Beantwoording Technische Vragen - CDA - Voorjaarsnota

Technische Vragen d.d. 13 juni 2021 Fractie: CDA Vragensteller: Tobias van der Hoeven Onderwerp: Voorjaarsnota Zaaknummer: #

P,

Vraag

Antwoord

1

3.2.4

Sinds dit jaar wordt nog scherper gekeken naar de meerwaarde van een project voor de Oegstgeester economie. De regiogemeenten beslissen zelfstandig of zij willen bijdragen aan een project en in sommige gevallen nemen zij niet deel aan een bepaald Economie071 project. Vanuit het budget van Economie is er nog ruimte om bij te dragen één of meer projecten.

2

6.3.1

Aangegeven wordt dat aan enkele regionale projecten van Economie071 Oegstgeest niet kan bijdragen omdat het budget van Economische Zaken hiervoor ontoereikend is. Waarom betekent dit blote feit dat “bijsturing noodzakelijk is” (rood)? Wat gaat er nu mis doordat Oegstgeest aan enkele regionale projecten van Economie071 niet kan bijdragen? Is dit daadwerkelijk een probleem? Of dwingt het juist om scherp te kijken aan welk project Oegstgeest wel of niet bijdraagt? Dragen alle Economie71-gemeenten altijd bij aan alle projecten? En wat is de voorgenomen wijze van bijsturing nu niet om extra budget voor dit deel van het programma wordt gevraagd met deze Voorjaarsnota? Is het juist dat archief- en informatiebeheer 1 van de onderwerpen van interbestuurlijk toezicht door de provincie is? Hoe heeft Oegstgeest de laatste vijf jaar op dit terrein gescoord? Wat is ervoor nodig om te verzekeren dat een en ander per 31 december 2021 naar de maatstaven van de provincie op orde is?

Ja, het archief- en informatiebeheer is één van de onderwerpen van interbestuurlijk toezicht door de provincie. Dit geldt sinds 2012, met de invoering van de Wet revitalisering generiek toezicht. Vergelijkbaar met bijna alle andere gemeenten in Nederland, heeft Oegstgeest heeft de laatste vijf jaar op dit terrein oranje gescoord. Onze gemeente is op de goede weg, maar nog niet alles is op orde. Om groen te scoren is vereist volledig digitaal te werken en archiveren, evenals de informatiehuishouding 100% op orde hebben.

Ten behoeve van de nog te zetten stappen is er dit jaar tijdelijk extra capaciteit ingezet, om tegen het eind van het jaar de fysieke archieven 100% op orde te hebben. Dit ook i.r.t. het onderzoek over de archieftaken, gezien het aankomend pensioen van onze archivaris. De beheertaken worden momenteel uitgevoerd door team informatiemanagement bij Servicepunt71. Zij blijven zo veel mogelijk stappen zetten in de richting van score groen, maar volledig digitaal werken en archiveren is nog niet op alle onderwerpen in onze organisatie mogelijk en wenselijk. Zolang dit het geval is, blijft de score op oranje. Ook als er capaciteit beschikbaar komt binnen team Ruimte voor het digitaliseren van het bouwarchief (documenten d.d. na 10 oktober 2010) en er meer capaciteit komt voor het instrueren van (nieuwe) medewerkers op het gebied van zaakgericht werken zal dit nog niet tot een groene score leiden. Dit betekent echter niet dat wij geen wezenlijke stappen in de goede richting blijven zetten, zoals u kunt teruglezen in de jaarverslagen van ons archief. 3

7.4.2

Graag meer duiding bij deze toelichting. Wat is de betekenis hiervan voor alle getallen waar de raad naar kijkt in de Voorjaarsnota en de Kaderbrief?

In de afgelopen maanden hebben we een aantal beslissingen genomen om de financiële functie binnen Oegstgeest te versterken. 1. We hebben besloten om niet alle financiële adviseurs over te hevelen naar SP71, maar juist ook een kernteam (van concerncontroller en twee senior adviseurs) binnen Oegstgeest te houden om meer sturing te geven aan de processen en aan de werkzaamheden van SP71. 2. We hebben tijdelijk

een senior adviseur ingehuurd die o.a. verbeteringen in de planning- en controlcyclus heeft voorbereid. Dit heeft geleid tot een andere presentatie van de Voorjaarsnota 2021, de Kaderbrief en straks hopen we een duidelijker en iets afgeslankte begroting te kunnen presenteren. 3. We zijn samen met SP71 een project gestart om onze facturenstroom te beheersen en efficiënter af te handelen. Dit moet ons helpen met betere managementinformatie. 4. Deze acties leveren geen andere bedragen op maar wel een overzichtelijker beeld van de stand van onze gemeentelijke financiën.