2021-06-14-Verwerking-ambtelijk-reacties-op-onderzoeksrapportage-informatievoorziening

Wassenaar en Voorschoten Deel A P3: het verschil in informatiebrieven tussen Voorschoten en Wassenaar is onmogelijk groot, zie reactie MO WS/VS bij deel 1 (eerder gestuurd)

Dat er meerdere regionale raadsledenbijeenkomsten H10 zijn georganiseerd door de gemeenten wordt niet genoemd; jammer want er zijn er meerdere georganiseerd.

Er zijn meerdere presentaties gegeven aan zowel de commissie Voorschoten als Wassenaar over kostenstijgingen jeugdhulp, bijvoorbeeld de actieplannen jeugd en de governance en ook daar wordt aan voorbijgegaan. P9: de monitor sociaal domein is ingevoerd en doorontwikkeld zoals afgesproken en de raad Voorschoten en Wassenaar hebben geen andere opdrachten gegeven.

In de rapportage en bronnenlijst verantwoorden we hoe we tot het aantal informatiebrieven zijn gekomen (doorzochte webpagina’s en gebruik van zoektermen). Het aantal informatiebrieven dat in de rapportage genoemd is, is het aantal openbaar vindbare brieven. Het kan zijn dat het verschil in het aantal gedeelde informatiebrieven in werkelijkheid kleiner is, maar dat is op basis van de raadsinformatiesystemen niet te controleren. Voorafgaand aan het verzamelen van raadsinformatie in het overleg met de griffiers van Wassenaar en Voorschoten stilgestaan bij de overlegstructuur. Hierin is onder meer de betrokkenheid van de raden bij de H-10. De regionale raadsledenbijeenkomsten H-10 zijn in deze gesprekken niet genoemd. De inhoud van deze overleggen is ons dan ook onbekend. Door voorafgaand aan (en na afloop van) het verzamelen en analyseren van de informatie te spreken met de griffier, hebben wij geprobeerd zo volledig mogelijk te zijn in zowel het achterhalen van raadsinformatie als het in kaart brengen van de overlegstructuur. Het ontbreken van een vermelding m.b.t. de regionale raadsledenbijeenkomsten H10 heeft geen gevolgen voor de conclusies voortkomend uit de analyse. Op basis van de beschreven zoektermen zijn de presentaties niet aangetroffen in de raadsinformatiesystemen.

Dit betekent dat de informatie niet openbaar is in de systemen en een inhoudelijke analyse van de stukken niet mogelijk is geweest. In de rapportage is de monitor voor het sociaal domein beoordeeld aan de hand van het opgestelde normenkader. Daarbij wordt de monitor niet beoordeeld op basis van gemaakte afspraken, maar op basis van wet- en regelgeving, beleid en algemeen geldende normen.

1

P10: niet alleen in 2016 (gecommuniceerd via raadsinformatiebrieven in maart 2017 in zowel Voorschoten als Wassenaar) maar ook in 2019 heeft regionaal cliëntervaringsonderzoek jeugdhulp plaatsgevonden maar dit is pas gecommuniceerd in maart 2020 met raadsinformatiebrieven.

P13: het is wel vreemd om te noemen dat er informatiebrieven in 2019 zijn geweest in over de prognose 2019 jeugdhulp (dat is ook zo), terwijl deze zowel voor Voorschoten als Voorschoten niet staan genoemd in deel bijlage 1. Kortom, de stukken sluiten onderling niet aan. P14: regionale innovatieagenda jeugdhulp 2015-2017; misschien is het goed om te realiseren dat de periode 2015-2017 de periode van het regionaal transitiearrangement was; een bestuurlijk akkoord om wettelijke verplichte zorgcontinuiteit te bieden (waarbij gemeenten niet vrij waren om zelf keuzes te maken), een taakstelling van 15% te realiseren en tegelijkertijd innovatie op te starten in overleg met jeugdzorgaanbieders. Deel B P5: welke samenwerkingsverband wordt bedoeld door de rekenkamer tussen Voorschoten, Leidschendam en Wassenaar onder het kopje Holland Rijnland? Ik ben benieuwd? P34: er heeft wel cliëntervaringsonderzoek jeugdhulp 2019 plaatsgevonden, zie ook opmerking bij deel A.

Het regionale cliëntervaringsonderzoek 2019 is benoemd in de rapportage, evenals de communicatie daaromtrent in 2020. Tot op heden (10 juni 2021) is het RIS Wassenaar ontoegankelijk, waardoor niet gecontroleerd kan worden hoe/wanneer er precies met de raad is gecommuniceerd. In het RIS Voorschoten is in maart 2017 geen informatiebrief terug te vinden over het cliëntervaringsonderzoek jeugdhulp. Op basis van de beschikbare informatie blijft de inhoud van de rapportage dan ook ongewijzigd. Wanneer het RIS Wassenaar weer toegankelijk wordt kan op basis van de openbare informatie opnieuw worden gekeken naar de rapportage. De informatiebrief met betrekking tot de jeugdhulp is verwerkt in de bronnenlijst onder Voorschoten. Tot op heden (10 juni 2021) is het RIS Wassenaar ontoegankelijk, waardoor niet gecontroleerd kan worden hoe/wanneer er precies met de raad is gecommuniceerd. Wanneer het RIS Wassenaar weer toegankelijk wordt kan op basis van de openbare informatie opnieuw worden gekeken naar de rapportage. Opmerking toegevoegd in de rapportage.

Aangepast in de rapportage.

Aangepast in de rapportage.

2

Oegstgeest Deel A ln de samenvatting wordt aangegeven dat er 15 informatiebrieven zijn gevonden. In Oegstgeest wordt onderscheid gemaakt tussen informatiebrieven en raadsmededelingen. De raadsmededelingen hebben over het algemeen een zwaarder gewicht (kaderstellend, strategisch) dan de informatiebrieven. In latere rapportages zien we de raadsmededelingen wel terug. Deze raadsmededelingen moeten dus wel worden toegevoegd aan het aantal informatiebrieven'. (In de bronnenlijst worden belangrijke beleidskaders en ook het jeugdhulponderzoek geschaard onder overige documentatie, terwijl juist deze raadsmededelingen cruciaal zijn en passen onder beleid en kaders. De visie 'Samen sterk voor de toekomst van de jeugdhulp', vastgesteld in 2019 is ook onder overige documentatie opgenomen. Hiermee wordt een vertekend beeld gegeven van de feitelijke situatie.) Bij monitoring wordt aangegeven dat er jaarlijks wordt gemonitord, m.u.v. 2019. Dit is niet het geval. ln 2019 is door Oegstgeest een uitgebreid rapport gemaakt van de lokale ontwikkelingen jeugdhulp (zie overige documentatie in bronnenlijst).

Daarnaast wordt ook op het niveau van Holland Rijnland jaarlijks een jaarrapportage opgemaakt die via de website van Holland Rijnland beschikbaar is voor raadsleden, is er een dashboard met informatie over het zorglandschap (https://jeugdhulphollandrijnland.nl/analyse-zorglandschapA en er worden de cliëntervaringsonderzoeken gepubliceerd. Ook de openbare vergaderstukken worden hier beschikbaar gesteld. Deze bronnen van informatie ontbreken in de stukken. De raad is vertegenwoordigd in het algemeen bestuur van Holland Rijnland. De

In het raadsinformatiesysteem van de gemeente Oegstgeest is de categorisatie van de raadsstukken onderscheid gemaakt tussen informatiebrieven en raadsmededelingen. Dit onderscheid hebben wij aangehouden in de conceptversie van de rapportage. De raadsmededelingen zijn nu toegevoegd aan het overzicht van informatiebrieven en verwijderd bij het overzicht van ‘Overige documentatie’ in de bronnenlijst. De visie ‘Samen sterk voor de toekomst van de jeugdhulp’ is in de bronnenlijst naar ‘Beleid en kaders’ verplaatst. In de rapportage is het aantal informatiebrieven aangepast en zijn de raadsmededelingen hierin meegenomen.

De rapportage kent een afwijkende vorm, inhoud en naamgeving ten opzichte van de overige monitors. Om deze reden is er voor gekozen om in het normenkader in Deel I de monitor uit 2018 te hanteren. Aangezien uit de reactie blijkt dat het stuk in 2019 is gehanteerd als monitor is, in de beoordeling van de monitors uit overige jaren (weergegeven in deel II) is de rapportage als zodanig meegenomen. Toelichting hierover is gegeven in de rapportage. De centrale onderzoeksvraag binnen het onderzoek stelt de vraag in hoeverre de raden door hun colleges zijn geïnformeerd op het gebied van de jeugdzorg. De vraag die deze reactie doet rijzen is of een openbare website buiten het raadsinformatiesysteem gezien kan worden als raadsinformatie en als zodanig een plek moet krijgen in dit onderzoek, zonder dat de informatie/stukken zijn gefilterd en selectief als vergaderstukken worden aangeboden. In dat licht zou informatie op bijvoorbeeld de website waarstaatjegemeente.nl ook kunnen vallen onder raadsinformatie wanneer raadsleden door de portefeuillehouder hierop 3

portefeuillehouder koppelt elke maand in de vergadering terug wat er besproken is tijdens het PHO Maatschappij. De raad wordt dan ook gewezen op deze stukken.

zijn gewezen. Overigens is het op basis van de gevonden documentatie niet terug te halen in hoeverre raadsleden daadwerkelijk door de portefeuillehouder zijn gewezen op de website en de specifieke stukken.

Onder het kopje financiële documentatie wordt aangegeven dat de gemeente in 2019 niet is geïnformeerd over de (aanstaande) financiële tekorten voor jeugdzorg. Bij de begrotingsbehandeling 2017/2018 is de raad uitvoerig geïnformeerd over de meerjarige consequenties van de groei aan kosten. Aangezien wij deze meerjarig hebben opgenomen, is in 2019 geen sprake geweest van majeure wijzigingen en is de raad bij de PPN/voortgangsrapportages/begrotingsbehandelingen geïnformeerd over de ontwikkelingen. P7: zie eerdere opmerking. ln 2019 is een specifieke rapportage opgeleverd over monitoring jeugdhulp. P9: eerste blokje zou niet rood moeten zijn, gelet op de vorige opmerking. Cliëntervaringsonderzoeken worden gepubliceerd op de website van HR en zijn ook verwerkt in onze 3D-monitor. Deel B Op pagina 3 wordt aangegeven dat de informatie niet volledig is. Dan is het onderzoek dus ook niet volledig. lk zou die kanttekening ook in onderdeel A terug willen zien, aangezien deze rapportage een samenvatting betreft met de conclusies. Op pagina 31 kan er ook voor gekozen worden om het uitgebreide jeudhulponderzoek op te nemen als referentiedocument i.p.v. de monitor 2018 of de monitor 3D 2020 waarin de cijfers over 2019 zijn opgenomen (deze monitor is behandeld in de raad van 10 december 2020).

De begrotingsbehandeling zien wij als onderdeel van de P&C-cyclus. De tekst in de rapportage is aangepast op basis van de gegeven informatie. In de nieuwe tekst wordt verwezen naar de ambtelijke reactie en expliciet verklaard waarom ervoor gekozen is enkel middels de P&C-cyclus te rapporteren over de aanstaande tekorten.

Opmerking toegevoegd en op basis van eerder beschreven gronden het normenkader aangepast.

Opmerking is toegevoegd aan deel A.

De monitor 3D 2020 valt buiten de scope van het onderzoek en wordt daarom niet als zodanig meegenomen in de rapportage. Uit de ambtelijke reactie is gebleken dat de rapportage ‘gebruik van jeugdhulp in Oegstgeest’ ter vervanging dient van de monitor sociaal domein. Het stuk is dan ook toegevoegd en getoetst in het normenkader. Aangezien het document in vorm, inhoud en naamgeving afwijkt van de monitors sociaal domein uit andere jaren is besloten om de gepresenteerde monitor uit 2018 als meest recent te hanteren in de rapportage.

4

Leidschendam-Voorburg Algemeen Het onderzoeksbureau dat in 2019 in opdracht van het Ministerie van VWS onderzoek deed naar de kostenstijging in de jeugdhulp, constateerde dat de gegevens over het overgangsjaar 2015 – met name die over het aantal jeugdigen in jeugdhulp – beperkt betrouwbaar zijn. Waarom is dan toch gekozen om 2015 tegen 2019 af te zetten? Het is zeer waarschijnlijk dat het groeipercentage dat op p4 van conceptrapportage Deel A, genoemd wordt, niet betrouwbaar is. Daarnaast wordt eveneens op p.4 gesproken van jongeren tot 18 jaar met jeugdzorg terwijl jeugdzorg loopt tot 23 jaar. We zouden graag zien welke definitie is gehanteerd bij de berekening van het percentage jongeren met jeugdhulp. Er zijn namelijk verschillende methoden in omloop: het aantal jeugdigen met jeugdhulp tot 18 jaar/aantal inwoners tot 18 jaar; het aantal jeugdigen met jeugdhulp tot 23 jaar/aantal inwoners tot 18 jaar; het aantal jeugdigen met jeugdhulp tot 23 jaar/aantal inwoners tot 23 jaar. Hoewel de raadswerkgroep wel in zijn algemeenheid genoemd wordt, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling van informatievoorziening naar de raad. Ook de regionale bijeenkomsten die gehouden zijn worden niet meegenomen.

In het rapport wordt geconcludeerd dat er enkele beperkingen kleven aan het de cijfers over 2015 en dat op basis van deze cijfers het niet mogelijk is om exact vast te stellen met welk percentage het gebruik van jeugdhulp gestegen is sinds 2015. Zij roepen op tot voorzichtigheid bij het duiden van de percentages. Deze opmerking hebben wij toegevoegd aan het rapport. In de rapportage laten we naast het aantal jongeren in 2015 ook het aantal jongeren in de daaropvolgende jaren zien dat gebruik heeft gemaakt van jeugdzorg voor betere duiding van de cijfers. De rapportage geeft aan wat de gebruikte populatie is: we spreken van het percentage jongeren van 18 jaar met jeugdzorg in 2019. Dit is dus berekend over het totaal aantal jongeren van 18 jaar in 2019. Dit is de methode die het CBS hanteert en daarom bij het rapporteren van de gegevens overgenomen.

Notulen van de genoemde bijeenkomsten zijn in de documentatie uit de raadsinformatiesystemen niet naar voren gekomen. Voor zover ons bekend vinden deze bijeenkomsten achter gesloten deuren plaats en is hiervan geen officiële verslaglegging beschikbaar. Om deze reden is in de rapportage het bestaan van de werkgroep en bijeenkomsten erkent, maar was het niet mogelijk om deze inhoudelijk mee te nemen in het onderzoek.

5

Beoordeling informatievoorziening financiële kaders Tabel 3 P11: onduidelijk is op welke specifieke financiële rapportages het commentaar in de tabellen betrekking heeft. Op verschillende plekken in de tabel wordt gesproken van “rapportage”. Zonder expliciete benoeming op welke rapportage (of rapportages) het oordeel van toepassing is, is niet te beoordelen of de conclusies de juiste zijn. Graag nadere duiding hiervan in de tabellen.

Tabel P48: er wordt gesproken over “proceskaders voor informatievoorziening”, maar er wordt niet expliciet gemaakt wat in dit rapport daaronder wordt verstaan. Graag zouden wij hiervan een definitie ontvangen. Aangezien ons niet bekend is wat hiermee wordt bedoeld, kunnen wij niet nagaan of de informatie hierover in het rapport juist is of niet. Tabel P48: bij kaderstelling heeft het college (…) Onduidelijk is wat hierbij is meegenomen. Wat wordt hierbij verstaan onder kaderstelling? Spitst dit zich louter toe op de bijstelling van het beleid via de kadernota? Graag concreter maken naar welke financiële stukken is gekeken.

Zoals aangegeven in de tekst voorafgaand aan de tabel, is de informatie gebaseerd op de volgende onderdelen van de P&C-cyclus: + Programmabegroting + Kadernota + Voortgangsrapportages + Jaarrekening De normen zijn beoordeeld op basis van bovenstaande onderdelen als geheel. Wanneer in de normenkolom over ‘rapportage’ wordt gesproken is in de beoordeling dan ook het geheel aan bovenstaande rapportages en documenten meegenomen. Wanneer er grote onderlinge verschillen waren in de rapportage, is dit meegenomen in de beoordeling van de betreffende gemeente (bijvoorbeeld geel als in de programmabegroting, kadernota en jaarrekening aan een bepaalde norm is voldaan, maar in de voortgangsrapportages niet). De proceskaders verwijzen naar alle kaders die zijn opgenomen in de P&Ccyclus en betrekking hebben op de financiële informatievoorziening.

Kaderstelling kan hier in brede zin worden opgevat. Het heeft betrekking op alle kaders die in de financiële documentatie worden opgeworpen op zowel proces als inhoud. Zoals eerder aangegeven is in het beoordelen van de financiële documentatie gekeken naar de volgende onderdelen van de P&C-cyclus: + Programmabegroting + Kadernota + Voortgangsrapportages + Jaarrekening

6

In de kadernota’s worden de door college voorgestelde bijsturingsmaatregelen op jeugdbudgetten steeds opgenomen, Het klopt dat geen alternatieven worden aangeboden. Naar onze mening is het onjuist dat in de kadernota’s niet wordt bijgestuurd op jeugd. Maar klopt het dat daarin geen alternatieven wordt aangeboden. Dat gebeurt overigens ook niet op andere taakvelden waarop beleidswijzigingen plaatsvinden in de kadernota’s. Tabel 3 P12 en op P12 (Deel A). De uitsplitsing naar verwijzer was niet mogelijk omdat dit niet uit het berichtenverkeer kon worden opgemaakt. Veel leveranciers waren niet in staat dit op te leveren waardoor deze informatie incompleet is en niet op te leveren. In de P&C instrumenten wordt op een ander abstractieniveau gerapporteerd, op taakveldniveau. Het niveau dat de raad heeft vastgesteld bij het vaststellen van de programmabegroting. In de monitors wordt op het laagst haalbare niveau gerapporteerd. Er wordt op diverse plekken gesteld dat er informatie ontbreekt in de financiële rapportage (wat op zich correct is) maar die wel vervolgens WEL in de monitor jeugdhulp staan, met financiële bedragen. Om een aantal voorbeelden te noemen: soort verwijzer, soort specialistische zorg, soort hulpvorm.

In de rapportage wordt niet gesteld dat de kadernota’s niet bijgestuurd zouden worden. Graag ontvangen wij een specificering van de constatering, zodat wij deze nader kunnen evalueren en eventueel kunnen aanpassen.

De norm is afkomstig uit het normenkader voor het onderzoek dat ons is toegestuurd en eveneens is gedeeld met de leden van de H10. Deze norm wordt gehanteerd voor de onderdelen van de P&C-cyclus en stelt dat ten minste de genoemde onderdelen (bijv. uitsplitsing naar verwijzer) hiervan onderdeel moeten zijn. Wel hebben we een opmerking opgenomen in de rapportage dat deze informatie niet kon worden opgeleverd en dat de raad heeft vastgesteld dat een uitsplitsing op taakveldniveau voldoende is. Opmerking toegevoegd in rapportage dat bepaalde kosten buiten de P&Ccyclus om wel zijn opgenomen in de monitor.

7

Beoordeling informatievoorziening monitor Tabel 2 P9: er wordt gesteld dat er geen cliëntervaringsonderzoek (CEO) is gedaan. Dit is niet correct. M.b.t. 2019 is een regionaal CEO gedaan dat in maart 2020 (iBabs 1589) naar de raad is gestuurd. Het CEO 2018 heeft niet voldoende reacties (9%) opgeleverd) net zoals 150 andere gemeenten in Nederland. Hierover is gerapporteerd naar de raad in 2019. Dus strikt genomen zijn de resultaten van het CEO (en ook waarom er geen conclusies uit konden worden getrokken, aan de raad gerapporteerd.) Er is gebruikgemaakt van openbare informatie uit de raadsinformatiesystemen van de gemeenten (P2 Deel B). Door alleen naar iBabs te kijken zijn collegemails aan de raad niet meegenomen, terwijl dit ook communicatie met de raad betreft (vooral als men de raad met spoed wil informeren). Dit is het geval bij het informeren van de raad over de uitslag van het kort geding over de tarieven jeugdhulp, dit is via een collegemail gedaan. Op P27 (Deel B) is de motie over de wachtlijsten weergegeven, hierdoor lijkt het of de motie nog open staat (en of de uitkomst is dat dit opgenomen gaat worden in de toekomstige monitors) terwijl de motie is afgedaan (met instemming van de raad) met uitleg dat wachtlijsten bij (200) aanbieders liggen en wat er wél wordt gedaan om te zorgen dat jeugdigen zo min mogelijk hoeven te wachten.

Toegevoegd aan rapportage en aangepast in tabel.

Bij raadpleging van de raadsinformatiesystemen zijn in totaal twee openbare relevante collegemails naar voren gekomen. Deze zijn reeds opgenomen in de bronvermelding en verwerkt in de rapportage. Nietopenbare informatievoorziening valt buiten de scope van het onderzoek.

Voor zover ons bekend is de motie die in de rapportage genoemd wordt (iBabs 437) unaniem aangenomen (zoals blijkt uit de vermelding rechtsboven op de betreffende motie). Graag ontvangen we nadere informatie waaruit blijkt dat de motie is afgedaan, zodat we dit eventueel kunnen aanpassen in de rapportage.

8