A9. OPOO Begrotingsboekje 2021
Tekst van het document
Begrotingsboekje 13682 Openbaar Primair Onderwijs Oegstgeest
13682 Openbaar Primair Onderwijs Oegstgeest
Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 2 Inleiding (kaderstelling) ........................................................................................................................ 3 Begroting 2021 ................................................................................................................................... 4 Uitgangspunten bij de begroting opstelling ...................................................................................... 4 Extra investering in renovatie en duurzaamheid gebouwen ............................................................ 4 Begrotingsmodel .............................................................................................................................. 4 Verwachte baten .............................................................................................................................. 4 Schooljaar en kalenderjaar .............................................................................................................. 4 Procedure ........................................................................................................................................
4 Planning & control-cyclus ................................................................................................................ 5 Algemeen............................................................................................................................................ 5 Huisvesting en onderhoud ................................................................................................................... 5 Meerjarig bestedingsplan OPOO ..................................................................................................... 5 1. Algemeen ............................................................................................................................................ 6 1.1 Begrote formatie en loonkosten .................................................................................................... 6 Bezetting bestuurskantoor ............................................................................................................... 6 Personeel............................................................................................................................................ 6 1.2 Begrote investeringen....................................................................................................................
7 1.3 Baten en lasten meerjarenbegroting ............................................................................................. 7 2. Leerlingen ........................................................................................................................................... 8 2.1 Totale leerlingen per teldatum ....................................................................................................... 8 Leerlingenaantallen.......................................................................................................................... 8 2.2 Leerlingen per teldatum per kostenplaats ..................................................................................... 8 3. Formatie .............................................................................................................................................. 9 3.1 Begrote formatie en loonkosten per kostensoort .......................................................................... 9 3.2 Begrote formatie per vestiging ...................................................................................................... 9 4. Investeringen .....................................................................................................................................
10 4.1 Begrote investeringen per categorie per jaar .............................................................................. 10 4.2 Totaal begrote afschrijvingen per jaar ......................................................................................... 10 5. Exploitatie .......................................................................................................................................... 11 5.1 Baten en lasten details meerjarenbegroting ................................................................................ 11 Resultaat meerjarenbegroting 2021-2024 ..................................................................................... 11 7. Conclusie begroting 2021 .............................................................................................................. 12 5.2 Verdeling Baten en Lasten .......................................................................................................... 13 5.3 Begroot resultaat per kostenplaats .............................................................................................. 14 5.4 Detail grootboeken (1/2) .............................................................................................................. 14 5.5 Detail grootboeken (2/2) .............................................................................................................. 15
Pagina 2
13682 Openbaar Primair Onderwijs Oegstgeest
Inleiding (kaderstelling) Bij het opstellen van de begroting willen we de kaders waarbinnen we dit zullen doen helder hebben. Het algemene uitgangspunt is dat we begroten op basis van de aangeleverde bekostigingsgegevens en dat we ernaar streven dat elke school-begroting sluitend is. Gezien de wisselende grootte van de scholen zal dit (gezien de totale omvang van OPOO) lastig te realiseren zijn, omdat een kleine school last heeft van een kleinere groepsgrootte waardoor de bekostiging van het personeel moeilijker is. Toch willen we dit zoveel mogelijk als vertrekpunt nemen. Bovenschoolse begroting De bovenschoolse begroting bestaat uit de salariskosten van de directeur-bestuurder, de bovenschool ICT en de directiesecretaris. Daarnaast is er ruimte voor (0,4 FTE ) een beleidsmedewerker (vacature) in schaal 10 (OOP). Er is besloten dat deze vacature niet wordt ingevuld door een beleidsmedewerker, maar een bedrag van €30.000 wordt opgenomen voor de inzet van specialistische ondersteuning op maat. De personeelskosten bovenschools en overige bovenschoolse kosten (huisvesting, nascholing etc) worden jaarlijkse vastgesteld in de bovenschoolse begroting.
• De kosten voor inhuur functionaris gegevensbescherming worden bovenschools betaald en geboekt op grootboekrekening: 4410 - Uitbestede administratie en advisering • De kosten voor inhuur projectmanager huisvesting en onderhoud worden bovenschools betaald en geboekt op grootboekrekening: 4412 Uitbesteding materieel beheer • Het bovenschools budget wordt doorbelast aan de scholen naar rato van het leerlingenaantal van de school. In de exploitatie van de scholen wordt de bovenschoolse afdracht opgenomen bij de lasten onder één bedrag op grootboekrekening:3199 OCW overboeking rekening. Meerjarig onderhoud De kosten van het onderhoud van de gebouwen wordt vastgesteld in het MOP. De dotatie van de scholen voor de kosten van het onderhoud van de vier scholen is naar rato leerlingenaantal. De gedachte hierachter is dat iedere leerling evenveel bijdraagt aan de kosten van het onderhoud. Bij het bepalen van de dotatie wordt uitgegaan van het MOP en is het uitgangspunt dat de voorziening gedurende de hele periode een positief saldo laat zien. Groeibekostiging Vanuit het verleden zien we de trend dat jaarlijks rond de 50K aan groeibekostiging als baten binnenkomen. In 2020 is 50K op als baten opgenomen in de bovenschoolse begroting. De werkelijke groeibekostiging van 2020 zal als baten opgenomen worden in de bovenschoolse begroting van 2021.
Reserves Uit de recentelijk uitgevoerde Financiële Risico Analyse (FRA) komt naar voren dat het voor OPOO voldoende is om een algemene reserve aan te houden van €450.000. Dit komt ook overeen met de nieuwe richtlijn vanuit de onderwijsinspectie. Dat betekent dat er een bestedingsplan opgesteld moet worden als er sprake is van een te hoge reserve. Deze zal worden opgenomen in de toelichting op de begroting van OPOO. Kwartaalrapportages De kwartaalrapportages worden opgesteld door het administratiekantoor, waarbij de grote verschillen in de exploitatie worden toegelicht. Deze rapportages worden door de directeur-bestuurder besproken met de directeuren van de school. De afspraken uit dit overleg worden schriftelijk vastgelegd. Eigen Risico Drager (ERD) Per 1 januari 2020 heeft OPOO gekozen voor een gedeeltelijke ERD (financiële variant) bij het vervangingsfonds. Ook in 2021 zal OPOO gebruik maken van deze variant. Investeringen De investeringen worden vastgelegd in het MJIP (meerjaren investeringsplan). Tot 2020 werd uitgegaan van een minimumbedrag van de investering van € 500. De accountant heeft geadviseerd dit bedrag te verhogen. In 2021 stellen we dit bedrag vast op €1000,00.
Pagina 3
13682 Openbaar Primair Onderwijs Oegstgeest
Begroting 2021 Deze begroting geeft een zo volledig mogelijke raming van de baten en lasten. Aan de lastenkant wordt zo realistisch mogelijk begroot. Niet de beschikbare bekostiging is uitgangspunt, maar de verwachte en geplande uitgaven op basis van ervaringsgegevens en beleidsuitgangspunten. Zo ontstaat een volledig beeld van alle baten en lasten. Deze begroting bevat een meerjarenbegroting, die gebaseerd is op een leerlingenprognose. Het leerlingenaantal is een van de belangrijkste indicatoren voor de inkomsten en omdat het een prognose is kan de realisatie daarvan afwijken en kan het feitelijke meerjarenperspectief nog wijzigen. Bij het opstellen van de prognose is gebruik gemaakt van de cijfers van DUO en de gemeente Oegstgeest. Daarnaast zijn de aanmeldingen op de scholen een belangrijke aanvullende indicator.
Uitgangspunten bij de begroting opstelling Het resultaat van 2019 en de prognose 2020 is uitgangspunt bij het opstellen van de begroting. Hierbij zijn de personele baten en lasten rond de 81% van de totale begroting. In de bovenschoolse begroting 2021 is de groeibekostiging opgenomen voor een bedrag van €100.000. Door de jaren heen hebben we gezien dat de gemiddelde bekostiging tussen de €50.000 en €100.000 ligt. In het kalenderjaar is de groeibekostiging hoger uitgevallen. Vandaar dat ervoor gekozen wordt om ruim te begroten op deze post.
Extra investering in renovatie en duurzaamheid gebouwen In 2020 is een volgende stap gemaakt in het verduurzamen van de gebouwen van OPOO. Er zijn zonnepanelen aangebracht op twee van de vier gebouwen. In 2021 zal het traject voor (ver)nieuwbouw van de Gevers-Deutz Terweeschool vervolgd worden. Daarnaast zullen de noodzakelijke aanpassingen van OBS De Vogels met betrekking tot het binnenklimaat moeten worden uitgevoerd. De bekostiging van deze aanpassing is deels een verantwoordelijkheid die bij de gemeente ligt. Daarnaast zal een subsidiebedrag 30% van de kosten dekken. Voor beide “projecten” is in het bestedingsplan bovenmatige reserves een bedrag opgenomen.
Begrotingsmodel Voor het opstellen van de begroting is het begrotingsmodel van OHM als uitgangspunt genomen. In dit begrotingsmodel is het mogelijk de formatie te verwerken, de materiële begroting, de investeringen en afschrijvingen en het groot onderhoud. Dit resulteert in een totaal begroting op kalenderjaarbasis.
Verwachte baten Alle regulier verwachte baten voor 2021 die op het moment van het opstellen van de begroting bekend zijn, zijn meegenomen in de schoolbegroting.
Schooljaar en kalenderjaar In de begroting 2021 zijn de verwachte inkomsten voor het schooljaar 2020-2021 meegenomen. Het onderwijs kent zowel een begroting op schooljaren als een begroting op kalenderjaar. De materiële begroting is gebaseerd op een kalenderjaar en de personele baten worden toegekend per schooljaar. Voor de begroting 2020 wordt voor de personele baten en lasten 7/12 van het schooljaar 2020-2021 meegerekend en 5/12 van het schooljaar 2021-2022.
Procedure De bedrijfsvoering in het basisonderwijs wordt steeds complexer en stelt hogere eisen aan bestuur en management en administratiekantoor. In 2021 is bij het opstellen van de begroting de onderstaande procedure gevolgd: o
OPOO levert telgegevens aan in oktober 2021
o
OHM maakt inkomstenberekening
o
OHM maakt loonkostenbegroting
o
OHM maak integrale begroting en verstrekt deze aan OPOO
Pagina 4
13682 Openbaar Primair Onderwijs Oegstgeest
o
OHM bespreekt de integrale begroting met de directeuren (directeur-bestuurder is ook aanwezig)
o
Wijzigingen worden doorgevoerd door OHM en aangepaste versie gaat weer naar OPOO
o
De directeuren verzorgen per school een beleidsrijke toelichting op de begroting
o
De Directeur-bestuurder stelt de concept begroting vast
o
De concept-begroting wordt voorgelegd aan de raad van toezicht ter goedkeuring
o
De begroting wordt ter instemming voorgelegd aan de GMR
o
De begroting wordt ter informatie toegestuurd aan de gemeente Oegstgeest
Planning & control-cyclus De planning en control-cyclus start bij het strategisch beleidsplan en de schoolplannen (in dit geval de school-jaarplannen) die op basis van dit plan zijn opgesteld. Bij het opstellen van de begroting wordt gekeken of de keuzes, die gemaakt worden bij het opstellen van de begroting, gebaseerd zijn op de deze plannen. Na het vaststellen van de begroting wordt de exploitatie in de OHM-mix zodanig weergegeven dat 15 dagen na het eindigen van een maand alle facturen verwerkt zijn en de exploitatie in beeld is. Zowel de directeuren als de directeur-bestuurder volgen deze overzichten. Per kwartaal wordt door OHM een rapportage opgesteld die door de directeur-bestuurder wordt besproken met de directeuren en wordt gepresenteerd aan de raad van toezicht.
Algemeen Bij het opstellen van de begroting 2021 hebben we gekozen voor een negatief resultaat van €63.260 De prognose 2020 laat ook een positief resultaat zien van €80.000. De schoolbegrotingen laten het volgende resultaat zien: Gevers-Deutz Terweeschool:
€23.437
De Montessorischool:
€233
OBS De Vogels:
-€30.064
Daltonschool
€28.659.
Bovenschools
-€85.524
Door de coronacrisis zijn o.a. 5 kinderen bij OBS De Vogels vertrokken naar het land van herkomst en is het leerlingenaantal gedaald. Gezien de gezonde financiele situatie van OPOO is het negatieve resultaat van OBS De Vogels aanvaardbaar en zorgt het ervoor dat het ingezette beleid kan worden gecontinueerd. Bovenschools wordt bewust een negatieve begroting opgesteld. Dit betekent dat de afdracht van de scholen lager is, waardoor er meer geld besteed kan worden aan het primaire proces.
Huisvesting en onderhoud Er is de afgelopen jaren veel achterstallig onderhoud gepleegd. De dotatie is daardoor de komende jaren aanzienlijk lager dan voorheen en is gesteld op €230.00. Er is voor gekozen om de verdeling van de totale dotatie op schoolniveau op basis van leerlingenaantal te doen. Hierdoor is een evenredige verdeling van de totale huisvestinglasten.
Meerjarig bestedingsplan OPOO Door de positieve resultaten van de afgelopen jaren is een grote reserve ontstaan bij OPOO. Dit heeft ertoe geleid dat er geinvesteerd kon worden in nieuw meubilair, nieuwe methodes en leermiddelen. Pagina 5
13682 Openbaar Primair Onderwijs Oegstgeest
Om de komende jaren een goed beleid te kunnen voeren op de inzet van de (bovenmatige) reserves is een plan opgesteld. Bij het opstellen van het plan zijn de directeuren van de school betrokken. Het bestedingsplan wordt vastgesteld door de directeur-bestuurder, besproken met de raad van toezicht en ter instemming voorgelegd aan de GMR.
1. Algemeen 1.1 Begrote formatie en loonkosten
Bezetting bestuurskantoor Het bestuurskantoor is ondergebracht in de Joris De Witteschool te Oegstgeest. Voor het begrotingsjaar 2020 is gekozen voor de volgende bezetting: 1. Directiesecretaris(0,46 FTE) 2. IBP-medewerker AVG (0,1 FTE) 3. Directeur-bestuurder (0,9 FTE) 4. groepsleerkracht boven de sterkte (0,8) In 2021 wordt het bestuurskantoor ondersteund door OHM die zorg draagt voor de financiële en personele administratie. Daarbij wordt gebruik gemaakt van personele ondersteuning op het gebied van onderhoud en huisvesting. Ook wordt gebruikgemaakt van de Arbo dienst die verbonden is aan OHM (Blijwerk). Deze ontzorgt de directeuren door het casemanagement op zich te nemen. Juridische ondersteuning wordt (op maat) ingekocht bij Hendrikx advocaten.
Personeel De personele bezetting op de scholen ligt tussen de 81 en 83%. (Zie toelichting schoolbegrotingen)
Pagina 6
13682 Openbaar Primair Onderwijs Oegstgeest
1.2 Begrote investeringen
1.3 Baten en lasten meerjarenbegroting
Pagina 7
13682 Openbaar Primair Onderwijs Oegstgeest
2. Leerlingen 2.1 Totale leerlingen per teldatum
Leerlingenaantallen De verwachting is dat het leerlingenaantal van OPOO de komende vier jaar iets zal stijgen en daarna stabiel zal blijven.
2.2 Leerlingen per teldatum per kostenplaats
Pagina 8
13682 Openbaar Primair Onderwijs Oegstgeest
3. Formatie 3.1 Begrote formatie en loonkosten per kostensoort
In de toelichting per school wordt (waar nodig) een toelichting gegeven op de begrote formatie en loonkosten.
3.2 Begrote formatie per vestiging
Pagina 9
13682 Openbaar Primair Onderwijs Oegstgeest
4. Investeringen 4.1 Begrote investeringen per categorie per jaar
Zie toelichting schoolbegrotingen.
4.2 Totaal begrote afschrijvingen per jaar
Pagina 10
13682 Openbaar Primair Onderwijs Oegstgeest
5. Exploitatie 5.1 Baten en lasten details meerjarenbegroting
Resultaat meerjarenbegroting 2021-2024 De meerjarenbegroting laat zien dat er de komende jaren sprake lijkt van een negatief resultaat. Dit is een bewuste keuze om de bovenmatige reserves in te zetten voor het onderwijsproces. Er is voor gekozen om op dit moment uit te gaan van de nu beschikbare gegevens. In het bestedingsplan algemene reserve wordt toegelicht hoe deze voor 2024 worden teruggebracht naar een aanvaardbaar niveau.
Pagina 11
13682 Openbaar Primair Onderwijs Oegstgeest
7. Conclusie begroting 2021 De begroting van 2021 laat een negatief resultaat zien van €63.260. Dit is een bewuste keuze n.a.v. de flink positieve resultaten van 2017,2018,2019 en 2020. De algemene reserve is ruim voldoende om dit tekort dekkend te maken. Er is voldoende ruimte binnen de begroting om nieuwe ontwikkelingen binnen de scholen te bekostigen. De begrote negatieve resultaten in de daaropvolgende jaren zijn mede gebaseerd op een negatieve begroting van bovenschoolse kosten. Dit zorgt ervoor dat, indien nodig er direct kan worden gestuurd op de uitgaven door het boventallig personeel bij een vacature in de schoolformatie te laten "zakken".
Pagina 12
13682 Openbaar Primair Onderwijs Oegstgeest
5.2 Verdeling Baten en Lasten
Pagina 13
13682 Openbaar Primair Onderwijs Oegstgeest
5.3 Begroot resultaat per kostenplaats
5.4 Detail grootboeken (1/2)
Pagina 14
13682 Openbaar Primair Onderwijs Oegstgeest
5.5 Detail grootboeken (2/2)
Pagina 15