Bijlage 1 bij RM d.d. 6 april 2021 Toezegging proces opleggen geheimhouding Z-21-142796 Oegstgee
Tekst van het document
Handreiking geheimhouding gemeente Oegstgeest 2016 In deze handreiking wordt een beknopt overzicht gegeven welke stappen gezet moeten worden door het college om een stuk als “geheim” te kunnen kwalificeren. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen geheimhouding op te leggen door het college aan zichzelf (stukken worden niet gedeeld met de raad) en geheimhouding van stukken die zowel in het college als in de raad worden behandeld of met de raad worden gedeeld. 1. Geheimhouding door het college van informatie of stukken die niet naar de raad gaan Op grond van artikel 55, eerste lid, Gemeentewet kan het college geheimhouding opleggen: • •
omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van stukken die aan het college worden overgelegd; op grond van een of meer belangen genoemd in artikel 10, eerste en tweede lid, van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Dit belang/deze belangen wordt/worden genoemd in het advies en in het besluit en tevens wordt toegelicht waarom deze belangen prevaleren boven het belang van openbaarheid. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om bedrijfs- en fabricagegegevens die vertrouwelijk aan de overheid zijn verstrekt, om economische of financiële belangen van de gemeente of het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van personen of rechtspersonen (waaronder de gemeente). Zie voor meer informatie Bijlage 2.
De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het college haar opheft. Indien het college zich mondeling (dus zonder stukken te overleggen) ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen tot de raad haar opheft (art. 55, derde lid, Gemeentewet). Aan deze opheffing worden in de Gemeentewet geen nadere eisen gesteld. 2. Geheimhouding door het college van stukken die met de raad worden gedeeld Indien het college stukken, waarop op grond van artikel 55, eerste lid, Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, met de raad wil delen of aan de raad wil overleggen zonder dat daarmee de geheimhouding wordt doorbroken, dient het college tevens geheimhouding op deze stukken op te leggen op grond van artikel 25, tweede lid, Gemeentewet. Hierbij dient een belang bedoeld in artikel 10 van de Wob (zoals beschreven onder 1) te worden genoemd. Van de geheimhouding dient op alle betreffende stukken melding te worden gemaakt met de term “geheim”. Het kan ook voorkomen dat het college pas geheimhouding wil opleggen op het moment dat de stukken naar de raad gaan. In dat geval heeft het college geen geheimhouding op grond van artikel 55, eerste lid, Gemeentewet opgelegd, maar doet dit meteen op grond van artikel 25, tweede lid, Gemeentewet.
Ook dan geldt dat een belang genoemd in artikel 10 van de Wob moet worden genoemd en dat van de geheimhouding op alle betreffende stukken melding wordt gemaakt. In beide gevallen dient de raad de geheimhouding in de eerstvolgende vergadering te bekrachtigen op grond van artikel 25, derde lid, Gemeentewet. Deze vergadering moet blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden worden bezocht. De opgelegde geheimhouding dient door de gemeenteraad door middel van een expliciet besluit te worden bekrachtigd. Bij het advies aan het college dient dus ook een gemotiveerd raadsvoorstel en een concept raadsbesluit ter bekrachtiging van de geheimhouding door de raad te worden gevoegd. En, in samenspraak met de griffier, goed in de gaten houden wanneer de eerstvolgende vergadering van de raad is.
De opgelegde geheimhouding vervalt van rechtswege als niet aan een of meer van de in de voorlaatste alinea gestelde eisen wordt voldaan. Het is daarom buitengewoon belangrijk dat alle betrokkenen (de raad, de griffier en de burgemeester als voorzitter) er op toe zien dat de bekrachtiging op de juiste wijze en op het juiste moment plaatsvindt. Alleen de raad is bevoegd de geheimhouding op te heffen (en dus niet meer het college). In die zin bepaalt de raad dus tot wanneer de geheimhouding voortduurt (art. 25, vierde lid, Gemeentewet). De raad kan geheimhouding, opgelegd op grond van artikel 25, tweede lid, Gemeentewet, alleen opheffen in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden wordt bezocht. Als de gemeenteraad voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt - indien het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd hierom verzoekt - met het orgaan in een besloten vergadering overlegd (art. 45 RvO). De griffie legt via het presidium tenminste eenmaal per jaar een overzicht voor van alle geheime stukken en doet een voorstel de geheimhouding op te heffen indien geheimhouding geen doel meer dient. Ook het college kan de raad hiertoe een voorstel doen. 3. Tenslotte In het voorgaande zijn de hoofdlijnen geschetst van de procedure tot geheimhouding voor het college en voor het college en de raad gezamenlijk.
Er zijn daarnaast nog andere (minder vaak voorkomende) vormen van geheimhouding mogelijk (op te leggen door het college aan een commissie, op te leggen door de burgemeester aan het college, de raad of een commissie en op te leggen door een commissie aan het college, de raad of aan zichzelf). De procedure zal dan ongeveer hetzelfde zijn, zij het op andere wettelijke gronden. Het is daarom altijd raadzaam om in geval van geheimhouding tijdig contact op te nemen met de juridisch adviseur van de gemeente. Voor meer achtergrondinformatie zij verwezen naar de recent uitgebrachte circulaire van het Ministerie van BZK van 29 april jl.. NB Er kunnen redenen zijn om in plaats van geheimhouding op te leggen aan de raad en deze door haar te laten bekrachtigen, te kiezen voor “vertrouwelijk ter inzage leggen voor raadsleden”. Indien op deze manier geheime stukken met de raad worden gedeeld, vervalt de geheimhouding. De stukken zijn daarmee niet meer geheim. Wel zijn alle politieke ambtsdragers op grond van artikel 3.3 van de Gedragscode bestuurlijke integriteit voor politieke ambtsdragers van de gemeente Oegstgeest gehouden geen informatie te verstrekken die vertrouwelijk is. Schending van geheimhouding is een misdrijf (artikel 272, eerste lid, Wetboek van Strafrecht).
Bijlage 1 Processtappen voor het opleggen (en bekrachtigen) van geheimhouding Deze processtappen zijn een aanvulling op het proces uit het Handboek Bestuurlijke dienstverlening voor het opstellen van een collegeadvies of raadsvoorstel. Wat Voorbereiding besluitvorming over geheimhouding. - Waaraan moet geheimhouding worden opgelegd; - Hoe lang moet de geheimhouding voortduren.
Wie Medewerker
2.
De stukken die geheim zijn opslaan in JOIN in de betreffende zaak, alléén zichtbaar voor medewerker, teammanager en secretariaat. Key-user JOIN kan advies geven
Medewerker
3.
Advies vragen aan Senior juridisch adviseur gemeente over opleggen geheimhouding
Medewerker
4.
-
1.
-
-
Oordeel of geheimhouding alleen wordt opgelegd aan het college (artikel 55 1e lid Gemeentewet) óf dat de stukken met de raad worden gedeeld. In het laatste geval (evt. naast opleggen geheimhouding aan college op grond van art. 55 1e lid): op grond van artikel 25 2e lid Gemeentewet geheimhouding op laten leggen door college aan raad, én op grond van artikel 25 3e lid, de raad voor te stellen de geheimhouding te bekrachtigen (zie ook schrijfwijzer). In beide gevallen: grondslag uit artikel 10 van de Wob voor opleggen geheimhouding bepalen en toelichten in advies. Op geheime stukken die met de raad worden gedeeld, wordt de (watermerk)tekst ‘geheim’ geplaatst.
Medewerker
5.
Voor bekrachtiging door raad (ex artikel 25 3e lid Gemeentewet): - een afzonderlijk raadsvoorstel met raadsbesluit opstellen over bekrachtiging geheimhouding, los van een eventueel inhoudelijk raadsvoorstel
Medewerker
6.
Opstellen Collegeadvies geheimhouding: - bepalen of collegeadvies zelf openbaar kan zijn - bepalen of het collegeadvies eerst op de interne Openbare of Niet Openbare agenda moet
Medewerker ism Directiesecretaris
7.
Bij bekrachtiging door raad (ex 25 3e lid Gemeentewet): - bij opstellen collegeagenda griffie informeren over aanstaande besluitvorming over opleggen geheimhouding
Directiesecretaris
8.
Besluitvorming college opleggen geheimhouding in de vergadering
College
9.
Bij bekrachtiging door raad (ex 25 3e lid Gemeentewet): - toezenden aan griffie vóór de eerstvolgende raadsvergadering via JOIN - De griffie over toezenden met een e-mail informeren
Secretariaat
10. Ter inzagelegging voor de raad bij de griffier 11. Agenderen van het raadsvoorstel en raadsbesluit tot bekrachtiging van de geheimhouding voor de eerstvolgende raadsvergadering, die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht.
Griffier Griffier en burgemeester
12. Expliciet besluit tot bekrachtiging van de geheimhouding in de eerstvolgende raadsvergadering.
Raad, griffier, burgemeester
Bijlage 2 Grondslagen voor geheimhouding 1.1 Tot geheimhouding kan worden overgegaan indien (artikel 10, eerste en tweede lid, van de Wob): a. b. c. d. e. f. g.
er vertrouwelijk door natuurlijke personen of rechtspersonen bedriifs- en fabricagegeqevens aan de overheid ziin meegedeeld: de informatie bijzondere persoonsgegevens betreft, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt; de economische of financiële belangen van de gemeente in het geding komen; er sprake is van Inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer in het geding komt; het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de Informatie, prevaleert: betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen, of derden onevenredig bevoordeeld of benadeeld worden.
1.2 Toelichting bij artikel 10 van de Wob a.
Bedrijfs-en fabricagegegevens (art. 10. eerste lid, onder c, Wob): De bedoeling van deze uitzonderingsgrond is om te voorkomen dat concurrerende bedrijven eikaars bedrijfs- en fabricagegevens zouden kunnen achterhalen. Bedrijfs- en fabricagegevens zijn alle gegevens waaruit direct of indirect kennis kan worden afgeleid over technische bedrijfsvoering of het productieproces, of de afzet van producten of de kring van afnemers en leveranciers. Het moet gaan om gegevens die vertrouwelijk aan de gemeente zijn meegedeeld (bv. bij aanbestedingen of het aanvragen van een omgevingsvergunning).
b.
Bijzondere persoonsgegevens (artikel 10, eerste lid, onder d, Wob) De gemeente mag geen bijzondere persoonsgegevens verstrekken. Het gaat dan om gegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vereniging, mogelijke strafrechtelijke achtergrond en persoonlijk identificatienummer (BSN en Sofi-nummer). Alleen in het geval er absoluut geen twijfel is dat verstrekking van deze bijzondere persoonsgegevens geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer, dan mag de gemeente overgaan tot verstrekking.
c.
Economische of financiële belangen van de gemeente (art. 10. tweede lid, onder b, Wob) Deze uitzonderingsgrond is aan de orde als de gemeente door het verstrekken van informatie financieel nadeel kan oplopen. Daarvan is sprake als openbaarmaking de onderhandelingspositie van de gemeente tegenover wederpartijen aantast dan wel wordt verzwakt. Openbaarmaking kan de onderhandelingspositie van de gemeente dan zozeer schaden dat de economische of financiële belangen van de gemeente geacht moeten worden zwaarder te wegen dan het algemeen belang van openbaarmaking. Te denken valt aan het openbaar maken van grondprijzen, de uitoefening van aandeelhoudersrechten en (directie)ramingen van kosten voor aanbestedingen, het openbaar maken van een aankoopstrategie van panden. Het is nadelig wanneer de gemeente naar buiten treedt met welke grondprijzen de gemeente intern rekent, van welke bouwkosten wordt uitgegaan, welke rendementen aanvaardbaar worden geoordeeld enz. Als deze ramingen bekend worden zouden ondernemers hun aanbod hierop kunnen afstemmen.
d.
Inspectie, controle en toezicht door bestuursorgaan (art. 10, tweede lid, onder d, Wob) Bij deze grond gaat het om het belang dat het bestuursorgaan erbij heeft dat gevolgde technieken en tactieken die verband houden met inspectie, controle en toezicht niet naar buiten toe bekend wordt. De informatie kan gegevens bevatten die betrekking hebben op door ambtenaren van een bepaalde dienst gehanteerde controletechnieken en strategieën, die een inzicht verschaffen in de wijze van werken van de dienst. Openbaarmaking van deze gegevens kan ertoe leiden dat burgers hun gedrag hier zodanig op afstemmen dat het belang van effectieve controle op onaanvaardbare wijze wordt geschaad. Onder de bescherming van deze uitzonderingsgrond valt ook informatie die inzicht geeft in de opsporingstechniek en de werkwijze van een opsporings- en toezichtsdienst. Algemene
informatie over de toezichtstaak van de gemeente, zoals het aantal formatieplaatsen en procesverbalen dat in een jaar is opgemaakt, valt hier niet onder. e.
eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer (artikel 10, tweede lid, onder e, Wob) De afweging die moet worden gemaakt gaat over de vraag of openbaarmaking van de betrokken documenten een zodanige inbreuk op de persoonlijke levenssfeer oplevert dat het belang van openbaarmaking niet opweegt tegen het belang van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van de betrokken persoon. Uitgangspunt is dat de persoonlijke levenssfeer van personen in het algemeen niet in het geding is voor zover het uitsluitend het beroepshalve functioneren betreft. Voorbeelden van gegevens over beroepshalve functioneren zijn bijvoorbeeld: datum van indiensttreding en gegevens over opleiding van individuele ambtenaren. Wanneer in een bepaald document alleen sprake is van persoonsgegevens zoals namen en adressen die leiden tot een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van deze personen, dan kan door middel van het weglaten van deze gegevens tot openbaarmaking worden overgegaan. Een reden om tot het opleggen van geheimhouding over te gaan kan wel in het geval dat de betrokken ambtenaren gerede angst hebben voor intimidatie, persoonlijk geweld of enig andere inbreuk op de persoonlijke levenssfeer. Deze grond is niet van toepassing als de betrokkene heeft ingestemd met openbaarmaking.
f.
het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie (art. 10, tweede lid, onder f, Wob): Deze uitzonderingsgrond is ook van toepassing op geadresseerden binnen de overheid. Te denken valt dan bijvoorbeeld aan toezending van stukken aan (ambtenaren van) andere bestuursorganen of aan derden die aan intern beraad deel hebben genomen. Ook openbaarmaking van collegevoorstellen die nog naar het college zelf moeten worden gezonden, kan met een beroep op deze uitzonderingsgrond worden geweigerd.
g.
Onevenredige bevoor- of benadeling (art. 10. tweede lid, onder g, Wob) Deze grond is van toepassing in situaties waarin door bekendmaking een of meerdere partijen die bij de bestuurlijke aangelegenheid is betrokken, onevenredig voordeel of nadeel ondervindt. Dit voordeel of nadeel moet wel zo groot zijn dat het opweegt tegen het algemene belang dat informatie in principe voor iedereen toegankelijk moet zijn. Bij een beroep op deze uitzonderingsgrond moet expliciet worden aangegeven bij wie die bevoor- of benadeling plaatsvindt en waar de bevoor- of benadeling uit bestaat.