zeer waarschijnlijk kunnen voordoen. Kijk daarna ook kort naar de zogenaamde worst case scenario’s, dit zijn scenario’s waarbij het onwaarschijnlijk is dat zij plaatsvinden, maar waarvan de impact als het gebeurt wel groot is. Besteed bij ieder scenario aandacht aan de volgende vijf punten: 1. Welke maatregelen neemt u als organisator om het incident zoveel mogelijk te stabiliseren? 2. Wie speelt daarbij een rol (beveiliging, EHBO, organisatieverantwoordelijke, etc.)? 3. Wanneer, hoe en door wie worden de hulpverleningsdiensten opgeroepen? 4. Wie maakt de plaats van het incident toegankelijk? 5. Hoe worden de hulpverleningsdiensten opgevangen en gegidst naar het incident? Bedenk dat ieder evenement zijn eigen kenmerken heeft en speel hier bij de uitwerking van de scenario’s op in. Het uitwerken van scenario’s vraagt om maatwerk. De hieronder aangegeven vragen zijn bedoeld als hulpmiddel.
Mogelijke scenario’s zijn: Ontruiming o Bij welke scenario’s wordt er besloten tot gehele of juist gedeeltelijke ontruiming? o Wie neemt binnen de organisatie de eindbeslissing tot ontruiming? In elk geval kan dit altijd op gezag van de nood- en hulpverleningsdiensten gebeuren. o Wie heeft binnen de organisatie de leiding over de ontruiming? o Hoeveel tijd kost het om (geheel of gedeeltelijk) te ontruimen? o Hoe wordt het terrein ontruimd en welke middelen worden hierbij ingezet? Denk bijvoorbeeld aan het compartimenteren van het terrein, d.w.z. het terrein in vakken verdelen. o Wie is er binnen de organisatie nog meer bij de ontruiming betrokken en welke taken hebben deze betrokkenen?
Pagina 4
o
Waar worden bezoekers, deelnemers en personeel bij een calamiteit heen gebracht (opvanglocatie)? o Hoe en door wie worden de mensen naar de opvanglocaties begeleid? o Hoe verloopt de communicatie intern en met de hulpdiensten? Welke hulpmiddelen worden hiervoor ingezet? Extreem weer We merken dat het weer de afgelopen jaren steeds meer invloed op het verloop van het evenement heeft. Bij risicovolle buiten evenementen is het niet meer voldoende om bijvoorbeeld alleen buienradar te volgen. Ontruimen kost tijd, dat betekent dat u als organisatie tijdig beslissingen en maatregelen moet nemen. o Hoe en door wie wordt voor en tijdens het evenement het weer gemonitord? o Wie neemt binnen de organisatie de beslissing om bij extreem weer het evenement af te lasten of uit te stellen? o Bij welke vooraf vastgestelde waarden worden maatregelen genomen? Denk aan hoge/lage temperatuur, neerslag, wind, etc. o Welke maatregelen worden er (per weertype) getroffen? Denk bijvoorbeeld aan het uitreiken van waterflesjes, vooraf informeren van bezoekers over te treffen voorzorgsmaatregelen, schuilmogelijkheden bij onweer, ontruiming terrein, bereikbaarheid van terrein bij veel regenval en communicatie met bezoekers.
o Hoe en wanneer worden de hulpdiensten betrokken in de besluitvorming bij de uit te voeren maatregelen? Ongeval o Hoe verloopt de communicatie tussen de EHBO post en de organisatie? o Welke opdracht heeft de EHBO ter plaatse en welke ondersteuning krijgen zij? o Op welk moment worden de hulpverleningsdiensten in kennis gesteld? o Wie binnen de organisatie heeft de contacten met de hulpverleningsdiensten? Vechtpartij o Hoe verloopt de communicatie tussen de beveiligers? o Hoe wordt geprobeerd de vechtpartij te beëindigen dan wel te de-escaleren? o Hoe wordt na een vechtpartij hulp verleend aan mogelijke slachtoffers? o Op welke, vooraf afgesproken plaats, worden aangehouden personen overgedragen aan de politie? o Op welk moment worden de hulpverleningsdiensten in kennis gesteld? Onrust in het publiek Als gevolg van brand, ontploffing, vechtpartij, instorting of andere oorzaken kan er onrust in het publiek ontstaan. Mensen willen vluchten en komen als groep in beweging. Indien er geen of onvoldoende ruimte is om veilig weg te kunnen komen, kan dit ernstige gevolgen hebben. Er ontstaan bijvoorbeeld ordeverstoringen of mensen kunnen verdrukt raken.
o Hoe signaleert u als organisatie in een vroegtijdig stadium dat er onrust in het publiek ontstaat? o Hoe verloopt de communicatie tussen u als organisator, beveiliging en hulpverleningsdiensten? o Welke maatregelen worden genomen in het geval van verdrukking, onwelwording en/of ordeverstoring? o Hoe worden de slachtoffers overgebracht naar de EHBO? o Wie heeft bij dit scenario binnen de organisatie de leiding en is het aanspreekpunt? Brand o Hoe verloopt de communicatie tussen beveiliging en organisatie? o Wie binnen uw organisatie informeert de brandweer via 112? o Hoe en waar wordt de brandweer opgevangen? o Hoe zorgt de beveiliging en/of uw organisatie ervoor dat het publiek bij brand op afstand wordt gehouden zodat de brandweer ongehinderd kan blussen?
Pagina 5
9: Brandveiligheid: Hier beschrijft u: Welke materialen u gaat gebruiken, denk bijvoorbeeld aan tenten en/of podia. Tenten moeten aan verschillende kwaliteitseisen voldoen. Bij uw leverancier kunt u hiervoor de benodigde certificaten en constructietekeningen opvragen. Voeg deze informatie als bijlage toe aan het Veiligheidsplan. Welke brandblusapparaten en/of brandmeldsystemen u bij de eerste signalering van de brand inzet; In hoeverre het evenemententerrein bereikbaar is voor de brandweer; Waar en hoeveel nooduitgangen uw terrein en/of tent heeft. Geef bovendien aan hoe breed de nooduitgangen zijn; Op welke wijze de vluchtroutes worden aangeduid. Het spreekt voor zich dat er geen obstakels over brandkranen moeten worden geplaatst en dat bluswatervoorzieningen voor de brandweer goed bereikbaar moeten zijn. Verkeersplan Bij een groter evenement kan de gemeente u als organisator om een afzonderlijk verkeersplan vragen.
10: Medische zorg en hygiëne: Hier beschrijft u: Hoeveel gediplomeerde EHBO’ers c.q. andere hulpverleners u tijdens het evenement inzet; In hoeverre de EHBO-post op het evenemententerrein bereikbaar is voor ambulances; Welke en hoeveel sanitaire voorzieningen u wilt gaan inzetten. Denk aan verhouding mannen/vrouwen toiletten, eventuele douches/wasgelegenheden en toegang tot stromend water; Welke maatregelen u treft om gehoorschade te voorkomen (indien van toepassing).
Alcohol <18 jaar Bekend is het feit dat u aan jongeren onder de 18 jaar geen alcohol mag schenken. Op een afgebakend evenemententerrein kunt u, bijvoorbeeld door de inzet van gekleurde polsbandjes, de <18-jarige van de 18+ doelgroep scheiden. Kondig alvast op uw site en via Social Media aan dat u hier als organisatie strikt toezicht op houdt en bij twijfel naar het ID-bewijs vraagt. Geef ook aan wat de consequenties zijn indien jongeren zich hier niet aan houden. Het gebruik van glaswerk kan risico op verwonding met zich meebrengen. Gebruik dus zoveel mogelijk plastic glazen.
Alcohol en drugs Hier beschrijft u: Op welke wijze het horecapersoneel toeziet op een verantwoord alcohol gebruik; (indien van toepassing) Welke maatregelen u als organisator treft om bezit, openlijk gebruik en handel in drugs tegen te gaan. 11:Verkeer en vervoer: Bewoners, omliggende bedrijven en overige verkeersgebruikers willen zo min mogelijk hinder ondervinden van het evenement. Ook moeten de hulpverleningsdiensten hun zorgtaken kunnen blijven doen.
Pagina 6
Hier beschrijft u: Welke verkeer regulerende maatregelen worden ingezet; De calamiteitenroute(s) voor de hulpverleningsdiensten en hoe deze worden vrijgehouden van obstakels; Via welke weg de aan- en afvoer van het publiek geregeld is; Waar tijdens het evenement geparkeerd kan worden (auto’s en fietsen) en welke voorzieningen u hiervoor zelf treft dan wel eventueel nodig heeft van de gemeente; De inzet van (gecertificeerde) verkeersregelaars. Denk hierbij aan aantal, waar worden zij ingezet en door wie worden zij aangestuurd; De bebording die wordt ingezet. 12: Milieu: Hier beschrijft u: Welke maatregelen u als organisator treft om geluidoverlast voor omwonenden zoveel mogelijk te voorkomen; Hoe de afvalvoorziening- en verwerking is geregeld; Wie het terrein en omliggende omgeving schoon maakt en wanneer dit gebeurt; Wie en hoe de kwaliteit van (drink- of zwem)water gecontroleerd wordt (indien van toepassing); Hoe de afvoer van het afvalwater is geregeld.
Pagina 7
Checklist verkeersmaatregelen Evenementenorganisatoren worden gevraagd om kennis te nemen van de volgende tien regels de gemeente hanteert om het verkeer gaande te houden:
• • • • • • • • • •
Werkzaamheden in de buitenruimte vinden buiten spitsperioden plaats; Weggebruikers worden tijdig en goed geïnformeerd over verkeersmaatregelen; Maatregelen zijn alleen aanwezig wanneer ze van toepassing zijn; Er vinden geen gelijktijdige versmallingen of afsluitingen plaats aan twee parallelle bundels of oeververbindingen; Omleidingsroutes zijn zoveel mogelijk geschikt en gegarandeerd bruikbaar; Hulpdiensten krijgen zelfstandig aandacht; Fietsers hoeven niet af te stappen en ook voor voetgangers wordt gezorgd; Verkeersregelaars zijn een laatste redmiddel om het verkeer te regelen, maar het verkeer niet regelen is geen optie; Wegen zijn 95 procent van de tijd volledig beschikbaar; tussen afsluitingen is altijd een rustperiode die tenminste 10x zo lang duurt als de afsluiting; Alle spelregels gelden in principe ook bij evenementen en bouwplaatsen.
Met die kennis, vragen wij de organisator van het evenement om bij een eerste aanvraag een mobiliteitsplan op te stellen dat tenminste inzicht verschaft in: •
Duiding welke categorie evenement het betreft: -
• • • • • • • • • • • • • • • •
Categorie A - kleine evenementen: bezoekers komen lopend of fietsend, verwaarloosbare hinder; Categorie B - middelgrote evenementen: bereikbaarheid en verkeersveiligheid bezoekers moet geborgd zijn, bewoners en bedrijven in de omgeving hebben geringe hinder; Categorie C - grote evenementen: ook doorgaand verkeer kan hinder ondervinden, er wordt een volledig bereikbaarheidsscenario opgesteld;
Waar komen de bezoekers vandaan? Lokaal, regionaal, nationaal? Hoe ziet de verkeersstroom voorafgaand aan het evenement eruit (vervoerswijze, aantallen, spreiding aankomst, etc)? Hoe zien de verkeersstromen eruit tijdens het evenement (vervoerswijze, aantallen, spreiding aankomst, etc)? Hoe zien de verkeersstromen eruit na afloop van het evenement (vervoerswijze, aantallen, spreiding aankomst, etc)? Hoe is de bereikbaarheid van het evenemententerrein bedacht (incl. parkeren en stallen, P+R, etc)? Hoe is de bereikbaarheid geborgd voor mensen met een fysieke beperking? Kunnen er OV lijnen overbelast raken? Is er hinder voor OV? Is er hinder voor Brandweer? Hulpdiensten? Hoe is communicatie geregeld? is er een website voor bezoekers met reisinfo? Hoe is veiligheid in brede zin geborgd (calamiteiten, rampen, etc) in relatie tot verkeer? ontstaat er verkeersoverlast tijdens nachtelijke uren? Hoe wordt het verkeer geregeld en is iedereen die daarbij betrokken is ook verzekerd? Wat is er nodig en welk deel wordt commercieel ingehuurd en welk deel wordt er van de gemeente gevraagd? En zijn de kosten daarvoor zeker gesteld?
Op grond van deze informatie gaat team Beheer en Onderhoud samen met team Verkeer vervolgens een check doen op de 10 regels en gelijktijdige afsluitingen, bouwplaatsen, omleidingen etc. In gevallen waarin er een geschil van inzicht is of het mobiliteitsplan niet wordt goedgekeurd, zijn de richtlijnen van CROW doorslaggevend.
Bijlage 4: Faciliteren evenementen De evenementen die sinds een jaar en dag traditie zijn in Oegstgeest worden door de gemeente zoveel mogelijk gefaciliteerd. Hierbij gaat het om mensuren, materialen en schoonmaak. Hieronder worden de desbetreffende evenementen opgesomd. •
Lichtjesavond
•
PaasHaaswijkloop
•
Buurt BBQ div. afzetten
•
Koningsdag/4 mei/5 mei
•
KIVA
•
Intocht sinterklaas
•
Avondvierdaagse
•
Springkussenfestival
•
Poldercross
•
Midsummernight dreams
Als de organisator hiertoe in staat is, kunnen de materialen zelf worden opgehaald en worden teruggebracht bij de gemeentewerf. Indien dit niet mogelijk is, zal de gemeente voor de levering zorgen.
Meldingsformulier Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen Gegevens Gemeente Dossiernummer
| Datum ontvangst
|
Toelichting voor het indienen van een gebruiksmelding op grond van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen. Regels Het “Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen” (hierna het Besluit) geeft brandveiligheidsvoorschriften voor het gebruik van een ruimtelijk begrensde locatie (in het Besluit een plaats genoemd) wordt georganiseerd. Zoals openluchtfestivals, campings en jachthavens waarvoor vanuit andere regels (zoals Bouwbesluit 2012, Activiteitenbesluit) geen brandveiligheidseisen zijn gesteld.
Is de melding nodig? In de volgende gevallen hoeft u geen gebruiksmelding in te dienen: • Er is al een omgevingsvergunning voor brandveilig gebruik bouwwerken vereist voor de activiteit, of; • er is een evenementenvergunning noodzakelijk en in dat kader is, of worden de gegevens die bij deze melding zouden moeten worden aangeleverd, al aangeleverd.
Wanneer is een melding verplicht? U moet een gebruiksmelding indienen wanneer u een activiteit organiseert op een plaats en daar ook een tijdelijke verblijfsruimte (bouwsel), of een andere constructie aanwezig is en er geen vergunning brandveilig gebruik nodig is en ten minste één van de onderstaande situaties optreedt: • in een tijdelijke verblijfsruimte op die plaats bedrijfsmatig of in het kader van verzorging nachtverblijf wordt geboden aan meer dan 10 personen; • o f in een verblijfsruimte op die plaats verzorging wordt geboden aan meer dan tien personen onder 12 jaar, of aan meer dan 10 lichamelijk of verstandelijk gehandicapte personen; • een tijdelijke verblijfsruimte op die plaats is bestemd voor meer dan 150 personen tegelijk. Een melding is ook verplicht in alle gevallen dat u een activiteit op een plaats organiseert en u de brandveiligheid op een andere manier wilt regelen dan door toepassing van de concrete voorschriften in de hoofdstukken 3 tot en met 5 van het Besluit. De melding moet ten minste vier weken voor de start van de activiteit worden ingediend bij de gemeente. In de gemeentelijke verordening is bepaald wanneer een evenementenvergunning nodig is.
2 van 6
A Algemene gegevens voor de gebruiksmelding 1. Aanduiding van de activiteit waarvoor de gebruiksmelding wordt gedaan:
|
2. Reden dat melding verplicht is
Er wordt in een verblijfsruimte bedrijfsmatig of in het kader van verzorging nachtverblijf geboden aan meer dan 10 personen.
> Aankruisen wat van toepassing is
Er wordt in een verblijfsruimte verzorging geboden aan meer dan 10 personen onder 12 jaar, of meer dan 10 lichamelijk of verstandelijk gehandicapte personen. Er wordt een verblijfsruimte gebruikt die is bestemd voor meer dan 150 personen tegelijk. De brandveiligheid op de plaats wordt op een andere manier geregeld dan door toepassing van de concrete voorschriften in de hoofdstukken 3 tot en met 5 van het Besluit.
3. Gegevens melder 3a. Melder Voorletters
|
Voorvoegsels
|
Achternaam
|
Straatnaam
|
Postcode Plaats
|
Telefoonnummer E-mailadres
| > Een melding kan door een persoon worden gedaan ten behoeve van een rechtspersoon of een andere samenwerkingsvorm. Bij andere samenwerkingsvorm moet u denken aan een tijdelijke samenwerking ten behoeve van bijvoorbeeld een wijkfeest of een ander evenement op een plaats.
3b. Rechtspersoon (bedrijf, instelling, vereniging)
Niet van toepassing
Naam bedrijf
|
KvK-nummer
|
Vestigingsnummer
|
> ga naar 3c
Straatnaam Huisnummer of postbus + nummer
Correspondentieadres
| |
Postcode Plaats
|
3c. Andere samenwerkingsvorm Naam Bijzonderheden/omschrijving
Niet van toepassing
|
> ga naar 3d
3 van 6
Meldingsformulier Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen Rijksoverheid
3d. Contactpersoon op de plaats
Niet van toepassing
> ga naar 4
> Indien de contactpersoon op de plaats zelf een andere is dan de melder hieronder de contactgegevens invullen: Voorletters
|
Voorvoegsels
|
Achternaam
|
Straatnaam
|
Postcode Plaats
|
Telefoonnummer E-mailadres
|
4. Eigendomssituatie terrein
U bent eigenaar van het terrein
> U dient duidelijk te maken in hoeverre u toestemming heeft om gebruik te maken van het terrein.
U bent erfpachter van het terrein U bent huurder van het terrein Anders
5. Aanwezige brandgevaarlijke stoffen > Welke gevaarlijke stoffen (bijvoorbeeld propaangasflessen e.d.) zijn aanwezig op de plaats en wat is de opslagwijze. > Voor de brandweer is het van belang te weten of en waar zich brandgevaarlijke stoffen op het terrein bevinden.
> Namelijk |
Geen/niet van toepassing
> ga naar B1
Locatie Type stoffen/gebruik Opslagwijze/gebruik Toelichting
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
4 van 6
B Gegevens met betrekking tot activiteit/gebruik 1. Plaats
|
> Adres waar de activiteit wordt georganiseerd Straatnaam
|
Huisnummer
|
Postcode Beschrijving locatie (als geen adres bekend is)
|
2. Omschrijving activiteit/gebruik waarvoor melding wordt gedaan
3. Aanvang en einde van het gebruik Dag Maand Jaar Uur Min
3a. Op welke datum en tijd start het afbakenen en inrichten van de locatie/het terrein
Tijd :
3b. Op welke datum is het afbakenen en inrichten afgerond
3c. Op welke datum en tijd start het activiteit/gebruik
Tijd :
3d. Op welke datum en tijd eindigt het activiteit/gebruik
Tijd :
3e. Gedurende welke periode op welke tijd(en) is het terrein/de locatie opengesteld voor bezoekers
|
3f. Eventueel toelichting op de planning/programmering
Dag Maand Jaar
Dag Maand Jaar Uur Min
Dag Maand Jaar Uur Min
5 van 6
Meldingsformulier Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen Rijksoverheid
4. Bouwsels Welke bouwsels (tenten, podia, tribunes e.d.) zijn aanwezig op de plaats
Geen/niet van toepassing
> ga naar 5
Nr. Bouwsel (beschrijving, Max. aantal Toelichting oppervlakte) aanwezige personen
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
5. Seizoensgebonden gebruik
Niet van toepassing
> ga naar C
> Deze vraag geeft de gemeente duidelijkheid of dit een terugkerende activiteit is. Met het beantwoorden van deze vraag heeft u geen toestemming verkregen voor een volgende keer. U dient dan een nieuwe melding in te dienen. Hoeveel jaar is het gebruik van de plaats voorzien?
|
In welke periode of voor welke tijdvakken in een kalenderjaar wordt de plaats gebruikt?
|
6 van 6
C Toe te voegen bijlagen 1. Indieningsvereisten
1. Bij gebruiksmelding verstrekt de melder: a. Situatieschets met noordpijl b. Plattegrond op schaal of met maatvoering waarop de aanwezige objecten groter dan 25 m² zijn aangegeven 2. Plattegrond van iedere verblijfsruimte (bv. bijeenkomsttent, tribune) dat is bestemd voor meer dan 150 mensen tegelijk, waarbij hoogste bezetting van die verblijfsruimte wordt opgegeven. Per verblijfsruimte wordt aangegeven: a. de voor personen beschikbare oppervlakte; b. de gebruiksbestemming; c. de opstelling van inventaris en van de in artikel 5.5 van het Besluit bedoelde inrichtingselementen1, met aanduiding van de situering van, voor zover deze aanwezig zijn: 1. brand- en rookwerende scheidingsconstructies; 2. vluchtroutes; 3. draairichting van doorgangen als bedoeld in artikel 4.16; 4. nooduitgangen en vluchtroutes, met aanduiding van de breedte daarvan; 5. vluchtrouteaanduidingen als bedoeld in artikel 4.15; 6. noodverlichting als bedoeld in artikel 4.3; 7. brandblusvoorzieningen als bedoeld in artikel 4.20, en 8. brandweeringang als bedoeld in artikel 4.24. De aanduidingen zijn conform NEN 1413, indien deze norm daarin voorziet.
2. Nadere toelichting > Beschrijving wijze waarop gelijkwaardigheid met regels uit het Besluit is gerealiseerd (alleen van toepassing voor melding waarbij wordt afgeweken van regels uit het Besluit), of andere relevante informatie.
D Ondertekening
> Hierbij verklaar ik dat ik de melding naar waarheid heb ingevuld.
Handtekening melder
Dag Maand Jaar Plaats
Datum en plaats
|
Handtekening
|
1
In een verblijfsruimte opgestelde stands, kramen, schappen, podia en daarmee vergelijkbare inrichtingselementen.
Datum: 22 september 2021 Ons kenmerk: D2021‐172738 Zaaknummer: 2021‐017934 Bijlage(n):
Advies geluid
Aan: Van: Project: Gemeente: Datum:
mevrouw N. Heuver (gemeente Oegstgeest) Elmer Eradus Verzoek advies (muziek)geluid in evenementenbeleid Oegstgeest Oegstgeest 22 september 2021 Inleiding Adviesvraag Dit document wordt als volgt toegelicht. Door de gemeente Oegstgeest zijn betrokken partijen, waaronder de Omgevingsdienst, gevraagd om een inhoudelijke bijdrage te leveren voor het opstellen van een nieuw evenementenbeleid. In het geval van de Omgevingsdienst beperkt dit zich tot het aspect geluid. Op 23 maart 2021 is het onderwerp door de gemeente tijdens een video‐ overleg met een deel van de partijen toegelicht. Hierbij is door de Omgevingsdienst voorgesteld om alle relevante aandachtspunten op het gebied van evenementen met een geluidimpact die in het nieuwe beleid dienen te worden ingepast, te bundelen in een advies. De gemeente heeft dit aanbod geaccepteerd en voorliggend advies voorziet daarin. Er wordt in het advies door de Omgevingsdienst gebruik gemaakt van ervaring opgedaan in haar praktijk van advisering en toezicht bij de evenementen van de afgelopen jaren in Oegstgeest. Tevens zijn voor het advies de ontwikkelingen/aanpak van dit onderwerp in plaatsen buiten de gemeente Oegstgeest beschouwd. Het doel van het advies is om op het gebied van muziekgeluid bij te dragen aan een bestendig evenementenbeleid met een goede balans tussen een ‘levendige gemeente’ en het mogelijk optreden van hinder.
Achtergrond en opzet advies (toelichting) Bij vergunningverlening voor evenementen geldt muziekgeluid als één van de meest relevante aspecten. Het effect kan in de ruime omgeving merkbaar zijn en staat daarom regelmatig in de publiciteit. Geluid geldt dus als een belangrijk onderwerp in het nieuwe beleid en er dienen door de gemeente afgewogen keuzes te worden gemaakt. Voorliggend document met adviezen is bedoeld als hulpmiddel daarbij maar de gemeente kan hiervan afwijken. Naast dit advies zal de gemeente bij het opstellen van het nieuwe beleid gebruik maken van de resultaten uit de evaluatie van het vorige.
Telefoon 071‐4083100
Correspondentieadres:
Bezoekadres:
Fax 071‐4083101
Postbus 159
Vondellaan 55
www.odwh.nl
2300 AD Leiden
2332 AA Leiden
Ons kenmerk: 2019088592
Dit document beperkt zich tot adviezen met betrekking tot de situatie per één‐ of tweedaags evenement. De mogelijke belasting van de omgeving op jaarbasis wordt voorlopig buiten beschouwing gelaten (dit wordt verderop nog eens toegelicht). Hieronder worden eerst de algemene adviezen op het gebied van geluid voor het nieuwe beleid behandeld. Daarna wordt specifiek op de belangrijkste evenementenlocaties uit de gemeente ingegaan; desgewenst kunnen er locaties worden toegevoegd. Jurisprudentie Willekeurig normen bij een evenement opleggen is niet mogelijk. Er zijn verschillende uitspraken van de rechter geweest waar een evenementenvergunning hierom werd vernietigd, bijvoorbeeld Uitspraak Oss ECLI:NL:RVS:2019:1566. Uit deze uitspraak blijkt dat het college onvoldoende had aangetoond wat de belangen van omwonenden waren gedurende een evenement. Als deze belangenafweging achterwege blijft tijdens een procedure dan bestaat het risico dat een evenementenvergunning vernietigd kan worden. Voor het beoordelen van hinder bij evenementen ten behoeve van een goede belangenafweging bij evenementen wordt vaak gebruik gemaakt van de ‘Nota Limburg’ uit 1996 (deze nota wordt onder het kopje ‘Normen’ hieronder verder toegelicht). In deze nota wordt ingegaan op wat onduldbare hinder is.
Onduldbare hinder treedt bijvoorbeeld op in een situatie waarbij de spraakverstaanbaarheid onder druk komt te staan ten gevolge van muziek binnen in de woning. N.B. Uit een andere verwante uitspraak met de naam ‘Lepeltje Lepeltje Utrecht’ ECLI:NL:RVS:2020:2277 blijkt dat er gevallen mogelijk zijn waarbij de Afdeling akkoord gaat als een gemeente zich niet houdt aan de gehanteerde aanpak van hinder uit de Nota Limburg. De Nota hoeft dus niet altijd gevolgd te worden, elke college mag daar gewoon van afwijken en bepaalt wat zij nog acceptabel acht (daarbij kunnen meer aspecten een rol spelen dan alleen geluid). Ander zorgvuldig beleid is toegestaan mits goed onderzocht en gemotiveerd. Beantwoording adviesvraag Algemene advisering bij evenementen, niet zijnde nationale feestdagen of festiviteiten (hoofdpunten geluidbeleid) Normen Als hoofdpunt in het beleid op het gebied van geluid (en daarmee ook in dit advies) geldt de geluidnorm. Die geldt primair bij woningen1. De Omgevingsdienst adviseert om in eerste instantie getalsmatig aansluiting te zoeken bij de Nota “Evenementen met een luidruchtig karakter” van de inspectie Milieuhygiëne Limburg. Hoewel deze Nota al in januari 1996 is opgesteld, vanuit het oogpunt van de beoordeling/kwantificering van hinder geldt deze als basis (kapstok) nog steeds als bruikbaar bij het opstellen van beleid.
Met wat aanvullingen zijn de getallen uit de Nota tevens toepasbaar op de 1
Om redenen m.b.t. de praktische uitvoerbaarheid en ten behoeve van een betere bescherming van de (woon)omgeving i.h.k.v. de milieuhygiëne worden er ook regelmatig normen op (tussengelegen) referentieposities gehanteerd. Daarbij geldt het voldoen aan de normen uit het beleid ter hoogte van woningen steeds als de eerste vereiste.
2/14
Ons kenmerk: 2019088592
locaties in Oegstgeest anno 2021. Deels gebruik makend van de Nota adviseert de Omgevingsdienst om in het nieuwe beleid in de aanvraagfase (prognose) op de drie belangrijkste locaties voor de dagperiode (07:00 – 19:00 uur) en avondperiode (19:00 – 23:00 uur) op hoofdlijnen de onderstaande (basis) onderverdeling van evenementen en geluidnormen bij woningen te hanteren. 1. Als onderste drempelwaarde gelden verwachte geluidniveaus bij woningen die lager zijn dan 70 dB(A) en 82 dB(C). Bij deze evenementen zijn, na een enkele controle door de Omgevingsdienst van de uitgangspunten uit de aanvraag, geen verdere maatregelen of onderzoeken noodzakelijk/gebruikelijk en is het onderdeel geluid meestal vergunbaar; 2. De te vergunnen verwachte geluidniveaus bij woningen bedragen ten hoogste 70 à 75 dB(A) en 82 à 87 dB(C). De aanvrager levert bij deze evenementen met behulp van haar audiotechnicus een geluidprognose bij woningen en een bijbehorende lijst met normen op praktisch gekozen tussengelegen referentiepunten. Dit kan het beste omschreven worden als het plan/de strategie van de aanvrager op het gebied van de handhaving2. Dit dient voor vergunningverlening door de Omgevingsdienst te worden goedgekeurd. Binnen het kader van de handhaving kan in overleg gezamenlijk gebruik worden gemaakt van het meetsysteem voor permanente geluidmonitoring van de Omgevingsdienst.
Indien dit systeem niet beschikbaar is dan kan er, indien voorradig, een reguliere (handbediende) geluidmeter bij de Omgevingsdienst worden geleend; 3. Aanvragen voor evenementen met verwachte geluidniveaus bij woningen hoger dan 75 dB(A) of 87 dB(C) dienen uitsluitend te worden toegestaan voorzien van een rapport van een akoestisch adviesbureau (geen audiotechnicus) met een gedegen aanvullende motivatie. Naast de indieningsvereisten zoals aangegeven bij de evenementen onder punt 2 dienen bij deze evenementen (onder punt 3) in het rapport ook zaken als de optimale opstelling van het podium, (slimme) speakersystemen en andere geluidbeperkende maatregelen (zoals afscherming door containers/doeken etc.) binnen het kader van de toetsing aan ‘Best Beschikbare Technieken’ (BBT) aan bod te komen. Alle genoemde vereiste informatie dient deel uit te maken van de aanvraag en voor vergunningverlening door de Omgevingsdienst te worden goedgekeurd. De geluidnormen onder punt 1 t/m 3 hebben betrekking op het invallend geluidniveau (exclusief gevelreflectie) over een meetduur van één minuut in de dag‐ of avondperiode op een afstand van 2 meter voor de maatgevende gevel van een woning. Zoals gebruikelijk bij de beoordeling van muziekgeluid wordt er geen bedrijfsduurcorrectie op het gemeten geluidniveau toegepast.
Aangezien het hier gaat om de toetsing aan normen die zijn opgesteld speciaal voor muziekgeluid, wordt op het gemeten 2
Indien bij een organisator de knowhow voor het opstellen van een dergelijke geluidprognose niet aanwezig is dan kan zij vóór het indienen van de aanvraag contact opnemen met het cluster geluid van de Omgevingsdienst voor ondersteuning bij het opstellen hiervan.
3/14
Ons kenmerk: 2019088592
geluidniveau de strafcorrectie voor muziekgeluid (de muziektoeslag) eveneens niet toegepast. De muziektoeslag is namelijk reeds in de norm verwerkt. Teneinde de geluidhinder vanwege lage frequenties (bassen) zoveel mogelijk te voorkomen dient de geluidemissie in de octaafbanden 63 Hz en lager doelmatig weggefilterd te worden. In de praktijk worden door de Omgevingsdienst bij een groot deel van de evenementen in Oegstgeest controles (geluidmetingen) verricht. De consequenties bij overtreding van een evenementenvergunning worden door een gemeente vastgelegd in een sanctiebesluit. Eindtijden De verdeling van normen, aangegeven onder het vorige kopje, is gebaseerd op het voorkomen van hinder in de dag‐ en avondperiode (spraakverstaanbaarheid). Voor de nachtperiode (slaapverstoring) worden normen aangeraden die tenminste 5 dB strenger zijn. Echter in het geval van dagen met evenementen waarop een vrije dag volgt kan men op basis van dat gegeven ervoor kiezen om het tijdstip waarop de normstelling voor de nachtperiode ingaat, met 1 uur te verschuiven naar 24.00 uur. Dit wordt bij vergunningverlening elders in het land toegepast. Gelet op de eindtijden die voor de Klinkerbergerplas tot op heden via omgevingsvergunning zijn bepaald, zijn evenementen in de nachtperiode daar niet aan de orde. Geadviseerd wordt om dit in de toekomst niet te wijzigen.
Bij Park Landskroon is geen formeel vastgelegde eindtijd bekend. Kijkend naar de evenementen op die locatie van de afgelopen jaren is de eindtijd hier in uitzonderlijke gevallen bepaald geweest om 24:00 uur. Er wordt geadviseerd om hier in de komende jaren niet zomaar ongemotiveerd vanaf te gaan wijken en terughoudend te zijn met het vergunnen van eindtijden later dan 23:00 uur. Algemeen wordt over dit onderwerp vermeld dat de eindtijden en de eventuele aanscherping daarvan in relatie tot de woonomgeving gelden als een belangrijk instrument om hinder tegen te gaan. Dit betekent ook dat (om de omgeving tegemoet te komen) eindtijden zouden kunnen worden aangescherpt teneinde een uitbreiding van het aantal feesten op jaarbasis mogelijk te maken. Onder het volgende kopje wordt op deze aantallen per jaar ingegaan. Ter illustratie: 3 evenementen op jaarbasis die eindigen om 23:00u kunnen qua hinder vergelijkbaar worden ervaren als 5 evenementen die eindigen om 21:00 uur. Evenementen op jaarbasis Op dit moment is het maximaal aantal op de twee belangrijkste locaties (klinkenbergerplas en Park Landskroon) vastgelegd op respectievelijk 3 en 4 te houden evenementen. Mocht er hier een uitbreiding gewenst zijn dan is dit volgens de Omgevingsdienst alleen mogelijk mits goed onderbouwd. Zoals ingeleid al aan het begin van dit advies beoordeelt en adviseert de Omgevingsdienst met name met
4/14
Ons kenmerk: 2019088592
betrekking tot de hinder op dagniveau, dit voornamelijk vanuit een technische basis en de praktische handvatten afkomstig uit de Nota. De gezondheidsaspecten van het aantal weekenden op jaarbasis met daarin een evenement vallen voor een belangrijk deel buiten de specialismen van de Omgevingsdienst. Op basis van dit alles laat de Omgevingsdienst het initiatief tot uitbreiding van het aantal evenementen voorlopig bij de gemeente. Geadviseerd wordt om per evenementenlocatie onderzoek te doen naar wat maximaal haalbaar is (locatiescan). Bij deze afweging spelen naast geluid ook andere aspecten zoals veiligheid et cetera een belangrijke rol. Indien de gemeente definitief kiest voor een uitbreiding van het aantal evenementen op jaarbasis op een locatie dan kan de Omgevingsdienst de volgende bouwstenen noemen die bij de onderbouwing van deze uitbreiding kunnen helpen:
Een akoestisch onderzoek met betrekking tot de qua geluidimmissie meest gunstige opstelling van het podium op de belangrijkste locaties. Een dergelijk onderzoek kan worden opgesteld door een adviesbureau maar ook door de Omgevingsdienst. Een locatiebezoek ten behoeve van het verkrijgen van inzicht over de werkelijke geluidwering van de gevels door middel van een berekening. Dit gaat op basis van een visuele inspectie van de woning (staat van de woning) en met behulp van de bouwtekeningen (glasoppervlakten, suskasten et cetera). Dit geldt als een erkende methode conform NEN‐EN 12354‐3. Voor de nieuwe woningen rondom Park Landskroon kan dit een toegevoegde waarde zijn. Wanneer omwonenden op de locaties twijfels hebben over de berekende geluidwering dan kan er, bij wijze van extra controle, tijdens een evenement worden gemeten voor en achter de gevel van de maatgevende woning. Vooral ten aanzien van de lage frequenties biedt een dergelijke meting extra zekerheid. Al deze werkzaamheden kunnen door de Omgevingsdienst worden uitgevoerd (vallen binnen het werkveld). Een (hinder)studie naar de mogelijke gezondheidseffecten in relatie tot het aantal feesten op jaarbasis (geen specialisme Omgevingsdienst).
Tot slot nog van dit onderdeel meldt de Omgevingsdienst het volgende aandachtspunt. In het nieuwe evenementenbeleid van de buurgemeente Leiden wordt gesteld dat evenementen (dance‐events) waarbij de bascomponent zeer essentieel is voor de beleving niet geschikt zijn voor stedelijk gebied, tenzij men in staat is om de uitstraling van de lage frequenties voldoende te beheersen. Dergelijke evenementen uit Leiden kunnen dus een locatie buiten de stad gaan zoeken, bijvoorbeeld bij de Klinkenbergerplas. Omdat Leiden deze gaat weren, kan dit meer druk leggen daar. Bassen kunnen ook op die locatie voor problemen zorgen. Praktische adviezen vanuit de praktijk In de huidige situatie is het zo dat het jaarlijks beschikbare aantal publieksevenementen bij Park Landskroon zich afspelen in een relatief kort tijdbestek
5/14
Ons kenmerk: 2019088592
van ongeveer 6 weken (begin juli tot half augustus). Hiermee samenhangend adviseert de Omgevingsdienst voor alle locaties om tenminste één stil weekend tussen de evenementen door te hanteren. En om gelet op kinderen terughoudend te zijn met feesten doordeweeks buiten de schoolvakanties en op zondag, kortom met evenementen waar geen vrije dag op volgt. Verder wordt geadviseerd om het aantal tweedaagse evenementen per locatie beperkt te houden tot één per jaar gedurende de schoolvakanties. Daarnaast adviseert de Omgevingsdienst om op de locaties per jaar tenminste 1 evenement te houden die aansluit bij de doelgroep in de woonomgeving, dit ten behoeve van het draagvlak en de sociale binding met de buurt (eventueel uit te breiden met het bieden van een vrijkaartje aan de zwaarst belasten). Lage frequenties (basgeluid) en BBT‐maatregel De Omgevingsdienst adviseert om het nieuwe beleid te sturen op de reductie van muziekgeluid in de lage frequenties. Het zijn met name de bassen die voor geluidhinder kunnen zorgen, niet alleen bij de eerst omwonenden, maar ook in een groter gebied daaromheen. Bedrijven die onder de Wet milieubeheer vallen zijn al tijden verplicht om voor hun branche de best beschikbare technieken (BBT) toe te passen, voor zover dit redelijkerwijs verlangt kan worden.
De Omgevingsdienst is voor Oegstgeest van mening dat deze eis doorgetrokken kan worden naar de evenementenbranche. Boven de 250 Hz kent muziek doorgaans weinig dynamiek, weinig verschil in luidheid bij een bepaald geluidniveau. Bij de lagere frequenties (met name 125 Hz en lager) worden de verschillen een stuk groter en kent muziek met een dance‐, house‐ of ultra‐ basspectrum veel meer energie in de lage tonen (volgorde in toenemende mate). Deze lage frequenties hebben grote golflengten die pas over grote afstand uitdempen. Ook worden deze lage frequenties slecht tegengehouden door de isolatie die standaard in huizen gebruikt wordt (er is veel massa nodig om dit geluid tegen te houden). Om deze redenen is dergelijke muziek minder geschikt voor situaties met woningen op korte afstand. Om afdoende maatregelen te nemen ter beperking van de hinder van deze lage tonen wordt hieronder door de Omgevingsdienst voor basgeluid een in het beleid te hanteren maatregel geadviseerd. Teneinde de geluidhinder vanwege lage frequenties (bassen) zoveel mogelijk te voorkomen dient de geluidemissie in de octaafbanden 63 Hz en lager doelmatig weggefilterd te worden. Dit is een doelmaatregel.
Oftewel, het maakt niet uit hóe het beoogde resultaat technisch bereikt wordt, maar dát het bereikt wordt! Daaraan wordt toegevoegd dat deze maatregel in de praktijk van toezicht en handhaving van de Omgevingsdienst wordt beoordeeld en getoetst in de directe omgeving van het podium. Bijvoorbeeld bij het zogenaamde “Front Of House” (FOH) of een andere praktische controlepositie in het brongebied.
6/14
Ons kenmerk: 2019088592
Omgevingswet/Omgevingsplan De evenementen die nu in het bestemmingsplan zijn opgenomen moeten in het Omgevingsplan worden vastgelegd. Ook hier zal de bescherming van de bewoners én eventueel de bezoekers moeten worden vastgelegd. Er dienen in het Omgevingsplan per locatie in ieder geval de meest evidente zaken opgenomen te worden zoals geluidnormen, aantal evenementen per jaar en maximale eindtijden. Er kan worden overwogen om nog meer zaken vast te leggen zoals bijvoorbeeld waar wel of geen podium moet staan, hoe de geluidapparatuur moet worden gericht en andere specifieke maatregelen (BBT). Ten behoeve van het Omgevingsplan kunnen per locatie middels een onderzoek de (on)mogelijkheden worden onderzocht. Dit document kan onderdeel worden gemaakt van het Omgevingsplan (de locatie verwijst naar het document). Op deze manier worden de randvoorwaarden voor evenementen duidelijk vastgelegd. Sanctiebeleid Het in Oegstgeest te voeren Sanctiebeleid wordt ongeveer gelijktijdig aan het evenementenbeleid door de gemeente vorm gegeven. Voor een efficiënte en effectieve handhaving is volgens de Omgevingsdienst sanctiebeleid nodig waarin aangegeven wordt welke sanctie volgt als de geluidnorm wordt overschreden (eventueel met waarschuwing voor de aankondiging dwangsom). Normoverschrijding die zonder gevolgen blijft geldt als “los zand”.
De Omgevingsdienst kan gemandateerd worden om te handhaven en de sancties op te leggen. De keuzes op dit onderwerp liggen grotendeels bij de gemeente. Algemeen wordt aangegeven dat het sanctiebeleid wel richting de omwonenden laat zien dat de gemeente de leefbaarheid serieus neemt en daarmee de organisatoren ‘bij de les’ houdt. Het sanctiebeleid uit het evenementenbeleid van de gemeente Leiden zou als voorbeeld kunnen worden gebruikt en worden aangepast op de situatie in Oegstgeest.
7/14
Ons kenmerk: 2019088592
Specifieke advisering m.b.t de meest relevante evenementenlocaties, aangevuld met buitenlocaties tijdens nationale feestdagen en festiviteiten (details geluidbeleid) Hieronder worden per stuk beknopt de kenmerken en aandachtspunten van de meest relevante evenementenlocaties in Oegstgeest besproken. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen de drie voornaamste locaties (Park Landskroon, Klinkenbergerplas en Irispark) en de plaatsen die niet in hoofdzaak kunnen worden gekenmerkt als locaties met grootschalige publieksevenementen. Op deze plaatsen vinden (vrijwel uitsluitend) minder grote publieksevenementen plaats tijdens nationale feestdagen (al dan niet aangemerkt als collectieve festiviteit) of zeer beperkt (hooguit 1 à 2 maal per jaar) tijdens enkele traditionele gelegenheden zoals bijvoorbeeld de kermis, het circus of het springkussenfestival. Park Landskroon Deze locatie is gelegen in een stedelijk omgeving met als belangrijkste buren woonwijken aan 3 zijden (w.o. Valkenburg) en ten oosten de Rijksweg A44. Er worden hier op dit moment 4 evenementen op jaarbasis gehouden en de maximale eindtijd ligt niet vast. De bezoekersaantallen variëren op deze locatie tussen de 1.500 en 4.500 bezoekers.
Wanneer het wandelpad en het fietspad (noordzijde) door het park als begrenzing van de mogelijke podiumopstelling worden aangehouden dan bedraagt de afstand daarvan tot de dichtstbijzijnde nieuwe woning slechts circa 60 meter. Er hebben zich rondom deze locatie in het verleden ten aanzien van klachten geen substantiële incidenten (zoals een klachtengolf) voorgedaan. De geregistreerde klachten kwamen van woningen op grotere afstand. Hiervoor zijn verschillende mogelijke oorzaken, zowel objectief als subjectief te benoemen. Als objectieve oorzaken kan er worden gedacht aan ongunstige weersomstandigheden destijds of onevenredig veel basgeluid. Als subjectieve oorzaken is het mogelijk dat omwonenden op relatief grotere afstand (zoals in andere gemeenten) geen binding hebben met het evenement (zij hebben het evenement bijvoorbeeld niet opgebouwd zien worden). Daarnaast kan het subjectieve element van de in meer of minder mate aanwezige zijnde tolerantie in de verschillende woonwijken een belangrijke rol spelen bij de hoeveelheid opgetreden klachten. Een zeer belangrijk aandachtspunt op deze locatie zijn de recent gereed gekomen nieuwe woningen (w.o. die op 60 meter).
Over deze nieuwe woningen kan in ieder geval worden opgemerkt dat deze, gelet op de nabij gelegen Rijksweg en de extra geluidwering die hiervoor nodig was (zie: hogere waarde procedure), naar verwachting een goed gerealiseerde geluidwering van de gevel zullen bezitten (meer dan de bandbreedte zoals gehanteerd in de Nota). Zekerheid op dit punt ten behoeve van de vaststelling van het nieuwe beleid wordt door de Omgevingsdienst aanbevolen, door middel van een meting zoals eerder omschreven in dit advies. Tevens kan gebruik worden gemaakt van het onderzoek naar de geluidwering van de gevel dat (hoogstwaarschijnlijk) bij de bouwaanvraag voor deze woningen is ingediend (deze dient te worden opgezocht).
8/14
Ons kenmerk: 2019088592
Als belangrijkste advies met betrekking tot deze locatie stelt de Omgevingsdienst dat het absoluut de voorkeur heeft om, in afwachting van mogelijk verder onderzoek, de podia dusdanig op te stellen dat de voornaamste geluiduitstraling in de richting van het Zuiden is georiënteerd (zie figuur 1 in bijlage 1). Klinkenbergerplas Deze evenementenlocatie is minder stedelijk en bestaat uit een recreatiegebied onder andere begrensd door een provinciale weg (N444), een Rijksweg (A44) en een spoortraject (Leiden – Haarlem). Op enige afstand rondom het recreatiegebied bevinden zich (behalve aan de Noordzijde) woonwijken. Vanaf de vaak gebruikte podiumopstelling (zie figuur 2 in bijlage 1) bevindt de meest nabijgelegen woning zich ten zuidwesten op een afstand van circa 200 meter en de eerste woonwijk in het verlengde daarvan op 250 meter. Er worden hier op dit moment 3 evenementen op jaarbasis gehouden en de maximale eindtijd ligt op 23:00 uur. De bezoekersaantallen variëren op deze locatie tussen de 1.500 en 5.000 bezoekers. Er heeft zich rondom deze locatie in 2019 éénmaal een relevant incident voorgedaan in de vorm een klachtengolf. Dit is naar verwachting veroorzaakt door een combinatie van een podium met een groot aandeel basgeluid én zeer ongunstige weersomstandigheden (denk aan een windrichting over het akoestisch harde wateroppervlak van de recreatieplas).
Voor zover mogelijk te achterhalen kan het grootste deel van de klachten van destijds als ‘terecht’ worden beschouwd. Algemeen kunnen bij evenementen rondom de Klinkenbergerplas dezelfde objectieve en subjectieve mogelijke oorzaken worden genoemd voor het ontstaan van klachten. Als belangrijkste evaluatiepunten kunnen hieruit gehaald worden dat onevenredig veel basgeluid moet worden voorkomen en dat instrumenten om grip hierop te krijgen wenselijk zijn. Verder dienen organisaties zich ervan bewust te worden gemaakt dat zij met het moedwillig niet naleven van een vergunning niet alleen de omgeving maar daarmee maar ook zichzelf en collega‐organisatoren schade toebrengen. Aangezien de reële geluidniveaus ter hoogte van woningen bij grotere publieksevenementen (tot 5.000 bezoekers) op deze locatie, gezien de afstand tot het evenemententerrein, in de praktijk naar verwachting circa 5 dB lager liggen dan rondom Park Landskroon (vergelijkbare evenementen) is een onderzoek naar de geluidwering van de gevel hier minder evident. Echter wanneer dit vanuit de omwonenden sterk gewenst is dan zal de Omgevingsdienst de maatgevende woning onderzoeken op de manier zoals eerder omschreven. Ten aanzien van de opstelling van het podium wordt hier geadviseerd om deze dusdanig op te stellen dat de voornaamste geluiduitstraling in minst de kritische richting is georiënteerd.
Dat wil zeggen in zuidoostelijke richting waar zich de minste woningen op korte afstand bevinden (zie figuur 2).
9/14
Ons kenmerk: 2019088592
Irislaan/Langevoort (Irispark) Door de Omgevingsdienst zijn in de afgelopen jaren geen talrijke adviezen voor deze locatie uitgebracht en er zijn hier ook niet veel geluidmetingen verricht. In 2020 is advies gegeven voor een wijnfestijn en een tijdelijk (extra) terras i.v.m. Corona. Beide zijn (voor zover bekend bij de Omgevingsdienst) in dat jaar niet doorgegaan. Deze locatie geldt als zeer stedelijk met woningen relatief dichtbij in vrijwel alle richtingen. Er zijn hier op dit moment 20 evenementen op jaarbasis mogelijk maar slechts in uitzonderlijke gevallen is daarbij sprake van versterkte muziek. De maximale eindtijd is hier niet bekend maar het lijkt voor de hand liggend dat deze locatie minder geschikt is voor een muziekevenement tot late tijdstippen. Elke aanvraag op zich dient hier op het punt van de eindtijden beoordeeld te worden. Wanneer de zuidkant van het grasveld van het park als begrenzing van een mogelijke podiumopstelling wordt aangehouden dan bedraagt de afstand daarvan tot de dichtstbijzijnde woning slechts circa 30 meter. Bij een wijnfestijn is achtergrondmuziek gebruikelijk en moet converseren gewoon nog mogelijk zijn. Deze locatie dient vooral te worden bestemd voor dergelijke evenementen waarbij muziek een ondersteunende functie heeft en niet de hoofdreden is. Het is verdedigbaar (o.a.
omdat het een groot aantal woningen betreft) om hier algemeen ter hoogte van woningen een 5 dB strengere maximaal te vergunnen norm te hanteren dan rondom de eerste twee locaties, namelijk 70 dB(A) en 82 dB(C). Overige evenementen w.o. nationale feestdagen en festiviteiten Tijdens nationale feestdagen zoals Koningsdag en de 5‐meiviering worden er midden in steden evenementen georganiseerd. Hoge geluidniveaus bij woningen zijn in heel het land bij nationale feestdagen gebruikelijk. Deze evenementen kennen een groot maatschappelijk draagvlak. Op die dagen wordt door omwonenden doorgaans eerder geaccepteerd dat er feesten zijn en accepteert men sneller een hoger geluidniveau en een hogere geluidnorm. Een dergelijk evenement heeft immers een ruimere norm nodig om zijn doel te bereiken. Grote maatschappelijke relevantie is een goede motivatie om een hoger niveau toe te kennen. De evenementen tijdens nationale feestdagen in Oegstgeest worden breed gedragen door de bevolking, kennen een traditioneel karakter en kenmerken zich doordat ze op zeer korte afstand van woningen plaatsvinden. Bij vragen over het woon‐ en leefklimaat tijdens nationale feestdagen, kan de Omgevingsdienst onderzoek doen naar de optredende geluidniveaus in de woning om de mogelijke hinder te beoordelen.
Dit zijn ook dé feesten (voor zover die plaatsvinden binnen een inrichting) om aan te merken als collectieve festiviteiten. De volgende locaties met feesten met relevante muziekgeluidniveaus in Oegstgeest kunnen bij de (in het kopje benoemde) overige evenementen worden geschaard (al dan niet deels plaatsvindend buiten een inrichting en al dan niet op een formeel aangewezen evenementenlocatie):
10/14
Ons kenmerk: 2019088592
Rhijngeesterstraatweg (Deelgebied Centrum 1) met Koningsdag en het Springkussenfestival bij café De Gouwe (eindtijden beiden om 18:00 uur), afstand muziek tot woningen minder dan 10 meter; Kempenaerstraat (Deelgebied Centrum 1) met Horecaplein 5 mei (eindtijd 19:30 uur), afstand muziek tot woningen minder dan 15 meter; Lijtweg (Deelgebied Centrum 2) met de traditionele Kermis en Circus (eindtijden uiterlijk om 23:00 uur) afstand attractie/tent tot woningen tenminste 20 meter.
In het geval van het circus zullen er naar verwachting minder hoge geluidniveaus optreden dan bij de andere onder dit kopje genoemde evenementen. Tenslotte zijn er in Oegstgeest naast de hiervoor behandeld nog een aantal ondergeschikte locaties waar ook evenementen met muziek kunnen worden georganiseerd. Het gaat hier om de locatie op het Boerhaaveplein of in Haaswijk en Poelgeest. Tevens wordt er door de gemeente overwogen om een extra evenementenlocatie aan te wijzen in de tuin bij het gemeentehuis. Een gedetailleerde behandeling van deze locaties wordt in dit advies voorlopig achterwege gelaten maar kan indien gewenst later worden toegevoegd.
11/14
Ons kenmerk: 2019088592
Conclusie Samenvattend kan er worden geconcludeerd dat de locaties Klinkenbergerplas en Park Landskroon in Oegstgeest relatief geschikt zijn voor middelgrote publieksevenementen (tot circa 5.000 bezoekers) met muziek in de Leidse regio. Hierbij wordt gemeld dat de omgevingsfactoren aanduiden dat de situatie qua hinder bij de Klinkenbergerplas iets minder kritisch zou moeten liggen, kortom deze locatie zou akoestisch gunstiger moeten zijn. In het geval van Het Irispark moet de keuze van de te houden type evenementen worden afgestemd op de beperkingen aldaar. Voor het realiseren van een uitbreiding van het aantal evenementen is een gedegen motivatie ondersteund door aanvullende onderzoeken noodzakelijk. Op dit moment laat de Omgevingsdienst de beslissing voor uitbreiding bij de gemeente. Zodra er meer technische achtergrondgegevens beschikbaar komen dan kan de Omgevingsdienst een meer inhoudelijke bijdrage op dat onderwerp leveren. Het sanctiebeleid geldt nog als onderwerp van overleg tussen de gemeente en de Omgevingsdienst vooruitlopend op het vaststellen van het definitieve evenementenbeleid. De hierboven uitgelegde aandachtspunten en adviezen van de Omgevingsdienst met betrekking tot het onderwerp geluid zijn bedoeld om het beleid op dit punt zo compleet mogelijk te maken. Én om bij te dragen aan een zo goed mogelijke belangenafweging tussen feest vieren en hinder.