A5 Publieke Sector Accountants d.d. 13 oktober 2021 - Opdrachtbevestiging controle jaarrekening 2021

Opdrachtbevestiging Gemeente Oegstgeest voor het boekjaar eindigend op 31 december 2021 Opdracht Als accountant onderzoeken wij of de jaarrekening van gemeente Oegstgeest over 2021 het door de wet vereiste inzicht geeft, overeenkomstig het bepaalde in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet. De uitslag van ons onderzoek geven wij weer in een controleverklaring en een verslag van bevindingen over de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. De controleverklaring en het verslag van bevindingen bevatten alle in het kader van het dechargeverleningsproces relevante controlebevindingen. Deze stukken zijn bestemd om, tezamen met de jaarrekening en de gezamenlijk daarmee openbaar te maken stukken, te worden overgelegd aan de gemeenteraad in het kader van de vaststelling van de jaarrekening; een en ander overeenkomstig het bepaalde in artikel 197 lid 3 van de Gemeentewet. Voorts worden zij overgelegd aan het toezichthoudende orgaan (i.c. gedeputeerde staten van de provincie) en openbaar gemaakt. Wij baseren ons bij de opdracht op de uitgangspunten die zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en de door uw gemeenteraad vastgestelde opdracht.

Andere informatie Wij rapporteren in de controleverklaring ook over de andere informatie, waaronder het jaarverslag, de overige gegevens en eventueel aanvullende informatie. Daartoe lezen wij de andere informatie en overwegen daarbij, op basis van onze kennis en ons begrip, te verkrijgen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, of de andere informatie:  

met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. alle informatie bevat die op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is vereist.

Dit om met deze werkzaamheden te voldoen aan de vereisten in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Verantwoordelijkheid van de accountant Wij verrichten onze controle in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en de Regeling Controleprotocol WNT. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften. Desgewenst zullen wij u een exemplaar van de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) toesturen. Op deze plaats brengen wij onder uw aandacht dat wijzigingen in wet- en regelgeving, waaronder verordeningen en standaarden, van invloed kunnen zijn op onze werkzaamheden. Wij zijn gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van onze

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Pagina 2 13 oktober 2021 312019003.21.242

oordeelsvorming, inclusief de inschatting van de risico’s dat de jaarrekening een afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij deze risico-inschattingen nemen wij ook de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het door de gemeente opmaken van de jaarrekening en het getrouwe beeld daarvan. Deze risico-inschattingen zijn gericht op het opzetten van passende controlewerkzaamheden, niet op een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeente. Een controle omvat daarnaast het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van de door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente gemaakte schattingen, en ook een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij wijzen u erop dat als gevolg van het toepassen van deelwaarnemingen en andere inherente beperkingen van een controle, plus de inherente beperkingen van elk systeem van interne beheersing, er een onvermijdbaar risico bestaat dat er zelfs indien een controle naar behoren is gepland en uitgevoerd in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden een afwijking van materieel belang onontdekt blijft.

Onafhankelijkheid Op grond van Nederlands recht, waaronder de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), is het vereist dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze assurance-cliënten. Deze regelgeving bevat onder meer beperkingen ten aanzien van de diensten die wij aan controlecliënten kunnen verlenen. Als uitgangspunt geldt verder dat wij in het kader van onze dienstverlening niet zullen participeren in besluitvormingsprocessen binnen uw organisatie en ook geen besluiten namens u zullen nemen. Voorts gelden aanvullende voorwaarden of beperkingen als wij of andere onderdelen van ons netwerk ook bepaalde non-assurance-diensten zouden gaan verrichten. Wij zullen in voorkomende gevallen deze voorwaarden en/of eventuele beperkingen met u bespreken. Indien wij gestart zijn met de uitvoering van de controleopdracht en daarna omstandigheden identificeren die de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht in gevaar zouden kunnen brengen, moeten wij de werkzaamheden van de controleopdracht mogelijk met onmiddellijke ingang opschorten. In dat geval zullen wij trachten zo snel mogelijk een oplossing te vinden die ons in staat stelt de controleopdracht voort te zetten.

Indien wij van mening zijn dat de situatie niet kan worden opgelost, zullen wij mogelijk genoodzaakt zijn de controleopdracht tussentijds te beëindigen. Als de bedreiging voortvloeit uit een samenloop van de controleopdracht met een andere opdracht aan ons of aan een onderdeel van ons netwerk en een oplossing onzes inziens niet mogelijk is, dan kan het noodzakelijk zijn dat een van de opdrachten tussentijds wordt beëindigd. Wij zullen u op de hoogte stellen voordat wij een dergelijk besluit nemen. Voor schade die voortvloeit uit een dergelijke beëindiging zijn wij niet aansprakelijk. Het voorgaande blijft buiten toepassing indien sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van onze zijde. Om onze onafhankelijkheid op efficiënte wijze blijvend te kunnen waarborgen informeert u ons over de juridische structuur van uw organisatie en de namen van alle overige (groeps)maatschappijen en gelieerde maatschappijen waarmee uw organisatie direct of indirect is verbonden. (Voorgenomen) wijzigingen in de juridische structuur van de organisatie of in de samenstelling of structuur van de groep kunnen ertoe leiden dat wij genoodzaakt zijn de verlening van bepaalde diensten aan uw organisatie te beëindigen. Wij bespreken in voorkomende gevallen potentiële bedreigingen van onze onafhankelijkheid met u. Het kan in

Pagina 3 13 oktober 2021 312019003.21.242

dat verband bijvoorbeeld gaan om de volgende onderwerpen:    

Langdurige betrokkenheid; Geschenken en gastvrijheid; Zakelijke relaties; Werkrelaties (in dienst treden bij controlecliënt).

Wij verzoeken u onze onafhankelijkheid op de agenda te plaatsen van onze jaarlijkse bespreking met de gemeenteraad. Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme Volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dienen wij cliëntonderzoek te verrichten. Verder zijn wij op grond van de Wwft verplicht een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie van of ten behoeve van een cliënt te melden aan de Financial Intelligence Unit Nederland te Zoetermeer. Nadere voorschriften NOCLAR Sinds 1 januari 2019 gelden voor ons de Nadere voorschriften NOCLAR (non-compliance with laws and regulations), hierna NV NOCLAR. Hierin staat hoe wij moeten handelen ingeval van niet-naleving van wet- en regelgeving door uw organisatie. In voorkomend geval moeten wij mogelijk een relevante niet-naleving onmiddellijk melden aan een bevoegde instantie. Voor meer informatie over de NV NOCLAR verwijzen wij u graag naar de website van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (https://nba.nl). Indien u prijs stelt op een exemplaar van de NV NOCLAR kunnen wij u die toesturen. Verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Door deze opdrachtbevestiging te ondertekenen erkent en begrijpt u dat het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk is voor: 

Het opmaken van de jaarrekening in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen van en krachtens de regeling Wet Normering Topinkomens (WNT), en voor het opstellen van het jaarverslag in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.



Een zodanige interne beheersing als het management noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of van fouten.



Het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag en de overige gegevens in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

En verder voor het aan ons: 

Toegang te verschaffen tot alle informatie die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening, zoals vastleggingen, documentatie en andere aangelegenheden.



Verstrekken van aanvullende informatie die wij kunnen vragen voor het doel van de controle.



Onbeperkt toegang verlenen tot personen binnen de gemeente noodzakelijk voor het verkrijgen van controle-informatie.

Pagina 4 13 oktober 2021 312019003.21.242

U moet erop toe zien dat de rechten en verplichtingen van de gemeente op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht. Dit is met inbegrip van die rechten en verplichtingen die reeds bestaan, maar niet via de normale administratieve procedures zijn vastgelegd. In sommige gevallen kunnen deze rechten en verplichtingen niet door accountantscontrole worden ontdekt. Al bekende en/of te verwachten gebeurtenissen en omstandigheden moeten ook op adequate wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht. In verband hiermee verzoeken wij u om mededelingen die in dat kader aan ons zijn gedaan schriftelijk te bevestigen. Verder vragen wij u schriftelijk te bevestigen dat het van oordeel is dat het effect van eventuele ongecorrigeerde afwijkingen in de jaarrekening, zowel afzonderlijk als in totaal, niet van materieel belang is voor de jaarrekening als geheel. Een overzicht van deze posten zal in de schriftelijke mededeling worden opgenomen of eraan worden gehecht. Wij rekenen op volledige medewerking van uw medewerkers en vertrouwen erop dat zij alle voor controle benodigde vastleggingen, documentatie en andere informatie beschikbaar zullen stellen. Bijlage 1 geeft een beschrijving van omstandigheden die het honorarium en de nagestreefde data van completering significant zouden kunnen beïnvloeden.

Fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij zowel de gemeenteraad als het college van burgemeester en wethouders. Als accountant zijn wij niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. Door de kenmerken van fraude is het mogelijk dat een controle, ook al is deze opgezet en uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlestandaarden, een fraude van materieel belang niet ontdekt. Vooral wanneer gebruik wordt gemaakt van verhulling door samenspanning en vervalste documentatie. Omdat onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten, richt deze zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. Indien tijdens de controle aanwijzingen van fraude blijken, verrichten wij, ongeacht de mogelijke omvang en de aard van de vermoedelijke fraude aanvullend onderzoek. Indien wij een aanwijzing voor een redelijk vermoeden van fraude verkrijgen, communiceren wij hierover met het college van burgemeester en wethouders en/of de gemeenteraad. Indien sprake is van een redelijk vermoeden van fraude van materieel belang handelen wij ook in overeenstemming met artikel 26 lid 2 Wta.

In het kader van de Nederlandse Standaard 240, “De verantwoordelijkheid van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten”, zullen wij het college van burgemeester en wethouders vragen de volgende punten schriftelijk te bevestigen: a.

Het college van burgemeester en wethouders erkent zijn verantwoordelijkheid voor het opzetten, implementeren en onderhouden van de interne beheersing gericht op het voorkomen en ontdekken van gevallen van fraude.

b.

Het college van burgemeester en wethouders heeft ons de resultaten gemeld van de inschatting door het management van het risico dat de financiële overzichten afwijkingen van materieel belang zouden kunnen bevatten die het gevolg zijn van fraude.

Pagina 5 13 oktober 2021 312019003.21.242

c.

Het college van burgemeester en wethouders heeft aan ons zijn kennis verstrekt met betrekking tot fraude of vermoede fraude die op de gemeente van invloed is en waarbij betrokken zijn:  het management;  werknemers die een belangrijke rol spelen bij de werking van de interne beheersing; of  anderen in het geval dat de fraude een effect zou kunnen hebben dat van materieel belang is voor de financiële overzichten.

d.

Het college van burgemeester en wethouders heeft ons op de hoogte gesteld van alle aantijgingen van fraude of van vermoede fraude die op de financiële overzichten van de gemeente van invloed zijn en waarvan het college van burgemeester en wethouders kennis heeft verkregen via werknemers, voormalige werknemers, analisten, regelgevers, toezichthouders of via anderen.

Naleving specifieke wet- en regelgeving Het college van burgemeester en wethouders (onder het toezicht van de gemeenteraad) is verantwoordelijk voor de naleving van wettelijke en andere voorschriften. Ons onderzoek richt zich mede op de rechtmatigheid van de totstandkoming van in de jaarrekening verwerkte baten, lasten en balansmutaties. Het interne beheersinstrumentarium ter borging van de juiste naleving van wet- en regelgeving zullen wij daartoe mede in ons onderzoek betrekken. Daarbij nemen wij de uitgangspunten en aanwijzingen in acht die zijn vastgelegd in het Bado, het Controleprotocol WNT, alsmede de uitgangspunten en standpunten van de commissie BBV en de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van de NBA. De wet- en regelgeving die als norm geldt voor de rechtmatigheidscontrole, is door u vastgelegd in het normenkader met het bijbehorende toetsingskader. Ook kan het toetsingskader worden geoperationaliseerd door het direct inrichten en vertalen van de van toepassing zijnde bepalingen vanuit het normenkader in de beheersorganisatie van uw gemeente middels processen, procedures, richtlijnen of checklists waaruit expliciet duidelijk is en wordt gemaakt aan welke bepalingen financiële rechtmatigheidsconsequenties worden verbonden. Een controle leidt in het algemeen niet tot ontdekking van overtredingen van alle wet- en regelgeving.

Bij ontdekking van overtredingen, ongeacht de materialiteit, overwegen wij de implicaties ervan voor de integriteit van het management of de werknemers en het mogelijke effect op andere aspecten van onze controle. Wij zullen het college van burgemeester en wethouders verzoeken schriftelijk te bevestigen dat het alle inlichtingen heeft verstrekt omtrent alle hem bekende werkelijke of mogelijke overtredingen van wet- en regelgeving waarmee bij de opstellen van de jaarrekening rekening moet worden gehouden. Rapportage Over de uitkomsten van onze werkzaamheden rapporteren wij aan u in de vorm van een controleverklaring bij de jaarrekening en een verslag van bevindingen. Er kunnen omstandigheden zijn waarin het, op basis van onze controlebevindingen, noodzakelijk kan zijn de vorm en inhoud van onze controleverklaring aan te passen. Onze controleverklaring bij de opgemaakte jaarrekening is bestemd voor de gemeenteraad en moet worden opgenomen in de openbaar te maken stukken, te weten de jaarrekening, het jaarverslag en de overige gegevens en eventuele andere informatie. U verstrekt ons daartoe concepten van de openbaar te maken stukken. Onze controleverklaring mag eerst openbaar worden gemaakt na onze schriftelijke toestemming.

Pagina 6 13 oktober 2021 312019003.21.242

Onze voorafgaande schriftelijke toestemming is vereist voor elke nieuwe openbaarmaking van de jaarrekening. Dit geldt ook voor publicatie op internet, het openbaar maken of verzenden aan derden van een ander financieel verslag waarin onze naam wordt genoemd. Ook geldt dit voor het gebruik van onze naam in elk ander document dat openbaar wordt gemaakt of ter beschikking wordt gesteld aan derden. In al deze gevallen dient u ons tijdig een concept van het document te verstrekken voordat dit wordt verspreid. Wij zullen, indien van toepassing, voor het college van burgemeester en wethouders op basis van onze interimcontrole een brief (management-letter) met bevindingen en aanbevelingen samenstellen, waarin we de eventueel geconstateerde tekortkomingen en mogelijke verbeteringen in de administratieve organisatie van de gemeente aangeven. Dit geldt vooral voor de daarin besloten interne beheersingsmaatregelen. Communicatie met het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad over onze onderlinge relatie is ook een belangrijke waarborg voor onze onafhankelijkheid. In dat kader zullen wij jaarlijks aan u rapporteren over de volgende aspecten:  Bevestiging van onze onafhankelijke positie ten opzichte van uw organisatie.  In rekening gebrachte en te brengen honoraria, gesplitst in controle en categorieën overige dienstverlening door onze organisatie.

 Bijzonderheden over relaties tussen uw organisatie en onze organisatie die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.  Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid, die zijn ontvangen of verstrekt, voor zover deze een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben.  Overige maatregelen ter waarborging van de onafhankelijkheid. Single information Single audit Voor een aantal benoemde rijksbijdrageregelingen moet op basis van Single information Single audit (SiSa) verantwoording worden afgelegd via een specifiek afzonderlijke bijlage in de jaarstukken. Het Ministerie van BZK heeft in een aantal notities aangegeven welke voorwaarden hierop van toepassing zijn. Belangrijke informatie met betrekking tot de achtergronden van deze regeling is te raadplegen op de SiSa-website van het Ministerie van BZK: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/financien-gemeenten-enprovincies/inhoud/belastinginkomsten-en-specifieke-uitkeringen-gemeenten-en-provincies/specifiekeuitkeringen-sisa-gemeenten-en-provincies. Inzage in onze dossiers door toezichthouders en andere instanties Alle werkpapieren en dossiers, andere materialen, rapporten en zaken die als onderdeel van onze controle zijn gecreëerd, ontwikkeld of uitgevoerd, zijn eigendom van Publieke Sector Accountants B.V.

Wij kunnen op grond van wettelijke bepalingen of andere voorschriften verplicht worden om aan derden, bijvoorbeeld toezichthouders en FIOD-ECD, informatie te verstrekken of toegang tot onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Daarnaast kunnen derden ons verzoeken informatie te verstrekken of inzage te geven in onze werkpapieren en dossiers. Op grond van geheimhoudingsregels moeten wij in sommige gevallen hiervoor uw schriftelijke toestemming verkrijgen. Indien een dergelijk verzoek ons bereikt, nemen wij zo spoedig mogelijk contact met u op over de voorwaarden waaronder aan dit verzoek kan worden voldaan. Ook de Belastingdienst kan in het kader van een reguliere belastingcontrole aan ons verzoeken informatie te verstrekken of inzage te verlenen in onze werkpapieren en dossiers. Een dergelijk verzoek wordt altijd in eerste instantie aan u en/of uw juridisch of fiscaal adviseur kenbaar gemaakt door de controlemedewerker van de Belastingdienst.

Pagina 7 13 oktober 2021 312019003.21.242

Wij zijn van mening dat het algemeen belang ermee gediend is dat de Belastingdienst bij belastingcontroles kan steunen op de uitgevoerde werkzaamheden. Wij zullen u vragen om uw instemming schriftelijk aan ons kenbaar te maken. Bij een dergelijk verzoek van de Belastingdienst nemen wij zo spoedig mogelijk contact met u op. Mocht u in een concrete situatie uw instemming onthouden, dan zullen wij op grond van onze gedrags- en beroepsregels nagaan waarom u uw instemming niet geeft. Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Bij het uitvoeren van deze opdracht kunnen wij te maken krijgen met persoonsgegevens. Dan geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor deze opdracht zijn wij aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Voor meer informatie over de AVG verwijzen wij u graag naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/). Review Het komt voor dat subsidiërende instanties reviews uitvoeren op een te verstrekken of verstrekte subsidiebijdrage welke is verantwoord in een specifieke subsidieverantwoording dan wel in de SiSa-bijlage bij de jaarrekening. Hiermee doelen we niet op de reviews vanuit de accountants van de deelnemende gemeenten voor de SiSa-bijlage.

Een review wordt bijvoorbeeld uitgevoerd om vanuit de subsidieverstrekker aanvullend de rechtmatigheid van de bestedingen vast te stellen of de uitvoering van de regeling nader te controleren. Een dergelijke review kan onder meer inhouden dat de betreffende subsidieverstrekker vragen heeft aan ons of inzage wenst in het betreffende controledossier. Aangezien op voorhand de kosten en de frequentie van reviews niet zijn in te schatten, zullen wij u hiervan in kennis stellen en u een kostenopgave doen toekomen wanneer dit aan de orde is. De kosten van eventuele reviews zijn derhalve niet opgenomen in de huidige kostenopgave. Honorarium Ons honorarium is gebaseerd op de tijdbesteding van ons controleteam, inclusief te maken kosten. De individuele uurtarieven zijn in overeenstemming met de mate van verantwoordelijkheid en de vereiste ervaring en bekwaamheid van elk der teamleden. De tarieven die Publieke Sector Accountants rekent zijn marktconform Wij verwachten dat ons reguliere honorarium voor de jaarrekeningcontrole € 63.595 (dit bedrag is exclusief Btw maar inclusief alle overige kosten en betreft het overeengekomen bedrag bij aanbesteding, vermeerderd met de SPUK-regeling (SiSa) die vanaf 2020 van toepassing was, geïndexeerd naar 2021) zal bedragen.

Daarnaast is sprak van aanvullende kosten in verband met extra gegevensgerichte controles als gevolg van het niet (integraal) kunnen steunen op de interne beheersing van uw serviceorganisatie SP71, zoals afgestemd met uw (voormalige) controller in oktober 2020 en in september 2021). Deze aanvullende kosten bedragen € 15.850. In aanvulling op het hiervoor genoemden bedrag komen de kosten van de SiSa-regelingen die vanaf 2020 voor het eerst van toepassing zijn (geweest) en voor 2021 ook van toepassing zijn. Dit betreft in ieder geval de volgende regelingen:   

FIN B1 (Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek); SZW G4 (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)); en VWS H8 (Regeling Sportakkoord).

Pagina 8 13 oktober 2021 312019003.21.242

Voor deze regelingen hebben wij, op basis van de kosten 2020, een stelpost van € 3.980 opgenomen. Hierbij merken wij op dat voor de regeling FIN B1 in 2020 sprake was van een zogenaamde “nulverantwoording”, waardoor over 2020 onze kosten voor die regeling relatief laag uitvielen. In het geval bij deze regelingen in de jaarrekening 2021 sprake is van bestedingen, zullen onze kosten hoger uitvallen. Deze hogere kosten brengen wij achteraf, op basis van de werkelijke tijdsbesteding tegen de geldende tarieven in rekening. Eventueel aanvullende regelingen die voor 2021 voor het eerst van toepassing zijn, zullen wij afrekenen op basis van de werkelijke tijdsbesteding tegen de geldende tarieven. Ons verwacht honorarium, totaal € 83.425 voor verrichte werkzaamheden zal conform onderstaand voorstel in rekening worden gebracht. De betalingstermijn bedraagt 30 dagen.

Termijn

Bedrag

1e termijn – 15 oktober 2021 ten behoeve van de planningsfase

€ 25.025

2e termijn – 30 november 2021 ten behoeve van de (afronding van de) interim-controle

€ 33.375

3e termijn – 1 april 2022 ten behoeve van de (afronding van de) jaarrekeningcontrole

€ 25.025

De kosten voor de accountantscontrole hangen mede af van de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne controle van uw gemeente (ten aanzien van zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid). Wij hebben onze raming gebaseerd op de uitgangspunten voor de accountantscontrole die in het vorenstaande zijn beschreven. Separaat verlangde controleverklaringen zullen worden afgerekend op basis van werkelijke tijdbesteding en afzonderlijk te maken afspraken. Tijdens de opdracht kunnen zich bepaalde omstandigheden voordoen die een belangrijke invloed kunnen hebben op de nagestreefde data van voltooiing en op het verwachte honorarium. Als gevolg hiervan kunnen additionele honoraria noodzakelijk zijn. Extra te verrichten werkzaamheden worden alleen uitgevoerd na overleg met u. Indien dit zich voordoet, worden te allen tijde vooraf (schriftelijke) afspraken gemaakt. Geldigheidsduur De inhoud van deze opdrachtbevestiging blijft van kracht totdat de opdracht wordt beëindigd, gewijzigd of vervangen door een andersoortige opdracht. Arbeidsomstandigheden Wij besteden veel aandacht aan goede arbeidsomstandigheden van onze medewerkers. De kwaliteit van een werkplek heeft een directe relatie met de gezondheid van medewerkers. Wij verzoeken het college van burgemeester en wethouder dan ook om onze medewerkers te voorzien van adequate werkruimte en overige faciliteiten.

Elektronische communicatie Behoudens voor zover schriftelijk anders is overeengekomen, mogen partijen ervan uitgaan dat verzending van correct geadresseerde faxberichten, e-mails (met inbegrip van e-mails die via internet worden verstuurd) en

Pagina 9 13 oktober 2021 312019003.21.242

voicemailberichten, ongeacht of deze vertrouwelijke informatie of stukken bevatten die op de opdracht betrekking hebben, over en weer wordt aanvaard. Hetzelfde geldt voor andere door de andere partij gebruikte of aanvaarde communicatiemiddelen. Partijen beseffen dat internet per definitie onveilig is en dat gegevens beschadigd kunnen worden, dat berichten niet altijd meteen of helemaal niet worden bezorgd en dat het in voorkomende gevallen wellicht beter is om andere communicatiemiddelen te gebruiken. Bij elektronische communicatie speelt bovendien het risico van besmetting met een virus. Partijen dienen ieder hun eigen systemen en belangen te beschermen en aanvaarden, voor zover wettelijk is toegestaan, jegens de ander geen enkele verantwoordelijkheid uit welken hoofde dan ook voor verlies, schade of omissies die op welke wijze ook voortvloeien uit het gebruik van internet of uit het gebruik van de netwerken, applicaties, elektronische gegevens of overige systemen van de cliënt door Publieke Sector Accountants. Feedback over onze dienstverlening Publieke Sector Accountants stelt feedback over haar dienstverlening zeer op prijs. Wij staan natuurlijk ook open voor uw feedback op momenten dat wij er niet expliciet om vragen. Heeft u een vraag of wilt u iets kwijt over deze opdracht, neem dan contact op met de heer A. Booij RA via nummer 06 – 1509 2689.

Heeft u, buiten deze opdracht, nog andere vragen over de dienstverlening van Publieke Sector Accountants of wilt u uw mening over Publieke Sector Accountants geven, neem dan contact op met ons via info@psa-ra.nl. Ten slotte Met groot genoegen aanvaarden wij deze opdracht. Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben, aarzelt u dan niet contact op te nemen met ondergetekende. Wij verzoeken u het bijgevoegde tweede exemplaar van deze brief te voorzien van uw handtekening en te retourneren, ter bevestiging dat deze brief een correcte weergave is van wat wij overeenkwamen, inclusief de specifieke werkzaamheden die wij hebben afgesproken te zullen uitvoeren. Hoogachtend,

Voor akkoord,

Publieke Sector Accountants B.V.

Gemeente Oegstgeest

A. Booij RA

Naam en functie: Datum:

Bijlage: Omstandigheden van invloed op de overeengekomen data van voltooiing en op het verwachte honorarium.

Pagina 10 13 oktober 2021 312019003.21.242

Bijlage

Omstandigheden van invloed op de overeengekomen data van voltooiing en op het verwachte honorarium voor de gemeente Oegstgeest

Boekjaar geëindigd op 31 december 2021 Het verwachte honorarium voor de gemeente Oegstgeest is gebaseerd op bepaalde veronderstellingen. Tijdens de opdracht zouden zich bepaalde omstandigheden kunnen voordoen die een belangrijke invloed zouden kunnen hebben op de nagestreefde data van voltooiing en op het verwachte honorarium. Als gevolg hiervan zouden additionele honoraria noodzakelijk kunnen zijn. Zulke omstandigheden omvatten, maar zijn niet beperkt tot, het volgende: 1.

Op verzoek van de gemeente Oegstgeest aangebrachte veranderingen in de planning van de opdracht. Veranderingen in de planning van de opdracht vereisen gewoonlijk het opnieuw toewijzen van Publieke Sector Accountants-personeel. Echter, omdat het vaak moeilijk is om personen opnieuw toe te wijzen aan andere opdrachten, kan dit voor Publieke Sector Accountants resulteren in onverwachte kosten.

2.

Niet alle voor de controle benodigde onderbouwingen en door de gemeente Oegstgeest op te leveren stukken zijn (a) op de verzochte datum door de gemeente Oegstgeest verstrekt, (b) gecompleteerd in een voor Publieke Sector Accountants acceptabel formaat, (c) mathematisch correct, en/of (d) in overeenstemming met de administratie (bijvoorbeeld grootboekrekeningen). Publieke Sector Accountants zal een aparte lijst van benodigde schema’s en termijnen aan de gemeente Oegstgeest verstrekken.

3.

Elektronische bestanden in het juiste formaat met daarin de opgevraagde informatie worden door de gemeente Oegstgeest niet tijdig verstrekt voor onze bestandsanalyseprogramma’s. Publieke Sector Accountants zal een aparte lijst van benodigde elektronische bestanden en termijnen waarop deze bestanden nodig zullen zijn aan de gemeente Oegstgeest verstrekken.

4.

Belangrijke nieuwe vraagstukken of veranderingen zoals: a. significante nieuwe verslaggevingsvraagstukken die een ongebruikelijke hoeveelheid tijd behoeven om opgelost te worden; b. significante wijzigingen in het verslaggevingsbeleid in vergelijking met eerdere jaren; c. significante wijzigingen of transacties die zich voordoen voorafgaand aan de afgifte van onze rapportages; d. significante wijzigingen in het personeel van de financiële administratie, zijn verantwoordelijkheden of zijn beschikbaarheid. e. wijziging in het risicoprofiel van de gemeente welke omstandigheden bevat maar niet beperkt zijn tot significant tegenvallende prestaties, schending van afspraken en doorbreken van bancaireconvenanten, wijzigingen in financiering en/of aanvraag van ‘waivers’.

5.

Significante vertragingen in de door de gemeente Oegstgeest geleverde assistentie bij de uitvoering van de opdracht of vertragingen in de oplevering van documentatie door de gemeente Oegstgeest als verzocht door Publieke Sector Accountants. Alle facturen, contracten en andere documenten die wij nader zullen opvragen, worden niet (tijdig) gelokaliseerd of niet voor ons makkelijk toegankelijk gemaakt door het personeel van de gemeente Oegstgeest.

6.

In het huidige jaar ontstane vermindering van de kwaliteit van de administratie van de gemeente Oegstgeest in vergelijking met de opdracht van het voorafgaande boekjaar.

7.

De gemeente Oegstgeest voorziet ons niet van een grootboek in hetzelfde formaat als de jaarrekening, met verwijzingen naar de onderliggende bescheiden (per grootboekrekeningnummer). Niet alle

Pagina 11 13 oktober 2021 312019003.21.242

journaalposten zijn verwerkt in het door ons ontvangen grootboek. De gemeente Oegstgeest heeft geen met het grootboek en de onderliggende documenten (voor toelichtingen en kasstroomoverzichten) aansluitende conceptjaarrekening opgesteld. 8.

Gedurende de controle wordt een grote hoeveelheid aan controlecorrecties geïdentificeerd.

9.

Wijzigingen in de reikwijdte van onze controle die zijn veroorzaakt door gebeurtenissen buiten onze macht.

10. Te late betaling van onze facturen.