Tkn Proces beheer geheimhoudingsregister gemeente Nunspeet

Proces beheer geheimhoudingsregister gemeente Nunspeet Aanleiding Transparantie en openbaarheid zijn een groot goed binnen het openbaar bestuur. Alleen in bijzondere situaties kan geheimhouding worden opgelegd. Op 21 maart 2024 is de geactualiseerde notitie opleggen, verstrekken en opheffen geheimhouding door de gemeenteraad vastgesteld. Hierin is vastgelegd dat er door de griffie een lijst wordt bijgehouden van stukken waarop geheimhouding rust waarvan de raad kennis heeft genomen dan wel geheimhouding heeft bekrachtigd. Om de raad inzicht te geven op welke documenten geheimhouding rust wordt het overzicht jaarlijks aan commissie Algemeen Bestuur aangeboden. Via de leverancier NotuBiz is er een module aangeschaft om de stukken waarop geheimhouding rust via het openbare raadsinformatiesysteem te publiceren. Dit systeem is door zowel burgers als raadsleden te raadplegen. Voor burgers is het inzichtelijk op welke onderwerpen en documenten geheimhouding rust en voor raadsleden zijn de daadwerkelijke geheime documenten ook toegankelijk. Proces geheimhouding De notitie geheimhouding beschrijft het proces voor het opleggen en het opheffen van geheimhouding. Daarnaast is er een aparte procedure vastgesteld voor de omgang met verzoeken op grond van de Wet open overheid (Woo) in relatie tot geheimhouding. Deze procedure is op 21 mei 2024 vastgesteld door de commissie Algemeen Bestuur.

Opleggen geheimhouding Zodra de raad kennis neemt van documenten waarop geheimhouding rust, is hij het bevoegde orgaan om hierover te besluiten om de geheimhouding geheel of gedeeltelijk op te heffen. De geheime documenten worden door de griffie in het geheimhoudingsregister geregistreerd en opgenomen. In het register worden de volgende zaken opgenomen: onderwerp, welke documenten zijn geheim, waarom is het geheim, grondslag Woo, datum besluit commissie en raad, toelichting op einddatum, openbaarheid en de (geheime) documenten. Contact Markt 1, 8071 GJ Nunspeet

T (0341) 25 99 11

nunspeet.nl

Postbus 79, 8070 AB Nunspeet

E gemeente@nunspeet.nl

IBAN NL05 BNGH 0285 0135 21

1. Een bestuursorgaan (vaak het college) legt geheimhouding op documenten. 2. De raad neemt kennis van deze geheime documenten via een commissie of door een mededelingenbrief van het college. 3. De griffie registreert de geheime documenten in het geheimhoudingsregister van Notubiz. 4. De griffie houdt het register actueel en toegankelijk. Opheffen van geheimhouding via Woo-verzoek Op grond van de Wet open overheid (Woo) kunnen verzoeken worden ingediend tot openbaarmaking van overheidsinformatie. Zo’n verzoek kan ook geheime documenten betreffen. In dat geval geldt het Woo-verzoek tevens als verzoek tot opheffing van de geheimhouding. Het bevoegde bestuursorgaan dient eerst te besluiten of er nog gronden van toepassing die geheimhouding nog rechtvaardigen of dat geheimhouding kan worden opgeheven. Er is niet direct sprake van volledig openbare informatie zodra het opheffingsbesluit is genomen in het geval van een Woo-verzoek. Er kan pas op het Woo-verzoek worden besloten zodra de geheimhouding is opgeheven. Dit betekent dat ondanks de geheimhouding van documenten is opgeheven de betreffende informatie niet direct vrij kan worden gegeven. Tegen zowel het opheffingsbesluit als tegen het besluit op het Woo-verzoek staat bezwaar en beroep open. Er moet sprake zijn van een onherroepelijk besluit voordat de documenten definitief openbaar kunnen worden gemaakt. Proces: 1.

Wanneer er een Woo-verzoek wordt ingediend waaronder stukken vallen waarop geheimhouding rust wordt er een voorstel aan de raad gedaan met hierin een advies om de geheimhouding wel of niet of gedeeltelijk op te heffen. Gelijktijdig wordt er een voorstel gedaan welke passages op grond van de Woo alsnog worden gelakt in de betreffende documenten (ambtelijke organisatie). 2. Indien er belanghebbenden zijn die mogelijk in hun belangen worden geraakt door de voorgenomen opheffing kunnen deze belanghebbenden tijdens de beeldvormende bijeenkomst inspreken. Let op: De geheime stukken kunnen hierbij niet verstrekt worden aan deze belanghebbenden zolang geheimhouding niet is opgeheven. Er is hier ook geen sprake van een formele zienswijze (griffie).

3. Na behandeling in de raadscommissie besluit de raad om geheimhouding wel of niet (gedeeltelijk) op te heffen. Het opheffingsbesluit met hierin de bezwaar- en beroepsprocedure wordt gepubliceerd via het raadsinformatiesysteem en ook op overheid.nl (griffie en ambtelijke organisatie). 4. Wanneer geheimhouding wordt opgeheven volgt daarna een besluit op het Wooverzoek door het college van burgemeester en wethouders. Wanneer er sprake is van belanghebbenden worden deze in de gelegenheid gesteld om een zienswijze in te dienen volgens de geldende Woo-procedure (ambtelijke organisaties 5. Tegen zowel het raadsbesluit inzake het opheffen van geheimhouding als tegen het besluit op het Woo-verzoek staat bezwaar en beroep open. De indiener van een Wooverzoek moet over beide procedures worden geïnformeerd. Zodra het raadsbesluit is genomen zal de griffie eventuele belanghebbenden informeren over het genomen besluit en de rechtsmiddelen die hiertegen open staan. In het Woo-besluit wordt de verzoeker nogmaals gewezen op de rechtsmiddelen die mogelijk zijn tegen beide besluiten (griffie/ambtelijke organisatie). 6. Pas na onherroepelijkheid van beide besluiten worden de documenten (gedeeltelijk) actief openbaar gemaakt in het geheimhoudingregister (griffie). De onherroepelijkheid wordt bepaald door de ambtelijke organisatie.

Opheffen van geheimhouding op eigen initiatief Naast het opheffen van geheimhouding door een Woo-verzoek kan een bestuursorgaan ook zelf besluiten tot opheffing van geheimhouding. Proces: 1. De griffie vraagt- via de gemeentesecretaris - de ambtelijke organisatie om de geheimhoudingslijst te herzien. 2. De ambtelijke organisatie brengt, eventueel in samenwerking met team POC/juridisch, per onderwerp advies uit over mogelijke opheffing. 3. De griffie biedt de mogelijke opheffingsvoorstellen in 1 verzamelvoorstel via het college aan de commissie en de raad aan. 4. Indien er belanghebbenden zijn die mogelijk in hun belangen worden geraakt door de voorgenomen opheffing kunnen deze belanghebbenden tijdens de beeldvormende bijeenkomst inspreken. Let op: De geheime stukken kunnen hierbij niet verstrekt worden aan deze belanghebbenden zolang geheimhouding niet is opgeheven. Er is hier ook geen sprake van een formele zienswijze (griffie).

5. De raad neemt een besluit over (gedeeltelijke) opheffing van geheimhouding. 6. Tegen dit opheffingsbesluit staat bezwaar en beroep open en het besluit dient daarom gepubliceerd te worden met een bewaar- en beroepsclausule. Publicatie vindt plaats op zowel het raadsinformatiesysteem als overheid.nl (griffie en ambtelijke organisatie). 7. Na onherroepelijkheid van beide besluiten worden de documenten (gedeeltelijk) actief openbaar gemaakt in het geheimhoudingregister (griffie). Vervolg Jaarlijks (vanaf 2026) stelt de griffie in overleg met de ambtelijke organisatie een verzamelvoorstel op die via het college en commissie wordt voorgelegd aan de raad. Dit voorstel bevat: 

Een overzicht van nieuwe geheimhoudingszaken die het afgelopen jaar zijn toegevoegd.



Een overzicht van alle voorgestelde opheffingen van geheimhouding per onderwerp.



De adviezen van de voorgestelde opheffingen worden door de verantwoordelijke vakinhoudelijke teams gegeven.

Rol griffie 

Heeft een coördinerende rol.



Adviserende rol in het proces: kijken onder meer naar de formuleringen van beslispunten en toetst de onderbouwing vanuit het perspectief van de raad.



Controleren niet of de juiste passages zijn weggelakt.

Evaluatie Dit proces zal gelijktijdig geëvalueerd worden met de tweejaarlijkse evaluatie van de notitie geheimhouding.