Bijlage 1 bij RM 10 september 2021 Samenwerking warmte Leidse regio en Katwijk Z-20-131552 Oegstgeest

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST Warmte Leidse Regio

Versie 22 september 2021

1

Partijen: 1. De publiekrechtelijke rechtspersoon Gemeente Leiden, namens deze de wethouder Duurzame Verstedelijking, Ruimte & Wonen, mevrouw F. Spijker, daartoe gemachtigd door de Burgemeester op grond van artikel 171, tweede lid, Gemeentewet, en 2. De publiekrechtelijke rechtspersoon Gemeente Leiderdorp, namens deze de wethouder Duurzaamheid, de heer D.B. van Woudenberg, daartoe gemachtigd door de Burgemeester op grond van artikel 171, tweede lid, Gemeentewet, en 3. De publiekrechtelijke rechtspersoon Gemeente Katwijk, namens deze de wethouder Duurzaamheid, de heer J. Knape, daartoe gemachtigd door de Burgemeester op grond van artikel 171, tweede lid, Gemeentewet, en 4. De publiekrechtelijke rechtspersoon Gemeente Oegstgeest, namens deze de wethouder Duurzaamheid en Milieu, de heer P. Glasbeek, daartoe gemachtigd door de Burgemeester op grond van artikel 171, tweede lid, Gemeentewet, en 5. De publiekrechtelijke rechtspersoon Gemeente Voorschoten, namens deze de wethouder Duurzaamheid, Milieu en Energie, mevrouw E. Spil, daartoe gemachtigd door de Burgemeester op grond van artikel 171, tweede lid, Gemeentewet, en 6. De publiekrechtelijke rechtspersoon Gemeente Zoeterwoude, namens deze de wethouder Energietransitie, de heer A. de Gans, daartoe gemachtigd door de Burgemeester op grond van artikel 171, tweede lid, Gemeentewet; Samen te noemen “de deelnemende gemeenten”, A.

Overwegende dat: a) Gemeenten samen met provincie, waterschap en netbeheerders staan voor de gezamenlijke opgave om te voldoen aan de doelstellingen op het gebied van CO2-reductie die zijn geformuleerd in de RES 1.0 van RES-regio Holland Rijnland, b) Begin april 2021 de Colleges van B&W in de deelnemende gemeenten positief hebben besloten over de regionale samenwerking in de warmtetransitie, op de breedte van de warmtetransitie samen te werken en te streven een open regionaal energiesysteem met borging van publieke waarden te ontwikkelen, c) Eind mei en begin juni 2021 de gemeenteraden van de deelnemende gemeente positief hebben besloten over het aangaan van en het beschikbaar stellen van budget voor de bovengenoemde samenwerking, zoals verder beschreven onder B., d) De inhoudelijke, organisatorische en procesmatige complexiteit en omvang van de opgave van de warmtetransitie het versterken vergt van onderlinge samenwerking en organisatie om gezamenlijk o.a.: i.

de regierol te kunnen pakken in samenspel met energiecoöperaties, woningcorporaties, netbeheerders, marktpartijen en medeoverheden;

ii.

een betere sturing te krijgen op de borging van publieke waarden van betaalbaarheid, haalbaarheid, duurzaamheid, tijdigheid (van CO2 reductie) en betrouwbaarheid;

iii.

de regionale afstemming te organiseren bij de vormgeving van warmte(net)beheer, de uitgifte van warmtekavels en totstandkoming van distributienetten, waar de bovenlokale aspecten van belang zijn, zodat duurzame warmte tijdig naar woningen gedistribueerd kan worden;

iv.

een sterke en slagvaardige gespreks- en samenwerkingspartner te kunnen zijn.

2

e) Deelnemende gemeenten gezamenlijk een projectorganisatie wensen vorm te geven en hiervoor gezamenlijk financiële verplichtingen willen aangaan. B. Gelet op: De raadsbesluiten in de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten inhoudende het principebesluit tot samenwerking tussen de deelnemende gemeenten en de toestemming voor het vastleggen van nadere onderlinge afspraken ter uitvoering van deze principebesluiten van de gemeenteraden van de betreffende gemeente: -

Raadsbesluit Leiden van 3 juni 2021 met kenmerk RV 21.0026.

-

Raadsbesluit Leiderdorp van 1 juni 2021 met kenmerk Z/21/116584/235295.

-

Raadsbesluit Katwijk van 27 mei 2021 met kenmerk 1891088.

-

Raadsbesluit Oegstgeest van 7 juni 2021 met kenmerk Z/20/131552.

-

Raadsbesluit Voorschoten van 27 mei 2021 en met kenmerk Z/20/043433/238313.

-

Raadsbesluit Zoeterwoude van 27 mei 2021 met kenmerk Z20/024355/59133-b, nr. 21/15.

Waarbij is afgesproken dat door de gemeente Katwijk een wensen- en bedenkingenprocedure wordt gehanteerd. C. Komen als volgt overeen: Artikel 1 Begripsbepaling In deze Overeenkomst wordt gebruik gemaakt van de volgende definities. Definities worden met een hoofdletter beschreven en kunnen met behoud van betekenis in meervoud gebruikt worden. 1. 2. 3. 4.

College: college van burgemeester en wethouders van een deelnemende gemeente. Raad: de gemeenteraad van een deelnemende gemeente. Overeenkomst: onderhavige samenwerkingsovereenkomst, ook aan te halen als SOK WLR. Plan van Aanpak: Een door de Colleges vast te stellen en zo nodig aan te passen plan dat leidend is voor de nadere invulling van de onderlinge samenwerking, de te behalen doelen, de in te zetten middelen en de te leveren inspanningen. Het Plan van Aanpak vormt een integraal onderdeel van deze Overeenkomst en is als bijlage toegevoegd. Het Planvan Aanpak is ook aan te halen als PvA WLR. 5. Dienstverleningsovereenkomst: De Dienstverleningsovereenkomst Warmte Leidse Regio te sluiten tussen de deelnemende gemeenten, waarin nadere afspraken worden gemaakt over de financiele, personele en bedrijfsvoeringsaspecten van de samenwerking op grond van de Overeenkomst. De Dienstverleningsovereenkomst is ook aan te halen als DVO WLR.

Artikel 2 Doel 1. Deze Overeenkomst heeft als doel afspraken te maken over de samenwerking op het gebied van de energietransitie – vooralsnog beperkt tot de warmtetransitie – tussen de deelnemende gemeenten in de Leidse regio. Onderdeel van deze samenwerking is het uitwerken van een governance- en bedrijfsvoeringsstructuur voor de samenwerking op het gebied van de energietransitie voor de komende jaren. 2. De ambitie is om een open regionaal energiesysteem te ontwikkelen waarin publieke waarden zoals betaalbaarheid, betrouwbaarheid, tijdigheid en duurzaamheid zijn geborgd.

3

Artikel 3 Karakter van de samenwerking 1. De samenwerking richt zich op het opbouwen van uitvoeringskracht en deskundige kennis door de deelnemende gemeenten en het creëren van een strategische en sterke(re) positie met partners en naar derden. Door gezamenlijke beleidsvoorbereiding en -uitvoering streven de deelnemende gemeenten ernaar om de kwaliteit van keuzes en realisatie te verbeteren. 2. De samenwerking richt zich daarnaast op het coördineren van het ambtelijk overleg tussen deelnemende gemeenten in de Leidse regio. Daarnaast wordt de verbinding gelegd met de Duin- en Bollenstreek en andere gemeenten in de RES-regio Holland Rijnland. Deze regeling respecteert bestaande samenwerkingsvormen van de deelnemende gemeenten en sluit nieuwe samenwerking met anderen of aansluiting van deelnemende gemeenten bij andere bestaande samenwerkingsvormen niet uit. 3. Het doel en karakter van de samenwerking als beschreven in deze Overeenkomst is nader uitgewerkt in resultaten, inspanningen, organisatie en begroting in het Plan van Aanpak. De Colleges stellen het Plan van Aanpak vast. Artikel 4 Governance 1. Deze Overeenkomst laat onverlet de beslissingsbevoegdheden van de Colleges over deze samenwerking en de daarop van toepassing zijnde kaderstellende en controlerende bevoegdheden van de Raden. 2.

Alle gezamenlijke beslissingen van de deelnemende gemeenten waarop de samenwerking op grond van de Overeenkomst ziet worden in gezamenlijk overleg genomen door middel van consensus. 3. Er is een regionaal bestuurlijk overleg. a. Het regionaal bestuurlijk overleg bestaat uit de portefeuillehouders warmtetransitie binnen de Colleges en één lid van het ambtelijk opdrachtgeversoverleg. Het bestuurlijk overleg komt elke maand bijeen. b. Het regionaal bestuurlijk overleg stemt af over de strategische koers, geeft gezamenlijk bestuurlijke richting aan de voortgang van de uitvoering van het Plan van Aanpak en bereidt de informatievoorziening voor zodat de Colleges tenminste 3maandelijks de Raden kunnen informeren over de te maken en gemaakte keuzes en verrichte inspanningen. c.

Het regionaal bestuurlijk overleg heeft onder meer tot taak het voorbereiden van collegebesluiten en raadsvoorstellen die te maken hebben met het doel van deze Overeenkomst.

4. Er is een ambtelijk opdrachtgeversoverleg. a. Het ambtelijk opdrachtgeversoverleg voor uitvoering van het Plan van Aanpak bestaat uit ten minste twee directeuren vanuit de deelnemende gemeenten, waaronder de verantwoordelijk directeur van de gemeente Leiden. b. Het ambtelijk opdrachtgeversoverleg vervult namens de Colleges van B&W het dagelijks opdrachtgeverschap naar de programmamanager. 5. Er is een programmamanager. a. De programmamanager werkt in opdracht van en in het belang van alle samenwerkende gemeenten en is ambtelijk opdrachtnemer van het ambtelijk opdrachtgeversoverleg en van de Colleges.

4

b. De programmamanager is verantwoordelijk voor de doeltreffende en efficiënte realisatie van de beoogde doelen uit het Plan van Aanpak en de inzet van het beschikbaar gestelde budget, bijdragend aan de doelen van de samenwerking. c.

De programmamanager rapporteert maandelijks naar het regionaal bestuurlijk overleg en driemaandelijks naar de Colleges, zodat zij kunnen rapporteren naar de Raden. De rapportage betreft de tussentijdse resultaten en benutting van het budget.

d. De programmamanager stuurt het team van medewerkers aan en stuurt op de interne en externe uitvoering van de beoogde resultaten.

Artikel 5 Nadere afspraken 1. Om de samenwerking zoals genoemd in artikel 2 verder uitwerking te geven wordt tussen de deelnemende gemeenten de Dienstverleningsovereenkomst Warmte Leidse Regio gesloten. 2. De samenwerking met derden kan plaatsvinden in de vorm van overeenkomsten tussen één van de deelnemers namens alle deelnemende gemeenten en een of meerdere derden.

Artikel 6 Financiën 1. De deelnemende gemeenten zorgen voor de beschikbaarheid van voldoende capaciteit en middelen uit hun eigen organisaties om de gezamenlijke taken uit te voeren die zijn geformuleerd in het Plan van Aanpak. 2. De deelnemende gemeenten verdelen onderling alle kosten en risico’s, naar rato van de verdeelsleutel zoals bepaald in artikel 3 van de DVO WLR.

Artikel 7 Evaluatie samenwerking 1. De samenwerking binnen de kaders van deze Overeenkomst en zoals nader uitgewerkt in het PvA WLR en de DVO WLR wordt geëvalueerd uiterlijk 11 maanden na de datum van inwerkingtreding van de Overeenkomst. De uitkomsten van de evaluatie worden uiterlijk binnen twee maanden na de start van de evaluatie gerapporteerd aan Colleges en Raden. Er vindt zonodig aanvullend een (deel)evaluatie plaats voor 1 december 2022. 2. De evaluatie heeft betrekking op de bereikte (tussen)resultaten als benoemd in het PvA WLR, de organisatie en personeel, de werking van de samenwerkingsvorm zoals uitgewerkt in de SOK WLR en de DVO WLR en de kosten van de samenwerking. De evaluatie dient ter onderbouwing van een besluit over de toekomstige samenwerkingsvorm.

Artikel 8 Toetreding, wijziging, opheffing en uittreding 1. Gemeenten kunnen tot deze Overeenkomst toetreden. 2. Voor toetreding tot deze Overeenkomst en wijziging of opheffing ervan is instemming van de Colleges noodzakelijk. 3. Een deelnemende gemeente kan besluiten de samenwerking te beëindigen. Hiertoe is een besluit tot uittreding van haar College nodig welke bekendgemaakt wordt aan de andere gemeenten. Voor het uittreden gelden de volgende voorwaarden:

5

a. Het beëindigen van de samenwerking vindt plaats op een moment gekozen in bestuurlijk overleg, maar uiterlijk binnen 2 maanden na bekendmaking van het hiervoor bedoelde uittredingsbesluit. b. Bij beëindiging van de samenwerking dienen de gemeenten de gezamenlijk in het kader van deze samenwerking aangegane contractuele verplichtingen inclusief eventuele personele verplichtingen te respecteren, met inachtneming van eventuele nadere afspraken die gemaakt kunnen worden over de verdeling van kosten. 4. Bij beëindiging van de samenwerking door een deelnemende gemeente of opheffing van de samenwerking worden de consequenties van de gedurende de samenwerking genomen beslissingen door de gemeenten gezamenlijk in beeld gebracht. Op basis hiervan vindt overleg plaats en worden nadere afspraken gemaakt over de gevolgen van de uittreding of opheffing. De relevante bepalingen hierover in de DVO WLR zijn van toepassing.

Artikel 9 Inwerkingtreding en duur 1. Deze Overeenkomst treedt in werking met ingang van 1 september 2021. 2. Deze samenwerking wordt in beginsel aangegaan voor de periode tot 1 januari 2023 met de mogelijkheid daarna te continueren voor een nader te bepalen periode.

Artikel 10 Geschillen De deelnemende gemeenten verplichten zich om in geval van geschillen over de inhoud en uitvoering van deze Overeenkomst met elkaar in overleg te treden waarbij zal worden getracht dergelijke geschillen in der minne te beslechten.

Artikel 11 Slotbepaling In alle gevallen waarin deze Overeenkomst niet voorziet, treden de deelnemende gemeenten met elkaar in overleg.

Artikel 12 Citeertitel Deze Overeenkomst wordt aangehaald als: “Samenwerkingsovereenkomst Warmte Leidse regio” of “SOK WLR”.

[Pagina met handtekeningen volgt]

6

Datum:

Datum:

Plaats:

Plaats:

Gemeente Leiden

Gemeente Oegstgeest

F. Spijker Wethouder Duurzame Verstedelijking, Ruimte & Wonen

P. Glasbeek Wethouder Duurzaamheid en Milieu

Datum:

Datum:

Plaats:

Plaats:

Gemeente Zoeterwoude

Gemeente Leiderdorp

A. de Gans Wethouder Energietransitie

D.B. van Woudenberg Wethouder Duurzaamheid

Datum:

Datum:

Plaats:

Plaats:

Gemeente Katwijk

Gemeente Voorschoten

J. Knape Wethouder Duurzaamheid

E. Spil Wethouder Duurzaamheid, Milieu en Energie

7

Toelichting op de Samenwerkingsovereenkomst Warmte Leidse regio 1. Begripsbepaling Het PvA WLR is adaptief. Eventuele substantiële aanpassingen kunnen worden vastgesteld via de colleges. Kleine aanpassingen en nadere uitwerking van het PvA WLR die passen binnen het kader dat in het oorspronkelijke PvA WLR is vastgesteld door de colleges behoeven de instemming van het Regionaal bestuurlijk overleg. 2. Doel samenwerking Het overkoepelend doel van de samenwerking is het beter borgen van publieke waarden in de warmtetransitie – meer in het bijzonder in het ontwikkelen van een open regionaal energiesysteem – in het belang van de inwoners en andere belanghebbenden in de lokale samenleving. 3. Karakter van de samenwerking Gemeenten Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest, Voorschoten en Zoeterwoude hebben gezamenlijk besloten om te gaan samenwerken op het gebied van beleidsafstemming van de opgaven op het gebied van Warmtetransitie. In deze fase hebben de gemeenten gekozen om de onderlinge afspraken vast te leggen in de vorm van een samenwerkingsovereenkomst. Deze samenwerking wordt aangegaan op grond van artikel 160 lid 1 onder b en d Gemeentewet.

De colleges van de deelnemende gemeenten zijn namelijk bevoegd om deze overeenkomst te sluiten op grond van de bevoegdheid om privaatrechtelijke handelingen te verrichten, maar ook omdat de colleges hiermee uitvoering geven aan de besluiten van de gemeenteraden over de onderlinge samenwerking tussen de deelnemende gemeenten, zoals genoemd in onderdeel B van de samenwerkingsovereenkomst. De samenwerkingsovereenkomst is gericht op de coördinatie en vergroting van synergie in de uitvoering van de gemeentelijke taken en regierol in de warmtetransitie. Echter, de bevoegdheden voor de uitvoering van al deze taken blijven bij de eigen gemeentelijke organisatie en worden niet bij een andere gemeente of een andere rechtspersoon neergelegd. Bij uitvoering binnen de eigen organisatie geldt daarom de normale politieke verantwoordelijkheid en informatieplicht van het college naar de gemeenteraad voor alles wat de ambtelijke organisatie doet. Deze samenwerkingsovereenkomst treedt in werking met terugwerkende kracht per 1 september 2021. De reden hiervoor is dat het wenselijk is om het reeds eerder afgegeven politieke en bestuurlijke mandaat met terugwerkende kracht te formaliseren, zodat ook gezamenlijk ondernomen acties uit deze periode onder de werking vallen van de Overeenkomst. 4. Governance De governance en sturing kan eenvoudig gehouden worden in de fase tot eind 2022.

Er is geen sprake van besluitvorming op basis van stemverhoudingen. Er wordt bestuurlijk samengewerkt op basis van consensus of wederzijdse afstemming. Zowel uitvoering als coördinatie kan transparant worden vormgegeven en met nauwe betrokkenheid van beleidsadviseurs, managers, bestuurders, colleges en raden. Dit maakt dat er geen formele besluitvormingsafspraken nodig zijn. Via kwartaalrapportages kan verantwoording worden afgelegd. 5. Nadere afspraken ter uitvoering van het Samenwerkingsovereenkomst Warmte Leidse regio De deelnemende gemeenten maken ter uitvoering van de “Samenwerkingsovereenkomst Warmte Leidse regio“ nadere afspraken met elkaar over noodzakelijke dienstverlening aan elkaar dan wel de uitvoering van bepaalde privaatrechtelijke rechtshandelingen door de gemeente Leiden namens de deelnemende gemeenten. Hierbij gaat het o.a. om gezamenlijke inkoop coördinatie, kostenverdeling van investeringen en gezamenlijke inzet van personeel.

8

Voor zover deze overeenkomsten verbintenissen bevatten die kunnen worden opgevat als een overeenkomst onder bezwarende titel, geldt dat de dienstverlening tussen de deelnemende gemeenten in beginsel geen plicht schept tot aanbesteden. De samenwerking voldoet immers aan de vereisten van artikel 2.24c Aanbestedingswet 2012, te weten van een samenwerking gericht op de verwezenlijking van hun gemeenschappelijke doelstellingen, waarbij de invulling van de samenwerking uitsluitend berust op overwegingen in verband met het openbaar belang en de deelnemende gemeenten op de open markt niet meer dan 20% van de onder die samenwerking vallende activiteiten voor hun rekening nemen. De gezamenlijke uitvoering van taken ter vervulling van de gemeentelijke rol als warmteregisseur en om de beschikbaarheid van een betrouwbare, betaalbare en open collectieve warmtevoorziening is bij uitstek een gemeenschappelijke doelstelling ter uitvoering van een dienst van openbaar belang dat ook uitsluitend berust op overwegingen van openbaar belang. De samenwerking ziet primair op beleidsafstemming op het gebied van warmtetransitie en de daarvoor benodigde onderteuning. Elke deelnemende gemeente blijft afzonderlijk verantwoordelijk voor de naleving van de geldende wet en regelgeving bij de verdere uitvoering van de Samenwerkingsovereenkomst.

Vanuit Leiden worden de kosten van de programmaorganisatie waaronder in ieder geval kosten voor personeelsinzet (intern en extern), huisvesting, ICT, administratiekosten en overige programmakosten, doorbelast aan de zes deelnemende gemeenten naar rato van inwoneraantal. Hierover worden in oktober 2021 nadere bedrijfsvoeringafspraken gemaakt. 6. Financiën De deelnemende gemeenten spreken naar elkaar toe het commitment uit om de gezamenlijke organisatie van voldoende capaciteit en middelen te voorzien om de taakuitoefening mogelijk te maken. Voor de gemeente Katwijk geldt dat met het raadsbesluit eind mei 2021 een deel van de bijdrage aan de 2 miljoen euro beschikbaar wordt gesteld en dat het college zich inspant om – als de rijksmiddelen uitvoeringslasten Klimaatakkoord beschikbaar worden gesteld – een extra raadsbesluit te nemen over het resterende deel van de bijdrage vanuit Katwijk. De deelnemende gemeenten streven naar het in dienst nemen van een programmamanager. De programmamanager wordt dan budgethouder en daarmee verantwoordelijk voor de doelmatige inzet van de middelen. In geval sprake is van een extern ingehuurde programmamanager zal het budgethouderschap blijven liggen bij het ambtelijk opdrachtgeversoverleg. De financiële verantwoording maakt onderdeel uit van de integrale voortgangsrapportages per kwartaal. 7.

Evaluatie De samenwerking wordt aangegaan voor een periode van 1,5 jaar (tot eind 2022). Of de samenwerking dan gecontinueerd wordt is afhankelijk van de vraag of de organisatie ook de beoogde resultaten bereikt en prestaties neerzet. De evaluatie is vormvrij, het kan bijvoorbeeld via een visitatie, als het maar onafhankelijk is. 8. Toetreding, wijziging, opheffing en uittreding Bestuurlijk is de intentie uitgesproken door de gemeenten uit de regio Duin- en Bollenstreek dat zij willen samenwerken met de Leidse regio. Vanuit de gemeenten in de Leidse regio is daar positief op gereageerd, als passend in de gedachte van een open regionaal energiesysteem met meerdere duurzame bronnen van warmte. Voor besluitvorming door de colleges over toetreding tot of wijziging van de samenwerking is een onderbouwd voorstel en positief advies vanuit de portefeuillehouders nodig. Van belang is verder dat als er sprake is van wijziging, opheffing of uittreding een zorgvuldige ontvlechting plaats vindt. Daarom is expliciet benoemd dat verplichtingen worden gerespecteerd en dat zonodig afspraken gemaakt worden over de verdeling van gemaakte kosten en aangegane verplichtingen.

9