Bijlage 1 bij RM d.d. 27 oktober 2020 Plan van aanpak evenementenbeleid Z-20-136998 Oegstgeest

Plan van Aanpak Evenementenbeleid Oegstgeest

Concept oktober 2020

1

1. Inleiding Evenementen dragen op veel manieren bij aan de aantrekkingskracht van ons dorp, net als aan de werkgelegenheid, het leefklimaat en economische vitaliteit. Evenementen verbinden bewoners, omwonenden, ondernemers en bezoekers met elkaar en zorgen voor de georganiseerde ontspanning voor burgers en bezoekers. De gemeente heeft als taak om een belangenafweging te maken bij het al dan niet verlenen van een vergunning. Dit wordt gedaan aan de hand van het evenementenbeleid. Het huidige evenementenbeleid is grotendeels in 2011 geformuleerd. Sindsdien zijn hierop verschillende aanpassingen geweest. In 2019 is geconstateerd dat het beleid weer toe is aan een beperkte aanpassing. De initiële reden was dat de organisator van de kermis op de Lange Voort er graag 12 dagen in plaats van de 7 dagen wenste te staan. Het doorvoeren van deze beperkte aanpassing is in het teamplan Ruimte opgenomen als reguliere inzet. Inmiddels vraagt het beleid om aanpassingen op basis van nieuwe inzichten en ontwikkelingen. Zo waren de grootschalige evenementen in 2011 nauwelijks aan de orde. Ook zijn onder andere de Klinkenbergerplas en Park Landskroon nieuwe locaties die voor evenementenorganisaties interessant zijn. Dat vraagt om een afwegingskader (hoeveel, waar, wanneer en wie?).

De ontwikkelingen in de regio, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid en het evenementenbeleid van de ons omringende gemeenten, vragen om het doorlichten van ons evenementenbeleid. Maar ook de ontwikkelingen en opgaven op het gebied van duurzaamheid en circulariteit behoeven een verankering in het evenementenbeleid. Tevens doet deze corona-periode ons beseffen dat wij niet alles kunnen voorzien en een pandemie ons kan overkomen. Zo zal het ontmoeten op 1,5 m naar verwachting nog een geruime tijd in het systeem moeten zitten. Het beleid dient hier met betrekking tot de vergunningverlening rekening mee te houden. Bij de uitwerking van het plan van aanpak geldt de volgende kanttekening. Hoewel er naar een zo groot mogelijk draagvlak gestreefd wordt, is de verwachting dat er niet tegemoet kan worden gekomen aan alle wensen en behoeften. De belangen van diverse stakeholders lopen in sommige gevallen te ver uit elkaar. Zo ervaren sommigen overlast van evenementen, terwijl dit voor anderen geen rol speelt. Een aantal standpunten kan onoverbrugbaar blijven. Het is daarom van belang om het proces transparant te laten verlopen en daarover goed te communiceren. De spelregels moeten vooraf worden opgesteld en helder zijn. Het nieuwe evenementenbeleid betekent dan ook keuzes maken en daarmee duidelijkheid scheppen. 2.

Doelstelling De in de inleiding beschreven ontwikkelingen en de toename van aanvragen voor evenementen vergen duidelijke kaders en criteria van het evenementenbeleid. Het doel van het evenementenbeleid luidt: “Het scheppen van een eenduidig en samenhangend beleidskader voor het toetsen van vergunningaanvragen voor evenementen. Een kader dat enerzijds ruimte en mogelijkheden biedt voor de (verdere) ontwikkeling van evenementen in Oegstgeest, maar anderzijds ook de openbare orde en veiligheid waarborgt en de belangen van omwonenden en omgeving beschermt, zodat overlast redelijkerwijs beperkt kan worden”. 3. Uitgangspunten en wettelijk kader Bij het organiseren van een evenement is er sprake van allerlei soorten belangen van verschillende betrokken partijen: organisatoren, omwonenden van een evenemententerrein, ondernemers, de hulpdiensten en de gemeente. Het is daarom belangrijk een kader voor evenementen te hebben waarin wordt beschreven of en hoe een evenement kan worden georganiseerd. Voor het opstellen van het evenementenbeleid worden de uitgangspunten en wettelijke kaders uit de volgende paragrafen als basis gebruikt. 3.1 Uitgangspunten Het kader waarbinnen het nieuwe evenementenbeleid wordt opgesteld is vormgegeven door acht uitgangspunten. Deze uitgangspunten worden gezien als vertrekpunt en bieden onder meer houvast bij het realiseren van onze doelen.

Hiermee bieden wij duidelijkheid ten aanzien van verwachtingspatronen. Bij aanvang is dit de inzet, maar op basis van het proces en de uitkomst richting de raad kunnen hier wijzigingen in optreden.

2

Hieronder worden de uitgangspunten voor het evenementenbeleid benoemd. 1. Evenementen horen bij Oegstgeest Oegstgeest is een levendig dorp met een sterk verenigingsleven en daar horen evenementen bij. Evenementen zorgen voor binding binnen de samenleving en zijn een onderdeel van het woon- en leefklimaat. Als gemeenschap heeft Oegstgeest daarom belang bij evenementen. 2. Gevarieerd evenementenaanbod We hechten waarde aan de verscheidenheid van evenementen. Voor zover het binnen de bevoegdheid van het bestuur ligt, zal in de vergunning van een evenement daarop worden gestuurd. Dit betekent dat we er naar streven evenementen voor diverse doelgroepen te faciliteren. 3. Evenementen voor iedereen Elk evenement moet toegankelijk zijn voor iedereen en dus ook voor mensen met beperkingen, zoals ouderen en lichamelijk en verstandelijk beperkten. Kleine aanpassingen in de openbare ruimte of aan voorzieningen kunnen al een groot verschil maken. 4. Waarborgen van veiligheid Een belangrijke uitgangspunt is het redelijkerwijs waarborgen van veiligheid en openbare orde. We vinden het belangrijk dat een evenement veilig verloopt voor deelnemers en bezoekers. Daarnaast moet er ook voor omwonenden geen onacceptabele overlast zijn. Bij de analyse van een evenement wordt rekening gehouden met de Handreiking Evenementenveiligheid (HEV) 2018.

De HEV 2018 is een handreiking van het Instituut Fysieke Veiligheid die wordt gebruikt door gemeenten, veiligheidsregio’s en politie. 5. Locaties en maximum aantal evenementen Voor de locaties en het aantal evenementen nemen we de verdeling in het huidige evenementenbeleid als basis. Wijzigingen hierop zijn mogelijk. Voor evenementen geldt dat de gemeente deze indeelt in de categorie A (regulier evenement), B (aandacht evenement) of C (risicovol evenement). Voor een eerste inschatting van risico’s bij een evenement vindt er een analyse plaats door de gemeente. 6. Overlast beperken en daarop handhaven. Het houden van evenementen kan tot (een zekere mate van) overlast leiden. We proberen een veelzijdig aanbod van evenementen mogelijk te maken, en tegelijkertijd de vermijdbare overlast voor de omgeving te beperken. We maken daar afspraken over met organisatoren. Toezicht en handhaving tijdens evenementen waarborgt een betere naleving van de voorschriften in een evenementenvergunning. Waar het nodig is handhaaft de gemeente intensiever. Op deze manier wordt de overlast voor omwonenden verminderd en de veiligheid van deelnemers en bezoekers vergroot. 7. Aandacht voor duurzaamheid We stimuleren maatschappelijk verantwoord ondernemerschap, ook bij het organiseren van evenementen. Het stimuleren van duurzaamheid op en rondom evenementen is daarom van belang.

De gemeente wil voor evenementen in overleg met de organisatie bezien op welke wijze een evenement duurzamer kan worden georganiseerd. 8. Corona (pandemieën) Impact van coronamaatregelen heeft zijn uitwerking op grote samenkomsten. Dit vraagt om nieuwe initiatieven. In het traject geven wij de ruimte aan participanten om innovatieve ideeën aan te bieden die passen bij de huidige tijd. 3.2 Wettelijk kader De gemeente mag haar eigen zaken regelen. Zij heeft de zogenaamde “autonome verordenende bevoegdheid inzake aangelegenheden die de eigen huishouding betreffen”. De basis voor het verlenen van een evenementenvergunning en het stellen van nadere regels en voorwaarden ligt in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van de gemeente Oegstgeest. Daarnaast is op evenementen nog een groot aantal andere (wettelijke) regelingen van toepassing, zoals:

3

         

Algemene Wet Bestuursrecht Gemeentewet Drank- en Horecawet Wet Ruimtelijke Ordening Wet Veiligheidsregio’s Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer (Activiteitenbesluit) Zondagswet Wegenverkeerswet 1994 Wet algemene bepalingen omgevingswet (WABO)

Een aanvraag voor een evenementenvergunning wordt getoetst en kan worden geweigerd in het belang van de openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid en milieu. Er kunnen ook voorschriften aan een vergunning worden gesteld. 3.3 Opstellen van het evenementenbeleid In het nieuwe evenementenbeleid nemen we de uitgangspunten, het oude beleid, de APV en de huidige wet- en regelgeving als basis. Daarnaast wordt er een uitvoerig participatietraject opgezet. De informatie die dit oplevert wordt benut voor de opstelling van het evenementenbeleid. Inhoudelijk gaat het onder andere om de volgende zaken:  Locatieprofielen: hoeveel evenementen per locatie, voorwaarden per locatie in beleid opnemen (max aantal bezoekers, tijden, grenswaarden geluid, herstelperiode natuur etc.);  Duur evenementen; op- en afbouwtermijnen;  Hoe gaan we om met concurrerende aanvragen? Nu geldt wie het eerst een volledige aanvraag indient wordt het eerst in behandeling genomen.

Hier kunnen andere criteria aan verbonden worden (goede evaluatie in voorgaande jaren, anciënniteit, past het bij het dorp etc.);  Indieningstermijnen en vereisten, behandeltermijnen;  Geluid(snormen);  Hoe om te gaan met artikel 35 drank- en horecawet (in welke situaties verstrekken we wel of geen ontheffingen voor zwak-alcoholhoudende drank tijdens een evenement of andere bijzondere gebeurtenis van tijdelijke aard?);  Ingaan op het belang van mindervaliden;  Aandacht voor ecologie / natuur (bijv. ecoglazen);  Veiligheid (bijvoorbeeld drugs);  Rol gemeente (bijv. subsidiering evenementen);  Pandemieën. 4. Leidraad voor participatie Het komen tot een evenementenbeleid is bij uitstek een traject waarbij de participatie van diverse partijen van groot belang is. Tot op heden hebben de betrokken partijen input kunnen leveren op het evenementenbeleid, op basis van inspraak (gebruikelijke werkwijze). Omdat evenementen veel verschillende partijen raken en het leeft in het dorp, is het wenselijk dat de belanghebbenden van te voren betrokken worden om groter draagvlak te krijgen voor het beleid. 25 juni 2020 heeft de raad de ‘Leidraad voor participatie in Oegstgeest’ vastgesteld.

Met de Leidraad heeft de raad duidelijkheid gegeven over de wijze waarop we invulling moeten geven aan overheidsinitiatieven, namelijk: inwoners en organisaties zoveel mogelijk mee laten denken en praten bij beslissingen die hen direct raken, waarbij de beslissingsbevoegdheid bij de gemeente blijft. Burgers kunnen participeren volgens vooraf opgestelde kaders, die op basis van de Leidraad doordacht zijn. De spelregels die wij hanteren zijn gebaseerd op de volgende drie democratische waarden:  Transparantie – is het proces voor iedereen volgbaar en is de informatie gedeeld?  Legitimiteit – is zowel in formele als informele zin steun voor het gelopen proces?  Inclusiviteit – hebben alle belangen aan tafel gezeten? Om de mate van invloed en verantwoordelijkheid van gesprekspartners te bepalen, gebruiken we in Oegstgeest een participatieladder met de volgende drie niveaus:

4

  

Raadplegen: belangstellenden kunnen hun meningen, ideeën en wensen aangeven zodat die bij de beleidsvorming betrokken kunnen worden. De gemeente is initiatiefnemer en besluit of en hoe de inbreng invloed heeft op de verdere besluitvorming). Adviseren: belanghebbenden krijgen de gelegenheid om binnen de kaders van een beleidsvoornemen een gezamenlijk advies te geven. Dit advies wordt serieus en beargumenteerd meegewogen in de besluitvorming. Coproduceren: gemeente en belanghebbenden ontwikkelen in gezamenlijk overleg een plan of product met inachtneming van vooraf meegegeven kaders. In sommige gevallen is er binnen de vooraf gestelde kaders ruimte voor inwoners om (uitvoerings)beslissingen te nemen.

De mate van invloed en verantwoordelijkheid in dit participatietraject is uitgewerkt in paragraaf 5.1. We communiceren dit duidelijk naar de betrokken participanten. Om te leren en innoveren binnen de participatie-praktijk in Oegstgeest, en om de Leidraad te verrijken, worden er drie pilots gekozen die dienen als leertrajecten. De pilots worden extra uitgelicht, maar dit betekent niet dat andere participatietrajecten de Leidraad niet volgen. Het verschil is dat we bij de pilots expliciet inzicht geven in hoe de Leidraad wordt ingezet en verbeterd kan worden. Het voorstel is om het participatietraject van het evenementenbeleid als pilot in te zetten. Mede gelet op de verschillende belangen en wijze waarop mensen kunnen meedoen, is dit traject uitermate geschikt als pilot. 5. Aanpak Bij het opstellen van een evenementenbeleid is het van belang om keuzes te maken. Dit geldt bijvoorbeeld ten aanzien van levendigheid versus leefbaarheid (welke mate van overlast is acceptabel) en ten aanzien van veiligheid versus flexibiliteit (welk ruimte kun je een organisatie van een evenement bieden zonder dat dit ten koste gaat van de veiligheid).

Om tot keuzes te komen is het van belang om een breed participatietraject op te zetten, waarin enerzijds ruimte is voor de hulpdiensten die de veiligheid moeten garanderen en anderzijds voor betrokkenen zoals bewoners, omwonenden, ondernemers, bezoekers en organisatoren. Gezien de verscheidenheid in belangen is het wenselijk hier tijdens de participatie nadrukkelijk aandacht aan te besteden. 5.1 Stakeholdersanalyse Alles begint met in kaart brengen van het speelveld. De volgende partijen zijn belanghebbenden bij dit traject. Beslissers:  Gemeenteraad;  College. Stakeholders:  Bewoners (inwoners, omwonenden evenementenlocaties (inclusief bedrijven/organisaties);  Ondernemerscollectieven (BIZ Kempenaerstraat, Stichting Winkelgebied Lange Voort, PVOO);  Bezoekers;  Mindervaliden (belangenorganisaties, vertegenwoordiger en mindervaliden);  Evenementenorganisatoren;  Diverse interne disciplines van de gemeente (economie, verkeer, beheer & onderhoud, duurzaamheid, vergunningen, openbare orde en veiligheid, handhaving, communicatie);  Externe adviseurs zoals de omgevingsdienst, GGD en veiligheidsdiensten;  Natuur en milieuorganisaties;  Dorpsmarketing Oegstgeest. Hieronder worden de stakeholders verdeeld in 5 groepen. Elke groep krijgt een eigen mate van invloed. 1. Bewoners/omwonenden. Bewoners en omwonenden zijn de primaire doelgroep waar het beleid voor wordt gemaakt.

Deze groep heeft een raadplegende rol omdat zij haar mening, ideeën en wensen aan kan geven die betrokken kunnen worden bij de beleidsvorming. Eventuele afwijking van de wensen wordt beargumenteerd teruggekoppeld aan deze groep. 2. Evenementenorganisatoren. Deze groep heeft een raadplegende rol omdat zij haar mening, ideeën en wensen aan kan geven

5

3.

4.

5.

die betrokken kunnen worden bij de beleidsvorming. Eventuele afwijking van de wensen wordt beargumenteerd teruggekoppeld aan deze groep. Ondernemers en Stichting Dorpsmarketing. Deze groep heeft een raadplegende rol omdat zij haar mening, ideeën en wensen aan kan geven die betrokken kunnen worden bij de beleidsvorming Eventuele afwijking van de wensen wordt beargumenteerd teruggekoppeld aan deze groep. Externe diensten zoals de omgevingsdienst, veiligheids- en gezondheidsdiensten zoals de politie, de brandweer, veiligheidsregio en GGD. Deze groep heeft een adviserende rol omdat zij het beleid op veiligheid moet toetsten. Adviezen van deze groep worden nauw genomen en afwijking van de adviezen kan slechts met stevige argumentatie. Diverse disciplines van de gemeente. Deze groep heeft een adviserende rol omdat zij het beleid op haalbaarheid moet toetsen. Eventuele afwijking van de wensen wordt beargumenteerd teruggekoppeld aan deze groep.

5.2 Wijze verzamelen van input De informatie zal dorpsbreed opgehaald worden door middel van vier participatiefasen. Hieronder worden de verschillende fasen afzonderlijk toegelicht. Fase 1 Om alle partijen vrij te laten spreken en om goed door te kunnen vragen op de wensen en behoeften van verschillende stakeholders, worden in deze fase de groepen afzonderlijk uitgenodigd. Allereerst informeren we de raad over het Plan van Aanpak en krijgt zij de kans om vragen te stellen. Voor het bevragen van de stakeholders nemen we door het college vastgestelde uitgangspunten, het huidige evenementenbeleid, de APV en de huidige wet- en regelgeving als basis. Binnen deze kaders bevragen wij de belanghebbenden. Ook spreken wij met de belangenvereniging mindervaliden met betrekking tot hun wensen en behoeften. Naast het voeren van gesprekken nemen we ook dorpsbreed een enquête af. De resultaten van de enquête moeten in beeld brengen wat de ervaringen en aandachtspunten zijn op het gebied van evenementen. De inzet van deze enquête is tevens een vorm van participatie, waarbij we de uitkomsten als beeldvormend beschouwen en ter ondersteuning van/aanvullend op de overige input is. Naar aanleiding van de input stellen we de eerste contouren van het evenementenbeleid op. Resultaat: De eerste contouren van het evenementenbeleid zijn opgesteld en het college neemt hier kennis van.

Fase 2 In deze fase worden de vertegenwoordigers van alle groepen tegelijk uitgenodigd. In een plenaire sessie wordt de uitkomst van de voorgaande sessie in hoofdlijnen gepresenteerd en krijgen de discussiepunten die hieruit komen de aandacht. Namens de gemeente wordt de burgemeester uitgenodigd voor deze bijeenkomst. De uitkomst van deze fase wordt vervolgens verwerkt in een concept evenementenbeleid en wordt vastgesteld door het college. De raad wordt hierover geïnformeerd. Als na deze sessie blijkt dat er een extra stap nodig is om een concept van het evenementenbeleid te kunnen maken, zal er nog een extra sessie plaatsvinden met één vertegenwoordiger van alle stakeholders, waarbij de gemeente wederom door de burgemeester wordt vertegenwoordigd. Resultaat: het concept evenementenbeleid is vastgesteld door het college. Fase 3 De conceptversie wordt eerst voorgelegd aan groep 4 en 5. Deze groepen toetsen vanuit hun adviserende rol het concept op haalbaarheid, uitvoerbaarheid en veiligheid. Vervolgens wordt voor de overige groepen het concept ter inspraak vrijgegeven. Tot slot volgt de reactie van het college op de zienswijze en de besluitvorming in de gemeenteraad. Resultaat: de raad heeft het evenementenbeleid vastgesteld.

6

6. Planning en acties Fase Voorbereiding

Uitvoering participatie

Wat   

Opstellen Plan van Aanpak Versturen Raadsmededeling

Wanneer oktober 2020

fase 1: maart 2021



Fase 1: - wensen en behoeften stakeholders - uitvoeren enquête - opstellen contouren evenementenbeleid - afstemming college Fase 2 - beeldvormende avond met vertegenwoordiging van stakeholders en bespreken eerste contouren - opstellen eerste concept evenementenbeleid - vaststelling concept beleid door het college Extra stap: (optioneel) - extra gesprek vertegenwoordigers stakeholders Fase 3 - terugkoppeling concept beleid aan groep 4 en 5 - Inspraakperiode - Besluitvorming raad Tussenevaluatie uitvoering

Collegebesluit

 

Collegebesluit concept evenementenbeleid Eventuele nog te beantwoorden vragen

juli 2021 – september 2021

Inspraak



Inspraakperiode concept evenementenbeleid

Raadsbesluit

  

Definitieve besluitvorming door het college Definitieve besluitvorming door de raad Eindevaluatie

september oktober 2021 december 2021



 

fase 2: mei 2021

fase 3: juli 2021

7. Inzet en capaciteit Het betreft een intensief traject met een groot aantal participanten en dito wensen en belangen. Om en tot een breed gedragen beleid te komen dient een projectteam opgericht te worden. Hieronder een voorstel voor de inrichting van het team. 7.1 Projectteam en rollen Projectleider: stuurt het proces, verbindt partijen met elkaar, vertaalt de wensen en behoeften van alle partijen naar een gedragen beleid, is verantwoordelijk voor het opleveren van het Evenementenbeleid. Projectmedewerker: stroomlijnt het proces, zorgt ervoor dat het participatieproces conform de Leidraad voor participatie in Oegstgeest wordt uitgevoerd en dat de actualisering van het evenementenbeleid gebruikt wordt als pilot. Leden projectteam: collega’s van APV-vergunningen, beheer & onderhoud, openbare orde & veiligheid, duurzaamheid, ruimtelijke ordening, economie, verkeer en communicatie. Het projectteam is dynamisch: afhankelijk van de fase waarin het project zich bevindt schuiven relevante collega’s aan.

7

7.2 Geschatte inzet – tijdsbestek ca. 1 jaar Projectleider

Projectmedewerker

Ruimte (economie, APV vergunningen , verkeer en RO)

Beheer & Onderhoud

± 20 uur per week

± 16 uur per week in de voorbereidingsfase ± 8 uur per week in de uitvoeringsfase

± 2 uur per maand per vakgebied, APVvergunningve rlener 10 uur per maand

± 2 uur per maand

Bestuur en strategie (openbare orde & veiligheid, duurzaamhei d) ± 2 uur per maand

Communicatie

± 10 uur per maand

8