Bijlage 1 Onderzoek bij RM d.d. 1 maart 2022 Uitkomsten intern onderzoek Opvolging aanbevelingen van RKC in huidige coalitieperiode Z-22-152416 Oegstgeest

1

OPVOLGINGSONDERZOEK AANBEVELINGEN VAN DE REKENKAMERCOMMISSIE

COALITIEPERIODE 2018-2022

C.M. FÜLÖP-LACZI TEAM BESTUUR, STRATEGIE EN BEDRIJFSVOERING GEMEENTE OEGSTGEEST DECEMBER 2021 – F EBRUARI 2022

2

Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Aanleiding en vraagstelling 1.2 Onderzoeksvragen 1.3 Leeswijzer 2. Het onderzoeksproces 2.1 Kaders 2.2 De onderzoeken 2.3 De onderzoeksopzet 3. Uitwerking aanbeveling per onderzoek 3.1 Onderzoek burgerinitiatieven 3.1.1. Aanbevelingen 3.1.2. Besluitvorming raad 3.1.3. Opvolging aanbevelingen 3.2 Toegang voorzieningen WMO 3.2.1. Aanbevelingen 3.2.2. Besluitvorming raad 3.2.3. Opvolging aanbevelingen 3.3 Onderzoek naar kaderstellende rol van de raad 3.3.1. Aanbevelingen 3.3.2. Besluitvorming raad 3.3.3. Opvolging aanbevelingen 3.4 Financiële indicatoren en financiële positie 3.4.1. Aanbevelingen 3.4.2. Opvolging aanbevelingen 3.5 Toezicht en handhaving op de energie-besparingsplicht 3.5.1. Aanbevelingen 3.5.2. Besluitvorming raad 3.5.3. Toelichting ambtenaar over doorwerking aanbevelingen 3.6 Impact van de lockdown op de lokale democratie 3.6.1. Aanbevelingen 3.6.2. Besluitvorming raad 3.7 Informatiebeveiliging van gemeente en verbonden partijen 3.7.1. Aanbevelingen 3.7.2. Besluitvorming raad 3.7.3. Opvolging aanbevelingen 3.8 Informatievoorziening over de jeugdzorg 4. Conclusie

3

1. Inleiding 1.1 Aanleiding De wet verplicht elke gemeente om een rekenkamer of een rekenkamerfunctie te hebben die onafhankelijk onderzoek doet naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentebestuur. Met behulp van onderzoeksrapporten, ondersteunt de Rekenkamercommissie Wassenaar Voorschoten Oegstgeest Leidschendam-Voorburg (WVOLV) onder andere onze Oegstgeester gemeenteraad met haar kaderstellende en controlerende taken. Centraal staan daarom dan ook de aanbevelingen die worden gepresenteerd naar aanleiding van deze onderzoeken. De gemeente Oegstgeest heeft kwaliteit van bestuur en beleid hoog in het vaandel staan. Hoewel de Gemeentewet formeel geen verplichting oplegt aan het gemeentebestuur om de aanbevelingen op te volgen, worden de aangeboden onderzoeken in vrijwel alle gevallen als leidraad tot verbetering opgevat. Nu de coalitieperiode in 2022 ten einde komt, heeft de Rekenkamercommissie gevraagd om een zogenaamd opvolgingsonderzoek te presenteren. Daarom hebben we geëvalueerd wat er met de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie is gebeurd. Het is opvallend dat de RKC dit aan de organisatie zelf heeft gevraagd en hier niet, zoals bij andere Rekenkamercommissies het geval is, zelf een onderzoek naar uitvoert. Er is gepoogd een zo onafhankelijk mogelijk overzicht te bieden.

Met dit rapport laten we zien hoe de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie zijn opgevolgd. Er is te zien dat de organisatie van gemeente Oegstgeest deze aanbevelingen proactief oppakt. Tegelijkertijd biedt deze terugblik ook een handreiking om eventuele verbeterpunten die zijn gebleken uit de aanbevelingen, welke (nog) in mindere mate zijn opgepakt, alsnog onder de aandacht te brengen. 1.2 Vraagstelling Om te kunnen beoordelen in hoeverre de onderzoeken effecten hebben gehad, hebben wij de volgende hoofdvraag. De centrale onderzoeksvraag luidt: ‘Wat heeft de gemeente Oegstgeest gedaan met de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie in de coalitieperiode 2018-2022?’ Deze hoofdvraag is onder te verdelen in een aantal deelvragen: 1. Welke aanbevelingen heeft de Rekenkamercommissie gedaan in die periode? 2. Zijn de aanbevelingen van de rekenkamer overgenomen door college en raad? 3. In hoeverre hebben de door de raad overgenomen aanbevelingen geleid tot veranderingen in beleid, uitvoering en organisatie? 1.3. Leeswijzer Het onderzoeksrapport bestaat uit de volgende onderdelen. In het volgende hoofdstuk ‘Onderzoeksopzet’ bespreken we in detail op de aanpak van het beantwoorden van de onderzoeksvragen. Het hoofdstuk dat daarop volgt, bestaat uit meerdere onderdelen: per onderzoek van de Rekenkamercommissie wordt er toegewerkt aan het beantwoorden van onze eigen onderzoeksvragen.

Deze informatie gebruiken in het laatste hoofdstuk en dan beantwoorden de centrale hoofdvraag: ‘Wat heeft de gemeente Oegstgeest gedaan met de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie in de coalitieperiode 2018-2022?’

4

2. Onderzoeksopzet 2.1. Keuze van onderzoeken en aanbevelingen De aanleiding van dit rapport is om een terugblik te kunnen presenteren over de coalitieperiode die in maart 2022 ten einde komt met de gemeenteraadsverkiezingen en de installatie van een nieuwe Oegstgeester raad. Dat betekent dat we in dit onderzoek ons zullen beperken tot het tijdsbestek van de huidige gemeenteraad, namelijk maart 2018 – maart 2022. De RKC heeft gevraagd de resultaten te presenteren in de periode rond de verkiezingen. Op deze manier biedt dit ook een overzicht voor de nieuwe gemeenteraad. Wat betreft de afbakening ten aanzien van het einde van de huidige coalitieperiode, is het zaak om te vermelden dat dit onderzoek is opgesteld in december 2021/januari 2022. Dat betekent dat er geen onderzoeken van (begin) 2022 worden meegenomen – als deze er al zouden zijn. Uit 2021 worden de twee eerst gepubliceerde onderzoeken behandeld in dit opvolgingsonderzoek. Het onderzoek dat in november 2021 is opgeleverd laten we geheel buiten beschouwing. De onderzoeken uit de jaartallen, 2018, 2019, en 2020 nemen we allemaal mee, in zoverre deze aanbevelingen hebben. Zo niet, dan wordt dit vermeld. 2.2. De onderzoeken van de Rekenkamercommissie WVOLV 2018-heden ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Onderzoek burgerinitiatieven, mei 2018 Toegang tot de voorzieningen in de Wmo, november 2018 Onderzoek naar de kaderstellende rol van de raad, juni 2019 Financiële indicatoren en financiële positie, oktober 20191 Toezicht en handhaving energie-besparingsplicht, mei 2020 Impact van lockdown op lokale democratie, november 2020 Informatiebeveiliging van gemeenten en verbonden partijen, april 2021 Informatievoorziening over jeugdzorg en kosten van jeugdzorg, september 2021

2.3. Onderzoeksopzet Nadat wij een duidelijk tijdsbestek hebben afgebakend en bepaald welke onderzoeken van het RKC worden meegenomen in deze verkenning, wordt er specifiek gekeken naar de aanbevelingen. Er zijn acht onderzoeken die binnen de periode vallen. Daarbij is er vervolgens gekeken naar wat de gemeenteraad van Oegstgeest in een besluitvormende raadsvergadering heeft besloten naar aanleiding van de onderzoeken. Dit is concreet gedaan aan de hand van het initiatiefvoorstel dat is ingediend en aangenomen met betrekking tot een onderzoek van het RKC., Vervolgens zijn de onderzoeken met aanbevelingen binnen de ambtelijke organisatie uitgezet. De verantwoordelijke(n) binnen het ambtelijk apparaat, hebben deze aanbevelingen toegelicht. Bij deze toelichting is ook de eerdere afstemming met de raad, college, portefeuillehouder en/of gemeenschappelijke regeling meegenomen. Er wordt dus dan per onderzoek – in chronologische volgorde – dan nagegaan wat de opvolging is van de aanbevelingen. In deze onderzoeksrapportage is dit de manier waarop wij zullen bepalen wat de uitwerking van de aanbevelingen is.

1

De aanbevelingen zijn niet overgenomen door de raad, maar zijn gedeeltelijk wel doorgevoerd in de organisatie

5

3 De aanbevelingen en de uitwerkingen 3.1 Onderzoek ‘burgerinitiatieven’ 3.1.1. De aanbevelingen 1. Ontwikkel goed overzicht van - en inzicht in - kansen voor samenwerking met burgerinitiatieven. 2. Benut de betrokkenheid en energie van initiatiefnemers en koester de belangrijke kenmerken van een burgerinitiatief. Die maken een burgerinitiatief bijzonder en krachtig, te weten: een initiatief start vanuit de lokale samenleving en is gericht op publieke doelen, de doelen van de initiatiefnemers zijn daarbij het richtpunt en het realisatievermogen ligt in de samenleving zelf. Speel vanuit dit kader ‘op maat’ met een passende rol, werkwijze en bijdrage in op burgerinitiatieven, doe dit vanuit goed overzicht en inzicht. Deelaanbevelingen, gericht aan de raad en het college: 1. Maak als raad en college afspraken over een goede aansluiting van de raad op de gemeentelijke inzet bij nieuwe initiatieven uit de samenleving. 2. Zorg dat een deel van de gemeentelijk middelen (capaciteit, materieel en geld) flexibel ingezet kan worden. 3.

Investeer in een ambtelijke organisatie die van buiten naar binnen werkt

3.1.2. Besluitvorming raad Het initiatiefvoorstel van de gemeenteraad: “De aanbevelingen uit het rapport van de Rekenkamercommissie over te nemen en het college opdracht te geven jaarlijks te rapporteren over de implementatie van de aanbevelingen.” 3.1.3. Opvolging aanbevelingen In 2019 heeft de gemeenteraad de leidraad voor participatie vastgesteld. Hierin is naast participatie op initiatief vanuit de gemeente, ook gekeken naar de manier waarop de gemeente initiatieven vanuit de burger gaat aanpakken. Dit heeft geleid tot een platform met een dubbele functie, te weten ‘Doe mee Oegstgeest’. Dit platform is opgericht in samenwerking met een technische partner, Citizenslab. Met dit platform voldoen we aan de eerste aanbeveling van de rekenkamer. Door het gebruik van een centraal, digitaal loket zorgen we voor inzicht en overzicht voor de ambtelijke organisatie en tegelijk voor de inwoners. Het loket zorgt voor een centrale behandeling van de initiatieven. Burgers krijgen inzicht in de behandeling van hun initiatieven aan de hand van de stappen waarin hun initiatief zich bevindt. Aan de achterkant, dus binnen de ambtelijke organisatie, ligt ook een duidelijk plan klaar hoe een initiatief wordt behandeld. Dit is uiteengezet in de leidraad voor participatie. Dat wordt hieronder besproken.

Als een initiatief wordt ingediend bij het digitaal loket, komt het binnen bij de centrale coördinator van het loket. Deze zorgt met een kerngroep vanuit de gemeente dat het initiatief bij het juiste verantwoordelijke beleidsteam, of beleidsteams, komt (soms heeft een initiatief namelijk verschillende aspecten die passen binnen verschillende beleidsteams). Binnen deze kerngroep wordt er een contactpersoon aangesteld, deze zal met de initiatiefnemer(s) contact houden over de verdere behandeling, en eventuele uitvoering van het initiatief. Bij de verdere behandeling van het initiatief moet blijken hoe groot de rol van de gemeente dient te zijn. Dit kan alleen faciliterend zijn, dan wel in geld, dan wel in capaciteit, of deze rol kan meer betrokken zijn. Het eigenaarschap van het initiatief blijft bij de initiatiefnemers liggen. Zij hebben het idee bedacht en hebben het beste voor ogen hoe dit uitgevoerd kan worden. Het feit dat zij een initiatief bij de gemeente neerleggen, impliceert dat zij een rol voor de gemeente voor ogen hebben. Het is aan de gemeente om achter deze rol te komen en zo goed mogelijk uit te voeren.

6 Zoals in het onderzoek werd benoemd vereisen initiatieven maatwerk. Dat is ook de centrale gedachte van de leidraad voor participatie. De leidraad zorgt dat er bij participatievraagstukken en ook de afhandeling van initiatieven, altijd de juiste vragen worden gesteld en wordt uniformiteit gezocht waar dat mogelijk is. Zo wordt inzicht en overzicht zo veel mogelijk gewaarborgd. Het loket burgerinitiatieven is nog in ontwikkeling, dus vanuit de praktijk is er nog weinig informatie waarop we kunnen bouwen. De aanbevelingen van het rekenkameronderzoek komen tot uiting in de manier hoe het loket is ontworpen. In 2019 is er éénmaal op de aanbevelingen gerapporteerd in ‘De Voortgangsrapportage 2019’. In 2020 zijn de aanbevelingen meegenomen in de nieuwe ‘Leidraad voor Participatie’. Verder zijn er geen jaarlijkse voortgangsrapportages geweest. Voorts zullen we alle ontwikkelingen op gebied van burgerparticipatie jaarlijks terugkoppelen aan het college en de raad. 3.2. Onderzoek ‘Toegang tot de voorzieningen in de Wmo’ 3.2.1. Aanbevelingen Conclusies en aanbevelingen voor alle vier gemeenten 1. Vereenvoudig (laagdrempelig maken) het doen van een melding en het indienen van een aanvraag van een Wmo-voorziening. 2.

Verbeter de communicatie met de cliënt door kortere en toegankelijk geschreven brieven.

3. Ontwikkel het integraal werken (multidisciplinair), zodat de brede hulpvraag van cliënten goed in kaart wordt gebracht. 4. Verbeter en borg de aandacht voor de nazorg; de fase nadat de gemeente heeft besloten dat een cliënt in aanmerking komt voor een voorziening. 5. Geef meer bekendheid aan de mogelijkheid die cliënten hebben om een beroep te doen op een onafhankelijke cliëntondersteuner. 6. Geef cijfermatig inzicht in de doorlooptijden van de gevolgde trajecten; deze vallen binnen de wettelijke termijn. Aanbevelingen specifiek voor de gemeente Oegstgeest 1. Zorg dat de verschillende partijen in het Sociaal Team vaker en intensiever samenwerken, bijvoorbeeld door regelmatig op dezelfde locatie te werken. Hierdoor kan de werkwijze van de verschillende partijen beter op elkaar worden afgestemd waardoor een optimalere samenwerking tot stand kan komen. 2. Borg dat de werkwijze van de verschillende leden van het Sociaal Team consistent is. Leg daarom de werkwijze van de gemeente goed vast en zorg dat alle leden van het Sociaal Team hier goed van op de hoogte zijn. 3. Zorg bij de aanbesteding van een nieuw registratiesysteem dat die voldoende aansluit op de processen van de gemeente (en meewerkende organisaties van het STO). Laat daarbij de processen leidend zijn en niet het systeem.

Maak daarbij ook gebruik van best practices van gemeenten die al langer werken met andere systemen. 4. Door het gebruik van twee registratiesystemen is niet geborgd dat cliënten van de radar verdwijnen. Borg dat een melding pas wordt afgerond als daadwerkelijk duidelijk is dat de cliënt een aanvraag indient óf aangeeft af te zien van het indienen van een aanvraag. Zorg dat dit ook in de aanbesteding van een nieuw systeem wordt meegenomen. 5. Cliënten missen schriftelijke bevestiging van de melding en de gemaakte afspraak. Zorg dat er na melding minimaal één brief naar de cliënt wordt gestuurd met informatie over het keukentafgelgesprek, de

7 onafhankelijke cliëntondersteuner, aanwezigheid van mantelzorger bij het gesprek en de manier waarop de inwoner zich kan voorbereiden op het gesprek. 6. Tijdens het keukentafelgesprek wordt de brede hulpvraag in kaart gebracht. Blijf deze werkwijze gebruiken zodat je blijft borgen dat de situatie van de cliënt door alle medewerkers van het STO goed in kaart wordt gebracht. 7. Cliënten zijn tevreden over de snelheid waarmee ze zijn geholpen. Houdt dit punt goed vast. 3.2.2. Besluitvorming raad Het initiatiefvoorstel van de gemeenteraad: “De aanbevelingen zoals verwoord in het rapport ‘Toegang tot de WMO’ van de Rekenkamercommissie over te nemen en het college opdracht te geven de uitvoering van de aanbevelingen na één jaar te evalueren.” 3.2.3. Opvolging aanbevelingen De Rekenkamercommissie heeft op 15 november 2018 het rapport aan de raad aangeboden en is vervolgens behandeld in de raad van 6 december 2018. Naar aanleiding van deze bespreking is verzocht om na één jaar de uitvoering van de aanbevelingen te evalueren. Het college heeft de raad op 12 februari 2019 geïnformeerd over de uitvoering van de aanbevelingen (kenmerk: Z/19/120081/240707) en aangegeven na één jaar deze uitvoering te evalueren. De raad heeft daartoe op 10 november 2020 een raadsmededeling ontvangen (kenmerk: Z/19/120081/260388).

In deze eindevaluatie van het college is aangegeven dat aan alle aanbevelingen uitvoering is gegeven.

8 3.3. Onderzoek naar de kaderstellende rol van de raad 3.3.1. Aanbevelingen 1. Neem [als raadslid, red.] vaker het initiatief om de kaderstellende rol in te vullen bij de ontwikkeling van nieuw beleid en bij het bijstellen van bestaand beleid. 2. Verzoek de griffie om documenten tijdig aan te leveren en door middel van een duidelijke planning en raadsagenda aan te geven wanneer in de beleidscyclus de belangrijke kaderstellende momenten plaatsvinden. 3. Verzoek de griffie documenten te voorzien van korte oplegnotities waarin vermeld staat welke documenten meer en welke minder belangrijk zijn bij een kaderstellend debat. 4. Verzoek de griffie bij documenten aan te geven welke onderdelen/passages belangrijk zijn bij een kaderstellend debat. 3.3.2. Besluitvorming raad Het initiatiefvoorstel van de gemeenteraad: “De aanbevelingen zoals genoemd in de brief van de Rekenkamercommissie WVOLV d.d. 28 juni 2019 over te nemen.” 3.3.3. Opvolging aanbevelingen Om de acties uit te voeren is het ook van belang dat stukken de griffie op tijd bereiken. De tijdige aanlevering van documenten is een samenwerking tussen college/de ambtelijke organisatie en de griffie. Door drukte lopen stukken nog wel eens vertraging op. De bestuurlijke planner wordt hierop dan aangepast. De oplegnotities worden nog niet gemaakt. Dat geldt ook voor punt 4.

Uit het onderzoek kwam ook dat er onvrede heerst over het gebruikte raadsinformatiesysteem (RIS), hetgeen wordt gezien als ontoegankelijk en gebruikersonvriendelijk. Sinds juli 2020 wordt gebruik gemaakt van een nieuw RIS. De ervaringen daarmee zijn goed. Vanaf maart 2022 wordt weer een nieuw systeem in gebruik genomen.

9 3.4 Financiële indicatoren en financiële positie Bij dit onderzoek is er geen specifiek initiatiefvoorstel van de raad aangenomen. De aanbevelingen zijn echter wel gedeeltelijk door de organisatie opgevolgd. Daarom geven we alsnog een terugkoppeling op de aanbevelingen van dit onderzoek. 3.4.1. Aanbevelingen 1. Complimenteer uw college met de wijze waarop de huidige financiële indicatoren en de huidige financiële positie zijn gepresenteerd (zie Bevindingen). 2. Vraag uw college om meer duiding te geven aan:

➢ de stand van de financiële indicatoren in verleden en verwachte toekomst; ➢ het algemene beeld van de financiële positie in de verwachte toekomst. 3. Vraag uw college om de financiële indicatoren, de duiding ervan en de samenhang ertussen, een prominente plek te geven in de financiële stukken. Bijvoorbeeld in de vorm van een 'dashboard' (zie bijlage A) in de inleiding/samenvatting. 4. Vraag uw college om - naast de verplichte financiële indicatoren - vrijwillige indicatoren op te nemen die voor uw gemeente belangrijk zijn. Bijvoorbeeld één of meerdere van de volgende indicatoren:

➢ Externe financiering; ➢ Kapitaallasten; ➢ Risicoprofiel; ➢ Rentelasten; ➢ Begroting 2019-2022; ➢ Realiteit begroting. 5. Vraag uw college altijd om duidelijkheid. Verduidelijkingsvragen prikkelen uw college om financiële stukken steeds toegankelijker en begrijpelijk op te stellen! 6. Vraag uw college te blijven sturen op de financiële indicatoren, vanwege de kwetsbare financiële positie. 7. Vraag uw college om voortaan dezelfde normering voor schuldquote te hanteren in begroting en jaarrekening. 8. Vraag uw college signaleringswaarden vast te stellen voor solvabiliteit en schuldquote. Indien deze signaleringswaarden overschreden worden, dient de gemeenteraad hier expliciet over te besluiten. 9. Tot slot: zie toe op de uitvoering van onze aanbevelingen die door uw college zijn overgenomen. 3.4.2. Opvolging aanbevelingen 1. De verplichte financiële indicatoren zijn opgenomen in de begroting en de jaarstukken. De raad heeft het college gecomplimenteerd met de toevoeging van deze informatie aan de P&C stukken. 2. Zowel in de begroting als in de jaarstukken wordt in de paragraaf Weerstandsvermogen ingegaan op de vijf financiële kengetallen. Hierbij wordt naar het verleden gekeken (twee jaar) en naar de verwachte toekomst (drie jaar). In dezelfde paragraaf is een samenvatting opgenomen waarin inzicht wordt gegeven in de financiële positie van de gemeente. 3.

De vijf financiële indicatoren hebben een prominente plek gekregen in de paragraaf Weerstandsvermogen. In deze paragraaf worden de kengetallen uitgebreid toegelicht. Op deze wijze is genoeg duiding gegeven aan de kengetallen en is een apart dashboard niet noodzakelijk.

10 4. We hechten waarde aan inzicht in genoemde indicatoren, maar blijven waakzaam dat informatie niet op meerdere plekken in de P&C stukken worden opgenomen. De leningportefeuille (externe financiering) en de rentelasten zijn opgenomen in de paragraaf Financiering. De kapitaallasten t.a.v. de kapitaalgoederen zijn opgenomen in de paragraaf kapitaalgoederen. In totaal worden ze ook toegelicht in de toelichting op de balans. Het risico overzicht en de kwantificering hiervan is opgenomen in de paragraaf Weerstandsvermogen. Het verloop van de begrotingssaldo en de realiteit van de begroting is opgenomen in het overzicht van baten en lasten en de toelichting hierop. Bovengenoemde plekken zijn voorgeschreven, waardoor wij ze niet op een andere plek nogmaals willen vermelden. 5. Tijdens de behandeling van de P&C stukken, stelt de gemeenteraad altijd verduidelijkingsvragen aan het college. 6. De financiële positie van de gemeente en daarmee ook de ontwikkeling van financiële indicatoren worden in overweging genomen bij majeure beslissingen. Hierbij vragen wij het college om inzicht te geven in de gevolgen voor de indicatoren als een bepaalde beslissing zou worden genomen. Onlangs hebben wij deze vraag nog gesteld bij de bespreking van ons MeerjarenOnderhoudsPlan. 7. De schuldquote wordt uitgebreid toegelicht in de paragraaf Weerstandsvermogen.

Bij de begroting en de jaarstukken wordt dezelfde normering gehanteerd voor de berekening en presentatie van de schuldquote. 8. In de paragraaf Weerstandsvermogen onder “5 Kengetallen” zijn de signaleringswaarden opgenomen voor 5 kengetallen waaronder de solvabiliteit en de schuldquote. Hierbij zijn de signaleringswaarden overgenomen van de VNG. 9. Alle aanbevelingen zijn door het college overgenomen. Om die reden achten wij in dit verband ook deze aanbeveling volledig opgevolgd.

11 3.5. Toezicht en handhaving energie-besparingsplicht 3.5.1. Aanbevelingen Naar aanleiding van het onderzoek worden de onderstaande aanbevelingen gedaan: 1. Toon als gemeente meer belangstelling voor de energiebesparing bij bedrijven en de rol die toezicht daarbij kan spelen. Toezicht op de energiebesparingsplicht levert naast het voldoen aan wet- en regelgeving, een directe bijdrage aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de gemeenten. Energiecontroles zorgen voor energiebesparing en een vermindering van de uitstoot van CO2. Bijkomend voordeel is het kostenbesparende effect voor de bedrijven in de gemeenten zelf. 2. Stel kaders door (concept) werkplannen van de omgevingsdiensten in de raad te behandelen. Verklein de afstand tussen de raad en de omgevingsdienst, door raden actiever te betrekken bij het opstellen van werkplannen. Vraag omgevingsdiensten vaker om werkplannen, kadernota’s en evaluaties uit te komen leggen aan de raad of tijdens informele sessies met raadsleden. 3. Zorg ervoor dat omgevingsdiensten energie(besparing) meenemen in de risicoanalyses en prioritering van milieutoezicht. Behandel de risicoanalyse in de raad omdat dit document de kaders schetst. Om goede kaders te stellen zou de raad naast het budget van de omgevingsdienst vaststellen, ook beleidsuitgangspunten kunnen aandragen. 4.

Zorg ervoor dat omgevingsdiensten toezicht op energie op dezelfde wijze uitvoeren als toezicht op andere reguliere milieuaspecten, zoals bodembescherming of de opslag van gevaarlijke stoffen. Zorg dat er geen afwijkend handhavingsmodel wordt toegepast. Sluit hierbij aan bij de landelijke sanctiestrategie. 5. Geef in de producten- en dienstencatalogus invulling aan het product energietoezicht/energiecontrole. Het gaat dan voornamelijk om de vraag wat precies mag worden verwacht van de controle op energie gedurende een reguliere of een thematische controle. Daardoor kan energietoezicht tot de reguliere werkzaamheden gaan horen, in plaats van dat energietoezicht additioneel moet worden vormgegeven. 6. Spreek met de omgevingsdienst kritieke prestatie indicatoren af die inhoudelijk inzicht geven in de resultaten van controles, zoals de geleverde prestaties op het gebied van energiebesparing of de bijdrage aan gemeentelijke doelstellingen. Het meetbaar maken van het effect van energietoezicht maakt het voor de raden makkelijker om de controlerende rol te vervullen. 7. Besluit om niet alleen met de bedrijven het gesprek aan te gaan maar ook (extra) in te zetten op energietoezicht en handhaving bij bedrijven. Stel hiertoe capaciteit beschikbaar om alle energierelevante bedrijven te kunnen controleren, en zo nodig hercontroleren, binnen de wettelijke terugverdienperiode van 5 jaar.

Met een geringe capaciteitsverhoging (1 à 2 fte) voor energietoezicht bij bedrijven, kunnen de omgevingsdiensten alle energierelevante bedrijven ten minste eens in de 5 jaar controleren. 3.5.2. Besluitvorming raad Het initiatiefvoorstel van de gemeenteraad: “De aanbevelingen gedaan in het rapport van het verkennend onderzoek Toezicht & handhaving Energiebesparingsplicht over te nemen en het college op te dragen hierover jaarlijks te rapporteren aan de raad.” Uitwerking aanbevelingen 1. Het is voor ons evident dat de energiebesparingsplicht leidt tot vermindering van uitstoot door de betreffende bedrijven en instellingen. In de jaren 2020 en 2021 is, na de invoering van de informatieplicht energiebesparing medio 2019, extra aandacht besteed aan dit onderwerp en actief opgepakt. Door de invoering van de informatieplicht energiebesparing is de situatie rond energiebesparing verbeterd en daarmee anders dan de situatie zoals beschreven in het rapport (over de jaren 2014 tot en met 2019).

12 Tussen de ODWH en Oegstgeest is energiebesparing regelmatig onderwerp van gesprek in de ambtelijke afstemming en aan bod gekomen tijdens de bestuurlijke conferentie van 1 november 2021. Daarnaast is er meer budget voor de ODWH m.b.t. energiebesparing vrijgemaakt. 2. Zoals in de reactie naar de Rekenkamercommissie is aangegeven, zorgen we ervoor dat uw raad de kans krijgt om deze onderwerpen te agenderen. Hiertoe is het werkplan 2021 aan uw raad aangereikt. Het werkplan 2022 en de rapportage m.b.t. toezicht en handhaving op de energiebesparing 2021 volgen in Q1. 3. In het AB van 7 februari a.s. wordt voorgesteld om de Nota Gemeentelijk uitvoeringbeleid Vergunningverlening, Toezicht & Handhaving Milieu 2020-2021 te verlengen tot de invoering van de Omgevingswet, doch uiterlijk tot 1 januari 2023 en te wijzigen door het onderwerp informatieplicht en energiebesparingsplicht toe te voegen. De Nota zal na de invoering van de Omgevingswet (doch uiterlijk 1 januari 2023) worden geëvalueerd. 4. Op enkele punten na wordt op reguliere wijze toezicht gehouden en is aangesloten op de landelijke sanctiestrategie. 5. De ODWH hanteert al een de producten- en dienstencatalogus (PDC), waarin het product energietoezicht/energiecontrole onderdeel uitmaken en daarmee reguliere producten betreffen (T01: Controle inrichting; T05: Beoordeling rapportageverplichting).

De PDC wordt elk jaar geüpdatet. De laatste jaren is deze waar nodig uitgebreid en aangepast met energieproducten, dit betreft naast de T01 en T05 ook nog andere duurzaamheidsproducten, bijvoorbeeld op het gebeid van advies. 6. Door middel van rapportages wordt samen met de ODWH de resultaten van het toezicht en handhaving gemonitord en besproken. Het gaat hierbij om harde meetbare cijfers, die inzicht geven in de resultaten van controles, zoals de geleverde prestaties op het gebied van energiebesparing. Er is extra budget en daarmee capaciteit beschikbaar gesteld. Hierbij is gebruik gemaakt van de versterkte uitvoering subsidie. Dit is ingezet voor hercontroles energiebesparende maatregelen. 7. Er is extra budget en daarmee capaciteit beschikbaar gesteld. Hierbij is gebruik gemaakt van de versterkte uitvoering subsidie. Dit is ingezet voor hercontroles energiebesparende maatregelen. Tot slot is er tot dusverre nog geen sprake van een jaarlijkse rapportage op deze aanbevelingen.

13 3. 6. Impact van lockdown op lokale democratie Het onderzoek ‘Impact van lockdown’ kende geen aanbevelingen, slechts conclusies dat er mogelijk meer onderzoek zou kunnen worden gedaan. Dat is niet gebeurd. Het initiatiefvoorstel van de gemeenteraad: “Geen nader onderzoek te laten uitvoeren naar de impact van de lockdown op het functioneren van de lokale democratie in Oegstgeest, maar het presidium te vragen geconstateerde knelpunten middels technische aanpassingen te adresseren, zoals spatschermen in de vergaderzalen, zichtbaarheid van raads- en commissieleden tijdens onlinevergaderingen en break-out rooms voor overleg tijdens schorsingen.” In het initiatiefvoorstel zelf staan concrete voorstellen met betrekking tot de faciliteiten omtrent de raadsvergaderingen. Hierover kunnen we een korte terugkoppeling geven. Het presidium heeft hiernaar gekeken en, afhankelijk van de stand van zaken van de besmettingen, besloten, waar mogelijk, op anderhalve meter te vergaderen of online te vergaderen. Fysiek is daartoe is de inrichting van de raadzaal aangepast. De aanschaf van schermen, zoals overwogen in 2020, is niet doorgegaan omdat dat de zichtlijnen in de raadzaal te veel zou verstoren. De zichtbaarheid van raadsen commissieleden in onlinevergaderingen is aangepast in die zin dat de woordvoerders op een onderwerp permanent in beeld zijn.

Er wordt geen gebruik gemaakt van break-out rooms.

14 3.7. Informatiebeveiliging van gemeenten en verbonden partijen 3.7.1. Aanbevelingen 1) de IT-netwerken te versterken door de geconstateerde kwetsbaarheden op te heffen; 2) minimaal jaarlijks risicoanalyses, penetratietesten en kwetsbaarhedenscans uit te voeren; 3) systematisch operationele procedures te beoordelen, systematisch de risico’s met verbonden partijen te inventariseren, en het informatiebeveiligingsbeleid zo nodig aan te passen; 4) het verwerkingsregister volledig en/of geactualiseerd te maken; 5) de informatiebeveiligingsrisico’s en beheersingsmaatregelen op te nemen in de paragraaf Weerstandsvermogen en in een speciale paragraaf informatiebeveiliging in de gemeentelijke programmabegroting; 6) sluitende afspraken te maken met verbonden partijen op het gebied van informatiebeveiliging; 7) kennisuitwisseling over informatiebeveiliging te stimuleren tussen FG’s, CISO’s en verbonden partijen; 8) jaarlijks afzonderlijk te rapporteren over informatiebeveiliging en privacybeleid, en de betrokkenheid van de gemeenteraad hierbij te vergroten (bijvoorbeeld door training). 3.7.2.

Besluitvorming raad Het initiatiefvoorstel van de gemeenteraad: “Voorstel de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie over te nemen en het college op te dragen om: 1) de IT-netwerken te versterken door de geconstateerde kwetsbaarheden op te heffen; 2) minimaal jaarlijks risicoanalyses, penetratietesten en kwetsbaarhedenscans uit te voeren; 3) systematisch operationele procedures te beoordelen, systematisch de risico’s met verbonden partijen te inventariseren, en het informatiebeveiligingsbeleid zo nodig aan te passen; 4) het verwerkingsregister volledig en/of geactualiseerd te maken; 5) de informatiebeveiligingsrisico’s en beheersingsmaatregelen op te nemen in de paragraaf Weerstandsvermogen en in een speciale paragraaf informatiebeveiliging in de gemeentelijke programmabegroting; 6) sluitende afspraken te maken met verbonden partijen op het gebied van informatiebeveiliging; 7) kennisuitwisseling over informatiebeveiliging te stimuleren tussen FG’s, CISO’s en verbonden partijen; 8) jaarlijks afzonderlijk te rapporteren over informatiebeveiliging en privacybeleid, en de betrokkenheid van de gemeenteraad hierbij te vergroten (bijvoorbeeld door training).” 3.7.3. Opvolging aanbevelingen Allereerst verwijzen wij naar onze bestuurlijke reactie en de technische briefing die raadsleden ontvangen hebben op 16 september 2021. De aanbevelingen ondersteunen wij van harte.

Zij zijn onderdeel van de bestaande aanpak en reguliere werkzaamheden die we samen met Servicepunt71 uitvoeren om de digitale veiligheid op peil te houden en te verbeteren. Wij lichten een aantal aspecten uit.

15 Punt 1 en 2: Iedere maand scant SP71 de infrastructuur op kwetsbaarheden die, waar mogelijk, worden opgelost. Het vervangen van verouderde, kwetsbare systemen is onderdeel van verschillende projecten. De leveranciers van ICT-systemen voeren jaarlijks aantoonbaar penetratietesten uit. Punt 3: wij werken samen met onze verbonden partijen om de risico’s in de keten inzichtelijk te maken, hier maatregelen op te treffen, zodat we hierover afspraken (punt 6) kunnen maken. Punt 4: het verwerkingenregister houden wij actueel op basis van meldingen vanuit medewerkers. Periodiek doen wij een uitvraag in de organisatie om de actualiteit te toetsen. Punt 7: Periodiek vindt IB&P-overleg plaats met verschillende gemeenten. Holland Rijnland sluit iedere maand aan bij het overleg binnen SP71. Punt 5 en punt 8: informatiebeveiligingsrisico’s maken onderdeel uit van de input voor de paragraaf Weerstandsvermogen, maar zijn niet altijd in de paragraaf zichtbaar. Door dit te vermelden in de structurele rapportage over de aanbevelingen van het Rekenkamercommissie onderzoek, zal de informatiebeveiliging via het uitvoeringsprogramma op de Strategie digitale veiligheid zorgen we ervoor dat deze risico’s wel voldoende zichtbaar zijn voor organisatie en bestuur. Wij zullen een training voor de raad verzorgen als onderdeel van het inwerkprogramma van de nieuwe raad.

3.8. Informatievoorziening over de jeugdzorg Deze aanbevelingen zijn niet overgenomen en wordt dus daarom niet behandeld.

16

4. Conclusie De Rekenkamercommissie Wassenaar Leiderdorp Oegstgeest Leidschendam-Voorburg wil weten wat de doorwerking is van de aanbevelingen van de onderzoeken die zijn uitgevoerd in de coalitieperiode 2018-2022. Daarom heeft de gemeente Oegstgeest een onderzoek laten uitvoeren binnen haar eigen organisatie naar de effecten van de aanbevelingen in de tijd. Daarom luidde de centrale onderzoeksvraag als volgt: ‘Wat heeft de gemeente Oegstgeest gedaan met de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie in de coalitieperiode 2018-2022?’ Deze vraag hebben we beantwoord door per onderzoek na te gaan welke aanbevelingen zijn geaccordeerd door de gemeenteraad van Oegstgeest. Vervolgens is binnen de ambtelijke organisatie uitgevraagd op welke wijze de overgenomen aanbevelingen zijn opgevolgd. Het beantwoorden van deze vraag, is gedaan door per onderzoek na te gaan welke aanbevelingen zijn overgenomen en vervolgens binnen de ambtelijke organisatie hoe het uitvoeren van de overgenomen aanbevelingen is aangepakt. De hoofdconclusie van dit onderzoek is dat de meeste aanbevelingen zijn opgevolgd, behalve het jaarlijks rapporteren. Deze stelling is gebaseerd op de volgende (deel)conclusies.

1. Op één onderzoek na (namelijk ‘de impact van de lockdown’) heeft de Rekenkamercommissie concrete aanbevelingen gedaan aan de gemeente Oegstgeest. 2. Op twee onderzoeken na (namelijk ‘informatievoorziening over- en de kosten van de jeugdzorg’ en ‘financiële indicatoren en positie) zijn de aanbevelingen overgenomen door de raad. Over het algemeen zijn overgenomen aanbevelingen uitgevoerd en/of in uitvoering. Er zijn vier initiatiefvoorstellen waarin wordt voorgesteld om jaarlijks te rapporteren op de opvolging van de aanbevelingen. Dit is in één geval gebeurd, bij drie niet.

3.

De Rekenkamercommissie WVOLV is actief geweest in de afgelopen coalitieperiode met het publiceren van onderzoeken. Deze onderzoeken hebben als doel gehad om een constructieve bijdrage te doen aan de kwaliteit van het gemeentebestuur en het beleid. Deze ambitie heeft het bestuur en het ambtelijk apparaat ook hoog in het vaandel staan. Uit het onderzoek is ook gebleken dat de organisatie de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie niet als vrijblijvend ziet en in verreweg de meeste gevallen ook gebruik maakt van de leerpunten om als organisatie te verbeteren. Dit onderzoek is door de ambtelijke organisatie zelf uitgevoerd en heeft zich om te bepalen wat met de aanbevelingen is gedaan. Dit is gedaan door middel van het nagaan van de besluitvorming in de raad over het onderzoek en navraag bij de verantwoordelijke medewerker(s). Uiteraard zijn er voor een evaluatie van de effectiviteit van de onderzoeken van de Rekenkamercommissie, aan de hand van analyse van (raads)discussies, beleidsanalyse, dossiervorming of interviews. Er zijn meerdere Rekenkamercommissies die hiervoor zelf een onderzoeksbureau inhuren. Als organisatie vinden wij het opvolgen van de aanbevelingen belangrijk. Daarom willen wij op basis van deze eigen onderzoeksrapportage één eigen aanbeveling doen: het introduceren van een structurele vorm van monitoring van de doorwerking van de aanbevelingen van een onderzoek.

Het voorstel komt ook voort uit de constatering dat het jaarlijks rapporteren op de aanbevelingen niet altijd blijkt te gebeuren. Daarom is het voorstel om structureel over alle aanbevelingen gebundeld ieder jaar één keer te rapporteren. Het monitoren kan op dezelfde aanpak als in dit onderzoek is gedaan. Dit zou vervolgens in een P&C-product kunnen geworden gepubliceerd, zoals de jaarrekening